Vivimos en un mundo digitalizado en el que cada vez es más común que las empresas recurran a soluciones tecnológicas destinadas a agilizar la rutina laboral y los procesos que conlleva. Desde automatización de tareas a la firma remota de contratos. Este último, de hecho, está ganando gran popularidad entre organizaciones de todos los sectores y tamaños. Sin embargo, existen ciertas dudas generales acerca de su uso, ya que suele confundirse los términos ‘firma electrónica’ y ‘firma digital’. Si bien están relacionados, son términos complementarios, no sinónimos.
Pero eso está por terminar. Hoy te contamos cuál es la diferencia entre firma electrónica y firma digital, en qué consiste cada término y en qué casos de uso puedes aplicarlo en tu día a día.
Contenido
Diferencia entre firma electrónica y firma digital
Antes de entrar en detalles sobre ambos términos, es preciso aclarar cuál es la diferencia entre firma electrónica y firma digital, así como conocer en qué circunstancias te conviene utilizar una sobre la otra:
¿Qué es una firma digital?
Tradicionalmente siempre ha existido un error extendido en la sociedad en cuanto al término firma digital se refiere. Al hablar de ‘firma digital’ muchas personas tienen interiorizada la idea de que se trata de la acción de escanear una firma manuscrita e insertarla en un documento digital. No obstante, esta idea es errónea y no se corresponde con la realidad.
El término ‘firma digital’ únicamente es correcto si con ello nos referimos a la firma que genera un certificado digital emitido por un Proveedor de Servicios de Certificación Digital acreditado por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC), y que sella documentos.
¿Qué es una firma electrónica?
Una vez comprendido el concepto de ‘firma digital’ y las circunstancias en las que surge, es mucho más fácil determinar la diferencia entre firma electrónica y firma digital, las cuales son significativas.
En primer lugar, porque la ‘firma electrónica’ es un concepto mucho más amplio que el anterior. Engloba cualquier método electrónico que demuestra la voluntad de una persona en un documento. Y, en segundo lugar, porque no siempre requiere un certificado digital para emitirla. Por ejemplo, uno de los métodos electrónicos más comunes en el uso de la firma electrónica es un código enviado por SMS.
Casos de uso en el día a día
A pesar de las grandes diferencias que hemos mencionado que existen entre ambos conceptos, lo que es cierto es que ambos tipos pueden ser muy beneficiosos y utilizarse según las circunstancias en las que nos encontremos.
De hecho, en el mundo tan digital en el que nos encontramos, cada vez es más común que empresas, entidades y particulares lo utilicen en su rutina diaria para ganar agilidad y velocidad en sus procesos. Desde la automatización de tareas hasta la gestión digital de los contratos de los nuevos empleados que pasan a formar parte de la plantilla.
Es por esa razón por la que debemos conocer a la perfección en qué casos concretos podemos utilizar una herramienta u otra. A continuación, te mostramos algunos ejemplos:
Cómo puede beneficiarme la firma digital en el día a día
La firma digital puede convertirse en nuestra mejor aliada si sabemos utilizarla correctamente. Sus particularidades como herramienta nos permiten ahorrar tiempo y esfuerzo dedicado a imprimir, firmar y escanear documentos, así como el posterior envio a su destinatario correspondiente. Incluso permite que las personas implicadas en el proceso puedan firmar a distancia, eliminando la necesidad de acudir presencialmente para firmar los documentos.
¿Lo mejor de todo? Al ser emitida por una Entidad de Certificación Digital autorizada por ONAC es totalmente legal y válida, garantizando el cumplimiento de ambas partes.
En la práctica, puede aplicarse en documentos tales como:
- Contratos laborales y comerciales
- Transacciones bancarias y fiscales
- Gestión interna de empresas
- Gestiones ante entidades gubernamentales
- Documentación interna de cualquier departamento
- Entre muchos otros
Si quieres conocer en profundidad más detalles acerca de los documentos que pueden firmarse digitalmente, te recomendamos revisar nuestra guía sobre documentos firmados digitalmente más comunes.
Aplicaciones de la firma electrónica
Como mencionamos al principio de este artículo, los usos de la firma electrónica son diferentes a los usos de la firma digital. Pero siguen siendo igual de útiles. Este tipo de firma se utiliza cuando se necesita una autenticación fuerte sin necesidad de un certificado digital.
Eso sí, es importante señalar que el uso de este tipo de firma es válido siempre y cuando cumpla con los requisitos de la ley y garantice la autenticidad e integridad del documento. Para garantizar su validez, es necesario vincular la firma electrónica a un método de autenticación sólido. Aunque el método más popular es el envío de código OTP a través de SMS o correo electrónico, existen otra serie de métodos populares e igualmente válidos.
En Viafirma, por ejemplo, ponemos a disposición de los usuarios diferentes métodos de autenticación para garantizar la identidad del firmante. En general, se utiliza algo que el usuario conoce (contraseña), algo que son o poseen:
- El famosos código OTP (email o SMS)
- PIN
- Password
- LDAP/Active Directory
En cuanto a casos de uso concretos, se puede utilizar en muchos de los casos en los que se utiliza la firma digital, siempre y cuando no se disponga de certificado digital. Para ello la empresa puede enviar una solicitud de firma del documento a través de las soluciones digitales de Viafirma, donde el receptor recibirá el documento a firmar mediante el método empleado.
Con o sin certificado, Viafirma firma tus documentos
Ahora ya conoces cuál es la diferencia entre firma electrónica y firma digital. Con incontables aplicaciones, podrás aplicar cualquiera en tu día a día y beneficiarte de sus particularidades. Para ello, te ofrecemos las soluciones digitales de Viafirma: un amplio abanico de herramientas de firma digital con las que podrás firmar todo tipo de documentos, con multitud de funcionalidades y validez legal al ser Entidad de Certificación Digital en Colombia.
Y si ya cuentas con tu propio certificado digital, nuestro gestor de certificados digitales te ayudará a organizar todos los certificados que necesites en la nube, sin necesidad de instalar nada, y con acceso desde cualquier dispositivo. Podrás configurar las políticas de uso que necesites: determina las franjas horarias y los sitios webs a los que pueden acceder tus empleados. Con Viafirma, firmar tus documentos es más fácil que nunca.
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