Cada vez más empresas cierran acuerdos de servicios con clientes o con proveedores sin necesidad de imprimir una hoja de papel. Pero, ¿alguna vez te has detenido a pensar si ese archivo PDF que acabas de recibir es realmente seguro y legal? En el entorno digital, las apariencias engañan y el desconocimiento puede salir muy caro.
No basta con “ver” escrito un nombre al final del documento de PDF. Una firma escaneada, una foto de tu rúbrica en papel o simplemente tu nombre escrito en cursiva, no tiene ningún valor legal en Colombia. Si en algún momento tu empresa se ve envuelta en un proceso legal y debemos aportar documentos firmados, no servirán de nada si no se ha utilizado una firma electrónica o digital válida. Deberá confiar en las herramientas adecuadas que le aseguren la autenticidad, legalidad y seguridad que solo la firma digital confiere.
En el artículo de hoy te desvelamos una serie de trucos para comprobar la autenticidad de un archivo firmado digitalmente.
Contenido
La ONAC como garantía de la firma digital en Colombia
En la actualidad existen factores externos que conllevan importantes riesgos y pueden suponer para las empresas grandes pérdidas económicas: el auge de ciberdelitos, la sofisticación de las estafas impulsadas por inteligencia artificial y el endurecimiento de la regulación de protección de datos. Por esa razón, en 2026 las empresas ya no se conforman con soluciones digitales simples.
En este sentido, cualquier empresa u organización que desee obtener un certificado de firma digital debe acudir a una Entidad de Certificación Digital acreditada por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia). Si el certificado digital sigue estas características, conlleva intrínsecamente una serie de garantías inseparables e irrefutables:
- Integridad: Se garantiza que el documento no ha sido alterado tras su firma. En caso de realizarse cualquier modificación, el sistema lo detectaría y el contenido sería inválido.
- Autenticidad: Las entidades certificadoras cumplen con protocolos estrictos que verifican que el titular de la firma es, en efecto, quien dice ser.
- No repudio: El firmante no puede negar la autoría ni haber enviado el documento suscrito.
Cómo probar la autenticidad de un documento firmado digitalmente
Aunque cada vez más empresas dejan de firmar documentos de manera tradicional para dar el salto a la firma digital, es habitual que surjan muchas dudas al respecto. Sobre todo cuando un usuario está en medio de un proceso de firma con una entidad y, justo al terminar, recibe una copia del documento firmado por ambas partes; aunque sea verídico, el usuario puede pensar que se lo ha enviado un ciberdelincuente o, simplemente, desea comprobar si dicho documento es, en efecto, el que ha firmado.
A continuación, te mostramos las cuatro formas más comunes de comprobar la autenticidad de un documento firmado digitalmente:
El Panel de Firma en Adobe Acrobat Reader
- Abre el PDF en Adobe Acrobat Reader
- En la parte superior derecha, selecciona “Panel de firma”
- Haz clic en la firma y selecciona “Propiedades de la firma”
- Verifica que el estado sea “Firma válida” y que el certificado sea de confianza
- Adobe indicará si el documento ha sido modificado tras la firma
Verificación del Certificado Digital (CA)
En Colombia, al igual que sucede en el resto del mundo, es de vital importancia que tu certificado digital haya sido emitido por una Entidad de Certificación Digital, acreditada como tal por la ONAC, el organismo de máxima autoridad que vigila que quienes dan fe de tu identidad en internet sean legítimos, técnicos y honestos.
Además, también es muy importante revisar que el certificado digital que queremos utilizar no esté revocado o caducado y podamos utilizarlo sin inconvenientes.
El Estampado Cronológico (Timestamping)
Si en el proceso de firma se ha utilizado un sello de tiempo (time stamping o estampado cronológico), el documento habrá registrado la fecha y hora en la que se firmó, garantizando que el certificado estaba vigente en ese momento. Este mecanismo, además, garantiza que el documento no ha sido modificado después de la firma.
El Código Seguro de Verificación (CSV)
Prueba a buscar en los márgenes o el pie de página del documento impreso el CSV (Código Seguro de Verificación), el código que confirma la identidad única del documento en la red. Introduce el código en la página de validación de la entidad emisora (como la DIAN o tu proveedor de firmas). Si el documento es auténtico, el sistema te mostrará el original digital para que compares que no ha habido cambios.
Muchos documentos incluyen, además, un código QR que puedes escanear en tu celular y que te redirigirá directamente a la plataforma de verificación oficial donde se aloja el certificado digital.
Validador de firma
Además de los mecanismos mencionados en los apartados anteriores, otra herramienta que puedes emplear para comprobar la autenticidad de un documento firmado digitalmente es el validador de firma. Viafirma ofrece una auditoría de cada proceso son toda la información del momento de la validación.
Incluye aspectos relevantes como:
- Datos generales del documento: Nombre del documento, código y solicitud, hash e identificador de firma
- Información del emisor y solicitante: Quiénes son, sistema donde se envió y usuario solicitante
- Tipos de firmas electrónicas: Tipos de firmas recogidas en el proceso (certificado digital, solo de tiempo, etc).
- Evidencias electrónicas: Uso de casillas, imagen, OPT email
- Trazabilidad del proceso: Incorpora un historial completo de las acciones realizadas en la petición, tales como fecha y hora, operación llevada a cabo, usuarios involucrados, y dispositivo y sistema operativo utilizados
En caso de ser necesario, puede presentarse en los tribunales como prueba de integridad, autenticidad y no repudio.
¿Por qué las firmas gratuitas pueden ser un riesgo para tu empresa?
Como ya hemos mencionado, para que el documento que hemos firmado de manera digital sea plenamente válido el certificado digital debe haber sido emitido por una Entidad de Certificación Digital acreditada por la ONAC. Únicamente de esta manera nos aseguramos que el documento electrónico sea válido.
Sin embargo, en la búsqueda de entidades de certificación digitales podemos encontrarnos con ciertas fuentes que prometen ofrecer una firma digital gratuita, en segundos y sin contratos.
Las firmas gratuitas no tienen limitaciones ni mecanismos de seguridad y pueden ser la llave de muchos riesgos para tu empresa, como casos de suplantación de identidad en documentos importantes o contratos de alto valor. Además, tampoco tienen garantías legales, por lo que lo más probable es que los organismos de justiciarechacen documentos que incorporen una firma de esta tipología.
Aunque el camino fácil puede resultar tentador, nuestra recomendación es que seas cauto y adquieras tu certificado digital únicamente de una Entidad de Certificación Digital. Si bien su coste puede ser un poco más elevado, ofrece plenas garantías que te aseguran que estás adquiriendo un certificado de una entidad fiable, segura y legal.
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