La firma digital se ha convertido en un recurso de los más destacados dentro del proceso de transformación digital de Colombia. Y es que sus beneficios en materia de movilidad y eficiencia en los negocios hacen que las empresas la tengan muy en consideración a la hora de incorporar nuevas herramientas tecnológicas a sus procedimientos.

Por este motivo creemos importante contaros cuáles son los principales pasos a seguir para hacer una firma digital según las pautas marcadas por la legislación colombiana, así como hablaros de cómo desde Viafirma podemos contribuir a todo ello.

Antes que nada, decidir el tipo de firma digital que vamos a utilizar

Previamente a lanzarnos a hacer una firma digital, debemos conocer al detalle los tipos de firmas que se recogen dentro de las leyes colombianas que tratan sobre ellas. Habiendo estudiado al detalle sus cualidades y aplicaciones podremos elegir de manera fundamentada la que mejor se ajuste a nuestras necesidades particulares.

La firma digital en Colombia se rige principalmente por la Ley 527 de 1999, que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación.

Atendiendo al marco legal colombiano , se reconocen en la nación 2 tipos de firma digital

  • Firma digital: “un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje”. La firma digital debe ser única, poder ser verificada, exclusivamente puede controlarla el firmante y cualquier modificación posterior la invalidará.
  • Firma electrónica: medio técnico de confianza que identifica a una persona ante un sistema de información.

La principal diferencia entre ambas es que la carga probatoria es mayor en el caso de la firma digital en el caso de tener que presentarla en un procedimiento judicial. En el caso de la firma electrónica, esta deberá ser reforzada mediante el peritaje de otras pruebas añadidas.

Cómo hacer una firma digital en Colombia

La firma electrónica da opción a realizarse por diversas vías y en diferentes entornos. Por un lado, tenemos la posibilidad de firmar digitalmente presencialmente o a distancia, con o sin certificado digital, aportando diversas evidencias, con nuestra firma manuscrita sobre tabletas especializadas… otorgando todo ello una versatilidad que es una de sus principales características.

Acabamos de comentar que a los documentos con firma digital se le pueden adjuntar diversas evidencias para que dicha firma cumpla con las características de integridad, autenticidad y no repudio que marca la legalidad colombiana para que cumpla la definición de firma digital que se establece en el marco legal del país.

Entre estas evidencias se encuentran las de tipo biométrico (locución, imagen, dactilar, iris, etc.); las imágenes, ya sean por vídeo o por una fotografía estática, los código de un sólo uso OTP (One Time Password) que se le envían al celular por SMS o al correo electrónico del firmante para que verifique su identidad; o las cláusulas tipo check o de obligada lectura, que el firmante tendrá que atender y verificar necesariamente para proceder a la firma. Muy útiles para asegurarnos de que se conocen en los aspectos más importantes del documento.

Con anterioridad hemos hecho mención a la firma digital manuscrita. Esta puede ejecutarse remotamente o bien de manera presencial usando dispositivos que permitan recoger datos biométricos de firma, como pueden ser la presión o la velocidad del trazo, entre otros.

Cómo hacer una firma digital

¿Qué aporta Viafirma para realizar una firma digital?

Las soluciones de Viafirma ponen a disposición de sus usuarios todo lo necesario para cumplimentar las firmas electrónicas, así como algunas prestaciones añadidas, que indicaremos a continuación.

Se ofrece la posibilidad de incluir formularios inteligentes que reducen al mínimo los errores de cumplimentación del documento y el diseño de plantillas para el caso de firmas recurrentes.

También podemos hacer uso de la tecnología OCR, que permite digitalizar documentos en papel de una forma eficaz, para su posterior edición y firma electrónica, así como para el relleno de formularios.

Para la firma a distancia, los responsables de realizarla recibirán una notificación al correo electrónico o al celular advirtiéndoles de que ya disponen del documento preparado para su firma.

Además, a lo largo de todo el proceso que hemos descrito, los responsables tendrán un control total sobre el mismo si cuentan con herramientas que dispongan de sistemas de auditoría y seguimiento detallado.

Desde el punto de vista de la gestión, también merece la pena contemplar la posibilidad de emplear un portafirmas digital. Con él tendremos en una única aplicación todos los documentos pendientes de firma.

Pero esto no es todo, sino que también ofrece la posibilidad de firmar varios documentos de manera simultánea, de diseñar flujos complejos de firma y de asignar la responsabilidad de firmar a una tercera persona de confianza.

Por último, pero no menos importante, mencionamos nuestra herramienta de firma centralizada o en la nube. Con ella podemos trabajar con certificados digitales con total independencia geográfica y temporal.

Realizar una firma digital es un proceso sencillo si se cuenta con los conocimientos y los medios oportunos. Por ello, desde Viafirma os ofrecemos soluciones eficientes y, a la vez, con un alto grado de usabilidad por su amplio número de prestaciones. Todo ello sin dejar a un lado la comunicación para que la sociedad colombiana  y nuestros usuarios estén al tanto de los aspectos esenciales y de las últimas novedades sobre firma digital.