En el panorama empresarial de transformación digital, la firma digital se alza como una de las vías más atractivas para optimizar los procesos y flujos de trabajo y, por esa razón, buscar proveedores de firma digital en Colombia se ha convertido en una prioridad. De hecho, la digitalización de documentos no es solo una tendencia, sino un requisito indispensable para garantizar la validez legal, la seguridad y la eficiencia operativa en un mercado cada vez más competitivo. Ante este escenario, el mercado de la firma digital ofrece un gran abanico de opciones.
Para ayudarte a elegir la que más te convenga, hemos elaborado una guía con los proveedores de firma digital en Colombia. Incluye aspectos relevantes como requisitos legales, los servicios que ofrecen y algunas funcionalidades. Prepárate para descubrir cómo elegir la herramienta que se alinee mejor con tu flujo de trabajo, cumpliendo con la premisa de que, en la era digital, cada necesidad tiene un proveedor digital idóneo.
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¿Cómo elegir una empresa de firma electrónica?
En Colombia hay muchas empresas que ofrecen servicios de firma electrónica. Y aunque todas ellas cuentan con grandes herramientas y puntos fuertes, siguiendo criterios objetivos, no todas presentan las mismas características, muchas de las cuales son fundamentales a ojos legales y técnicos.
Por esa razón, te presentamos 3 aspectos que tienes que tener en cuenta a la hora de elegir los proveedores de firma digital en Colombia:
Cumplimiento legal
El primer factor a tener en cuenta a la hora de elegir una empresa de firma electrónica sobre otra es, sin duda, el aspecto legal. Y ello se debe a que, a pesar de que existen muchos proveedores de firma digital en Colombia, no todos están plenamente facultados para emitir dicha firma.
Para explicar este factor, debemos indagar en el aspecto técnico. Fundamentalmente, para que una empresa pueda emitir una firma electrónica de manera legal, el proveedor debe haber sido acreditado por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC) como Proveedor de Servicios de Certificación Digital.
Criterios del documento CEA-3.0-07
No obstante, no podemos olvidar un punto crucial y es que, para que una entidad reciba la acreditación de Proveedor de Servicios de Certificación Digital debe cumplir con los criterios específicos del documento CEA-3.0-07. Entre ellos se destaca el mencionado en el apartado 10.11 “REQUISITOS RELATIVOS AL PROCESO DEL CICLO DE VIDA DE LA CERTIFICACIÓN DIGITAL“, y de manera específica en el item a) del numeral 10.11.2 “REVISIÓN DE LA SOLICITUD“, donde se establece que “La revisión de la solicitud debe asegurar la identificación inequívoca de la identidad del suscriptor (persona natural o jurídica)”.
Esto significa que, para emitir un certificado de firma digital, es indispensable realizar una validación de identidad a través de mecanismos fiables. Ejemplos de estos mecanismos incluyen procesos de onboarding (como la prueba de vida), preguntas reto, entre otros.
Si esta validación de identidad no se lleva a cabo, se estaría incumpliendo una fase crítica del ciclo de vida del certificado y, por ende, no se garantiza la autenticidad del proceso. El hecho de estar acreditado por la ONAC no solo concede la facultad para emitir certificados digitales (de cuyo uso se obtendrá la firma digital), sino que la entidad acreditada también garantiza la validación de identidad, permitiendo una interacción segura y confiable en el entorno virtual.
Seguridad, usabilidad e integración
Si bien es cierto que estar acreditado por la ONAC es el principal factor que se debería tener en cuenta al elegir entre la lista de proveedores de firma digital en Colombia, existen otra serie de aspectos que también pueden ayudarnos a elegir.
Por ejemplo, si las soluciones que ofrecen incorporan algún tipo de mecanismo de seguridad. Aunque no todas lo hacen, algunas entidades incorporan mecanismos que garantizan la integridad de los documentos, el control del acceso y la trazabilidad de cada firma, lo cual permite seguir su ciclo de vida.
Por otro lado, la experiencia que vive el usuario también marca la diferencia. No es lo mismo ofrecer a tus clientes la opción de firmar en remoto, donde quiera que estén, a obligarles a acudir a la oficina para firmar presencialmente.
Localización y soporte técnico del servicio
Si buscamos entre los proveedores de firma digital en Colombia, conviene escoger una entidad que tenga cierto recorrido o experiencia en el país. Al final, tener una perspectiva de cómo funciona el mercado y de las necesidades es fundamental para alinearse con los clientes, independientemente del tamaño o sector de la empresa. Un buen soporte técnico, con profesionales plenamente capacitados, puede marcar la diferencia.
Principales proveedores de firma digital en Colombia
Para ayudarte a elegir la entidad que más se acerque a tus necesidades y a las de tu empresa, hemos elaborado una guía con los principales proveedores de firma digital en Colombia. Cabe señalar que, entre la lista que encontrarás a continuación, aparecerán dos tipos de proveedores de firma electrónica:
- Por un lado, aquellas entidades que son Entidades de Certificación Digital por la ONAC y que están plenamente facultadas para emitir certificados digitales y su correspondiente firma digital. Ten en cuenta que aquí encontrarás algunas de las principales, pero no todas; para conocer todas te recomendamos visitar esta publicación.
- Por otro lado, entidades que únicamente prestan el servicio del software para firmas
Una vez comprendida esta diferenciación, podrás analizar qué ofrece cada uno de los proveedores y escoger el que se más se adecue a ti.
Viafirma
Viafirma es una empresa con origen español con actividad en Colombia desde hace más de 15 años, cuyo foco de negocio se centra en el desarrollo de software y productos de firma electrónica. Nuestro primer proyecto en Colombia englobó una solución de firma digitalizada avanzada para una red comercial de más de 5000 puntos de atención al cliente, que se implementó en 2008. Fue un proyecto pionero en el país al ser la primera solución con esta tecnología.
Desde el punto de vista legal, somos una opción completamente segura, ya que nos alineamos con estándares nacionales e internacionales en la materia como la Ley 527 de 1999 y el Reglamento eIDAS.
En marzo de 2024 fuimos acreditados como Entidad de Certificación Digital por la ONAC, lo que nos faculta para emitir certificados digitales completamente válidos. Como ECD, en todas las transacciones que impliquen una firma digital realizamos una validación rigurosa de la identidad, asegurando su legalidad incluso en procesos judiciales. En nuestra suite de productos puedes encontrar funcionalidades avanzadas como sellos de tiempo, la firma en lote o la firma desatendida.
OlimpIA
Otro de los principales proveedores de firma digital en Colombia es OlimpIA. Se trata de una empresa tecnológica enfocada en la transformación y protección digital de Colombia a través de soluciones que permiten a empresas realizar sus trámites de manera online, como la firma digital, la biometría o el comercio electrónico. Todas están orientadas a construir soluciones innovadoras, confiables y efectivas, bajo el fin de fortalecer la confianza de los clientes en el entorno digital.
Entre sus otras características destaca por ser partner platinum de IBM, partner de Microsoft, usuarios autorizados de la marca CERT, miembros del Foro global de respuesta a incidentes y equipos de seguridad, Forum of Incident Response and Security Teams – First (principal organización y líder mundial reconocido en respuesta a incidentes).
OlimPIA cumple con la condición de Entidad de Certificación Digital de la ONAC, habiendo obtenido dicha acreditación en julio de 2021.
EDICOM
EDICOM es un proveedor internacional de intercambio electrónico de datos (EDI), la facturación electrónica e integración de aplicaciones en empresas. Su función es automatizar el intercambio de documentos comerciales entre empresas, y entre empresas y administraciones públicas, sustituyendo el papel por transacciones digitales seguras, actuando como “puente tecnológico” entre los negocios y la tecnología.
Cuenta con un recorrido de más de 25 años de experiencia, en el que cada año facilitan el intercambio de más de 500 millones de transacciones en más de 80 países de todo el mundo. Si bien EDICOM es Entidad de Certificación en México y la Unión Europea, en Colombia no lo es.
Thomas Signe
Thomas Signe es una empresa que nació de la unión entre Thomas Greg & Signe a mediados del siglo pasado. Desde su fundación se ha especializado en el diseño y desarrollo de soluciones de seguridad documental, produciendo y editando documentos, tanto en soporte apple comp digital, protegidos contra posibles falsificaciones y modificaciones fraudulentas. Una de sus máximas es la apuesta por I+D+I y la inversión constante en tecnología punta, así como los estrictos controles de calidad en sus productos.
Es Entidad de Certificación Digital en Colombia desde octubre de 2018.
Camerfirma
Camerfirma Colombia fue fundada en 2019 dentro del grupo español Camerfirma que, a su vez, pertenece al grupo Infocert desde 2018 También es Entidad de Certificación en el país. Su catálogo se orienta hacia la prestación de servicios de confianza digital, la cual incluye desde certificados electrónicos a correo electrónico certificado. Al igual que las anteriores, Camerfirma es Entidad de Certificación Digital desde febrero de 2020.
Cada necesidad tiene su proveedor digital
Como hemos visto, el panorama de proveedores de firma electrónica en Colombia es robusto y muy diverso, con funcionalidades y características diseñadas para cada una de las necesidades existentes. Por supuesto, independiente de la opción escogida, hay que evaluar rigurosamente lo que ofrecen: no se trata solo de elegir un proveedor autorizado por la ONAC, sino de identificar qué tipos de certificados se alinean con el flujo de trabajo específicos de tu organización.
Ya sea que busque una integración con sistemas ERP, soluciones de custodia de documentos a largo plazo o, simplemente, una experiencia de usuario óptima para sus clientes y empleados, hay proveedores de firma digital en Colombia destinados a adaptarse a ti. En Viafirma, por ejemplo, ofrecemos soluciones versátiles que contemplan desde la biometría hasta la firma con certificado en la nube. Si deseas conocer más detenidamente nuestros servicios, puedes contactarnos directamente o reservar una reunión con uno de nuestros comerciales en Colombia. Solo falta que dé el paso hacia la transformación digital.
