¿Qué es la firma electrónica? Usos y recomendaciones

La firma electrónica no es más que el sustituto de la firma autógrafa en la era digital. Si bien la firma autógrafa tradicional se vincula a un soporte físico, la firma electrónica es un medio de identificación personal mediante datos electrónicos relacionados a un documento y que permiten identificar el autor de la firma.

La adopción de esta tecnología de firma ha ido en aumento desde hace algún tiempo, particularmente cuando se trata de documentos legales, comerciales y gubernamentales, debido, sobre todo, a la flexibilidad que este método ofrece, agilidad y seguridad en los procesos. 

¿En qué consiste la firma electrónica?

La firma electrónica permite a las partes involucradas proceder con la aceptación de un documento o contrato de forma digital siempre mediante el uso de un software adecuado que permita la correcta identificación de los firmantes, garantizar la integridad del documento, esto es, su inalterabilidad posterior a su firma, y certificar la validez del documento. 

En Colombia, la definición de firma electrónica así como los requisitos para que esta sea confiable y así, aceptada, quedan recogidos en el Decreto 2364 de 2012, donde se establece la firma electrónica como:

Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.”

Tratando de usar una terminología más llana y comprensible, podemos identificar el concepto de firma electrónica con el código que nuestro banco envía a nuestro número de celular o token para así poder realizar cualquier transacción. 

¿Son seguras las firmas electrónicas?

Las firmas electrónicas, a diferencia de las firmas autógrafas, no se pueden falsificar. 

Mientras que una firma manuscrita es fácilmente manipulable y alterable, las firmas electrónicas cuentan con diferentes mecanismos y niveles de seguridad que impiden su falsificación. No solo cuentan con un certificado digital que garantiza la integridad del documento, sino que además todo el proceso de firma queda recogido en una auditoría de firma en la que poder comprobar toda la trazabilidad del proceso en la que poder acceder a los archivos xml de las evidencias que han sido recogidas durante la firma y adjuntados a los documentos, dejando huella de todos y cada uno de los pasos seguidos. Esto certifica la validez de la firma y la idoneidad del proceso. 

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Tipos de firma electrónica

En Colombia se recogen dos tipos de firma electrónica: la firma electrónica simple y la firma electrónica certificada. 

Ventajas de usar  las firmas electrónicas

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    ¿Qué sectores y procesos necesitan la firma electrónica?

    La irrupción de la tecnología en los procesos cotidianos han modificado la mayoría de los trámites tradicionales de cualquier empresa en los últimos tiempos. La forma en la que se aceptan, cierran y se firman documentos es uno de ellos. Relaciones con la administración pública, procesos de gestión de recursos humanos, operaciones comerciales, procesos logísticos, gestiones bancarias, consentimientos informados, todos son usos cotidianos de la firma electrónica.

    Algunos de los sectores de aplicación son:

    Inmobiliarias

    Firma fácil y rápidamente contratos de compraventa, de arrendamiento, tasaciones, seguros del hogar o hipotecas, entre otras. 

    Empresas Fintech

    Aporta altos estándares de seguridad y confidencialidad frente a trámites sensibles y respaldo legal a las operaciones. 

    Seguros

    Firma fácilmente y garantiza la seguridad de pólizas, primas, reclamaciones de clientes, contratos comerciales y documentos de gestión interna. 

    Salud

    La firma electrónica es un gran aliado para la firma de los consentimientos informados de manera presencial o remota. 

    Sector educativo

    Agiliza procesos como el tratamiento de datos sensibles, solicitudes de inscripción, matrículas y emisión de diplomas entre otros. 

    Además, puedes utilizar la firma electrónica  para agilizar y aumentar la efectividad de tareas en los procesos de recursos humanos (contratos laborales, nómina, liquidaciones), contabilidad y finanzas (balances, facturas, obligaciones tributarias), administración (documentos de gestión interna), comercial (contratos, pedidos, ventas, órdenes de compra, experiencia del cliente) y dirección.   

    Agiliza y facilita sus procesos mejorando la experiencia de tus clientes con la firma electrónica de Viafirma. Descubre cómo se adapta la firma electrónica al caso concreto de tu negocio.

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    Las respuestas a todo lo que querías saber sobre la firma digital en Colombia

    FAQS

    ¿Es legal la firma digital en Colombia?

    La legalidad de una firma depende de la normativa vigente en cada país. En Colombia se contemplan dos tipos: firma digital y firma electrónica. Ambos son legales pero tienen consecuencias jurídicas diferentes. Viafirma soporta el uso de Certificados Digitales de los principales prestadores autorizados por la ONAC.

    ¿Que es la firma digitalizada o biométrica?

    Cuando hablamos de firma digitalizada o biométrica nos referimos a las firmas manuscritas electrónicas que realizamos en tablets móviles o mediante dispositivos periféricos.

    ¿Qué es el estampado cronológico o sello de tiempo?

    El estampado cronológico, estampas de tiempo o timestamping es un mecanismo en línea que permite demostrar que una serie de datos han existido y no han sido alterados desde un instante específico en el tiempo. Viafirma soporta los servicios de estampas de tiempo de los principales proveedores autorizados por la ONAC.

    Conoce más acerca de la firma electrónica