En los últimos años, la tecnología y los cambios en las modalidades de trabajo han generado escenarios en los que es necesario el uso de la firma electrónica de documentos, en todos los procesos empresariales, pero especialmente en los que se refieren a la contratación de personal. 

Con base en ello y aunque la firma electrónica ya es válida judicialmente desde hace unos años, el estado Colombiano se encargó de regular y ratificar el uso de esta herramienta en el caso específico de los contratos de trabajo. A continuación te contamos cuál es la normatividad y que nos dice.   

¿Qué dice el Decreto 526 de 2021 del Ministerio de trabajo?

El Decreto 526 de 2021 es uno de los resultados de los avances que ha adelantado el Ministerio del Trabajo para facilitar y regular el teletrabajo. Este adiciona unos artículos al Decreto 1072 de 2015, con el fin de regular la firma electrónica y digital en el contrato de trabajo individual en Colombia

También permite que las empresas colombianas puedan hacer uso de la firma electrónica para la contratación de sus empleados, facilitando los trámites a distancia. 

Tal vez te interese: El marco legal de la firma digital en Colombia

Requisitos para firmar un contrato laboral electrónicamente

Los artículos adicionados son del 2.2.1.1.8 al 2.2.1.1.15, en donde se define que:

“El contrato mencionado en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo podrá ser firmado electrónicamente por cualquiera de las partes o por ambas, y se entenderá firmado el contrato por el empleador y por el trabajador, cuando cumpla las condiciones de firma electrónica o digital establecidas en la Ley 527 de 1999 o en el Decreto 1074 de 2015. 

Los principales requisitos para firmar un contrato de trabajo a distancia es que la vigencia de la firma corresponda a la misma del contrato y sus correspondientes modificaciones y será exclusiva para la relación laboral sin que, a la finalización de esta, el contrato de trabajo pierda su validez, eficacia y fuerza probatoria.   

Las condiciones de la firma digital en Colombia (Ley 527 de 1999) son: 

  • Es única para la persona que la usa. 
  • Es susceptible a ser verificada. 
  • Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa. 
  • Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si estos son cambiados, la firma digital es invalidada. 

En cuanto a los requisitos (artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo) que debe contener el documentos son:

  • La identificación y domicilio de las partes interesadas.
  • El lugar y la fecha de su celebración.
  • El lugar en dónde se haya contratado el trabajador y en dónde haya de prestar el servicio.
  • La naturaleza del trabajo.
  • La cuantía de la remuneración, su forma y periodos de pago y la estimación de su valor. 
  • Las cláusulas que se acuerden libremente.

Además, es importante tener en cuenta que según la normatividad, en ningún caso, el uso de la firma digital de este tipo de documentos tendrá coste para el trabajador, por lo tanto le corresponde exclusivamente al empleador el pago de cualquier valor asociado.

Sigue leyendo: ¿Es obligatorio usar la firma digital en las empresas?

¿Cómo firmar un contrato de trabajo online?

Las firmas que se pueden utilizar en cuanto a un contrato en línea son las electrónicas (mecanismos de códigos, contraseñas, datos biométricos y claves criptográficas) y las digitales (valor numérico en un mensaje de texto que utiliza criptografía).  

Con el Decreto 526 de 2021 se aclaran muchos de los interrogantes que existían sobre el uso de la firma electrónica en los contratos, con lo cual tanto las empresas como los trabajadores se beneficiarán.

En la implementación del Decreto, las soluciones de Viafirma se pueden convertir en su mejor aliado, te ofrecemos diferentes sistemas de autenticación de firma electrónica que te permitan validar y sustentar la identidad de cualquier firmante. Con Viafirma evitarás el uso de papel, optimizarás tus procesos de firma de contratos y podrás enviar y gestionar documentos en cualquier lugar y dispositivo.

“Que el documento CONPES 3620 de 2009 “Lineamientos de política para el desarrollo e impulso del comercio electrónico en Colombia” recomienda promover el uso de la firma electrónica como esquema alternativo de la firma digital.” En ese sentido, establece que “La firma digital y la firma electrónica son formas de identificación personal en el contexto digital, que pueden ser empleadas para cumplir funciones de identificación, de la integridad de un mensaje de datos y el no repudio del mismo. La firma electrónica es el concepto genérico a través del cual se identifica un firmante asociado a un mensaje de datos y se entiende su aprobación al contenido del mismo, mientras la firma digital es una especie de firma electrónica.”

Para entender mejor la manera en la que funciona este proceso, es importante hacer alusión al apartado de la Ley que aconseja el uso de la firma electrónica como alternativa a la firma digital:

COMIENZA A USAR LA FIRMA DIGITAL EN TU COMPAÑÍA

Disfruta de los beneficios de la firma electrónica

Más información sobre nuestros servicios