Con empresas de todo el mundo avanzando hacia la automatización de procesos B2B y B2C y la firma digital, conviene analizar las circunstancias de cada corporación y realizarse algunas preguntas: ¿Qué opciones tenemos a nuestra disposición para satisfacer las necesidades corporativas? En el terreno de la firma digital, la opción más evidente es el certificado digital. Pero no todos los certificados digitales son iguales, y tampoco lo son todas las Entidades de Certificación Digital.
En esta guía analizamos cómo elegir la mejor opción según las necesidades reales de la empresa, evaluando la seguridad jurídica y la capacidad de integración tecnológica.
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Firma digital en Colombia: Marco legal y casos de uso
Si eres lector frecuente del blog de Viafirma o utilizas la firma digital con cierta frecuencia, sabrás que, en Colombia, la normativa que rige la firma digital es la Ley 527 de 1999. En esta publicación no entraremos en detalles sobre ella (para eso puedes leer esta publicación, donde explicamos sus aspectos principales), pero sí debes saber que en ella se establece, define y reglamenta el uso de los mensajes de datos, la firma digital y la actuación de las Entidades de Certificación en Colombia.
Ahora bien, ¿en qué escenarios tenemos que recurrir a un certificado digital? Básicamente en aquellos en los que la firma electrónica no sea suficiente. La firma electrónica se entiende como cualquier método electrónico que demuestra la voluntad de una persona en un documento. Se trata de un mecanismo de identificación mucho más sencillo que la firma digital: la identificación mediante códigos OTP SMS/Email o una contraseña, por ejemplo. Es decir, se utiliza en casos concretos que requieren inmediatez, agilidad y que, al ser trámites de bajo o nulo riesgo, no requiere que sean tan técnicos como la firma digital:
- Trámites comerciales, tales como órdenes de compra o presupuestos
- Recursos Humanos, como firma de recibos de nómina o cartas de aceptación
- Operaciones cotidianas, como aceptación de cookies o casillas de verificación
Por el contrario, es mejor recurrir a la firma digital cuando se requiere un nivel máximo de seguridad jurídica y técnica. Por ejemplo, al realizar trámites con la Administración Pública, firmar documentos de alto riesgo (transacciones financieras, operaciones bancarias), si se busca asegurar la garantía de no repudio o mantener la integridad del documento firmado.
Los dos modelos de proveedores de certificados digitales en Colombia
Para comprender cómo funcionan y cuál es el rol de los certificados digitales en Colombia, es fundamental conocer cuáles son los dos modelos que hay en el mercado.
Modelo Tradicional (Entidades Convencionales)
El modelo tradicional ha tenido décadas para posicionarse y construir una marca sólida en el ecosistema institucional del país, lo que las convierte en la opción por defecto para trámites e identificaciones presenciales o esquemas de ventanilla única.
Debilidades del modelo tradicional
Sin embargo, las capacidades de los modelos tradicionales pueden ser, en cierto modo, limitadas, sobre todo cuando se busca escalar procesos internos. Al estar fundamentados en arquitecturas tecnológicas rígidas y complejas, integrarse con las aplicaciones es muy complejo y, a menudo, requiere redirigir al usuario fuera del entorno corporativo. En el día a día se traduce en menor agilidad en procesos automatizados y modelos de cobro menos flexibles.
Modelo Viafirma (Entidad Acreditada ONAC API-FIRST/SaaS)
Por su parte, Viafirma cuenta con el respaldo de la ONAC (Certificado 24-ECD-001) e ISO 27001, garantizando la misma validez legal y probatoria que cualquier entidad convencional del país. Sin embargo, frente a los proveedores convencionales, cuenta con varias características extra diseñadas para satisfacer las exigencias del nuevo entorno empresarial.
En primer lugar, está diseñada nativamente para integrarse vía API REST con los software que ya operan en las empresas, como puede ser un ERP, CRM o softwares médicos que contienen la historia clínica del paciente. Gracias a esta integración se elimina la necesidad de recurrir a portales externos, permitiendo ejecutar todo el flujo dentro de las aplicaciones habituales.
A la integración técnica fluida, se le suma un sistema de cobro altamente eficiente en base a documento firmado o paquete de firmas contrato, sin recargos adicionales cuando un mismo archivo requiere múltiples firmantes. Del mismo modo, las soluciones digitales de Viafirma destacan por su omnicanalidad y flexibilidad en los métodos de autenticación, permitiendo al usuario identificarse mediante códigos OTP o SMS, firma biométrica y trazabilidad completa del proceso de firma.
Enfoque de mercado de Viafirma en Colombia
Con más de 25 años de historia global a su espalda, Viafirma se ha especializado en la automatización B2B y en la integración de procesos empresariales, marcando una clara diferencia respecto al modelo centrado en trámites individuales presenciales de personas naturales.
En Colombia ha participado en los procesos de digitalización de grandes, medianas y pequeñas empresas de todos los sectores, como Grupo Sura o Alegra, enfocándose en convertir la firma digital en un componente transparente, ágil y automatizado dentro de la operativa de un negocio mediante sus soluciones de firma electrónica.
Diferencias entre el modelo tradicional y el modelo de Viafirma
Podemos resumir las principales diferencias entre el modelo tradicional y el modelo de Viafirma en dos puntos esenciales:
- Integración técnica: Mientras el modelo tradicional suele requerir desarrollos a medida o portales externos, Viafirma se embebe directamente en el sistema del cliente.
- Experiencia del usuario (UX): En Viafirma, los lujos de firma son más rápidos y dinámicos para los firmantes finales.
Criterios de elección para tu empresa
Antes de decantarte por un proveedor de firma digital en Colombia, confirma si cumplen o no con los siguientes requisitos:
- ¿El proveedor cuenta con acreditación ONAC?
- ¿Permite la integración fluida mediante API REST?
- ¿El esquema de precios cobra extra por tener varios firmantes?
- ¿Ofrece múltiples canales de firma?
- ¿El documento firmado genera una auditoría con sello de tiempo?
El grado de madurez digital marca la decisión
Elegir entre una Entidad de Certificación Digital tradicional y un modelo API-First/SaaS como Viafirma depende, en gran parte, del grado de madurez e implicación digital de la empresa. Si únicamente deseas completar trámites básicos quizás te sea suficiente una entidad perteneciente al modelo tradicional. En cambio, si buscas escalar, automatizar flujos complejos y ofrecer una experiencia de usuario sin fricciones desde tu propio software, entonces te aconsejamos optar por una infraestructura integrada y nativa.
Sin lugar a dudas, más allá de la acreditación ONAC, la decisión acertada será aquella que potencie la productividad de tu organización.
Si, por otro lado, prefieres conocer en mayor profundidad el resto de Entidades de Certificación Digital autorizadas en Colombia para emitir certificados digitales, te recomendamos visitar nuestra comparativa de proveedores de firma digital en Colombia.
