¿Qué es la firma electrónica? Usos y recomendaciones

La firma electrónica no es más que el sustituto de la firma autógrafa en la era digital. Si bien la firma autógrafa tradicional se vincula a un soporte físico, la firma electrónica es un medio de identificación personal mediante datos electrónicos relacionados a un documento y que permiten identificar el autor de la firma.

La adopción de esta tecnología de firma ha ido en aumento desde hace algún tiempo, particularmente cuando se trata de documentos legales, comerciales y gubernamentales, debido, sobre todo, a la flexibilidad que este método ofrece, agilidad y seguridad en los procesos.

¿En qué consiste la firma electrónica?

La firma electrónica permite a las partes involucradas proceder con la aceptación de un documento o contrato de forma digital siempre mediante el uso de un software adecuado que permita la correcta identificación de los firmantes, garantizar la integridad del documento, esto es, su inalterabilidad posterior a su firma, y certificar la validez del documento.

En Colombia, la definición de firma electrónica así como los requisitos para que esta sea confiable y así, aceptada, quedan recogidos en el Decreto 2364 de 2012, donde se establece la firma electrónica como:

“Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.”

Tratando de usar una terminología más llana y comprensible, podemos identificar el concepto de firma electrónica con el código que nuestro banco envía a nuestro número de celular o token para así poder realizar cualquier transacción.

¿Son seguras las firmas electrónicas?

Las firmas electrónicas, a diferencia de las firmas autógrafas, no se pueden falsificar.

Mientras que una firma manuscrita es fácilmente manipulable y alterable, las firmas electrónicas cuentan con diferentes mecanismos y niveles de seguridad que impiden su falsificación. No solo cuentan con un certificado digital que garantiza la integridad del documento, sino que además todo el proceso de firma queda recogido en una auditoría de firma en la que poder comprobar toda la trazabilidad del proceso en la que poder acceder a los archivos xml de las evidencias que han sido recogidas durante la firma y adjuntados a los documentos, dejando huella de todos y cada uno de los pasos seguidos. Esto certifica la validez de la firma y la idoneidad del proceso.

Conoce las certificaciones y reconocimientos de Viafirma.

Tipos de firma electrónica

En Colombia se recogen dos tipos de firma electrónica: la firma electrónica simple y la firma electrónica certificada.

La firma electrónica certificada puede llevarse a cabo con diferentes tecnologías, como por ejemplo firmas biométricas, contraseñas, claves de un solo uso también conocido como OTP o token, entre otras. Además estas firmas electrónicas certificadas pueden estar acompañadas de un certificado emitido por una entidad de certificación digital autorizada por la ONAC.

La firma electrónica simple, por su parte, no permite garantizar la inalterabilidad del documento y con esto, su integridad, pues carece de un certificado que lo acompañe.

Ventajas de usar las firmas electrónicas

Ahorra tu recurso más valioso, el tiempo, gestionando tu firma en línea
Implementa decisiones más rápidas y agiliza procesos
Incrementa la productividad de tu empresa
Reduce costos en comparación con la administración documental tradicional
Minimiza los riesgos y asegura el flujo de tus documentos
Permite su verificación
Mejora la experiencia de tus clientes
Contribuye a ser una empresa ambientalmente sostenible al disminuir el uso de papel
Garantiza la autenticidad y seguridad de tus documentos

¿Qué sectores y procesos necesitan la firma electrónica?

La irrupción de la tecnología en los procesos cotidianos han modificado la mayoría de los trámites tradicionales de cualquier empresa en los últimos tiempos. La forma en la que se aceptan, cierran y se firman documentos es uno de ellos. Relaciones con la administración pública, procesos de gestión de recursos humanos, operaciones comerciales, procesos logísticos, gestiones bancarias, consentimientos informados, todos son usos cotidianos de la firma electrónica.

Algunos de los sectores de aplicación son:

Inmobiliarias

Firma fácil y rápidamente contratos de compraventa, de arrendamiento, tasaciones, seguros del hogar o hipotecas, entre otras.

Empresas Fintech

Aporta altos estándares de seguridad y confidencialidad frente a trámites sensibles y respaldo legal a las operaciones.

Seguros

Firma fácilmente y garantiza la seguridad de pólizas, primas, reclamaciones de clientes, contratos comerciales y documentos de gestión interna.

Salud

La firma electrónica es un gran aliado para la firma de los consentimientos informados de manera presencial o remota.

Sector educativo

Agiliza procesos como el tratamiento de datos sensibles, solicitudes de inscripción, matrículas y emisión de diplomas entre otros.

Además, puedes utilizar la firma electrónica para agilizar y aumentar la efectividad de tareas en los procesos de recursos humanos (contratos laborales, nómina, liquidaciones), contabilidad y finanzas (balances, facturas, obligaciones tributarias), administración (documentos de gestión interna), comercial (contratos, pedidos, ventas, órdenes de compra, experiencia del cliente) y dirección.

Agiliza y facilita sus procesos mejorando la experiencia de tus clientes con la firma electrónica de Viafirma. Descubre cómo se adapta la firma electrónica al caso concreto de tu negocio.

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FAQS

¿Qué es la firma electrónica?

Primero que nada, hay que saber que la autenticación electrónica hace parte de un mismo grupo y que confirma o certifica la identidad de los usuarios que deciden optar por ya no firmar de manera física. Ahora bien, ¿en qué consiste la firma electrónica? Se hace online y es la que reemplaza a la autógrafa (manuscrita), de forma más sencilla, utilizada a través de medios informáticos para aceptar cualquier tipo de consentimiento o firma de otros documentos importantes. Los aspectos que la componen son:

Los certificados digitales: verifican y garantizan técnica y legalmente la identidad de una persona.
Firmas digitalizadas: identifican al firmante en un documento electrónico, además de revisar el aspecto gráfico del manuscrito.
Reconocimiento de identidad: consiste en comprobar precisamente la autenticidad de una persona. Esta recibe una serie de controles para corroborar que la gestión que está realizando en cualquier trámite demuestre quién es en el proceso y si es dueña de ello.
Biometría: son medidas biológicas que utilizan características físicas para la identificación de las personas como reconocimiento facial o huellas dactilares.
Token: es un tipo de contraseña que actúa como una llave electrónica para acceder a algo.
Autenticación Login y Clave: es un proceso de identificación que crean las personas para ingresar a sus documentos importantes, crean un respectivo usuario y contraseña para ello.

En Viafirma te ofrecemos una plataforma fácil y sencilla, donde te ayudamos a enviar documentos para que otras personas firmen, además si no cuentas con un certificado digital podemos validar tu identidad de firmante legalmente, así como digitalizar el proceso de la firma de documentos.

¿Para qué sirve la firma electrónica?

La firma electrónica se ha convertido en una herramienta ideal para automatizar procesos de firma complejos en entornos corporativos, reduciendo el uso de papel y simplificando el flujo de trabajo de tu empresa. Con Viafirma podrás firmar, validar o enviar documentos para su firma online con plenas garantías legales desde cualquier lugar y dispositivo.

Este procedimiento se lleva a cabo mediante un conjunto de datos electrónicos y te ayuda a la autenticación de la firma manuscrita de manera digital para tus archivos u otras gestiones importantes. Ya no será necesario que inviertas tu tiempo en papeles físicos ni nada por el estilo, porque este método de firma te servirá para:

Identificar al usuario firmante para que no haya equivocaciones en el proceso.
Asegura la integridad del documento firmado, además de que constata su originalidad y que no ha sufrido alguna alteración o manipulación.
Ratifica que el documento sea legal.
Ofrece protección a la identidad de las personas, evitando suplantaciones.

¿Por qué es importante la firma electrónica?

La firma electrónica es el medio eficaz que permite garantizar la autenticidad e integridad de cualquier documento en su vida útil, por lo que se ha convertido en una solución que reduce costos, es segura y respalda cualquier tipo de proceso además de proporcionarle agilidad.

Conoce los beneficios y riesgos de la firma electrónica

¿Cuándo utilizar la firma electrónica?

Aunque depende de la necesidad de cada usuario, la firma electrónica es un método eficiente que disminuye riesgos informáticos de robo de datos personales, y es una manera incluso ecológica que no requiere de papel para poder hacerse. En Viafirma ofrecemos servicios de firma electrónica orientada a empresas y entidades públicas para automatizar procesos de firma complejos, permitiendo ahorrar tiempo, costes e incrementar la eficiencia operativa. Por eso, a continuación te mencionamos unos casos puntuales donde verás con más amplitud en qué momento usar tu firma electrónica:

Envío y recepción de documentos: ya no será un inconveniente que firmes de manera presencial, tan sólo basta con que te compartan el archivo en línea para que todo el procedimiento sea fácil, rápido y seguro. Un ejemplo de ello, son los contratos laborales, de alquiler y compra-venta.
Enviar documentos para su firma online: tus clientes podrán validar cualquier tipo acuerdo a distancia con totales garantías y desde cualquier dispositivo, evitando cualquier desplazamiento innecesario y sin que sea necesario un certificado digital por parte de los firmantes.
Firmar: cualquier documento se puede firmar hoy en día de forma online, desde cualquier dispositivo y sin aplicaciones adicionales. Puedes utilizar tu firma para los consentimientos, admisiones, matriculación, etc.
Tiempo real: se puede utilizar la firma electrónica en tiempo real, donde se establezcan recordatorios y automatización de correos electrónicos.

¿Para qué sirve la firma electrónica avanzada?

Teniendo en cuenta que la firma electrónica es la sustitución de la manuscrita, también existe una avanzada y con más fuerza en el ámbito legal. Esta es un instrumento que sirve para aprobar o dar autenticidad a un documento de forma digital. Básicamente significa que no necesitas firmar un papel en físico para autenticar un trámite legal.

En Viafirma te ayudamos a saber y encontrar los distintos tipos de firma con el que te sientas mejor para comenzar a realizar tus diligencias digitalmente. Además, contamos con las herramientas necesarias de firma electrónica y certificado digital para que tus gestiones se den de la forma más oportuna.

¿Qué necesito saber antes de pasar a la firma electrónica?

Antes que nada, hay que conocer el concepto de qué es una firma electrónica y los distintos tipos que tiene, estos se usan dependiendo del nivel de seguridad que se exijan en ciertos procesos y son:

Firmas electrónicas simples
Firmas electrónicas avanzadas
Firmas electrónicas cualificadas

Ahora, se deben tener presentes los beneficios que conlleva adquirir una de estas como mayor control en la firma de documentos, calidad de la firma, ahorro de espacio y disminución de costos.

Asimismo, hay que saber que necesitamos una firma electrónica cuando queremos agilidad y facilidad en nuestros procesos. Por eso, en Viafirma trabajamos por servicios digitales de confianza para cualquier trámite que requiera hacer un usuario y así adquiera su firma electrónica sin inconveniente.

¿Cómo empezar a utilizar la firma electrónica en mi negocio?

En Viafirma automatizamos los procesos de firma electrónica empresarial evitando cualquier desplazamiento innecesario sin que sea indispensable utilizar un certificado digital. Asimismo, a través de nuestra API, podrás integrar la firma electrónica de documentos en tu software, permitiendo la formalización de acuerdos con rapidez y de forma segura. Como equipo queremos ayudarte a optimizar mejor tus tiempos y documentos.