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Consejos para mejorar el proceso de contratación en tu empresa

Cuando una compañía decide contratar a nuevo personal es importante que sepa cómo hacerlo de la mejor manera, ya que hay que mirar las capacidades de cada quien y las proyecciones que tienen a futuro dentro de la misma. De hecho, el proceso de reclutamiento y selección es considerado una de las actividades más esenciales en la gestión de talento humano, porque de esta manera se determinará el éxito y cumplimiento de metas en la organización.
Por esta razón, queremos que el día de hoy tomes en cuenta los siguientes consejos que te compartiremos para que alcances todos tus objetivos. 

En el mundo actual, las demandas profesionales son notorias, además exigen que las personas estén dispuestas a construir equipos sólidos de trabajo, estén capacitadas para el cargo al que están aplicando y tengas aptitudes que la empresa requiera. Por lo tanto, queremos que tengas en cuenta esto:

1. Acepta tus fallas en las contrataciones

Muchas veces cuando se inicia un proceso de selección no reconocemos lo que estamos haciendo mal, entonces es el momento de evaluar las falencias que se están presentando y establecer un diagnóstico al respecto. Por ello, te sugerimos que definas muy bien tus necesidades de talento humano, aparte que tomes en cuenta los valores y cultura de tu empresa, así los candidatos se adaptarán mejor. Ten claramente presente lo que tu organización proyecta y lo que quieres que los demás sepan de ti.

2. Dedica absoluta atención a los candidatos

Debes saber que, cuando citas a los aspirantes al cargo, es necesario que cuenten con tu completa atención, por eso, te recomendamos que dejes de lado las entrevistas serias, unilaterales e impersonales y más bien optar por conversaciones más cercanas, así conocerás un poco su vida, las expectativas que tiene y metas. 

3. Explica a los candidatos el motivo por el cual no ingresan

Algo muy importante a nivel empresarial, es hablarle con tacto a los aspirantes y exponerles las razones por las que no ingresarán a la empresa. La idea es que sea una experiencia positiva, con la que se enriquezca su actitud y así participe en otras vacantes a futuro. Hay que animarlo y mostrarle lo bueno que es, ofrece una disculpa por su tiempo y agradécele. 

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4. Sé claro cuando publiques un cargo

En distintas ocasiones las empresas no tienen mucho en cuenta lo que ponen en las ofertas laborales como que el contrato es indefinido, fijo o de obra/labor. Por lo tanto, es indispensable que transmitas muy bien tu mensaje.

Ahora bien, si buscas que este proceso sea más rápido y conciso, en Viafirma Colombia te ofrecemos un software de firmas digitales y electrónicas para que al momento de culminar el proceso de selección, tu nuevo trabajador pueda recibir el contrato sin contratiempos en su dispositivo. Estamos para ayudarte en todo lo que necesites. 

5. Incluye en tus entrevistas actividades relacionadas con el cargo

Complementa tus entrevistas virtuales o presenciales con aplicaciones de algunas tareas que se realicen en el puesto de trabajo, así conocerás más a profundidad los conocimientos y habilidades que tienen los aspirantes.

6. Define las etapas del proceso de contratación

Tómate el tiempo que sea necesario para determinar cada etapa del proceso de reclutamiento, así todo será más organizado y el candidato se sentirá más seguro.

7. Retroalimentación

Brinda un óptimo feedback a los candidatos, así evitarás estos errores comunes:

  • No divagues en su currículum y dile lo que mejor destaca en él.
  • Ten claro sus atributos y déjaselo saber, de esta forma se motivará.

Puedes leer: Los 5 aspectos que deben conocerse sobre el compliance en la empresa colombiana

8. Disminuye los procesos internos

Si tienes urgencia de contratar al nuevo personal, te sugerimos que hagas de manera efectiva y oportuna el proceso de contratación. Por eso, en Viafirma Colombia como una de las empresas de firmas electrónicas especializada, te brindamos un sinfín de posibilidades para firmar documentos de modo sencillo e intuitivo, exigiendo la incorporación de algún tipo de evidencia electrónica (imagen tipo selfie, foto DNI, grabación de voz o vídeo, OTP SMS, etc.) para reforzar la seguridad de los documentos firmados. Asimismo, nos adaptamos a cualquier situación que necesites atender de inmediato. 

Con lo descrito hasta aquí, puedes notar que la selección de talento humano es muy importante en todas las empresas, adicional cómo hacer una firma digital no es tan compleja de implementar en tu organización cuando acudes a compañías expertas en el tema. Por eso, sigue estos consejos y obtendrás los resultados esperados. 

Recuerda que la firma electrónica en Colombia ofrece mayor seguridad e integridad de los documentos, además garantiza completa confidencialidad y evita desplazamientos y traslados innecesarios. 

¿Qué esperas para mejorar la gestión de contratación en tu empresa?


Conoce las herramientas que te ayudarán en la transformación digital de tu empresa

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Características del contrato de compra-venta

Muchas veces, cuando se consolida un acuerdo de compra-venta en el que se ven involucradas dos partes, no se sabe con exactitud cómo llevarlo a cabo de una manera más eficiente y sin tanto papeleo, pues algunas personas e instituciones están sumidas a lo tradicional, que es pactar todo sobre un documento físico. En la siguiente nota, con la ayuda de Viafirma Colombia, queremos que conozcas las alternativas que existen alrededor de este tema, como lo es la firma electrónica online. ¿Te gustaría conocer con mayor amplitud esto? ¡No dejes de leer!

¿Qué es un contrato de compra-venta?

Es un acuerdo bilateral, donde una parte se denomina comprador, y la otra, vendedor; la primera se compromete a entregar una cantidad de dinero o signo y la segunda es quien está poniendo a disposición algún objeto en venta. Entonces, en un contrato de compra-venta se establecen obligaciones y derechos que deben cumplirse con el fin de que no haya inconvenientes en el proceso, por lo que se despliegan efectos de confidencialidad y exigencia del cumplimiento de los aspectos pactados. 

Ahora bien, según el artículo 1849 del código civil colombiano, se señala que: “La compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Aquella se dice vender y esta comprar. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio.”

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Tipos de contratos de compraventa

  • Consensual: Se hace entre los contratantes de conformidad que haya un acuerdo mutuo, donde prime la libertad de forma en el contrato.
  • Bilateral: Los contratantes deben cumplir con obligaciones recíprocas.
  • Oneroso: El contrato supone la igualdad de prestaciones entre el comprador y vendedor, de manera tal que no es gratuito y se paga por un precio de redacción y tramitación.
  • Traslativo del dominio: Sirve para informar acerca del dominio de alguna propiedad, un bien mueble o inmueble.
  • Objeto: El objeto del contrato de compraventa puede ser un bien mueble o inmueble, derechos reales o de crédito.

Si estás pensando en realizar uno de estos contratos, te sugerimos que para que agilices el proceso, cuentes con empresas especializadas en el tema como Viafirma Colombia, que te ofrece la digitalización de tus contratos, firmarlos y enviarlos a firmas a terceros, evitando los desplazamientos sin que sea indispensable utilizar un certificado digital. 

Te brindamos completa seguridad en el trámite de los acuerdos de compra-venta que vayas a efectuar con tu autenticación digital. Además, es importante que sepas que dentro de lo que te brindamos encuentras una solución para gestionar y almacenar certificados digitales en la nube, en caso de que lo requieras, con nuestra opción de Viafirma Fortress, de manera que puedan emplearse desde cualquier dispositivo y lugar para efectuar trámites corporativos con las respectivas firmas digitales.

Puede leer: Cómo habilitar la firma digital y firmar en la DIAN

¿Qué elementos que debe tener?

Identificación de las partes

Cada parte que esté involucrada en contrato tiene que identificarse claramente, para que no haya problemas en el acuerdo pactado.

La cosa u objeto de compra-venta

Se consideran objeto de contrato de compra-venta las cosas tanto corporales como incorporales, donde existe una regulación específica. Adicional, hace referencia a que pueden ser un artículo único, ya sea individual o plural. Sus requisitos son los siguientes:

  • Debe tratarse de una cosa real, que sea posible en la actualidad o en el futuro, pues no hay alternativa de vender cosas imposibles.
  • Tiene que ser algo determinado en el cual no haya la necesidad de un nuevo acuerdo.
  • Debe ser comercio lícito.
  • Indiscutiblemente, debe ser propiedad del vendedor.

Precio

Es uno de los fundamentos principales del contrato de compra-venta, lo cual consiste en un dinero que se obliga a pagar al comprador y se entrega a cambio de algo. Cabe aclarar que, debe ser un precio real o un signo de valor que lo represente.

Datos del bien en cuestión

Tiene que verse reflejado con detalle los datos descriptivos y características del bien, como que no cuente con hipoteca o se vea comprometido en situaciones legales.

Con lo descrito hasta aquí, puedes notar que el contrato de compra-venta puede realizarse tanto de manera presencial como virtual y de forma sencilla, por eso en Viafirma Colombia como una de las empresas de firmas electrónicas especializada, te brinda la posibilidad de que el contenido de tu documento no sea alterado por ningún usuario externo, aparte te garantiza absoluta confidencialidad en el proceso, donde las partes involucradas son las únicas autorizadas para trabajar en él. 

En nuestra compañía, pensamos en tus soluciones para que no tengas que invertir tanto tiempo en desplazamientos y traslados, aumentando la productividad y competitividad de tu empresa.

¿Qué esperas para dar el siguiente paso y decir adiós a los trámites físicos?

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9 medidas para proteger la información de tu empresa

Con la gran cantidad de datos y archivos importantes que maneja una compañía hay que tener precaución, porque existen intrusos que sin pensarlo pueden acceder a ella con tácticas fraudulentas. Al una empresa verse expuesta debido a las facturas, órdenes de compra, contratos, etc., tiene que utilizar absoluta confidencialidad en cada proceso que realice para así trabajar de forma tranquila y no correr ningún riesgo. Por eso, el día de hoy te compartimos qué debes tener en cuenta para tal situación y así ejecutes un plan de contingencia con el fin de asegurar todas las gestiones de tu negocio. Sigue leyendo.

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¿Cómo proteger la información de una empresa?

Antes que nada, debes saber que tu información prima por encima de cualquier situación, es decir, que tienes que pensar en la completa protección de ella. Por eso, a continuación te hablaremos acerca de las siguientes prevenciones que hay que considerar para aplicar la seguridad informática de tu organización.

Limita los accesos

Precisa los usuarios que tendrán los permisos para determinados documentos, así entre menos personas estén involucradas, menos peligro existe. Por ejemplo, en situaciones como algún contrato utiliza la autenticación digital, de esta forma será más difícil que falsifiquen una identidad.

Realiza copias de seguridad

A veces pasamos por desapercibidos y no llevamos a cabo un backup, porque creemos que nadie accederá a nuestra información. Por prevención, haz copias de seguridad periódicamente, así proteges a tu compañía y en caso de eliminarse algún archivo, contarás con ese soporte.

Elige contraseñas seguras

Hoy en día, muchos canales digitales nos piden claves difíciles de descifrar, por lo que te recomendamos que sigas este hilo, ya que de este modo evitarás piratas informáticos.

Algunos criterios que puedes considerar son:

  • Inclusión de números.
  • Combinación de letras minúsculas y mayúsculas.
  • Escribir caracteres especiales como: -, @, #, /, (,), etc.
  • Poner una longitud de texto que sea mayor o igual a 8 caracteres. 
  • Que la clave no tenga espacios en blanco.
  • En lo posible, no utilices información personal dentro de tus contraseñas, tampoco números secuenciales ni repetir caracteres tipo (22222).

Protege tu e-mail

Los correos electrónicos están completamente dispuestos al público, pero hay que saberlos manejar, configurando los correos no deseados y sistemas de encriptación a mensajes que aseguren la privacidad e información de la empresa.

Puedes leer: ¿Qué es la seguridad digital y cómo cuidarla?

Contratar un software óptimo que impida ataques cibernéticos 

En Viafirma Colombia pensamos en el bienestar de las organizaciones, por eso las ayudamos a realizar esa transición de lo tradicional a la transformación digital, para que no corran riesgos al momento de gestionar archivos importantes y los protejan. Con nuestro programa de software para firma electrónica digital, aseguramos los acuerdos que se hayan pactado en un documento vía online, pues convertimos los trámites en papel a procesos digitales que constatan la legalidad de lo que está escrito en un archivo con gran fundamentalidad.

Usabilidad de la firma digital

La firma digital se traduce a mayor eficiencia y ahorro en costos, al tiempo que se considera como la más segura, ya que gracias a esta pueden evitarse posibles suplantaciones de identidad o actividades de ‘hackeo’ en un documento determinado. 

Hoy en día, clientes y usuarios finales han optado por soluciones digitales intuitivas, sencillas y seguras, ¿qué esperas para empezar a implementar las tuyas en tu empresa?

Hacer uso de la nube 

Los sistemas de seguridad cada vez más se están incorporando en la virtualidad, porque se considera que es más eficiente y seguro, ya que hay más supervisión por parte del personal de las empresas y las tareas se hacen más sencillas de realizar.

Actuar ante cualquier falla

Dentro de las medidas de seguridad hay que identificar todo tipo de error que pueda presentarse en la gestión de datos, así se corregirá lo más pronto y se minimizará su repercusión. De hecho, un ejemplo de tal situación puede ser que quedé pública una información a la cual sólo ciertos usuarios tienen acceso, o también que una carpeta donde se cuente con una gran base de datos sea enviada a alguien que no es. Para esto, debemos pensar en cada posibilidad de riesgo con el fin de que la falla no sea cometida y nos evitemos inconvenientes.

Realiza negociaciones confiables 

Consigue proveedores de calidad, que te brinden indudablemente seguridad para cualquier movimiento que vayas hacer en la empresa, de esta manera se prevendrán altercados en un futuro.

Teniendo en cuenta estas medidas de protección para la información de tu empresa, no cabe de más decirte que siempre estés alerta ante diferentes situaciones de riesgo que puedan presentarse en tu compañía, si sospechas algo actúa, de esta forma te evitarás una gran cantidad de inconvenientes.

En Viafirma Colombia pensamos en el bienestar de nuestros clientes, por ello les ofrecemos los servicios oportunos para que no se vean expuestos a momentos de crisis, donde intenten manipular sus datos sin consentimiento.

Por tal razón, con nuestro sistema de software puedes brindarle a tus documentos seguridad e integridad, obteniendo la firma electrónica para que solo se involucren las partes necesarias. 

Además, gracias a este manuscrito digital se tiene la oportunidad de saber cómo firmar virtualmente, garantizando la absoluta confidencialidad de cualquier persona partícipe en algún archivo importante de la empresa.  

En Viafirma Colombia culminamos el proceso de digitalización necesario para tu organización. ¡Contáctanos y solicita tu asesoría! Atenderemos todas tus inquietudes.

Conozca todo acerca del robo de identidad digital

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Herramientas para la transformación digital en las empresas

La era digital definitivamente se ha convertido en un hito alrededor del mundo, donde las empresas se han visto involucradas para su reinvención y mejoría de procesos. Además, es considerada como un excelente elemento de avance tecnológico, que busca responder a las demandas de las organizaciones, precisamente con el fin de que automaticen sus gestiones y así obtengan más ingresos y óptimos resultados. 

¿Cuáles son las herramientas de transformación digital en las empresas?

Antes que nada, como compañía se debe conocer la funcionalidad de la transformación digital en los distintos ámbitos para saber por dónde empezar, porque así se identificarán los nuevos procedimientos que hay que hacer en nuestro negocio, mirar los retos que trae la digitalización, etc. Por ello, a continuación te compartimos las herramientas para la transformación digital más certeras, que te ayudarán a adaptarte a la nueva realidad empresarial, actuando frente a las necesidades de tu cliente.

Firma digital

Como ya has notado, los avances tecnológicos son significativos hoy en día, por lo que la firma digital de documentos no se queda atrás. En palabras técnicas, se define como un procedimiento matemático de criptografía, que determina un valor obtenido, exclusivamente con la clave del iniciador, es decir, que hay un usuario detrás de esto que dio su autorización para que sus datos fueran utilizados de manera legal, aparte de constatar que si se ha firmado algún documento, este no sea por ningún motivo alterado desde su creación, envío, recepción y almacenamiento.  

Actualmente, existen empresas de firma digital que le apuestan absolutamente a la transformación digital como Viafirma Colombia, que brinda la completa integridad del uso de este elemento en las empresas, para que los clientes puedan firmar, validar o enviar documentos para su firma con plenas garantías legales desde cualquier lugar y dispositivo. 

Inteligencia Artificial (IA)

Se basa en la creación de mecanismos que actúan en imitación a la inteligencia humana a partir de la información que se recolecta de la misma. De esta manera, ayuda a las empresas a que diseñen estrategias de negocio, optimicen sus procesos de producción y se ahorren costos y tiempo. 

Puedes leer: ¿Qué son las TIC y cuál es su importancia?

Blockchain 

Consiste en una red de nodos que se conectan entre sí, con el fin de llevar una trazabilidad de información importante, y que a esta se le brinde extrema seguridad para que no esté expuesta a recibir ciberataques. Actualmente, tal tecnología se ha visto implementada en la autenticación de identidad digital, justo para que los documentos privados de una empresa, donde hay ciertas personas autorizadas a su acceso, sean las únicas que puedan manipularlos. 

Automatización Robótica de Procesos RPA 

En este punto, pasamos a hablar de los bots de software, que consisten en realizar actividades manuales y estructuradas para que sean un apoyo en las funciones que deben ejercerse dentro de las empresa, aumentando las habilidades humanas, velocidad y eficiencia en las operaciones de las mismas. 

Internet de las cosas (IoT)

Gracias a esta herramienta, los dispositivos físicos pueden recibir y transferir grandes cantidades de datos de manera ágil y rápida mediante una red sin intervención humana, lo que hace que las organizaciones optimicen el procesamiento de sus datos en sitios diferentes al servidor central. 

Almacenamiento en la nube

Teniendo en cuenta que con el Internet los procesos se han facilitado, ahora con el almacenamiento de archivos y procesamiento de datos es más sencilla la gestión de tareas, además ayuda a lograr mayor escalabilidad, flexibilidad, agilidad operativa, decodificación de datos, etc. Asimismo, permite fortalecer la comunicación y colaboración de los equipos al dar accesos a la información desde cualquier parte, mejorando considerablemente el rendimiento de las empresas. 

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Inteligencia de datos Big Data

Se caracteriza por la cantidad de datos estructurados y no estructurados que las organizaciones obtienen a través del análisis, para la toma de decisiones y su forma estratégica. Gracias a este servicio, muchas empresas se han visto contribuidas por la generación de mayores ingresos y atracción de clientes.

Con lo descrito hasta aquí, es evidente que la transformación digital ha logrado un auge significativo en el mundo empresarial y que gracias a ella, varias organizaciones han conseguido adaptarse a la nueva realidad. 

En Viafirma Colombia te ayudamos a dar el siguiente paso, para que te sumes a la transformación digital y potencialices tu negocio. Somos una empresa que culmina de forma exitosa los procesos de digitalización necesarios para tu organización, convirtiendo tus trámites en papel por procesos digitales eficientes. 

Con nuestra API, podrás hacer uso de la firma electrónica de documentos, permitiendo la formalización de acuerdos con rapidez y de forma segura con tus clientes. ¡Permítenos ayudarte en esta transición de lo convencional a la era digital!

¡Regístrate en nuestra aplicación y comienza tu proceso de firma electrónica en Colombia!

¿Cómo llevar a cabo la transformación digital en las empresas?

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Elementos esenciales de un contrato

El contrato es un documento que se realiza para distintas ocasiones, dependiendo del motivo por el cual se vaya a llevar a cabo, existen varios tipos como el contrato por obra labor, a término indefinido, de aprendizaje, para arrendamiento, compraventa, etc. La idea es que dentro de este elemento la negociación o acuerdo tenga dos partes: el que entrega el contrato (entidad o persona) y quien lo recibe para firmar. Ahora bien, en el papeleo planteado debe haber una constancia que determine los puntos establecidos para que todo lo que se describa en él se haga oportunamente. Por eso, en la siguiente nota Viafirma Colombia te habla más acerca de este concepto con el propósito de que entiendas mejor su funcionamiento, las características y ventajas que tiene. ¡No dejes de leer!

¿Qué es un contrato?

Como ya lo mencionamos con anterioridad, el término del contrato se basa en un acuerdo donde dos partes se ven involucradas con el propósito de que se constate por escrito los tratos a los que llegaron y los beneficios que les corresponden a cada uno. Básicamente, es un documento que se firma con el fin de que haya un soporte verídico de lo que se pactó entre un empleador y una empresa, distintas entidades, etc., o en caso de que se haya dialogado, que exista el comprobante de carácter oral. 

El acto que se ejecuta en el contrato es privado y de modo legal, en el cual se constituyen obligaciones y derechos para los involucrados en el asunto. Entonces, las personas que pueden ser parte de este papeleo deben ser mayores de 18 años, menores de edad que se encuentren emancipados por completo o jóvenes entre 16 y 18 años que tengan la debida autorización de sus padres. 

¿Cuáles son los elementos de un contrato?

Para que un contrato sea absolutamente válido deben haber ciertos requisitos o elementos que lo complementen. Por eso, según el Código Civil establece que en el artículo 1261 el documento tiene que contar indispensablemente con lo siguiente:

  1. Consentimiento de los contratantes: habla de que los actores involucrados sean voluntarios de participar en el contrato.
  1. Objeto cierto que sea materia del contrato: se basa en la posibilidad, legalidad y determinación del documento, esto para que se cumpla como un deber.
  1. Causa de la obligación que se establezca: este punto define el hecho del por qué se debe del contrato, es decir, que justifica la creación de una obligación por la voluntad de los representantes.

Partiendo de esto, hay autores que no descartan un posible 4° punto, que sería la capacidad de las partes, donde se define que sólo pueden contratar aquellos a quienes la ley les otorga esa potestad y tienen la aptitud para hacerlo. 

Puedes leer: Cómo firmar un documento PDF

¿Cuáles son los requisitos de validez y existencia de los actos jurídicos?

Con el propósito de que un contrato sea de completa veracidad y auténtico debe cumplir con unos requisitos. A continuación te los mencionamos:

  • Capacidad jurídica

Se refiere a la aptitud de las personas negociantes para ser titular de derechos y obligaciones. Básicamente, ejercen los primeros y contraen los segundos.

  • Ausencia de vicios del consentimiento

Que no exista falta de voluntad por los representantes, porque de ser así se anula el contrato inmediatamente. Todo consentimiento debe ser realizado con libertad absoluta e intención.

  • Licitud en el objeto, motivo o fin: 

Son las acciones u omisiones dentro del marco legal, es decir, aquello que los actores pueden o no hacer. 

  • Consentimiento manifestado en la forma que la ley establece:

Finalmente, este consta de que las partes manifiesten la celebración del contrato con su voluntad frente a la ley establecida, como lo indica su nombre.

¿En qué se relaciona la firma electrónica con la creación de un contrato?

Con el auge de la era digital, son notorios los cambios en el campo empresarial pues los procesos se han facilitado y es mucho más rápido el acuerdo que puede establecerse a través de un contrato de manera online entre dos o más partes.

Asimismo, todo tipo de negocio se ha visto beneficiado porque con la autenticación digital se han conseguido buenos resultados para que un contrato quede firmado de forma completamente válida.

Tal vez te interese:¿Qué es un comodato y para qué sirve?

Con Viafirma podrás firmar sin inconvenientes, enviando documentos con plenas garantías legales desde distintos lugares y dispositivos. Nuestras soluciones reciben frecuentes auditorías, y se ajustan a los requisitos internacionales, por lo que podemos asegurarte que cualquier documento firmado cumple con los estándares internacionales.

La firma electrónica en Colombia ha demostrado que es un método absolutamente seguro que cuenta con varios mecanismos que impiden la falsificación, al igual que comprueba la trazabilidad de todo el procedimiento implantado en el contrato y permite acceder a archivos xml dejando evidencia de cada paso seguido.

Ahora bien, cómo firmar virtualmente no es una realización compleja de hacer únicamente hay que seguir las cláusulas del contrato y contar con expertos como Viafirma, que te ayudarán a que cumplas tus objetivos organizacionales.
¡No lo pienses más y permítenos ser tu aliado en la firma digital para los procesos de contratación, sin importar al sector que pertenezcas!

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Economía digital y responsabilidad ambiental

Dentro de todas las transformaciones que se han venido presentando en la actualidad, existen dos que se destacan por su crecimiento acelerado: el desarrollo  digital y los cambios en el medio ambiente. Ambos aspectos, son de suma importancia para el desarrollo social y económico mundial, por lo que se vuelve pertinente identificar qué caracteriza a cada uno y cuál es la importancia de su aplicación efectiva. 

Por ello, hoy queremos compartir algunas nociones sobre la transformación digital y el medio ambiente.

¿Qué se entiende por economía digital?

La economía digital puede entenderse como un modo diferente de hacer negocios. Esto se debe, a que es una forma de producción y consumo novedosa que busca facilitar el desarrollo global, a través del uso convergente de las redes de comunicación, los servicios de procesamiento y las tecnologías web disponibles.

Cuenta, además, con tres componentes principales:

  • Infraestructura de Negocios: hace referencia a los recursos de soporte que se implementan en el negocio, tales como: tecnología, hardware, software, telecomunicaciones y el personal especializado.
  • Negocio Electrónico: también conocido como e-Business, se refiere a los procesos empresariales desarrollados mediante aplicaciones informáticas o plataformas en línea. Un ejemplo de este tipo de servicio, podría ser el de la implementación de un programa para firma digital.
  • Comercio Electrónico: también conocido como e-Commerce, engloba la generación de negocios, además de la compraventa de bienes utilizando Internet como herramienta de comunicación

¿Por qué es importante la economía digital?

La economía digital tiene un gran valor, debido al impacto positivo que ha tenido en el campo económico. A continuación, compartimos algunos de los beneficios que se han estudiado tras su implementación y cuál es la importancia de la economía digital.

  • Mayor nivel de evolución y maduración en el sector económico, debido al aumento en la productividad, el crecimiento económico y el empleo que generan las herramientas tecnológicas.  
  • Impacto social en la educación y los servicios de salud, debido al acceso a la información.
  • Mejora en la eficiencia de procesos productivos dentro de empresas y negocios.
  • Reducción de costos de operación y transacción. 
  • Posibilidad de brindar mejores servicios públicos a la ciudadanía debido a la evolución informática. 
  • Mayor transparencia en procesos automatizados y reducción de los errores humanos. 

Tal vez te interese: ¿Qué es la identidad digital?

¿Cuál es el impacto de la economía digital en el medio ambiente?

Debido a las condiciones críticas que se han observado los últimos años en el medio ambiente, muchas empresas han empezado a transformar sus procesos para contribuir con la reducción de prácticas contaminantes en la industria y para impulsar avances en diversos sectores que se enfoquen en el avance medio ambiental. 

Del mismo modo, los inversionistas impulsan cada vez más proyectos que aboguen por opciones verdes, ya que esto le añade valor social y una imagen favorable a las industrias que reconocen la importancia de la responsabilidad ambiental. 

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En Viafirma sabemos la importancia de optimizar procesos y de cuidar el medio ambiente de forma simultánea. Por eso, apostamos por soluciones efectivas que permitan eliminar tareas poco sustentables y que además favorezcan el rendimiento de su negocio. 

En nuestras redes de contacto se puede acceder a información útil sobre las firmas electrónicas online y sobre cómo firmar virtualmente, que favorezca los intereses, la efectividad y la calidad de todos los procesos internos de una compañía. 

Te invitamos a que explores nuestros servicios y contactes a nuestros asesores especializados para poder contar con un servicio calificado y seguro. ¡No esperes más!

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Cómo la firma digital ayuda a la eficiencia de tu negocio en Colombia

Uno de los pilares básicos sobre los que se debe sustentar el buen funcionamiento de un negocio es la eficiencia de sus procesos. Obtener los mayores beneficios posibles con el menor esfuerzo supone un factor estratégico para las empresas.

Es aquí donde la firma digital puede entrar en acción y contribuir valiosamente a una forma de trabajar más eficiente. Veamos cómo lo consigue, no sin antes entrar a valorar el contexto en el que se hallan las empresas colombianas, así como la firma digital en este país.

Situación actual de las empresas en Colombia

Para comenzar, nos pondremos en situación en lo que al panorama empresarial colombiano respecta. Según un informe de Confecámaras, la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio, durante el primer trimestre de 2019 se crearon 96.914 unidades productivas, de las cuales 21.504 fueron sociedades, un 10.5% más que en el mismo período de 2018.

Podemos clasificar las nuevas unidades productivas según el tipo de actividad que desarrollan, obteniendo:

  • Actividades artísticas y de entretenimiento: 42%.
  • Servicios: 26%.
  • Alojamiento y servicios de comida: 15%.
  • Comercio al por mayor y al por menor: 9%.
  • Industria manufacturera: 7%.

En cuanto al tamaño de las empresas, de todas las creadas en este período de tiempo, el 99.6% son microempresas, mientras que 0.3% se clasifican como pequeña empresa.

Son varios los retos a los que se enfrentan las empresas colombianas hoy en día. Los más relevantes vienen reflejados en el informe Desafíos actuales de las empresas en Colombia, elaborado por la Universidad del Rosario. Aquí se mencionan desafíos referentes a las exigencias derivadas de la globalización, los acuerdos comerciales con otros países, la duración en el tiempo de las empresas, su organización interna y todo lo referente a su transformación digital.

Puesto que estamos hablando de firma digital, es nuestro deber prestar especial atención a los procesos de digitalización de las empresas colombianas. Según la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia (ANDI) y su encuesta sobre transformación digital, el 58.4% de las empresas han arrancado este proceso.

Estas empresas se encuentra principalmente motivadas por la creación de nuevos modelos de negocio, cumplir con las necesidades de sus clientes, finalmente y por las tecnologías emergentes.

Por otra parte, esta transformación digital se ve frenada por la falta de cultura digital, las carencias tecnológicas, la desconfianza en lo que a ciberseguridad se refiere, los escasos recursos económicos y la falta de personal especializado. Barreras reflejadas en este mismo estudio de la ANDI, así como en el índice de maduración en transformación digital de Dell Technologies.

Firma Digital en los negocios colombianos

Firma digital en Colombia

Tras analizar estas esperanzadoras cifras para el tejido empresarial colombiano, será oportuno saber algo más un proceso de tanto potencial para los diferentes negocios como es la firma digital.

El ámbito de la firma digital en la nación colombiana viene legalmente definido en la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1747 de 2000, donde se definen los conceptos de firma digital y firma electrónica. Si queréis más información al respecto, os animamos a leer el artículo Tipos de firma digital y su validez legal en Colombia.

Volviendo a la anterior encuesta de ANDI, se manifiesta por parte de los que participaron en la misma que los procesos de firma digital tendrán consecuencias positivas de cara al futuro en muchas facetas de negocio, especialmente las de carácter interno. También podemos relacionar todo esto con la preocupación por los temas de seguridad referidos a las nuevas tecnologías, donde la firma digital también tiene mucho que aportar.

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Firma digital para conseguir un negocio más eficiente

Como es fácilmente deducible, unos de los principales objetivos de la transformación digital de empresas y negocios es el incremento de la eficiencia de los procedimientos de trabajo. ¿Cómo se consigue todo esto? La firma digital tiene mucho que aportar en este sentido.

Para empezar, podemos hablar de las facilidades en materia de movilidad que aporta la firma digital. Gracias a ella y a que la tecnología y la ley permiten que la propia firma se pueda almacenar y custodiar en la nube, es posible firmar documentos relacionados con la gestión del negocio desde cualquier rincón del planeta con conexión a internet y a cualquier hora.

Con estos avances en movilidad evitaremos posponer reuniones, firmas de contratos, altas, bajas, facturas, recibos y muchas más clases de documentos. Además, los equipos de ventas serán más productivos, pudiendo, por ejemplo, confirmar tratos dentro de una misma feria o cualquier otro evento de carácter comercial.

Otra ventaja que trae consigo la firma digital es la agilización de los, hasta ahora, engorrosos y tediosos trámites burocráticos con la Administración Pública. No será necesario perder horas que podrían invertirse en acciones más productivas acudiendo a las oficinas públicas para ejecutar una acción que en realidad es cuestión de pocos minutos.

Esta mayor eficiencia a la hora de tramitar documentos oficiales es muy útil para empresas que operan en múltiples países o que están pensando en su expansión internacional.

Todos sabemos que los gestores de los negocios se encuentran muy atareados y sin prácticamente tiempo, ni tan siquiera para firmar documentos que, por otra parte, son esenciales para el desarrollo de la actividad normal de la empresa. Para solventar este escollo, existen soluciones como la firma en lote, envío en lote y la firma delegada.

Firmar en lote no es otra cosa que rubricar en un sólo acto grandes cantidades de documentos. También es posible el envío en lote, de forma que en un sólo procedimiento se puede enviar para firmar un sólo documento a múltiples destinatarios. En cuanto a la firma delegada, esta consiste en otorgar los permisos necesarios a la persona asignada para que firme en nombre de quien le concede esta autorización.

Tampoco debemos olvidarnos de las firmas de carácter biométrico, muy prácticas en operaciones de almacén y logística, aportando eficiencia y seguridad, puesto que reduce el fraude en las mismas.

Como hemos podido comprobar, la firma digital no es una herramienta menor para la gestión de una empresa, sino que influye positivamente en una importante cantidad de departamentos y procesos, ahorrando tiempo y dinero y haciendo la vida más fácil a directivos y empleados.

Desde Viafirma seguimos esforzándonos por ofrecer las más adecuadas soluciones de firma e identificación para que los negocios funcionen de manera óptima y eficiente, avanzando a pasos agigantados en su transformación digital.

Sigue leyendo: ¿Qué es un comodato y para qué sirve?

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¿Qué es la seguridad digital y cómo cuidarla?

Al día de hoy es común escuchar sobre la seguridad digital y su importancia para las diferentes empresas y organizaciones. El avance tecnológico ofrece un amplio número de funciones y beneficios, sin embargo, todos sus aportes requieren de ciertos protocolos para evitar pérdidas de información, motivo por el que se han desarrollado medidas especializadas para proteger los datos en el ámbito digital.

Las medidas de seguridad digital permiten a los usuarios tener mayor tranquilidad al momento de consignar información valiosa en los dispositivos que posteriormente la procesan y envían a la nube. Esto puede hacer que los datos parezcan susceptibles, pero con la implementación de protocolos efectivos podrás brindar altos niveles de protección.

¿Qué es la ciberseguridad en las empresas?

La ciberseguridad en las empresas es el área encargada de asegurar la protección de los recursos físicos y digitales de los que se dispone. Los recursos utilizados para ello son avanzadas herramientas computacionales como software y programas que ofrecen una cobertura integral de todos los sistemas operacionales.

Gracias a las herramientas suministradas desde esta área es posible implementar estrictos protocolos de seguridad que garantizan mayor protección a los procesos que se ejecutan. Las medidas adoptadas son rigurosas y cuentan con un modelo de acción específico, el cual debe seguirse de forma puntual, lo que hace posible su alta eficiencia.

Las empresas podrán contar con un sistema capaz de evitar ataques cibernéticos, robos de información y filtraciones a sus sistemas. Esto no solo da tranquilidad a los socios y colaboradores, también a todos los clientes que entregan información valiosa a la compañía al momento de adquirir un producto o servicio.

Amenazas digitales más comunes

Existen diferentes tipos de amenazas digitales que al día de hoy suponen un riesgo para las empresas y corporaciones. A continuación, mencionamos las más comunes.

Robo de identidad

Es uno de los más frecuentes y ocurre, en gran medida, porque no se toman medidas cautelares al momento de consignar y enviar información privada. Por ejemplo, cuando se envían archivos con firmas y estas no cuentan con un método de certificación.

Actualmente, existen diferentes medidas para hacer que la firma electrónica sea más segura y resguarde la identidad de las personas. En Colombia, existe la digital y electrónica, ambas con peso legal que ofrecen garantías a los individuos en caso de falsificación.

Hackeo de datos

Este tipo de cibercrimen es común y puede presentarse en diferentes niveles, ya sea desde sistemas personales hasta los de grandes empresas, desviando y robando información valiosa. Incluso, es posible robar dinero de organizaciones, empresas y corporaciones.

Virus y malware

Este tipo de amenazas se pueden combatir con eficiencia con antivirus, sin embargo, cuando no están debidamente actualizados es posible que se filtren virus que roban información personal como datos bancarios, dando paso a robos y compras por parte de terceros.

¿Cómo se aplica la ciberseguridad?

Para aplicar protocolos de ciberseguridad en tu empresa o corporación es necesario encontrar una herramienta tecnológica que suministre las funcionalidades requeridas para proteger las infraestructuras. Es decir, es necesario encontrar recursos computacionales, programas y software que proporcionen los protocolos de seguridad.

Algunos de los mecanismos que no pueden fallar al momento de aplicar seguridad cibernética en tu empresa son:

Sistemas operativos actualizados

Instalar siempre versiones actualizadas de los sistemas operativos asegura aplicaciones modernas y compatibles con las nuevas medidas de protección. Como resultado, obtienes equipos más protegidos y con menos probabilidades de sufrir ataques.

Implementar controles de acceso

Tener un registro y control para el personal que accede a los equipos y áreas de la infraestructura es  imprescindible para evitar ingresos no deseados o malintencionados. Además, permite hacer un seguimiento de todas las personas que ingresan para que en caso de ser necesario se tenga un respaldo de datos.

Sistema de protección de identidad

Un control de la seguridad digital que no debe faltar en las empresas son los protocolos de protección a la identidad de sus colaboradores, trabajadores y clientes. Para ello, es necesario implementar un sistema de certificación, el cual garantice la protección a la identidad de quienes firman archivos digitalizados.

Contar con actualizaciones recientes de antivirus y firewalls

Es la manera más tradicional y confiable de proteger los equipos y sistemas de software de amenazas de virus y malware. Procura instalar y mantener actualizado los servidores para aprovechar al máximo su funcionalidad.

¿Para qué sirve la ciberseguridad?

La funcionalidad que ofrecen las herramientas de seguridad digital dan la tranquilidad que necesitan todas las empresas y corporaciones sobre sus datos, información, infraestructura, y más. Esto hace que la ciberseguridad sea indispensable para poder dar garantías de seguridad integral en todos los sentidos.

Además, hay que tener en cuenta que la era digital es quien está tomando el papel protagónico para que las compañías funcionen mejor y optimicen sus negocios, por lo tanto la ciberseguridad va más allá de protegerse de ataques externos, ya que es también esencial para resolver cualquier problema o imprevisto.

Dicho esto, existen algunos procesos que han contribuido a la ciberseguridad y uno de ellos es la firma electrónica en Colombia, que se ha convertido en una manera ágil de proteger a las personas de los ciberataques o hurto de sus datos, aparte de acelerar todos los procesos en los que se encuentren involucrados. Por eso, cómo hacer una firma digital no tiene por qué ser un problema para ti. 
En Viafirma podemos asesorarte, contamos con especialistas en el desarrollo de soluciones relacionadas con la firma electrónica y trabajamos con Servicios Digitales de Confianza. Déjanos ayudarte y sé parte de la innovación que el mundo nos trae, así también estarás alerta de cualquier situación.

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Qué es la digitalización y cómo puede ayudarte en la nueva normalidad

La sociedad colombiana se está haciendo más digital a pasos agigantados como consecuencia de la crisis sanitaria y la consecuente nueva normalidad. ¿Cuáles son los aspectos más destacados para las empresas en este nuevo panorama tecnológico?

Puntos clave del proceso de transformación digital de las empresas

El proceso de transformación digital se hace trascendental para el éxito de negocios en esta nueva normalidad. Además, es una evolución que debe afectar a todos los aspectos de la empresa, y a sus miembros, los cuales deben interiorizar mediante su comprensión el conocimiento de sus beneficios.

¿Qué es la digitalización en las empresas?

Según lo declarado por Gartner, la digitalización se refiere al uso de tecnologías digitales, como lo indica su nombre, precisamente para cambiar un modelo de negocio y proporcionar nuevos ingresos y oportunidades de producción de valor.

La digitalización en los negocios ha llevado al éxito a muchas empresas y podemos decir que incluye todas las actividades y procesos que son posibles gracias a las herramientas digitales, desde la automatización de sus actividades de marketing hasta el procesamiento de sus pedidos, las empresas han aprovechado al máximo las tecnologías.

¿Qué ventajas tiene la digitalización empresarial?

La digitalización en las empresas ayuda a mejorar la eficiencia de sus operaciones, haciendo posible la automatización. Hay menos errores y se reducen los costos operativos, debido a la menor necesidad de recursos humanos. 

Para comprender completamente la digitalización en los negocios, debemos comprender el papel que juega la tecnología en todo el proceso. 

Las tecnologías digitales han reconfigurado todo el panorama empresarial, pasando de la tecnología analógica tradicional a la digital. Los datos ya no se almacenan en ningún dispositivo de almacenamiento, sino en la nube, lo que garantiza que no hay asilos de datos. 

La computación en la nube ayudó a muchas empresas a obtener una ventaja competitiva entre sus competidores. Incluso usamos bases de datos en la nube a diario, ya que han demostrado tener un impacto enorme en la colaboración y el rendimiento del equipo.

Al utilizar el almacenamiento en la nube, se evita la pérdida de datos y se automatizan las copias de seguridad de los datos.

La digitalización en los negocios ha traído innumerables cambios y veremos algunos para que comprenda mejor todo el tema de la digitalización.

Sigue leyendo: ¿Qué son las TIC y cuál es su importancia?

¿Cuáles son las facetas en las que las empresas de Colombia deben concentrar sus esfuerzos para la transformación digital?

Los aspectos principales en los cuales las empresas deben enfocarse en implementar procesos de transformación digital son:

  • Trabajo remoto o teletrabajo: esta modalidad se ha popularizado en Colombia durante el último año; tal ha sido su influencia que en mayo de 2021 se promulgó la Ley 2088 para regular el trabajo en casa y establecer las normas, derechos y deberes de las empresas y trabajadores que laboran bajo esta modalidad en Colombia.
  • Procesos ágiles y efectivos: otro aspecto a considerar en esta nueva era digital, es la importancia de implantar modelos de trabajo ágiles que hagan de la empresa un entorno más efectivo y flexible. Así, poder enfrentarse a un ambiente competitivo cada vez más cambiante. Con ello se ganará en productividad, se reducirán los tiempos muertos y los resultados del negocio mejorarán en todos los departamentos de la empresa.
  • Seguridad cibernética: otro aspecto a considerar para esta nueva normalidad es la ciberseguridad, y es que el número de amenazas por parte de los ciberdelincuentes se ha multiplicado con la pandemia. A nivel global, la Telco Security Alliance (TSA) ha emitido un informe en el que el número de indicadores de compromiso de ciberseguridad se disparó en un 2.000 % durante los meses de febrero y marzo a nivel global.
  • Trámites y procesos a distancia: las empresas realizan a distancia operaciones con agentes externos, como clientes, proveedores, entidades bancarias y con la propia administración colombiana.

Además, Colombia tiene un amplio margen de mejora respecto a ciberseguridad, por lo que la implantación de medidas en este ámbito es prioritaria. De hecho, según Sophos, Colombia fue el séptimo país del mundo en ciberataques en 2019 y el 76 % de las empresas han tenido, como mínimo, un incidente de ciberseguridad. Unas cifras que, sin duda, habrán crecido con el aumento de los procedimientos remotos.

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Usuario utilizando su huella digital para desbloquear celular

¿Cómo se adapta la firma electrónica?

Dentro de todas las herramientas tecnológicas disponibles para facilitar esta adaptación, la firma digital cumple con las condiciones para contribuir a todos estos aspectos anteriormente reseñados.

Trabajadores y directivos podrán gestionar y tramitar documentos sin moverse de casa, documentos tanto internos como externos, de manera que los diferentes equipos de trabajo trabajarán más ágilmente, así como se acelerarán los procesos con socios, clientes, entidades financieras y públicas.

Entre las opciones de agilización que ofrece la firma digital de documentos nos encontramos con la posibilidad de realizarla independientemente del dispositivo que empleemos, aportando así movilidad al proceso, podemos emplear certificados digitales almacenados en la nube o usar tabletas especializadas para recoger rasgos biométricos. También podemos automatizar la firma recurrente de documentos gracias a la firma desatendida.

Otra posibilidad interesante para los altos ejecutivos es la de delegar la firma en personas de confianza, desatascando procesos que pueden hacerse demasiado extensos en el tiempo. Estos también pueden tener a mano todos los documentos a firmar en un portafirmas y firmar de un sólo golpe una gran cantidad de documentos (firma en lote).

En Viafirma, somos una empresa de firma electrónica en Colombia que ofrecemos soluciones de autenticación para que los negocios se adapten a esta nueva realidad en la que el concepto digital se ha incorporado a la realidad del país. ¡Contáctanos y lleva tu empresa a otro nivel!

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¿Qué son las TIC y cuál es su importancia?

Las Tecnologías de la Información y Comunicación, TIC, hacen referencia a herramientas propias que, uniendo lo mejor de las innovaciones del sector, facilitan tareas, crean soluciones disruptivas o contribuyen a procesar la información en pocos minutos. El principal logro se debe a que gracias a su incorporación en la cotidianidad la ejecución de cualquier actividad es mucho más sencilla de lo que se podría pensar hace unos años y la eficiencia junto a la agilidad son sinónimos de la aplicación de estos métodos en cualquier sector. 

Características de las TIC

Los formatos en los que puede presentarse este recurso son variados y, por tanto, sus características están acordes con cada una de las necesidades que busca suplir. En este sentido, las TIC abarca un gran abanico de posibilidades que van desde herramientas digitales, software de servicio, entre otras técnicas o innovaciones que unen conceptos como la transformación digital y el uso del internet. Como mencionábamos anteriormente, el propósito es mejorar la ejecución de los procesos para establecer cambios de paradigma que modifiquen la manera en que usamos la información. 

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Por ejemplo, las soluciones en la nube permiten que el acceso a los documentos se dé en el menor tiempo posible y desde cualquier lugar. En un contexto como el actual, en el que el teletrabajo gana cada vez más importancia, es apenas normal que la productividad sea un factor determinante sin importar el sitio en donde estén ubicados los trabajadores. Por eso, contar con una infraestructura robusta que responda justamente a lo que estaba buscando la organización o el  individuo en particular hacen que estas soluciones tengan cada vez más acogida y el portafolio ofrecido se ajuste a las necesidades específicas. 

¿Por qué es importante el uso de las TIC?

Las ventajas en realidad son muchas y lo mejor es que se evidencian en diferentes departamentos o actividades tanto de las organizaciones como de las labores diarias que llevamos a cabo. El uso de las TIC permite incrementar la satisfacción en varias áreas en donde las labores análogas eran tan comunes que a su vez las hacía más propensas a cometer fallas o errores. 

Desde este aspecto, incorporarlas adecuadamente contribuye a generar nuevas herramientas de comunicación, aumentar la productividad entre los usuarios,  estructurar nuevas formas de interacción, mantener un tiempo de respuesta óptimo gracias a la velocidad del internet y resolver problemas frecuentes o complejos a través de su constante desarrollo y evolución. 

La principal razón para contar con este tipo de herramientas es que de no hacerlo es muy probable que las  labores cotidianas se queden obsoletas y no respondan adecuadamente al objetivo que se está planteando.  Es decir,  en un mundo hiperconectado como el actual, automatizar los procesos, evitar errores típicos y mejorar la percepción del usuario o cliente son factores que determinan el éxito de una organización o de cualquier profesional.  Adicionalmente, un valor agregado que ofrecen las TIC es el ahorro en costos y una administración adecuada de los recursos sin necesidad de contar con un gran equipamiento propio. 

¿Para qué sirven las TIC en una empresa?

La respuesta se resume en dos palabras: transformación digital.  Este proceso, cada vez más en auge, es el que les permite a las organizaciones consolidar la digitalización de procesos humanos y fomentar la modernización en actividades que han sido tradicionalmente manuales. Gracias a estos avances es posible evidenciar una mejora en la calidad de vida al favorecer la ejecución de sus tareas y labores de manera más ágil y oportuna. 

Desde este sentido, algunas funciones rutinarias ahora tienen una herramienta que hace que sea mucho más fácil de ejecutar y completar en el mejor tiempo posible.  Por ejemplo, a la hora de pensar cómo firmar virtualmente, ya no es necesario instalar cientos de programas o escanear el papel con nuestra firma, descargarlo e insertarlo posteriormente en cualquier documento; ahora, existen empresas especializadas en este rubro como Viafirma. Por tanto, la disminución en reprocesos que, de otra forma podrían tener graves consecuencias para las operaciones internas y externas  de las empresas, hace parte de los grandes beneficios de las TIC cuando se llevan a cabo desde un enfoque empresarial. 

Como mencionábamos anteriormente, cuando hay una correcta gestión comunicativa y se lleva a cabo una planificación de cada uno de los objetivos a cumplir es muy fácil que las organizaciones encuentren a más clientes que buscan su producto o servicio y asimismo, podrán fidelizarlos para aumentar su base de datos.  Esto se debe a que el cumplimiento y la responsabilidad son factores determinantes a la hora de elegir una propuesta comercial y cuando las TIC están bien aplicadas, funcionan como puentes que interconectan todas las áreas; lo que favorece a que incluso el colaborador que piensa que no tiene nada que ver con el proceso pueda ver cuál es su influencia al llevar a cabo esa tarea en específico.

Sin duda, una correcta gestión de todos los recursos y el talento humano hacen que las organizaciones obtengan beneficios económicos y puedan ahorrar en costos que de otra forma serían una fuente de escape y no permitirían el correcto cumplimiento de las metas trazadas. Por eso es muy importante pensar en las TIC como un sinónimo de optimización del trabajo que tiene como propósito entregar mejores resultados tanto para los colaboradores como para el público objetivo. 

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Como ves, la transformación digital que han propiciado las TIC se traducen en un concepto  sobre el que se seguirá trabajando y en el que cada vez veremos más herramientas que permiten mejorar y optimizar todos los procesos sin importar si son del área financiera, operativa, administrativa o digital. El mejor consejo es encontrar organizaciones que tengan implementadas todo este tipo de soluciones y puedan brindarte un portafolio acorde con las necesidades de tu organización, la personalización de los productos de este rubro permite que obtengas justo la respuesta que buscas a través de una inversión a largo plazo.

En Viafirma, como líderes de la firma electrónica Colombia, creemos en los beneficios que traen las TIC para ti, por eso, si te has preguntado por qué es importante la identidad digital o cómo puedes demostrar que eres realmente tú en un entorno virtual, nuestra organización puede ayudarte a cumplir con ese objetivo. Ya no tienes que pensar en trámites engorrosos o complicados, ahora es posible obtener soluciones al alcance de tu mano y en el menor tiempo posible. 

¿Has indagado cómo hacer tu firma electrónica? No te preocupes, estás en el lugar correcto. Nuestra organización te brinda soluciones para facilitar todos tus trámites y agilizar las operaciones con tus clientes o proveedores. Contáctanos y conoce las increíbles ventajas  de incorporar estas herramientas en las operaciones de tu negocio.

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Robo de identidad digital: Todo lo que debes saber

El robo de identidad en cuanto a la información de identificación personal (PII) es uno de los delitos más cometidos en el mundo en la actualidad. De hecho, es una situación que puede afectar de forma grave a las personas víctimas en diferentes aspectos como el social, financiero y legal. 

Por esa razón, es importante que conozcas todo acerca del robo de identidad digital y cómo puedes protegerte. Te lo contamos en esta nota.   

¿Qué es el robo de identidad cibernético?

Legalmente, el delito de robo de identidad digital se define como el acto de asumir la identidad de un tercero o utilizar uno o más datos de cualquier tipo que puedan identificar a la parte con el fin de perturbar la tranquilidad de ésta o la de otros, o perjudicar su reputación o posición social. 

Más concretamente, el robo de identidad consiste en utilizar información para hacerse pasar por alguien sin el consentimiento de esa persona. Esto puede incluir su nombre y apellido, así como su dirección de correo electrónico o incluso fotografías. Esta información puede utilizarse para compras fraudulentas, chantajear o dañar la reputación de la persona. 

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6 Tipos de robos de identidad digital 

El hackeo de cuenta

Este es el tipo más común de robo de identidad, en el que un ladrón usa un número de cuenta robado para iniciar una “toma de control” de sus credenciales.

Robo de tarjeta de crédito

Si es una tarjeta de crédito, todo lo que falta es el código postal o código de verificación para realizar compras fraudulentas en línea. Esto puede implicar un hurto a través de una transferencia bancaria, datos personales como su fecha de nacimiento, incluso con el robo de una tarjeta de crédito un banco puede creer que eres tú con sólo utilizar tu nombre.

Fraude de cuenta nueva

En este caso, los ladrones de identidad utilizan la información de los usuarios para abrir nuevas cuentas, incluidas líneas de crédito, préstamos e incluso servicios públicos.

A diferencia del fraude con tarjetas de crédito, es más difícil determinar de inmediato si eres víctima de un fraude de cuenta nueva porque es poco probable que se te notifique o recibas estados de cuenta.

Los efectos son más a largo plazo. Tu puntaje de crédito puede verse afectado y tus solicitudes legítimas de crédito o préstamo pueden ser denegadas. La mejor manera de protegerte es monitoreando regularmente tus informes crediticios.

Robo de identificación fiscal

Aquí, un ladrón de identidad podría usar tu número de cédula para declarar falsamente tus impuestos sobre la renta con el objetivo de recibir un reembolso. Los tipos de fraude fiscal más amenazadores incluyen:

  • Estafas telefónicas de suplantación, en las que un ladrón se hace pasar por un representante de alguna institución solicitando algún tipo de pago.
  • Estafas de correo electrónico, phishing y malware, donde los ladrones enviarán un correo electrónico haciéndose pasar por una empresa para intentar engañarlo para que responda con información personal. Estos correos electrónicos también pueden contener virus de malware.

Robo de identidad médica

Aunque es menos común, esto ocurre cuando alguien roba tu identificación médica. Luego usan tu cuenta para ver médicos o para enviar facturas falsas a tu aseguradora de salud. Sabrás si eres una víctima al recibir facturas médicas o reclamos de seguro por visitas al médico o procedimientos que no tuvo. 

Robo de identidad social

Es probable que un amigo te haya advertido en Facebook que no aceptes una nueva solicitud de amistad suya. Esto se debe a que alguien ha utilizado tu nombre y tus fotos para crear una cuenta falsa en las redes sociales.

¿Por qué hacer esto? Al publicar, los ladrones pueden engañar a tus amigos y familiares para que divulguen tu información personal confidencial, que luego pueden utilizarse para cometer otros tipos de fraude.

Sigue leyendo: ¿Qué es la digitalización de documentos y para qué sirve?

¿Cómo evitar el robo de identidad digital?

Los estafadores utilizan alta tecnología y otras formas de robar identidades digitales. Saber cuáles son las tácticas que usan puede ayudarte a protegerte contra ellas. A continuación te contamos de qué se tratan.

  • El phishing ocurre cuando los ciberdelincuentes envían correos electrónicos que pretenden ser de una institución financiera u otra organización confiable, tratando de engañarte para que abras archivos adjuntos o hagas clic en enlaces y proporciones tu PII. 

Ignora los correos electrónicos no solicitados y las solicitudes de información en línea. Si deseas visitar, por ejemplo, el sitio web de tu banco para proporcionar información, escribe la URL en lugar de hacer clic en un enlace enviado por correo electrónico.

  • El pharming ocurre cuando tu navegador, comprometido por un virus, es secuestrado sin tu conocimiento. Escribe la URL de un sitio web legítimo en la barra de direcciones, porque de lo contrario se te redirigirá a un sitio falso que parece legítimo. Allí, los ciberdelincuentes pueden recopilar cualquier PII que puedas ingresar en el sitio web.
  • Software malicioso. Los estafadores pueden intentar persuadirte para que descargues “malware” que puede atacar tu computadora y, posiblemente, revelar tu PII. Considera comprar software de seguridad en línea para tu ordenador y manténlo actualizado, y también el software del sistema operativo de tu PC.
  • Sitios web inseguros. Evita las compras en línea y otras actividades en sitios web que no sean seguros y ten cuidado con las aplicaciones que usas. Asegúrate de utilizar solo sitios web oficiales y seguros con el prefijo “https:”, no “http:”.
  • Habla con los niños. Los pequeños pueden revelar información personal en línea sin darse cuenta. Ayuda a proteger a tus hijos en línea. Está atento al monitorear la información que comparten cuando usan un dispositivo conectado a Internet.

Las contraseñas débiles que se usan para cuentas sociales y financieras pueden dejarte vulnerable. Esfuérzate por utilizar contraseñas únicas, largas y seguras para cada una de tus cuentas. Cuando sea posible, activa la autenticación de múltiples factores, la cual está presente en la firma electrónica, que requiere que ingreses tus credenciales de inicio de sesión y un código secreto enviado a tu teléfono inteligente u otro dispositivo antes de darle acceso a tu cuenta.

Protegerte del robo de identidad es fácil cuando tienes las precauciones necesarias que te comentamos anteriormente. Adicionalmente, considera la firma digital en Colombia, que es una herramienta que te permite validar tu identidad cada vez que debes firmar un documento y así protegerte.

En Viafirma somos una empresa de firmas electrónicas que asegura tu información de identificación personal, se mantendrá protegida a través de herramientas de doble autenticación y certificado digital.  ¡Si quieres conocer más sobre cómo nuestras soluciones pueden ayudarte, contáctanos!

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¿Qué es la identidad digital?

En pocas palabras, la identificación digital es una forma de verificar quiénes somos en línea de forma segura, de una manera que ofrece protección de datos y salvaguarda nuestra información personal. 

En la práctica, la identidad digital es una extensión de los documentos de identidad físicos actuales, como licencias de conducir, pasaportes y tarjetas bancarias; pero proporciona a las personas más privacidad y control sobre cómo se usa y comparten su información, al mismo tiempo que elimina las amenazas asociadas con los documentos de identidad físicos, como el robo y la falsificación. 

Asimismo, permite a las personas verificar de forma segura sus identidades al realizar transacciones en línea, de manera similar a cómo presentan su identificación para verificación en muchas actividades cotidianas en la actualidad, pero con un nivel mejorado de protección de datos.

¿Por qué construir una identidad digital?

Constantemente estamos intercambiando espacios de oficina por herramientas de colaboración virtual; compramos en línea; y, por supuesto, hemos adoptado las redes sociales para aumentar nuestras actividades recreativas fuera de línea.

En este escenario, ser capaz de demostrar la identidad de forma rápida y cómoda es fundamental para utilizar un servicio y protegerlo. De hecho, para entregar un servicio de forma segura, es imperativo que un proveedor sepa que lo está entregando a la persona adecuada. Cuando las personas no están seguras de que sus identidades estén protegidas, son reacias a comprometerse con nuevos productos.

Uno de los impactos de la situación en el último año ha sido la aceleración de las tendencias de transformación, especialmente en áreas donde la digitalización ha sido más lenta para afianzarse anteriormente. 

La adopción de la nube, las redes remotas y los servicios digitales han brindado a las organizaciones y a las personas la capacidad de seguir trabajando, comunicándose y comprometiéndose con los servicios cívicos. El desafío de la experiencia digital, por supuesto, ha aumentado el riesgo de fraude en línea, robo de identidad y violación de datos.

Una identidad digital sólida actúa como defensa contra las ciberamenazas. Los riesgos se mitigan cuando ambos lados de una interacción digital pueden confiar en que el otro es quien dicen ser.

¿Cómo administrar la identidad digital? 

Hay varios pasos que puedes seguir para proteger tu información personal en línea. A continuación, destacamos los 10 más simples:

1. Siempre revisa la letra pequeña

¿Cuándo fue la última vez que descargaste una nueva aplicación o se registró para obtener algo nuevo con tu dirección de correo electrónico probada y confiable? Todos nos registramos y siempre recibimos una pequeña notificación sobre los permisos que le estamos otorgando a esa aplicación o servicio en particular; pero, ¿cuántos de nosotros realmente nos tomamos el tiempo para leer la letra pequeña y realmente ver qué permisos estamos otorgando a esa aplicación o servicio? 

Las aplicaciones de redes sociales son conocidas por rastrear tu comportamiento y acceder a tu lista de contactos cuando puede que no haya una razón real para hacerlo. Asegúrate de revisar la letra pequeña y pensar en lo que estás permitiendo antes de registrarte.

2. Utiliza un administrador de contraseñas

Una herramienta de administración de contraseñas también es una excelente manera de proteger tu identidad digital.

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Las claves son uno de los mayores problemas cuando se trata de proteger tu identificación digital. Si tu correo electrónico principal se ve comprometido y usas la misma contraseña en muchos sitios, un atacante ha accedido a la puerta de enlace a tu identidad en línea. 

Un administrador de contraseñas te ayudará a crear, almacenar y administrar contraseñas complejas y únicas para cada nuevo servicio que necesites. Estas herramientas también pueden evaluar la solidez de todas tus claves existentes e identificar aquellas que son especialmente vulnerables y sugerir alternativas.

3. Configura varias identidades en línea

Para todas las cosas oficiales (registros gubernamentales, licencia de conducir, etc.), usa tu cuenta de correo electrónico o credencial principal. Para cosas personales como servicios públicos, teléfonos móviles, servicios de Internet, etc., utiliza una dirección de correo electrónico secundaria que sea diferente de la principal. Para cuentas de redes sociales y otras aplicaciones, usa una tercera dirección de correo electrónico que sea completamente diferente.

Esto significa que si hay algún riesgo al usar un sitio de redes sociales, por ejemplo, esa persona no obtiene acceso automáticamente a tu información importante del gobierno. Si mantienes tu dirección de correo electrónico principal separada y no la usas para otras áreas de tu vida, hay poca o ninguna posibilidad de que te roben tu identidad principal fundamental.

4. Utiliza frases de contraseña, no contraseñas

También es importante crear contraseñas que sean lo más seguras posible. Cualquiera de las soluciones de administración de claves generará automáticamente una contraseña muy fuerte única por sitio, pero si deseas crearlas tú mismo, hay algunos pasos básicos a seguir:

  • Utiliza una frase, no solo una palabra. Básicamente, esto significa crear una cadena aleatoria de letras, números y caracteres en lugar de palabras sueltas.
  • Tu frase de contraseña debe tener al menos ocho caracteres, incluidos los espacios, pero intenta apuntar a 12-16 caracteres para mayor seguridad. 
  • Una forma sencilla de convertir tu clave en una frase de contraseña es reemplazar las letras por números.

Nunca uses información personal en tus contraseñas, como fechas clave, incluidos cumpleaños y aniversarios, o los nombres de tus hijos, por ejemplo. Estos se pueden descubrir fácilmente desde tu perfil en línea y utilizar para acceder a tus cuentas. ¡No uses la misma contraseña para todo!

5. Habilita la autenticación de dos factores

La autenticación de dos factores (2FA) significa que para iniciar sesión o confirmar una transacción, deberás utilizar dos factores para autenticarte, preferiblemente una combinación de: algo que sepas (una clave, un código PIN o una frase de contraseña); algo que tengas (un token físico, una llave USB, su dispositivo móvil); o algo que eres (huella digital, reconocimiento facial, gesto con la mano).

La autenticación de dos factores se está volviendo más común en estos días y se ofrece en varios servicios. Desde contraseñas de SMS de un solo uso hasta aplicaciones de autenticación móvil, agregar autenticación de dos factores a tu ‘configuración’ de seguridad es una excelente manera de proteger tu identidad digital.

En la actualidad puedes acceder a distintas soluciones de autenticación digital.

6. Evita el WiFi público

El WiFi público es conocido por los delitos cibernéticos y presenta una seria amenaza a la seguridad cibernética para cualquiera que use un punto de acceso WiFi público. Deben evitarse los aeropuertos y los hoteles, pero incluso los cafés y los restaurantes pueden representar una amenaza para la seguridad de su dispositivo y su identificación digital. 

Si es absolutamente necesario que uses una conexión WiFi pública, utiliza una VPN (Virtual Proxy Network) e idealmente, usa una versión paga; estos ayudarán a proteger tu identidad y las principales VPN vienen con características de seguridad adicionales que debes considerar usar en tu vida cotidiana en línea, no simplemente en las conexiones WiFi públicas.

7. Ten cuidado en quién confías

A diferencia de tu bandeja de entrada de correo electrónico, que probablemente tiene un filtro de spam bastante sofisticado, la función de mensaje directo en la mayoría de las plataformas de redes sociales no está protegida y, por lo tanto, se ha convertido en una vía muy popular para los ataques de phishing.

Estamos viendo un aumento en este tipo de ataque y esto se debe a los niveles de confianza asociados con los mensajes directos (DM). Es casi una segunda naturaleza hacer clic en enlaces en DM en plataformas como Instagram, Twitter y LinkedIn, y así es como los ciberdelincuentes están iniciando una nueva ola de ataques. La simple verdad es que muchas personas no piensan en una posible estafa de phishing en sus DM, mientras que lo esperan en sus correos electrónicos.

8. Ten cuidado con los datos personales que ingresas y en dónde

En estos días, los servicios en línea saben que cuantos más datos recopilan sobre ti, más potencial hay para ganar dinero con ellos. Ya sea que se trate de información que tienen en su propia base de datos que se utiliza para oportunidades de remarketing o datos que se pueden vender a ‘socios y proveedores’, todos buscan una parte de ti cuando navegan en línea.

Es importante que consideres la cantidad de datos que debes proporcionar cuando navegas o compras en línea. Por ejemplo, no es recomendable permitir que los sitios de comercio electrónico almacenen los datos de tu tarjeta de crédito o débito. Por supuesto, existen razones muy válidas para que los sitios en línea recopilen tus datos. Es una cuestión de confianza. Ten cuidado con los sitios que intentan recopilar más información personal de la que realmente necesitan para que puedan completar tu transacción y tratar de ceñirse a las marcas en línea que conoces y en las que confías.

9. Tómate siempre un segundo más antes de hacer clic o publicar

Todos hemos estado allí; Alguien que conocemos, o incluso una marca que conocemos y en la que confiamos, comparte una nueva encuesta en tus canales de redes sociales: “¿Eres más productivo cuando trabajas en casa o en el lugar de trabajo?” Es una pregunta simple de sí / no, pero tómate un segundo extra antes de hacer clic y piensa en la información que potencialmente estás proporcionando cuando haces clic en una respuesta.

Estas encuestas están configuradas para recopilar datos demográficos como edad, sexo, ubicación, etc., pero no todas las encuestas son iguales. ¿Realmente vale la pena una posible violación de datos personales para responder a una encuesta que realmente no va a tener un impacto positivo en tu vida?

Tan importante como considerar tus plataformas de redes sociales es mirar de cerca la dirección de correo electrónico del remitente de los correos electrónicos en tu bandeja de entrada. Una de las estafas de phishing más comunes proviene de los ciberdelincuentes que se hacen pasar por servicios para los que te registras (como Netflix o Amazon). Intentarán atraerte enviándote un correo electrónico para informarte que hay un problema con tu pago o con tu cuenta. Asegúrate de marcar el campo ‘De’ y de que en realidad sea de la empresa y no de un estafador que intenta obtener acceso a tu información personal.

Siempre tómate ese segundo extra antes de hacer clic en un enlace o publicar algo en las redes sociales y piensa en las posibles repercusiones.

10. Considera la posibilidad de actualizar a versiones pagas

No importa en qué servicio en línea estés considerando suscribirte, siempre debes mirar la letra pequeña al comprometerte con una versión gratuita. A menos que se indique claramente, la mayoría de las versiones gratuitas de servicios y herramientas de pago recopilarán información personal con fines de marketing. Si es gratis, eres el producto.

Las empresas de tecnología suelen utilizar estos datos para ofrecer una mejor experiencia al usuario. Sin embargo, hay muchas herramientas y proveedores de servicios que simplemente utilizarán tus datos con fines de marketing. Ten presente que estos pueden ser compartidos. 

Cuando te registres determina si el acceso gratuito a una herramienta, servicio o aplicación es una compensación válida por tus datos. Si deseas proteger tus datos, consulta los planes pagos para estos servicios, ya que a menudo te brindarán un control mucho mayor sobre tu configuración de privacidad y te permitirán controlar lo que se puede compartir.

Por último, pero muy importante, recuerda que puedes encontrar empresas de firma electrónica en Colombia que te brindarán seguridad, veracidad e integridad de los documentos que firmas, como lo hacemos en Viafirma.

Herramientas como las soluciones de firma electrónica que ofrece Viafirma te ayudarán a mejorar la seguridad en tu empresa. Para conocer más de nuestros servicios, ¡contáctanos!

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Cómo firmar un documento PDF

En estos días, muchas personas no tienen una impresora o un escáner, y con tanta gente trabajando desde casa, algo tan simple como firmar un documento puede volverse tedioso y frustrante rápidamente. Afortunadamente, la tecnología ha avanzado mucho y ahora es posible firmar un documento PDF, a través de herramientas de firma electrónica.

Aquí está nuestra guía sobre cómo firmar electrónicamente un PDF desde cualquier dispositivo y cuáles son las soluciones que puedes utilizar para reforzar la seguridad de estos procesos.   

¿Cómo firmar un documento PDF?

La firma electrónica para tus documentos se puede realizar utilizando Adobe Reader, que es uno de los lectores de PDF más liviano y lleno de funcionalidades. Para firmar tu documento sigue estos pasos: 

  1. Abre el archivo en la aplicación Adobe Acrobat Reader DC.
  2. Haz clic en el botón “Rellenar y firmar”.
Captura de Adobe Reader DC
  1. Luego haz clic en la barra de herramientas y selecciona “Agregar firma”.
  2. Realiza tu rúbrica con el ratón, lápiz stylus o con el dedo en caso de utilizar pantalla táctil. 
Ejemplo de rúbrica realizada con el ratón

Esta firma digitalizada realizada con el ratón o aquella que se escribe en una hoja de papel y que luego se escanea y se inserta en el documento, es válida; pero no se recomienda su uso ya que se trata de una opción poco segura, además en caso de tener inconvenientes posteriores no tendrás forma de poder identificar al firmante. 

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¿Qué quiere decir que la validez de la firma es desconocida?

Uno de los problemas más comunes al firmar un archivo PDF electrónicamente es que al abrir el documento aparece un signo de interrogación en la firma y un mensaje de “La validez de la firma es desconocida” o “Firma no verificada”. Esto puede ocurrir cuando el certificado digital usado no ha sido verificado por el sistema y depende de cómo este haya sido configurado. 

La validez desconocida en la firma digital en un PDF se determina verificando la autenticidad del estado del certificado de firma digital y la integridad del documento:

  • La verificación de autenticidad confirma que el certificado del firmante o sus certificados principales existen en la lista de identidades confiables del validador. También confirma si el certificado de firma es válido según la configuración de Acrobat o Reader del usuario.
  • La verificación de la integridad del documento confirma si el contenido firmado sufrió algún cambio después de que se firmó. Si cambia, la verificación de la integridad del documento confirma si la modificación fue de la manera permitida por el firmante.

Incluir el texto: Sigue leyendo: ¿Cómo hacer una firma digital?

Los riesgos de firmar un PDF sin certificado digital 

Cuando las firmas se realizan sin el uso de un entorno controlado que permita la identificación del firmante o sin certificado de firma digital podría generar problemas considerables de seguridad, como robo de identidad, alteración de la integridad de los documentos firmados, vacíos en la legalidad de la firma, carencia de control en los procesos, entre otros riesgos, los cuales pueden afectar las operaciones de tu empresa. 

Es por esta razón que el empleo de la firma electrónica certificada o el uso de los certificados de la firma digital son tan esenciales para cada unos de los documentos PDF que envíes a tus clientes, empleados, proveedores y aliados.

¿Cómo firmar un PDF con Viafirma?

Es probable que leyendo esta información te sientas identificado y te cause preocupación los procesos incorrectos y poco seguros que en tu empresa se están empleando  para documentos de alto nivel, como contratos con proveedores y clientes, actas, consentimientos o notificaciones. Viafirma te ofrece soluciones avanzadas de firma electrónica certificada. 

Viafirma es un software de firma electrónica que te permite firmar documentos (en formato PDF, DOCX, ODT) en cualquier dispositivo y desde cualquier lugar. Con nuestra herramienta ponemos a tu disposición varios tipos de firmas que son totalmente legales. Puedes utilizar la que más se adapte a ti:

  • Firma biométrica: en tablets o pads mediante el uso de un lápiz óptico se  recogen los datos biométricos.
  • Firma en la nube: alojamos tu certificado en un servidor seguro en la nube, al cual puede acceder desde cualquier dispositivo siempre que requiera firmar un documento.
  • Firma desatendida: firma con certificado electrónico que no requiere intervención del usuario.
  • Firma OTP: firma asociada al envío de un código OTP (One Time Password) mediante SMS, al número de teléfono móvil del firmante.
  • Firma con verificación de huella dactilar: firma en la que se recoge la biometría dactilar.

¡Contáctanos para comenzar a firmar electrónicamente los documentos de tu empresa con seguridad!  

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¿Cuáles son los factores de autenticación?

Con el aumento del uso de documentos, formularios y transacciones digitales, existen múltiples tecnologías de autenticación, desde contraseñas hasta huellas digitales, para confirmar la identidad de un usuario antes de permitir el acceso. Es un aspecto clave en la seguridad de la información de todo tipo de organizaciones, es por ello que hoy nos centraremos en hablar de los factores de autenticación

¿Qué son los métodos de autenticación?

Los factores de autenticación son los mecanismos utilizados para garantizar que el firmante realmente es el dueño de la firma, como también para reforzar la seguridad de acceso a cualquier tipo de información al validar la identidad de las personas autorizadas. Los factores se pueden asociar a usuarios, grupos de trabajo, y sistemas (APIs), los cuales son: 

Al autenticar a un usuario en línea, hay tres tipos factores de autenticación que pueden usarse. Estos son:

  • Algo que el usuario sabe (conocimiento), como un email o una contraseña.
  • Algo que el usuario tiene (posesión), como un teléfono o token que le permite recibir un código de seguridad.
  • Algo que el usuario es (inherencia), o sea, una característica intrínseca del ser humano como huellas dactilares, iris, etc.

Por motivos económicos y de factibilidad, los sistemas de autenticación suelen utilizar los factores conocimiento (nombre de usuario y contraseña) y posesión (teléfono o token para recibir código de seguridad) en detrimento del factor inherencia o sistemas de biometría.

¿Qué es el doble factor de autenticación?

Así como un usuarios puede requerir un solo factor de autenticación, en algunos casos es necesario que se refuerce la seguridad por lo que entra en juego el sistema de doble factor de autenticación (2FA), que es aquel que utiliza dos de los tres mecanismos de comprobación para validar al usuario. 

En la actualidad, el uso de contraseñas es insuficiente para proteger los datos, especialmente los sensibles, pues existen muchos mecanismos para descifrarlas, por ello es común que junto con una contraseña se utilice otro factor, ya sea algo que tiene el usuario, como un teléfono o algo que es el usuario, como la huella digital. 

El 2FA se utiliza cada vez con más frecuencia debido a que brinda una mayor seguridad al validar dos veces una identidad, aumenta la productividad y la flexibilidad porque se pueden utilizar en cualquier dispositivo y lugar y reduce el fraude y crea conexiones seguras.   

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¿Cuáles son los medios más utilizados para autenticar a los usuarios?

Los factores de autenticación que más se utilizan son: 

  • Autenticación de correo electrónico: el firmante recibe un correo electrónico invitándolo a acceder al procedimiento de firma digital de documentos haciendo clic en un enlace. La autenticación ocurre con un inicio de sesión exitoso en la cuenta de correo electrónico + haciendo clic en el enlace.
  • Credenciales de inicio de sesión: es un proceso que requiere una identificación de usuario y una contraseña válidas. El inicio de sesión único (SSO), por ejemplo, a través del portal de una organización, también es un método para acceder al sistema y firmar electrónicamente las transacciones.
  • Desafío de preguntas secretas: el firmante debe responder correctamente las preguntas de desafío. Estos se conocen como “secretos compartidos” porque los conjuntos de preguntas y respuestas son conocidos por ambas partes y preseleccionados con anticipación (por ejemplo, cuál es su SSN, ID de solicitud, número de póliza, etc.).
  • Autenticación por SMS: Se genera automáticamente un PIN único y se envía al teléfono celular del firmante. El firmante lo ingresa en un navegador para autenticarse.
  • KBA dinámico: integrado con servicios de verificación de identidad de terceros como Equifax o Experian, al firmante se le presentan preguntas de conocimiento sobre la marcha para autenticar su identidad antes de firmar.
  • Certificados digitales: emitidos por terceros como proveedores de servicios de confianza (TSP) y autoridades de certificación (CA), los firmantes pasan los requisitos de autenticación antes de firmar mediante la combinación del certificado con un PIN o contraseña.
  • Tarjetas inteligentes y credenciales derivadas: los empleados y contratistas federales requieren una tarjeta inteligente o credenciales derivadas de dispositivos móviles al realizar la firma digital. Esta es una forma de autenticación de múltiples factores: la tarjeta inteligente o el dispositivo móvil (algo que tiene) combinado con el PIN del usuario (algo que sabe).
  • Biometría: la biometría se utiliza normalmente para transacciones de alto riesgo y alto valor con clientes existentes. La autenticación facial y de huellas dactilares validan rápidamente las identidades de los usuarios para la firma electrónica.

Sigue leyendo: ¿Cómo firmar un documento PDF?

En definitiva, el uso en aumento de los canales digitales para diversas transacciones entre organizaciones, consumidores y trabajadores exige contar con formas para proteger la identidad y asegurar la autenticidad de los firmantes. Como queda demostrado, la autenticación digital hoy en día es necesaria en muchas de las áreas de las empresas.
Herramientas como la firma electrónica que ofrece Viafirma te ayudarán a mejorar la seguridad jurídica en tu empresa.

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Conoce los beneficios y los riesgos de la firma electrónica

En una era digital, hay muchos nuevos avances tecnológicos que facilitan la vida de las personas y las organizaciones, como las firmas electrónicas. Estas herramientas no solo te permiten firmar tus documentos en segundos, sino que también los guardan y te brindan acceso rápido cuando lo desees.

El mundo empresarial también reconoce las ventajas de estas técnicas para la  firma de documentos digitalmente, así como los riesgos que puede representar. En esta nota te hablamos de ello.

Ventajas firma electrónica

Las empresas que optan por las firmas electrónicas tienden a ver una gran cantidad de resultados positivos, desde costos reducidos en la creación de documentos hasta clientes más felices y leales. Si estás pensando en utilizar firmas electrónicas en tu organización, te mencionamos seis beneficios que puedes obtener

1. Reducen los costos

En un estudio encargado por Adobe, el 61 % de los gerentes dijo que el uso de firmas electrónicas reduce los costos relacionados con los documentos. Esto se debe a que los documentos que se imprimen para firmarse forman parte del costo de la cantidad total de papel que usa una empresa promedio. Pero con la firma electrónica, la necesidad de imprimir y usar papel se elimina; además, las aplicaciones suelen permitir el almacenamiento seguro en línea de contratos, archivos PDF, propuestas, facturas, etc, por lo que no se debe gastar presupuesto en espacio de almacenamiento físico. 

2. Tiempo de procesamiento de documentos más rápido

La cantidad de horas que las firmas electrónicas pueden reducir la duración de entrega de los documentos es realmente asombrosa. “Según un estudio, el tiempo medio de procesamiento de documentos se redujo drásticamente de cinco días a 37 minutos después de la introducción de las firmas electrónicas”.

Con firmas manuscritas, tanto los remitentes como los destinatarios tienen que imprimir y escanear documentos en numerosas ocasiones. Si un contrato requiere varias firmas, este proceso lleva aún más tiempo. Es común que los clientes reserven documentos hasta que tengan tiempo de imprimirlos y firmarlos. Las firmas electrónicas, por otro lado, se pueden adjuntar a una propuesta o contrato en segundos. 

3. Menos errores en los documentos

Las empresas y los particulares suelen utilizar aplicaciones de gestión de contratos para aplicar firmas electrónicas a los documentos. Estas aplicaciones aportan numerosos beneficios a la hora de reducir el número de errores en contratos, propuestas, facturas, etc. 

El 40 % de los documentos impresos presentan algún error de digitación, por lo que se requiere un reproceso de corrección y volver a imprimir, causando inconvenientes y costosos retrasos. Mientras que las investigaciones muestran que las aplicaciones de firma electrónica reducen el número total de errores en un promedio del 80 %.  

4. Mayor fidelización de los clientes

Las firmas electrónicas no solo mejoran los procesos internos de la empresa, también tienen un efecto positivo en la experiencia del cliente, aumentando la satisfacción y la lealtad. Las empresas que utilizan firmas electrónicas tienden a tener un puntaje neto de experiencia al cliente más alto. 

Las firmas electrónicas ofrecen una variedad de beneficios a los clientes, además de agilizar el proceso de firma y eliminar la necesidad de imprimir porque se puede firmar desde cualquier dispositivo.

Las propuestas y contratos entregados con una solución de gestión de documentos generalmente se pueden aprobar sin necesidad de que el destinatario abandone su aplicación de correo electrónico ni descargue ningún archivo. Además, la seguridad adicional de las firmas electrónicas garantiza a los clientes que los contratos no se perderán ni extraviaran.

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5. Retorno de la inversión (ROI) positivo

En un estudio publicado por AIIM (Asociación para la gestión inteligente de la información), el 81 % de los encuestados dijeron que vieron un retorno de la inversión positivo dentro de los doce meses posteriores a la adopción del software de firma electrónica. Una cuarta parte de los encuestados dijeron que vieron una recuperación de las soluciones de firma electrónica en tres meses. 

Esto se debe a que se aumenta el alcance de la base de datos de clientes, al eliminar las barreras geográficas, las transacciones se vuelven más rápidas y convenientes, el tiempo de firma se reduce. 

6. Mayores niveles de seguridad

Las firmas electrónicas no solo son totalmente exigibles legalmente, sino que a menudo son más seguras que las firmas manuscritas. Debido a que las firmas electrónicas generalmente van acompañadas de un factor de autenticación que son muy fáciles de verificar. 

Sigue leyendo: Cómo firmar un documento PDF

¿Qué riesgos tiene la firma electrónica?

Las firmas electrónicas tienen un alto nivel de seguridad y ofrecen múltiples beneficios, sin embargo, si no se gestionan de forma adecuada y con las mejores herramientas pueden presentar algunos riesgos como la falsificación y la vulnerabilidad a los piratas informáticos; riesgos que se pueden eliminar al hacer uso de la autenticación digital de doble factor y adoptando un enfoque proactivo a través de una sólida protección contra virus y sistemas establecidos para proteger datos importantes para tu empresa. 

A lo largo de este artículo hemos visto cómo firmar digitalmente documentos , ya que puede aportar importantes beneficios a las empresas, además ayuda a gestionar los riesgos asociados a su uso para que sea la alternativa más segura.  
En Viafirma contamos con una amplia variedad de soluciones de software que facilitarán este proceso, ajustándose a las necesidades de tu empresa, manteniendo siempre  nuestro objetivo de brindar  eficiencia, seguridad y  legalidad al firmante.

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Uso de la firma electrónica en los contratos de trabajo en Colombia

En los últimos años, la tecnología y los cambios en las modalidades de trabajo han generado escenarios en los que es necesario el uso de la firma electrónica de documentos, en todos los procesos empresariales, pero especialmente en los que se refieren a la contratación de personal. 

Con base en ello y aunque la firma electrónica ya es válida judicialmente desde hace unos años, el estado Colombiano se encargó de regular y ratificar el uso de esta herramienta en el caso específico de los contratos de trabajo. A continuación te contamos cuál es la normatividad y que nos dice.   

¿Qué dice el Decreto 526 de 2021 del Ministerio de trabajo?

El Decreto 526 de 2021 es uno de los resultados de los avances que ha adelantado el Ministerio del Trabajo para facilitar y regular el teletrabajo. Este adiciona unos artículos al Decreto 1072 de 2015, con el fin de regular la firma electrónica y digital en el contrato de trabajo individual en Colombia

También permite que las empresas colombianas puedan hacer uso de la firma electrónica para la contratación de sus empleados, facilitando los trámites a distancia. 

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Requisitos para firmar un contrato laboral electrónicamente

Los artículos adicionados son del 2.2.1.1.8 al 2.2.1.1.15, en donde se define que:

“El contrato mencionado en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo podrá ser firmado electrónicamente por cualquiera de las partes o por ambas, y se entenderá firmado el contrato por el empleador y por el trabajador, cuando cumpla las condiciones de firma electrónica o digital establecidas en la Ley 527 de 1999 o en el Decreto 1074 de 2015. 

Los principales requisitos para firmar un contrato de trabajo a distancia es que la vigencia de la firma corresponda a la misma del contrato y sus correspondientes modificaciones y será exclusiva para la relación laboral sin que, a la finalización de esta, el contrato de trabajo pierda su validez, eficacia y fuerza probatoria.   

Las condiciones de la firma digital en Colombia (Ley 527 de 1999) son: 

  • Es única para la persona que la usa. 
  • Es susceptible a ser verificada. 
  • Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa. 
  • Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si estos son cambiados, la firma digital es invalidada. 

En cuanto a los requisitos (artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo) que debe contener el documentos son:

  • La identificación y domicilio de las partes interesadas.
  • El lugar y la fecha de su celebración.
  • El lugar en dónde se haya contratado el trabajador y en dónde haya de prestar el servicio.
  • La naturaleza del trabajo.
  • La cuantía de la remuneración, su forma y periodos de pago y la estimación de su valor. 
  • Las cláusulas que se acuerden libremente.

Además, es importante tener en cuenta que según la normatividad, en ningún caso, el uso de la firma digital de este tipo de documentos tendrá coste para el trabajador, por lo tanto le corresponde exclusivamente al empleador el pago de cualquier valor asociado.

Sigue leyendo: ¿Es obligatorio usar la firma digital en las empresas?

¿Cómo firmar un contrato de trabajo online?

Las firmas que se pueden utilizar en cuanto a un contrato en línea son las electrónicas (mecanismos de códigos, contraseñas, datos biométricos y claves criptográficas) y las digitales (valor numérico en un mensaje de texto que utiliza criptografía).  

Con el Decreto 526 de 2021 se aclaran muchos de los interrogantes que existían sobre el uso de la firma electrónica en los contratos, con lo cual tanto las empresas como los trabajadores se beneficiarán.

En la implementación del Decreto, las soluciones de Viafirma se pueden convertir en su mejor aliado, te ofrecemos diferentes sistemas de autenticación de firma electrónica que te permitan validar y sustentar la identidad de cualquier firmante. Con Viafirma evitarás el uso de papel, optimizarás tus procesos de firma de contratos y podrás enviar y gestionar documentos en cualquier lugar y dispositivo.

“Que el documento CONPES 3620 de 2009 “Lineamientos de política para el desarrollo e impulso del comercio electrónico en Colombia” recomienda promover el uso de la firma electrónica como esquema alternativo de la firma digital.” En ese sentido, establece que “La firma digital y la firma electrónica son formas de identificación personal en el contexto digital, que pueden ser empleadas para cumplir funciones de identificación, de la integridad de un mensaje de datos y el no repudio del mismo. La firma electrónica es el concepto genérico a través del cual se identifica un firmante asociado a un mensaje de datos y se entiende su aprobación al contenido del mismo, mientras la firma digital es una especie de firma electrónica.”

Para entender mejor la manera en la que funciona este proceso, es importante hacer alusión al apartado de la Ley que aconseja el uso de la firma electrónica como alternativa a la firma digital:

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¿Qué es la biometría y cuáles son sus propiedades?

El concepto de biometría acoge los métodos que permiten identificar a una persona mediante sus características fisiológicas o de comportamiento. Es decir, con la biometría se puede confirmar la identidad de un individuo con el análisis de su huella dactilar, su iris o con la realización de gestos sencillos, como sonreír o parpadear.

La biometría cada vez está más asentada en la sociedad. De hecho, desde hace años la empleamos a diario para desbloquear nuestro teléfono celular. Muestra de este avance es el hecho de que se haya desarrollado un estándar específico sobre biometría, la Norma ISO/IEC TR 24741:2018.

¿Cuál es el propósito de la biometría?

Ya hemos hablado de su capacidad para acceder a nuestro celular. Sin embargo, esta aplicación es sólo la punta del iceberg. De hecho, actualmente podemos echar mano de la biometría para acceder a determinados lugares físicos, emplearla como método de pago o para firmar digitalmente documentos, entre muchísimos más casos de uso.

¿Qué tipos de biometría existen?

Existen distintos tipos de biometría que pueden implementarse. Los principales son:

  • Huella dactilar: se trata de una de las evidencias que más tiempo llevan con nosotros.
  • Escaneo de iris: actualmente, es fácilmente alcanzable. Sólo basta con la cámara de nuestro teléfono o de una tablet.
  • Identificación facial mediante imagen o vídeo: al igual que con el escaneo de iris, también es realizable con la cámara de un dispositivo móvil. Además, es imposible de engañar si se pretende enfocar una foto en papel o una imagen en otra pantalla.
  • Locución o reconocimiento de voz: mediante una breve lectura en voz alta, reconoce nuestro tono de voz, el idioma y la semántica del contenido hablado.
  • Firma biométrica manuscrita: es capaz de recoger variables como la presión, la inclinación o la velocidad del trazo de la firma.

Beneficios de la biometría

La autenticación biométrica y sus usos en la tecnología moderna y las aplicaciones digitales tiene una serie de ventajas:

  • Alta seguridad y garantía: la identificación biométrica proporciona las respuestas a “algo que una persona tiene y es” y ayuda a verificar la identidad.
  • Experiencia de usuario: cómoda y rápida.
  • No transferible: todo el mundo tiene acceso a un conjunto único de datos biométricos.
  • A prueba de falsificaciones: los datos biométricos son difíciles de falsificar o robar.
  • Es fácil de usar: utilizarla no requiere de conocimientos avanzados ni de un largo periodo de adaptación. 
  • Se puede combinar con otras tecnologías: junto con otras tecnologías como las tarjetas inteligentes y la NFC  ofrece más ventajas.
  • Permite realizar trámites en línea: la identificación biométrica ayuda a que se puedan completar trámites formales de forma remota, optimizando el tiempo. 
  • Aumento de la privacidad: como  falsificar los rasgos biométricos es casi imposible, la privacidad de los clientes y usuarios finales está garantizada.
VIAFIRMA - Propiedades de la biometría

Propiedades de la biometría

Todos estos usos de la biometría no serían posibles sin las cualidades que la caracterizan. Por ello, es hora de prestar atención a las 11 más destacadas:

  • Es universal. Todas las personas, sin excepción, cuentan con características físicas que hacen posible su identificación biométrica.
  • Es exclusiva porque expresa una característica única y representativa de cada persona.
  • Sus cualidades deben ser duraderas en el tiempo, invariables durante un largo período.
  • Es completamente independiente de las condiciones ambientales existentes.
  • Se puede medir de manera cuantitativa con las técnicas y recursos oportunos.
  • Va siempre con usted. La biometría es inseparable de la persona. Gracias a ello, se ahorra las complicaciones propias de otros métodos de identificación, como que se le olvide una contraseña o un PIN concreto.
  • Es de uso sencillo. Todos sabemos colocar nuestro dedo en un espacio determinado o mirar a una cámara. Por ello, la biometría es especialmente útil para personas que no se llevan demasiado bien con la tecnología.
  • Es segura porque aunque tenga un hermano gemelo, éste no tendrá ni su misma huella, ni su mismo iris, ni su misma voz. ¡Nadie podrá suplantarlo!
  • Integrable con otras tecnologías, como la firma electrónica o la NFC (Near Field Communication) para la realización de pagos sin contacto.
  • Facilita las identificaciones remotas. Uno de los ejemplos más claros es el de la firma digital a distancia con evidencias biométricas.
  • Transmite una imagen moderna de su empresa. La biometría se asocia a innovación y a seguridad, por lo que su negocio gana muchos puntos con ella de cara a la sociedad.

Sigue leyendo: Cómo hacer una firma digital

Usos de la biometría

Analizaremos los 5 usos principales de la tecnología biométrica en todo el mundo: lugares donde la tecnología se utiliza para crear más seguridad y conveniencia para los ciudadanos de todos los días.

Firma digital biométrica

El uso de la biometría para realizar firmas electrónicas viene recogido por el marco legal colombiano. Concretamente, la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012 lo hacen posible. 

Para conseguir una firma electrónica biométrica, los firmantes deben aportar una serie de evidencias.

Seguridad de aeropuerto

Hacer que el viaje a través de las terminales de los aeropuertos sea más fluido para los pasajeros es un objetivo compartido por los aeropuertos de todo el mundo. La tecnología biométrica para verificar la identidad de los pasajeros se ha utilizado en varios grandes aeropuertos internacionales durante varios años y la tecnología se está extendiendo rápidamente a otras ubicaciones en todo el mundo.

Tiempo y asistencia

La gestión de la fuerza laboral es otro campo en el que el uso de la biometría está en aumento. Las actividades fraudulentas de tiempo y asistencia de los empleados son un fenómeno común en las organizaciones de todo el mundo.

Cumplimiento de la ley

Organizaciones como el FBI y la Interpol han estado utilizando la biometría en investigaciones criminales durante años. En la actualidad, los organismos encargados de hacer cumplir la ley de todo el mundo utilizan ampliamente la biometría para la identificación de delincuentes.

Control de acceso e inicio de sesión único (SSO)

La razón principal por la que cada vez más organizaciones y personal en todo el mundo adoptan la tecnología biométrica para el control de acceso y el inicio de sesión único (SSO) es que las tácticas de autenticación tradicionales, como las contraseñas, son insuficientes para la identificación personal . Las contraseñas solo proporcionan evidencia o prueba de conocimiento, mientras que la biometría proporciona ventajas únicas porque se basa en identificar a alguien por “quiénes son” en comparación con “lo que sabes” o “lo que tienes”.

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Banca: autenticación de transacciones

La biometría en la banca ha aumentado mucho en los últimos años y está siendo implementada por bancos de todo el mundo. A medida que las entidades financieras globales adquieren una base más digital, los bancos están implementando tecnología biométrica para mejorar la gestión de la identidad de los clientes y empleados en un esfuerzo por combatir el fraude, aumentar la seguridad de las transacciones con la autenticación digital y mejorar la conveniencia del cliente.

Con todo esto, ahora puede comprender mejor el éxito de las aplicaciones biométricas en la sociedad. En la actualidad, tenemos a disposición de nuestros clientes soluciones de firma digital online y autenticación que contemplan el uso de evidencias biométricas. De hecho, cada una de las que hemos mencionado en este artículo pueden adjuntarse a un documento firmado electrónicamente con Viafirma. 
¡Conoce la mejor plataforma de firma electrónica de Colombia y otras de nuestras soluciones!

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¿Qué es la digitalización de documentos y para qué sirve?

Para muchas empresas y organismos gubernamentales, acumular montones de papel en sus oficinas supone inconvenientes de todo tipo, desde falta de espacio hasta pérdidas, confusiones de diversas características y altos costos. Esto puede ralentizar el flujo de trabajo y no ofrecer garantías de seguridad o legales.

Para mitigar estos efectos negativos, surge la opción de trabajar con documentos 100 % digitales; lo cual conlleva numerosos beneficios porque puede ir acompañado del uso de herramientas que incrementarán su potencial. A continuación te contamos qué es la digitalización de documentos, sus ventajas y cómo puede tu empresa utilizar a su favor. 

¿Qué es la digitalización de documentos?

En la gestión de documentos, la digitalización se refiere al proceso de transcribir documentos en papel, extraer información importante y guardar datos en depósitos centrales en formato electrónico. 

Generalmente el término se confunde con el escaneo, pero la digitalización de documentos va más allá, porque se encarga de convertir datos no estructurados en CSV (valores separados por comas), XML (Extensible Markup Language), JSON (JavaScript Object Notation), XLS (hoja de cálculo) y otros tipos de información estructurada. 

¿Por qué digitalizar documentos?

La digitalización de documentos trae consigo una serie de beneficios para las empresas que en algunos casos lleva a que muchas de ellas terminen por eliminar  sus sedes físicas.

La importancia de digitalizar documentos recae en gran medida en que con ello contribuimos a la salud del planeta, creando un entorno más verde y amistoso con el medio ambiente. Además, conseguiremos transmitir una imagen de responsabilidad con el entorno y de innovación. Algo que apreciarán considerablemente clientes, socios, trabajadores y la sociedad en general y que puede conllevar numerosos beneficios para las cifras de negocio.

Por otro lado, la gestión documental será mucho más organizada y sencilla de ejecutar. Podremos subir los documentos a la nube y acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además se optimizará su búsqueda gracias a la introducción de metadatos que funcionarán como parámetros para dicha búsqueda.

Los documentos estarán mucho más seguros, protegidos por sólidas medidas de autenticación digital y adecuadamente a salvo de accidentes, pérdidas, destrucciones intencionadas, de ser traspapelados o de encontrar versiones no actualizadas.

También se optimizan gestiones administrativas, financieras y fiscales, como el pago de impuestos y el cobro de facturas. Por último también merece la pena resaltar el ahorro en gastos de papelería y gestiones como el correo ordinario.

No olvides leer: Usos de la firma digital en Colombia en el ámbito público y privado

¿Para qué sirve la digitalización de documentos?

Lo primero que nos puede venir a la mente en estas situaciones, es que la digitalización documental conlleva un ahorro en todo lo relacionado con el uso del papel. Esta desmaterialización hará que, no sólo reduzcamos costes de adquisición de papel o de tintas para impresión, sino que también reduciremos los costos asociados a su archivo y mantenimiento.

Por otra parte, la eliminación física del papel, supondrá la optimización de la gestión administrativa de los documentos. Estos permanecerán debidamente ordenados, siempre se dispondrá de la última versión y, por tanto, se agilizará en gran medida la búsqueda de información a través de los mismos. Aquí es interesante destacar la posibilidad de incorporar metadatos, lo que agiliza dicha búsqueda ofreciendo la posibilidad de basarse en diversos criterios.

Es notable la contribución de este proceso a la seguridad de los documentos, de manera que estos se encuentran cubiertos frente a posibles sustracciones, modificaciones malintencionadas o pérdidas por accidentes de cualquier tipo. Una protección que se basa en medidas como la autenticación segura para su lectura o gestión, y en la definición de diferentes roles de usuario con niveles de acceso establecidos para cada uno.

Una opción muy interesante relacionada con la digitalización documental es la posibilidad que plantea de incluir los procedimientos de firma digital, lo que refuerza aún más las anteriormente mencionadas cualidades de agilidad y seguridad.

De cara al exterior, este cambio digital supondrá ofrecer a clientes y a la sociedad en general una imagen de corporación comprometida con el medio ambiente y que, además, se encuentra a la última en cuanto al aprovechamiento de las nuevas soluciones que plantean las tecnologías más avanzadas.

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Aplicaciones de la digitalización de documentos

Esta digitalización de documentos es prácticamente aplicable a cualquier ámbito de negocio u organismo público. Sin embargo, siempre es recomendable realizar un estudio previo mediante el que conozcamos en profundidad todos los procesos documentales existentes, haciendo así más fácil determinar en cuáles su implementación será más beneficiosa. 

Una vez que hayamos decidido dónde actuar, su implementación supondrá un aporte de alto valor para los departamentos internos de la empresa. Esto se hace aún más evidente en aquellos entornos que presenten una alta carga documental, por razones obvias, como pueden ser los de recursos humanos, administración o comercial, por mencionar algunos.

Para aquellas empresas o instituciones que tengan una frecuente relación con países extranjeros o que dispongan de varias sedes distribuidas geográfica e internacionalmente, el empleo de documentos digitales supone un avance considerable, al permitir la gestión de estos de manera inmediata, sin necesidad de largos desplazamientos. 

Como ya hemos mencionado, también es importante recalcar todo lo que ofrece el manejo digital de documentos a la hora de cumplimentar trámites con los gobiernos, desde el pago de impuestos, hasta la solicitud de ayudas y subvenciones, pasando por multitud de procedimientos.

Se trata de un aspecto que ha cobrado especial importancia durante estos días en los que la movilidad personal se ha visto seriamente reducida por razones de salud pública y, durante los cuales, muchas oficinas públicas han cerrado sus puertas. 

Dentro de este vistazo a las aplicaciones de digitalización de documentos, no debemos pasar por alto los entornos en los que la privacidad es clave. Aquí estamos haciendo referencia a negocios relacionados con ámbitos como la salud, banca, inversiones, etc. Estos pueden sentirse ampliamente protegidos gracias al aporte de seguridad característico de esta digitalización.

Además, durante los últimos años, se reguló el uso de la facturación electrónica en Colombia, y uno de los requisitos es que esta incluya la firma. Para garantizar la seguridad la Dian estableció la firma digital como el mecanismo idóneo para la suscripción de las facturas.   

Soluciones para la digitalización documental

Firma digital

La firma digital y electrónica de documentos multiplica la eficiencia de su gestión. Y es que proporciona no solamente una mayor agilidad a la hora de esta gestión, sino que también viene acompañada de una mayor protección y de sólidas garantías legales.

De hecho, las soluciones de firma electrónica deben ajustarse por completo a los requisitos del marco legal colombiano y a los tipos de firma que contempla. Viafirma cumple con estos aspectos a través de las diferentes tecnologías que le ofrece, como la firma a un click, portafirmas digitales y la firma centralizada, que utilizan mecanismos como biometría, mensajes de texto, token, OTP, PIN, entre otros.   

Gestores documentales

Disponer de una serie de documentos digitalizados y almacenados en la nube o en dispositivos físicos sería no aprovechar todo lo que este formato digital nos ofrece. Por ello, lo ideal es hacer uno de una herramienta software que permita añadirle funciones de diverso tipo, como son los gestores documentales.

Además, estos gestores documentales suelen permitir la integración con otro tipo de soluciones, como son las de firma electrónica.

Tecnología OCR

Digitalizar un documento no tiene por qué ser una tarea tediosa, repetitiva y que lleve largos períodos de tiempo para completarse. Para que esto sea así, es interesante emplear la tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres u OCR (Optical Character Recognition).

Con ella, mediante una cámara y un software especializado, estos documentos se digitalizan automáticamente, incluyendo, además, opciones tan interesantes como la creación de los metadatos asociados a los mismos.

Como puedes ver, se trata de herramientas que realmente pueden contribuir en gran parte al crecimiento de un negocio. De hecho, lo ideal sería poder disponer de todas ellas y que estuvieran integradas entre sí.
Siendo conscientes de esta necesidad, ofrecemos soluciones de firma electrónica y autenticación que disponen tanto de la tecnología OCR, como de la integración con uno de los gestores documentales más completos, como es el de Athento.
Gracias a ello, la digitalización documental será un cambio mucho más sencillo y rápido, pudiendo verse cuanto antes sus efectos en el funcionamiento de empresas y gobiernos.

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3 Servicios cloud en las empresas de Colombia

Cloud computing está tan asentado en nuestras vidas que, en muchas ocasiones, lo empleamos sin pensar en ello. Por ejemplo, cuando consultamos nuestra agenda en el teléfono celular. Esto es sólo una muestra de la oferta de esta tecnología a usuarios más o menos expertos. Estudiamos en más detalle los tipos de servicios que ofrece, así como su situación en Latinoamérica y Colombia.

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Qué es el consentimiento informado y cuáles son sus elementos

Cuando vas a recibir atención médica, usualmente tienes que firmar una serie de documentos. Entre ellos puede estar el consentimiento informado, y estamos seguros que muchas de las veces lo haces a prisa y sin apenas leer su contenido. ¿Estamos en lo cierto? Para médicos y profesionales de la salud también son importantes, ya que puede retrasar su trabajo. La firma digital contribuye a su comprensión y a agilizar la tarea del personal médico, entre otras ventajas. Te ayudamos a conocer mejor todo lo relacionado con el consentimiento informado.

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El estado de la ciberseguridad en Colombia

La ciberseguridad debe ser prioritaria para empresas y, en general, para todos los agentes de la sociedad colombiana. Más aún en estos tiempos en los que las transacciones digitales están adquiriendo cierta notoriedad.

Esta coyuntura hace necesario estudiar la situación actual de la ciberseguridad en Colombia, conocer las principales amenazas existentes y ver cómo la firma electrónica puede participar en esta batalla contra los delitos informáticos.

¿Cómo está la ciberseguridad en Colombia?

Colombia ha acelerado su proceso de digitalización en los últimos años, y ello le brinda al país la oportunidad de diversificar sus actividades de una economía basada en los productos básicos a una economía de servicios de alto valor agregado. La seguridad digital se ha convertido en un reto debido al rápido ritmo del proceso de transformación digital.

La pandemia ha afectado a un gran número de sectores e industrias en Colombia. Como consecuencia de las drásticas medidas adoptadas por el gobierno local para frenar la propagación del virus, incluidas las medidas de estancia en el hogar, la adopción del trabajo a distancia aumentó casi un 400 % en el primer semestre de 2020 con respecto a los dos años anteriores, según el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Como resultado, las empresas y las personas están ahora más expuestas y vulnerables a los ataques tecnológicos.

Si bien las empresas colombianas han realizado importantes inversiones en ciberseguridad en los últimos años, la demanda adicional aumentó con la llegada de la pandemia COVID-19.  A finales del primer trimestre de 2020, la demanda de servicios de seguridad aumentó en un 40 % en Colombia (según la Cámara Colombiana de Informática y Telecomunicaciones).  

El Centro Cibernético de la Policía Nacional de Colombia reportó que en el primer semestre de 2020 se registró un incremento del 59 % en las denuncias de delitos informáticos en comparación con el mismo período del año anterior.  Esta amenaza alentó a las empresas del sector tecnológico a integrar más la ciberseguridad en el proceso de digitalización. 

En 2019, Colombia estaba entre los países de América Latina más atacados por los ciberdelincuentes. La seguridad informática se ha convertido en un tema de preocupación política frecuente para Colombia; por ello, en el documento CONPES 3701, el gobierno propuso una ruta para desarrollar una estrategia nacional que contrarreste el aumento de las amenazas informáticas en el país. 

Además de las empresas, los trabajadores son una parte fundamental del escudo contra los ataques informáticos. Al ser un actor fundamental, la empresa Kaspersky junto a la consultora CORPA realizaron una encuesta que evidenció que: 

  • El 33 % de los latinoamericanos desconoce los daños que un ataque a la información tecnológica podría ocasionar en su empresa, pero en el caso de Colombia, este porcentaje se sitúa en el 31 %.
  • Existe una importante carencia de conocimientos en términos básicos de ciberseguridad, como ransomware, phishing o malware.
  • El 60 % de los colombianos son cuidadosos a la hora de usar su correo electrónico de empresa.
  • El 90 % de los trabajadores de Colombia reconoce que los delitos informáticos pueden afectar a las pymes.
  • El 10 % de los colombianos cree que es poco probable que haya ciberataques a pymes por el poco dinero que manejan estas en comparación con las grandes empresas.

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Normatividad en ciberseguridad en Colombia

El marco legal y reglamentario de ciberseguridad en Colombia se basa en un amplio número de leyes y decretos, junto con el CONPES 3701 de 2011 (anteriormente mencionado), que define los lineamientos de ciberdefensa. De forma específica, debes tener en cuenta:

  • Ley 527 de 1999 – Validez jurídica y probatoria de la información electrónica;
  • Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos – Criterios de Seguridad;
  • Ley 679 de 2001 – Pornografía Infantil – Responsabilidad ISPs
  • Ley 962 de 2005 – Simplificación y Racionalización de Trámite. Atributos de seguridad en la información electrónica de entidades públicas
  • Ley 1150 de 2007 – Seguridad de la información electrónica en contratación en línea
  • Ley 1266 de 2008 – Habeas data financiera, y seguridad en datos personales
  • Ley 1273 de 2008 – Delitos Informáticos y protección del bien jurídico tutelado que es la información;
  • Ley 1341 de 2009 – Tecnologías de la Información y aplicación de seguridad
  • Ley 1437 de 2011 – Procedimiento Administrativo y aplicación de criterios de seguridad
  • Ley 1480 de 2011 – Protección al consumidor por medios electrónicos. Seguridad en transacciones electrónicas
  • Decreto Ley 019 de 2012 – Racionalización de trámites a través de medios electrónicos. Criterio de seguridad
  • Ley 1581 de 2012 – Ley estatutaria de Protección de datos personales
  • Ley 1623 de 2013 – Ley de Inteligencia – Criterios de seguridad
  • Ley 1712 de 2014 – Transparencia en el acceso a la información pública
  • Decreto 2364 de 2012 – Firma electrónica
  • Decreto 2609 de 2012 – Expediente electrónico
  • Decreto 2693 de 2012 – Gobierno electrónico
  • Decreto 1377 de 2013 – Protección de datos personales
  • Decreto 1510 de 2013 – Contratación Pública electrónica
  • Decreto 333 de 2014 – Entidades de certificación digital
Ciberseguridad en Colombia

Principales problemas de ciberseguridad en Colombia

Son diversas las formas que tienen los delincuentes informáticos de intentar atacarnos. Hacemos un breve resumen de los más habituales.

Phishing

Con él se pretende el robo de datos del usuario mediante la ingeniería social. Consiste en una serie de engaños destinados a ganarse la confianza de la víctima para que ésta le proporcione su información personal o abra un enlace malicioso. Para conseguirlo es habitual que los ciberdelincuentes se hagan pasar por una persona conocida o una institución pública o privada (como un banco).

Dentro del phishing también nos podemos encontrar con el spear phishing, en el que la víctima es un trabajador de una empresa en concreto. Suelen ganarse su confianza recopilando información sobre él.

Whaling

Esta clase de ciberataque se podría traducir como “caza de ballenas”. Esta denominación se debe a que busca atacar a altos directivos y responsables empresariales. Básicamente también consiste en ganarse la confianza de estos cargos de responsabilidad para extraerles información muy valiosa y conseguir algún rédito económico con ella o directamente con una transferencia electrónica una vez el engaño se haya materializado.

Malware o software malicioso

Se trata de un programa informático diseñado especialmente para dañar un sistema. El malware puede corromper archivos y documentos relevantes e, incluso, inutilizar todo el despliegue digital de una empresa, paralizándola por completo, además de robar y secuestrar datos vitales y comprometedores. Existen diferentes tipos de malware, como los troyanos, el ransomware, spyware, etc.

Descargas automáticas

En estos casos el código malicioso se instala directamente en el dispositivo de la víctima sin que ella tenga que hacer nada, simplemente accediendo a una web que no haya tomado las debidas medidas de seguridad o que sea maliciosa por sí misma.

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¿Cómo puedo cuidar mi ciberseguridad en Colombia?

La seguridad de los datos recopilados en los activos y datos tecnológicos es una responsabilidad de todos, por lo que tu empresa debe tomar medidas preventivas al respectos como las que te mencionamos a continuación. 

  • Definir protocolos de ciberseguridad y comunicarlos con todo el personal.
  • Seleccionar a una persona o área responsable de la seguridad informática.
  • Gestionar barreras de acceso a información sensible con contraseñas y autenticación.
  • Mantener el software actualizado y cubierto por antivirus.
  • Limitar las descargas de software, aplicaciones, archivos y otros contenidos en los equipos de la empresa.
  • Contar con copias de seguridad con tecnología avanzada. 
  • Capacitar a los empleados sobre las buenas prácticas de seguridad informática.
  • Aportar por soluciones de autenticación robustas.
  • Utilizar la tecnología biométrica. 

Además, puedes comenzar a utilizar la firma electrónica en tus documentos. Con ella se refuerza un aspecto tan relevante como es la identidad digital de tus usuarios, evitando así incidentes relacionados con el robo o la suplantación de la misma. Esto se debe a que la firma digital en Colombia, para ser considerada como tal, debe cumplir con el criterio de autenticación en origen (se verifica la identidad del firmante) y con el de integridad (no puede modificarse un documento con posterioridad a su firma).

Además, la firma de documentos digital puede cerrar las brechas de seguridad en la nube que hemos estudiado con anterioridad, permitiendo el acceso a certificados digitales desde cloud con las oportunas medidas de identificación, como la autenticación digital de doble factor con mecanismos como los de tipo biométrico o los códigos de un sólo uso que se envían por correo electrónico o por mensaje de texto al teléfono celular.
Esta es sólo una pequeña muestra de lo que puede realizar la firma electrónica por la ciberseguridad del tejido empresarial colombiano y de la sociedad en general del país. Si requiere saber cómo puede ayudarte una empresa de firmas electrónicas, como Viafirma, no dudes en contactarnos para buscar la solución que mejor se adapte a tu situación.

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Cómo Colombia está rompiendo las barreras a la transformación digital

La transformación digital es tendencia en todo el planeta, y Colombia no debe quedarse atrás en este profundo cambio de futuro. Es por este motivo que entre todos, más que nunca, debemos aunar esfuerzos para eliminar todo aquello que esté frenando la transformación digital del país.

En este artículo analizaremos la situación en la que se encuentra Colombia respecto a su transformación digital, identificaremos los principales obstáculos que la dificultan y veremos cómo los distintos agentes sociales están trabajando para romperlos.

La actualidad de la transformación digital en Colombia

Colombia se encuentra inmersa en pleno desarrollo de su transformación digital, un tren que no debe dejar pasar y que parece que no lo hará. En palabras del Presidente de la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia (ANDI):

“Tenemos una oportunidad única de que Colombia sea importante a nivel regional y mundial en la Cuarta Revolución Industrial. Contamos con el talento y la posibilidad para que el país se monte en la ruta de la transformación digital”.

Después de estas declaraciones, también ofreció algunos de los resultados de la última edición de la Encuesta de Transformación Digital, correspondiente a los datos recabados durante el año 2018, como fueron:

  • El 88,2% de las empresas reconoce el término Cuarta Revolución Industrial, lo que supuso un crecimiento respecto a 2017, cuando era el 65,2%.
  • El 63,5% de las empresas tiene una estrategia de transformación digital (58.4% en 2017).
  • El 66,5% de las empresas que invierten destina sus recursos a tecnologías maduras y el 62,7% a tecnologías emergentes.

En ese mismo evento, Santiago Pinzón, Vicepresidente de Transformación Digital y Director de la Cámara de la Industria Digital y de Servicios, resaltó la importancia que tiene para la digitalización los aspectos relacionados con la seguridad, como son:

  • Generar confianza respecto a los cambios digitales.
  • Dar forma a una cultura de gestión de riesgos en el sector público y privado.
  • Sensibilizar a los trabajadores de los beneficios y posibles riesgos.
  • Formar a los equipos para que estos se encuentren plenamente capacitados.
  • Tener una agenda nacional de seguridad digital
  • Los altos directivos son los que deben liderar esta transformación digital y transmitir su pasión a todos los niveles empresariales.

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Principales barreras para la transformación digital de Colombia

Remontándonos a la encuesta de la ANDI anteriormente mencionada, esta identifica los principales obstáculos para la transformación digital de las empresas colombianas, siendo estos:

  • Presupuesto (59,2%).
  • Falta de cultura (57,1%).
  • Desconocimiento (55,4%).
  • Falta de un modelo de negocio claro (36,5%).

Para completar esta información, también acudimos al índice de maduración en Transformación Digital de Dell Technologies, que, para el caso de Colombia reconoce las siguientes barreras para la digitalización:

  • La notable aceleración de generación de datos.
  • La carencia de tecnologías que sean capaces de trabajar a altas velocidades de transmisión digital de datos.
  • La preocupación por la privacidad de los datos.
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Iniciativas en marcha para fomentar la transformación digital

Con el objetivo de romper estas barreras y acelerar el cambio digital en todo el territorio colombiano, tanto por parte de las entidades públicas como de las empresas privadas se están tomando iniciativas correctamente encaminadas.

Comenzaremos hablando de los proyectos que tiene el Gobierno colombiano al respecto. Éste se ha marcado como objetivo cerrar la brecha digital existente en el país, sobre todo en el ámbito rural. Para ello tomará acciones destinadas a ampliar al máximo posible la conectividad mediante una mayor cobertura y acceso, así como con una transmisión de datos rápida y de calidad. Se pretende que la sociedad colombiana crezca en aspectos como:

  • Mayor emprendimiento que contribuya al crecimiento económico del país.
  • Más oportunidades para todos los ciudadanos.
  • Mayor transparencia por parte de las autoridades.

Todas estas intenciones quedan materializadas en proyectos concretos, como son:

“Las entidades estatales del orden nacional deberán incorporar en sus respectivos planes de acción el componente de transformación digital siguiendo los estándares que para este propósito defina el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. En todos los escenarios la transformación digital deberá incorporar los componentes asociados a tecnologías emergentes, definidos como aquellos de la Cuarta Revolución Industrial, entre otros.”

  • Documento CONPES 3975. Política Nacional para la Transformación Digital y la Inteligencia Artificial.
  • CONPES 3995. Política Nacional de Confianza y Seguridad Digital.
  • Proyecto de elaboración de un CONPES específico para el comercio electrónico.
  • Ley 527 de 1999, que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación.
  • Decreto 1747 de 2000, que reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales.

Por tanto, la firma digital forma parte de ese elenco de soluciones destinadas a favorecer la digitalización del país, suponiendo una herramienta eficiente y versátil tanto para ciudadanos, como para empresas y organismos públicos.

Cada vez son más los trámites que se pueden realizar en remoto apoyados en la firma digital a distancia, ya sea aportando evidencias biométricas o de otro tipo, con o sin certificado digital, empleando tabletas especializadas, etc.

Gracias a la firma digital las corporaciones y la Administración ganan en agilidad en prácticamente todos sus departamentos, así como en seguridad y garantías legales en sus múltiples gestiones documentales.

Por parte de los ciudadanos, estos evitan incómodos desplazamientos y aprovechan mejor su tiempo, además de contar también con mayores garantías desde el punto de vista de la legalidad y la seguridad.

Desde Viafirma nos proponemos facilitar a empresas, gobiernos y ciudadanos su transformación digital mediante nuestras soluciones de firma. Un trabajo que llevamos años realizando pensando constantemente en el impulso de la sociedad colombiana.

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Cómo llevar a cabo la transformación digital empresarial en Colombia

Toda empresa que quiera sobrevivir se verá obligada a tomar medidas referentes a su adaptación al entorno digital. Como veremos a continuación, en el caso de Colombia ya existe un alto grado de sensibilización  al respecto. Sin embargo, aún queda mucho que mejorar en este aspecto para alcanzar los niveles de otros países que llevan cierta ventaja.

Una estrategia de transformación digital puede afrontarse de diversas maneras, dependiendo del tipo de empresa, de cómo se opera en ella, de su capacidad económica, etc. Aún así, hay una serie de pautas que son comunes a todas ellas y que describiremos en este artículo.

Estado de la transformación digital en Colombia

Para hacernos eco del grado de digitalización de las corporaciones colombianas, podemos acudir en primer lugar a la Encuesta de Transformación Digital que periódicamente elabora la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia (ANDI).

En este último reporte, que cuenta con los resultados de 2018, se plasman conclusiones como:

  • Se ha producido un notable crecimiento en la comprensión del término “Cuarta Revolución Industrial”. Un 88.2% de las empresas consultadas aseguran conocerlo, frente al 65.2% de 2017.
  • El 65.3% de las empresas consta de una estrategia de transformación digital, cuando en la anterior edición dicho porcentaje era el 58.4%. Si lo analizamos por sectores, obtenemos:
    • 54.9% del sector de la manufactura
    • 74.1% del sector servicios
  • De las empresas que invierten en transformación digital:
    • El 66.5% invierte en tecnologías maduras
    • El 62.7% invierte en tecnologías emergentes

La encuesta de ANDI también recoge las principales barreras para la transformación digital de las empresas de Colombia, que son:

  • De tipo presupuestario: 59,2%
  • Consecuencia de la brecha de cultura digital: 57,1%
  • Desconocimiento: 55,4%
  • Falta de un modelo de negocio claro: 36,5%

Para completar esta información y poner a Colombia en el contexto mundial y de Latinoamérica, también podemos consultar otros estudios e indicadores.

El Networked Readiness Index del Foro Económico Mundial mide el grado de aprovechamiento de las TIC. Aquí Colombia se encuentra en el puesto número 69 de 139 países estudiados, situándose por encima de países de la zona latinoamericana como México.

Por otra parte se encuentran el Índice de Adopción Digital del Banco Mundial, puesto 78 de 172 y el ranking de competitividad digital de IMD, en el que Colombia ostenta la posición número 58 de 63.

fases transformacion digital

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Fases de la transformación digital de la empresa

Una vez que nos hemos puesto en situación respecto al nivel de digitalización de la nación colombiana, es el momento de dar algunas pautas generales para llevar a cabo el proceso de transformación digital de una empresa.

Estas etapas fundamentales son:

  1. Toma de conciencia.
  2. Estudio y elección de soluciones.
  3. Implementación tecnológica en la empresa.
  4. Análisis de resultados y replanteo de acciones.

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1.- Concienciación

El factor humano es esencial para el éxito en la misión digitalizadora de una corporación. A pesar de lo que muchos puedan pensar, la transformación digital tiene su componente más importante en el lado humano de las empresas.

La explicación a esto está cargada de lógica, puesto que, pese al alto componente tecnológico que ostenta, los principales usuarios y beneficiarios de la transformación digital no dejan de ser las personas que desarrollan su trabajo. Si estas no hacen suyo el proceso y se adaptan a sus nuevos paradigmas, se verán destinadas al fracaso.

Esta concienciación debe gestionarse desde la alta directiva, estableciendo, si es necesario, un programa de sensibilización para el personal que puede consistir en charlas o cursos de formación, por ejemplo.

2.- Estudio y elección de soluciones

Dentro de esta fase habrá que concretar la elección de las soluciones digitales que mejor se adapten a las necesidades de la empresa. Estamos ante una etapa clave en la que entran el juego variables como los puntos a reforzar para ser más competitivos y las disponibilidades presupuestarias de cada organismo.

Esta decisión cada vez es más compleja como consecuencia de la apertura de la oferta en lo que a nuevas tecnologías se refiere, encontrándose dentro de las mismas las soluciones de firma y autenticación digital como las de Viafirma.

3.- Implementación tecnológica en la empresa

Aquí se procederá a instalar las herramientas que hemos seleccionado en la anterior etapa. Unas herramientas que exigirán un cambio en la forma de trabajar de la mayor parte de los equipos.

Con anterioridad hablamos del papel de la formación para la concienciación de la plantilla. Para que cada trabajador pueda desenvolverse con total eficiencia con estas nuevas soluciones tecnológicas, lo habitual será que tengan que recibir de nuevo formación, esta vez especializada en el uso de las tecnologías implementadas.

4.-  Análisis de resultados y replanteo de acciones

Una vez que pase un tiempo razonable, habrá que estudiar en profundidad por parte de la directiva y responsables todos los datos que se han ido recopilando continuamente en referencia a este cambio digital.

A raíz de este estudio tendremos que realizar ajustes para su optimización, los cuales pueden estar relacionados con aspectos técnicos o bien con asuntos más humanos, como reforzar las destrezas digitales de los usuarios.

Esta última etapa deberá repetirse con periodicidad, de forma que busquemos permanentemente la mejora continua y el ser más competitivos en nuestro entorno empresarial.

La transformación digital es un proceso complejo. Las empresas que pretendan ponerlo en marcha pueden verse abrumadas por la cantidad de opciones que se abren ante ellas. Por ello, antes que nada, es esencial conocer al detalle todos los procesos internos que se desarrollan en ella y proceder según estos 4 pasos básicos.

Para muchas de estas funciones es de utilidad la firma digital , puesto que la totalidad de los departamentos empresariales exige de una considerable tramitación documental que requieren revisiones, aprobaciones, vistos buenos y firmas, abarcando desde la alta directiva hasta todo el organigrama.

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La firma digital más fuerte que nunca en Colombia

Lo hemos dicho más de una vez: “los cambios son los precursores de los avances”. Es uno de nuestros lemas, siempre avanzar y seguir ofreciendo los mejores productos y servicios a las empresas con el objetivo de que mejoren su eficiencia y productividad. 

En Viafirma llevamos trabajando con empresas del país desde el año 2013, tanto pymes como grandes corporaciones. En todo este tiempo hemos visto el gran avance del país en su proceso de transformación digital, estando muy orgullosos de ser partícipes de ello con soluciones de firma electrónica que mejoran el día a día de las empresas colombianas.

Para que nos conozcas mejor

Viafirma ha sido siempre la marca comercial principal de nuestro grupo empresarial, ocupando ahora en Colombia el protagonismo que se merece. Con nuestras oficinas centrales situadas en España, contamos con oficinas en Latinoamérica en República Dominicana y ahora también en Colombia. 

El 30 de marzo de 2020, en Viafirma cumplíamos 20 años. Fue un cumpleaños muy diferente al que imaginábamos debido a la coyuntura actual que nos ha tocado vivir. Tras 20 años trabajando en el área de los llamados Servicios Digitales de Confianza y desarrollando soluciones de firma digital, os podemos asegurar que hace dos décadas lo digital aún no era algo común, el uso del papel era la norma. 

En estos 20 años, nuestro trabajo, nuestros clientes, nuestro equipo y nuestros partners han ido evolucionando y creciendo, siempre estamos buscando ser pioneros en nuestras soluciones para ofrecer a los clientes y todos los ciudadanos la mejor experiencia. 

Viendo Viafirma en cifras, a día de hoy superamos los 500 millones de firmas, se ha firmado en más de 500.000 dispositivos, y más de 100 millones de usuarios han usado la firma digital con Viafirma.

“Nuestro lema “la firma universal” es nuestra obsesión. Nuestro reto es mantenernos como líderes nacionales en la compatibilidad de nuestro productos con cualquier sistema operativo o dispositivo.“ Antonio Cabrera, CEO de Grupo Viafirma.

El futuro de la firma digital está aún por escribir, pero si tenemos la certeza de algo, es que seguiremos trabajando duro para formar parte de esa historia y continuar siendo pioneros en innovaciones que mejoren la seguridad y la usabilidad para empresas y ciudadanos.

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Todos los recursos sobre firma digital a su alcance

Con esta web queremos, además de poder acceder de manera rápida a información sobre la firma digital, ofrecer un lugar que reúna toda la información sobre el estado de la transformación digital en Colombia, los recursos de trabajo para mejorar la eficiencia y productividad de los negocios, formaciones gratuitas para que aprender de manera sencilla a implementar la firma digital, así como información técnica sobre cómo funciona – Firma digital, biometría, digitalización, entornos paperless, IoT, autenticación, sistemas cloud, gobierno digital, etc. -, la importancia de implementar ciertas soluciones en las empresas, etc.

Así se encontrarán recursos – webinars, ebooks, checklists… -, noticias y artículos del blog, con toda la actualidad, y un sinfín de información para poder resolver los retos del día a día en lo que respecta a la transformación digital y soluciones tecnológicas aplicadas a los negocios. 

Esperamos que los recursos os sean de utilidad y que podáis disfrutar leyendo este blog tanto como nosotros lo hacemos escribiéndolo. Cualquier duda estaremos encantados de hablar con vosotros.

¡Bienvenidos a la nueva era de la firma digital en Colombia!

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