Pocas veces como ahora, la capacidad de respuesta se ha vuelto tan importante para un negocio. Seguramente sea algo que ya sepas, pero puede que te quedes en blanco a la hora de encontrar soluciones para mejorarla. Si ese es tu caso, deberías considerar implementar los diferentes tipos y procedimientos de firma digital. Te hacemos un resumen práctico de los mismos.

En estos tiempos, estamos seguros que son muchos los cambios que estás viviendo en tu empresa. Las corporaciones saben que deben ser muy flexibles para adaptarse lo más rápido posible al nuevo panorama, en el que los aspectos digitales son fundamentales.

Esto es trasladable a todas las facetas y métodos de trabajo, incluida la gestión documental. La forma de afrontarla variará dependiendo de muchas circunstancias. No es lo mismo la firma recurrente de una nómina que la de un gran contrato con un cliente internacional. La firma electrónica tiene la capacidad de ofrecer ventajas para cada situación, y las empresas podrán escoger el procedimiento que más les convenga dentro de cada una de estas.

Tipos de firma electrónica según la legalidad colombiana

Atendiendo a un punto de vista legal, en Colombia se reconocen 2 tipos, la firma digital y la firma electrónica.

Firma digital en Colombia

La firma digital se define por la Ley 527. Esta define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación, así como otras disposiciones. Según este texto legal, la firma digital es: 

“Un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.”

Con esta definición se recogen las 3 características inherentes a la definición técnica de firma electrónica, independientemente del marco legal:

  • Autenticación en origen: se verifica en cada momento la identidad del autor de la firma.
  • Integridad: en el caso de que el documento haya sido alterado tras su firma, esto será detectado y la firma será invalidada.
  • No repudio: la persona que haya firmado no podrá negar ser el autor de dicha rúbrica.

Además, también se puede deducir que el firmante siempre tiene el control absoluto y exclusivo de su propia firma

Firma electrónica en Colombia

El concepto de firma electrónica aparece en el Decreto 2364 de 2012:

“Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.”

Podemos deducir que la firma electrónica, para equipararse a la firma digital, requerirá una carga probatoria añadida, como la conseguida a través de un trabajo pericial añadido. Entre los aspectos que la diferencian de la firma digital, uno de los más notables es que aquí no se hace referencia a la integridad de la misma.

Viafirma - Tipos de firma electrónica en mi negocio

Tipos de procedimientos de firma digital

Para las empresas supone una mayor comodidad disponer de la firma digital, evitando tener que recurrir a peritajes por parte de expertos. Alcanzar este rango de firma es sencillo si recopilan distintos tipos de evidencias. Esto puede conseguirse mediante diversos procesos, que resumimos en estos 6:

  • Firma en entornos presenciales o firma atendida: aquí, todos los implicados en la firma están presentes y participan activamente. Esto puede darse:
  • Mediante su presencia física en el mismo lugar.
  • De manera telemática, con la firma remota.
  • Firma centralizada: en estos casos se emplean los certificados digitales como evidencia de firma digital. Uno de los hechos que ralentizaba este tipo de firma es que únicamente se podía firmar desde el dispositivo en el que estaba instalado el certificado.

Sin embargo, el Decreto 1413 de 2017 prohibió los certificados software, permitiéndose sólo su uso con dispositivos token y mediante la firma centralizada o en la nube. Con esta última, los certificados se alojan en un servidor con todas las garantías de seguridad. De esta forma, se pueden emplear con independencia del dispositivo, conforme al concepto de neutralidad tecnológica.

  • Firma desatendida: no requiere la intervención del usuario y se realiza utilizando un certificado digital almacenado en un servidor.
  • Firma en lote o firma masiva: mediante este procedimiento, llenandouna única petición de firma se consiguen firmar varios documentos simultáneamente. 
  • Multifirma: muy útil en las situaciones en las que un sólo documento debe ser firmado por varias personas. Aquí puede ser muy práctica la definición de flujos de firma, mediante los que las peticiones de firma van enviándose a los firmantes según un orden establecido.
  • Multifirma en lote: combina las cualidades de la firma en lote y de la multifirma. Las peticiones de firma se “mueven” al igual que en la multifirma, con la diferencia de que son varios los documentos incluidos en la petición.

Las corporaciones pueden hacer uso de cada uno de estos procedimientos en función de las circunstancias. Por ejemplo, si se va a realizar una operación internacional, la firma remota es la mejor opción. La firma en lote es muy útil para altos directivos que apenas tienen tiempo. Por su parte, los flujos de firma para la firma en lote suele aplicarse en trámites complejos con muchos agentes implicados.

Podríamos extendernos ampliamente haciendo referencia a los muchos entornos en los que poder aplicar cada uno de estos mecanismos de firma. Las soluciones de firma digital, como las de Viafirma, contemplan cada uno de ellos. De esta forma, se adaptan a la perfección a la actividad de cada negocio. Versatilidad, a la vez que eficiencia y seguridad

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