La firma de un documento digital puede convertirse en un proceso complejo si no cuentas con las herramientas adecuadas. Es por ello que el uso de la tecnología de las firmas digitales se está convirtiendo en un hábito en muchas organizaciones. De esta forma, no solo están mejorando su proceso de documentación y ahorrando tiempo y dinero en diferentes escenarios, sino también aumentando su seguridad. 

¿Cómo se firma un documento digital?

Firmar digitalmente puede ser muy sencillo y efectivo si cuentas con ciertos conocimientos básicos y con las herramientas oportunas. ¿Cómo firmar virtualmente? con un proceso en 4 pasos:

  • Preparación de los documentos: redacción al detalle del documento que se va a firmar.
  • Envío de la solicitud de firma: la persona o las personas responsables de la firma recibirán el documento redactado en el paso anterior.
  • Realización de la firma digital a través de la herramienta apropiada para ello.
  • Gestión del proceso de firma.

Los procesos de gestión de firma se pueden realizar a través de 2 soluciones diferentes:

  • A un clic, a través de formularios inteligentes, cláusulas de lectura obligada, plantillas personalizadas, flujos de firma y evidencias de tipo biométrico, como imágenes, vídeos o de voz. 
  • Portafirmas digital que te permite tener en tu dispositivo todos los documentos que necesitan de tu firma de un sólo vistazo.

¿Cómo firmar documentos digitales con Viafirma?

Viafirma te ofrece mucho más que una herramienta de firmas electrónicas para documentos digitales, teniendo en cuenta nuestro concepto de firma universal, basado en el principio de neutralidad tecnológica. Gracias a este puedes firmar en cualquier dispositivo o sistema operativo.

Además, Viafirma aporta ventajas de tipo geográfico y temporal, es decir, puedes firmar desde cualquier lugar y en cualquier instante; así contribuimos a la movilidad de la firma electrónica y a la eficiencia de procesos empresariales.

Firmar con Viafirma va más allá del hecho de formalizar la rúbrica, ya que permite controlar todo el proceso mediante la auditoría del mismo y obtener recursos como la creación y gestión de los metadatos asociados. También incluye la opción de creación de formularios, de modo que el documento puede estar listo y redactado al detalle o puede ser completado al momento de enviar una solicitud e incluso puede ser diligenciado por el propio firmante al recibir la solicitud de firma.

Nuestras soluciones conforman un conjunto de herramientas que pueden trabajar conjuntamente para potenciar aún más tus prestaciones y, además, pueden integrarse a la perfección con soluciones externas, como el caso de gestores documentales.

Firma fácilmente con un sólo clic

En Viafirma nos proponemos hacer llegar la firma electrónica al máximo número de personas e instituciones. Uno de los factores más determinantes para alcanzar esta meta es hacer lo más sencilla posible la utilización de la firma electrónica de un documento, ofreciendo además una amplia variedad de prestaciones y servicios relacionados, generando así una de las herramientas más completas del mercado.

como firmar digitalmente un documento

Con nuestras herramientas puedes redactar y preparar un documento para su firma incorporando elementos como cláusulas que el firmante deberá aceptar para proceder a la firma del documento o solicitar al firmante documentación adicional mediante la inclusión de adjuntos.  

Una vez que el documento esté listo para firmar, podrá ser enviado a su destinatario inmediatamente, y éste recibirá una notificación sobre el mismo vía SMS o correo electrónico.

Por la parte del firmante, inmediatamente después de recibir el documento, podrá firmarlo en cuanto desee, facilitando además adjuntarle una serie de evidencias como las de tipo biométrico (como vídeo, locución o imagen), un estampado cronológico que confirme la hora de la firma o la ubicación geográfica de la misma.

Gestión de las firmas con un portafirmas digital

Los portafirmas digitales son de gran utilidad para personas cuya carga de trabajo es tan alta que estar al tanto de todos los documentos que necesitan firmar se les hace muy difícil. Con nuestro portafirmas digital tendrán a mano y en una única pantalla, al estilo de la bandeja de entrada de correo electrónico, todos los documentos que tengan pendiente de firma.

Adicionalmente, además de cumplir con su función fundamental, el portafirmas de Viafirma también ofrece opciones de interés, como crear flujos personalizados de firma para los casos en los que un documento deba ser firmado por varias personas.

Como ya hemos comentado, los altos responsables de una empresa ven complicado encontrar un momento para poder firmar grandes cantidades de documentos. Para aliviarles de esta carga nuestras herramientas permiten delegar la responsabilidad del uso de la firma digital a otros colaboradores de confianza, asignando una serie de restricciones. 
Son diversas las alternativas que ofrece Viafirma para una firma electrónica de documentos práctica, segura y que contribuya al aumento de la capacidad operativa de tu empresa. Podemos ayudarte a mejorar tus procesos de firma de documentos digitalmente para que agiles tus operaciones ¡contáctanos!

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