La firma digital de un documento puede convertirse en un proceso complejo si no se cuenta con las herramientas adecuadas. Además, es posible que sin ellas no estemos aprovechando al máximo todas las ventajas que puede ofrecer a personas e instituciones.

Es por esto que desde Viafirma llevamos años desarrollando soluciones que permitan no sólo utilizar una firma, sino que les proporcione una serie de acciones añadidas que extraigan todo el valor que contiene la firma digital. Profundizamos en todo ello.

¿Qué ofrece Viafirma a la firma digital de documentos?

Viafirma proporciona a sus usuarios mucho más que una herramienta para firmar documentos digitalmente, teniendo para ello siempre presente nuestro concepto de firma universal, basado en el principio de neutralidad tecnológica. Gracias a él podemos realizar nuestra firma sin tener que preocuparnos por el dispositivo o el sistema operativo con el que trabajemos.

Como añadido a esta independencia tecnológica, Viafirma aporta otras de tipo geográfico y temporal, lo que es lo mismo, podemos firmar desde cualquier lugar y en cualquier instante, contribuyendo enormemente a la movilidad de la firma electrónica y a la eficiencia de procesos empresariales.

Con Viafirma podemos ejercer cualquier tipo de firma electrónica, de manera presencial o remotamente, con certificado digital o sin él. Todo ello bajo todas las garantías legales y de seguridad .  

La firma digital de Viafirma va más allá del hecho de formalizar la rúbrica, ya que permite controlar todo el proceso mediante la auditoría del mismo y recursos como la creación y gestión de los metadatos asociados.

La suite de Viafirma conforma un conjunto de herramientas que pueden trabajar conjuntamente para potenciar aún más sus prestaciones y, además, pueden integrarse a la perfección con soluciones externas, como el caso de gestores documentales.

como firmar digitalmente un documento

La firma digital de documentos con Viafirma

Firma fácilmente con un sólo click

En Viafirma nos proponemos hacer llegar la firma digital al máximo número de personas e instituciones. Uno de los factores más determinantes para alcanzar esta meta es hacer lo más sencilla posible la utilización de la firma digital de un documento.

Debemos recalcar que simplificar el proceso de firma no excluye el hecho de ofrecer una amplia variedad de prestaciones y servicios relacionados que aportan gran valor a nuestras soluciones, dando forma así a una de las herramientas más completas del mercado.

Con Viafirma se puede redactar y preparar un documento para su firma incorporándole elementos como cláusulas que el firmante deberá verificar para poder firmar o incluir un sistema de verificación de la información introducida en un formulario.

Una vez que el documento esté listo para firmar, podrá ser enviado a su destinatario inmediatamente, y éste recibirá una notificación sobre el mismo vía SMS o correo electrónico.

Por la parte del firmante, inmediatamente después de recibir el documento, podrá firmarlo en cuanto desee, pudiendo además adjuntarle una serie de evidencias como las de tipo biométrico (como vídeo, locución o imagen), un estampado cronológico que confirme la hora de la firma o la ubicación geográfica de la misma.

Gestión de las firmas con un portafirmas digital

Los portafirmas digitales son de gran utilidad para personas cuya carga de trabajo es tan alta que estar al tanto de todos los documentos que necesitan firmar se les hace muy difícil. Con nuestro portafirmas digital tendrán a mano y en una única pantalla, al estilo de la bandeja de entrada de correo electrónico, todos los documentos que tengan pendiente de firma.

Adicionalmente, además de cumplir con su función fundamental, el portafirmas de Viafirma también ofrece opciones de interés, como crear flujos personalizados de firma para los casos en los que un documento deba ser firmado por varias personas.

Como ya hemos comentado, los altos responsables de una empresa ven complicado encontrar hueco para poder firmar grandes cantidades de documentos. Para aliviarles de esta carga disponemos de la posibilidad de delegar la firma digital en personas depositarias de su confianza, pudiendo aplicar a dicha delegación una serie de restricciones.

Gestión de los certificados digitales

La firma con certificado digital, como no podía ser de otra forma, también está presente en las soluciones de Viafirma, que contempla todos los tipos que recoge la legalidad colombiana. En el caso de los certificados de persona, estos pueden ser:

  • Persona natural.
  • Función pública.
  • Profesional titulado.
  • Perteneciente a empresa.
  • Representación legal.

Además, es importante resaltar que, en el caso de Colombia, el Decreto 1413 prohíbe el uso de certificados software en cliente, limitando la firma digital a dispositivos token o a la firma centralizada o en la nube.

Precisamente por ello se hace muy útil el uso de nuestro gestor cloud de certificados digitales. Con ellos, además de cumplir con los requisitos legales para la firma con certificado, tenemos la posibilidad de firmar con completa independencia geográfica y horaria.

Para un uso seguro de los certificados establecemos medidas de confirmación robusta de la identidad, que incluye la identificación mediante códigos de un sólo uso (OTP) en el correo electrónico o el móvil, un password o factores biométricos.

Para más seguridad también ofrecemos la opción de crear políticas para el uso de los certificados, limitando su utilización para determinadas webs, estableciendo una restricción horaria o para ciertas aplicaciones.

Son diversas las alternativas que ofrece Viafirma para una firma digital práctica, segura y que contribuya al aumento de la capacidad operativa de empresas y a una mayor comodidad para los ciudadanos del común.Si crees que Viafirma puede ayudarte a mejorar tus procesos de firma digital, contacta con nosotros y pídenos más información.