En una era digital, hay muchos nuevos avances tecnológicos que facilitan la vida de las personas y las organizaciones, como las firmas electrónicas. Estas herramientas no solo te permiten firmar tus documentos en segundos, sino que también los guardan y te brindan acceso rápido cuando lo desees.
El mundo empresarial también reconoce las ventajas de estas técnicas para la firma de documentos digitalmente, así como los riesgos que puede representar. En esta nota te hablamos de ello.
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Ventajas firma electrónica
Las empresas que optan por las firmas electrónicas tienden a ver una gran cantidad de resultados positivos, desde costos reducidos en la creación de documentos hasta clientes más felices y leales. Si estás pensando en utilizar firmas electrónicas en tu organización, te mencionamos seis beneficios que puedes obtener.
1. Reducen los costos
En un estudio encargado por Adobe, el 61 % de los gerentes dijo que el uso de firmas electrónicas reduce los costos relacionados con los documentos. Esto se debe a que los documentos que se imprimen para firmarse forman parte del costo de la cantidad total de papel que usa una empresa promedio. Pero con la firma electrónica, la necesidad de imprimir y usar papel se elimina; además, las aplicaciones suelen permitir el almacenamiento seguro en línea de contratos, archivos PDF, propuestas, facturas, etc, por lo que no se debe gastar presupuesto en espacio de almacenamiento físico.
2. Tiempo de procesamiento de documentos más rápido
La cantidad de horas que las firmas electrónicas pueden reducir la duración de entrega de los documentos es realmente asombrosa. “Según un estudio, el tiempo medio de procesamiento de documentos se redujo drásticamente de cinco días a 37 minutos después de la introducción de las firmas electrónicas”.
Con firmas manuscritas, tanto los remitentes como los destinatarios tienen que imprimir y escanear documentos en numerosas ocasiones. Si un contrato requiere varias firmas, este proceso lleva aún más tiempo. Es común que los clientes reserven documentos hasta que tengan tiempo de imprimirlos y firmarlos. Las firmas electrónicas, por otro lado, se pueden adjuntar a una propuesta o contrato en segundos.
3. Menos errores en los documentos
Las empresas y los particulares suelen utilizar aplicaciones de gestión de contratos para aplicar firmas electrónicas a los documentos. Estas aplicaciones aportan numerosos beneficios a la hora de reducir el número de errores en contratos, propuestas, facturas, etc.
El 40 % de los documentos impresos presentan algún error de digitación, por lo que se requiere un reproceso de corrección y volver a imprimir, causando inconvenientes y costosos retrasos. Mientras que las investigaciones muestran que las aplicaciones de firma electrónica reducen el número total de errores en un promedio del 80 %.
4. Mayor fidelización de los clientes
Las firmas electrónicas no solo mejoran los procesos internos de la empresa, también tienen un efecto positivo en la experiencia del cliente, aumentando la satisfacción y la lealtad. Las empresas que utilizan firmas electrónicas tienden a tener un puntaje neto de experiencia al cliente más alto.
Las firmas electrónicas ofrecen una variedad de beneficios a los clientes, además de agilizar el proceso de firma y eliminar la necesidad de imprimir porque se puede firmar desde cualquier dispositivo.
Las propuestas y contratos entregados con una solución de gestión de documentos generalmente se pueden aprobar sin necesidad de que el destinatario abandone su aplicación de correo electrónico ni descargue ningún archivo. Además, la seguridad adicional de las firmas electrónicas garantiza a los clientes que los contratos no se perderán ni extraviaran.
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5. Retorno de la inversión (ROI) positivo
En un estudio publicado por AIIM (Asociación para la gestión inteligente de la información), el 81 % de los encuestados dijeron que vieron un retorno de la inversión positivo dentro de los doce meses posteriores a la adopción del software de firma electrónica. Una cuarta parte de los encuestados dijeron que vieron una recuperación de las soluciones de firma electrónica en tres meses.
Esto se debe a que se aumenta el alcance de la base de datos de clientes, al eliminar las barreras geográficas, las transacciones se vuelven más rápidas y convenientes, el tiempo de firma se reduce.
6. Mayores niveles de seguridad
Las firmas electrónicas no solo son totalmente exigibles legalmente, sino que a menudo son más seguras que las firmas manuscritas. Debido a que las firmas electrónicas generalmente van acompañadas de un factor de autenticación que son muy fáciles de verificar.
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¿Qué riesgos tiene la firma electrónica?
Las firmas electrónicas tienen un alto nivel de seguridad y ofrecen múltiples beneficios, sin embargo, si no se gestionan de forma adecuada y con las mejores herramientas pueden presentar algunos riesgos como la falsificación y la vulnerabilidad a los piratas informáticos; riesgos que se pueden eliminar al hacer uso de la autenticación digital de doble factor y adoptando un enfoque proactivo a través de una sólida protección contra virus y sistemas establecidos para proteger datos importantes para tu empresa.
A lo largo de este artículo hemos visto cómo firmar digitalmente documentos , ya que puede aportar importantes beneficios a las empresas, además ayuda a gestionar los riesgos asociados a su uso para que sea la alternativa más segura.
En Viafirma contamos con una amplia variedad de soluciones de software que facilitarán este proceso, ajustándose a las necesidades de tu empresa, manteniendo siempre nuestro objetivo de brindar eficiencia, seguridad y legalidad al firmante.
