Es frecuente ver en los noticieros y en la prensa, informaciones sobre sanciones a empresas que han incumplido ciertas leyes. Es por ello que las corporaciones cada vez se preocupan más por evitar estos problemas. A raíz de esta situación, están adoptando medidas que dan forma al concepto de compliance. Estudiamos las 5 claves que necesita saber sobre compliance para las empresas colombianas.

1.- ¿Qué es compliance?

Compliance es un término que se refiere al grado de cumplimiento legal de una empresa en todas sus actividades. Aunque en sus orígenes tenía como objetivo la lucha contra el fraude y el lavado de dinero, actualmente, su ámbito de actuación se ha extendido al total de los procesos de las corporaciones. 

El concepto de compliance se acuñó en el año 2005 por el comité de Supervisión Bancaria de Basilea (Suiza), que lo definió como:

“[…] el riesgo de que una organización pueda sufrir sanciones, multas, pérdidas financieras o pérdida de su reputación como resultado de incumplimientos de las leyes, regulaciones, normas de autorregulación o códigos de conducta que se apliquen a su actividad.”

Como podemos ver, las acciones que toman las empresas colombianas para cumplir con la legalidad están estrechamente relacionadas con la reducción de riesgos. Unos riesgos que van desde importantes sanciones económicas, hasta pérdidas monetarias y de la propia imagen de la empresa.

2.- Cuáles son las ventajas de aplicar compliance en la empresa

Aplicar los principios de compliance es verdaderamente necesario en las empresas, debido a la competitividad del entorno y las regulaciones que surgen a su alrededor. Con compliance, los beneficios para las corporaciones son:

  • Evita sanciones y pérdidas económicas.
  • Proporciona mayor seguridad jurídica.
  • Supone un refuerzo de la ciberseguridad.
  • Protege la reputación empresarial.
  • Propicia más confianza en el mercado.
  • Incentiva los acuerdos comerciales y de colaboración con otras empresas.
Viafirma - Compliance en la empresa colombiana

3.- Situación de compliance en Colombia

En Colombia, no existe un marco jurídico específico para compliance. Cada empresa deberá estar pendiente de las regulaciones propias de su sector y su ámbito de actuación. Esto genera sanciones como consecuencia del desconocimiento detallado de estos textos legales específicos.

Aún así, podemos mencionar algunas leyes y resoluciones interesantes:

  • Ley 412 de 1997, por la que se aprueba la “Convención Interamericana contra la Corrupción”.
  • Ley 1474 de 2011, por la que se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
  • Ley 1712 de 2014, por la que se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional.
  • Ley 1778 de 2016, por la que se dictan normas sobre la responsabilidad de las personas jurídicas por actos de corrupción transnacional y se dictan otras disposiciones en materia de lucha contra la corrupción.
  • El Estatuto Orgánico del Sistema Financiero
  • Decreto 1848 de 2016, que fortaleció la composición de la Delegatura para Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. También crea una Dirección Legal de Prevención y Control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. 

4.- Cómo implementar compliance en la empresa

Las empresas deben definir y poner en marcha planes específicos en este sentido. La implementación de estos planes constará de 6 fases:

  1. Análisis en profundidad de la propia empresa. Es un diagnóstico de la situación actual, así como de aspectos históricos relacionados con el cumplimiento legal.
  2. Identificación y evaluación de los riesgos legales presentes, así como determinar la probabilidad de que estos ocurran.
  3. Creación de procedimientos estándar para evitar los riesgos que hemos reconocido.
  4. Supervisión continua de la efectividad de las medidas que se están tomando.
  5. Fijar mecanismos que permitan resolver las incidencias legales que puedan surgir.
  6. Formar a todos los trabajadores para que se impliquen en el cumplimiento legal de sus actividades diarias.

5.- El compliance officer y la firma digital

Para coordinar y supervisar todas estas acciones, en muchas empresas está presente el cargo de compliance officer. Su misión es garantizar que todo lo que se hace en la empresa se ajusta al 100% a los requerimientos legales, evitando sanciones y pérdidas que pueden ser muy graves.

El compliance officer debe no sólo supervisar los procesos desde el punto de vista legal, sino que también debe permanecer al tanto de los nuevos cambios que surgen en la legalidad vigente.

La firma electrónica es un recurso muy apreciado por los compliance officers. Uno de los motivos principales es que estos trabajan continuamente con documentos que tienen implicaciones legales. En este sentido, la firma digital aporta valiosas cualidades, como la autenticación en origen, la integridad y el no repudio. 

Por otra parte, su trabajo requiere de un contacto permanente con autoridades públicas reguladoras. Esto conlleva un frecuente intercambio documental, por lo que realizar estos trámites electrónicamente supone una gran ventaja desde el punto de vista de la movilidad.

Compliance está adquiriendo protagonismo en empresas de todos los sectores. Para que su implementación sea más efectiva y las empresas no incurran en perjuicios penales y económicos, es interesante contar con soluciones de firma electrónica. Su aporte a la agilidad y a la confianza legal son factores determinantes a su favor.