Muchas personas no lo conocen, pero una de las herramientas estrella de Viafirma Documents son las plantillas. Es una funcionalidad con un gran potencial y que puedes utilizar en cualquier de sus procesos de firma: contratos, acuerdos de confidencialidad, cláusulas, etc. Te ayudarán a agilizar sus procesos y disminuirán el tiempo invertido.
En el artículo de hoy,te contamos lo que necesitas saber acerca de las plantillas de Viafirma Documents y cómo pueden optimizar los procesos de firma en un negocio.
Contenido
¿Qué son las plantillas de Viafirma?
Las plantillas son una parte estrella de Viafirma Documents a las que puedes recurrir si tienes que gestionar solicitudes de firma. Podrá crearlas usando Microsoft Word o Adobe Acrobat (con campos de tipo AcroForm) y, una vez diseñadas, se construirá un PDF.
A nivel práctico, las plantillas pueden ayudarte en su negocio a:
- Automatizar procesos de firma electrónica.
- Facilitar la uniformidad y eficiencia en la generación de documentos.
- Ahorrar tiempo y esfuerzo.
Si se configuran correctamente, pueden adaptarse rápidamente a las necesidades específicas de tu empresa y a diferentes escenarios operativos.
De la misma forma, a la hora de firmar un documento con Viafirma Documents pueden darse dos situaciones:
- Si la plantilla ha sido creada por ti o alguien de tu grupo, únicamente tendrás que buscarla y seleccionarla.
- También puedes crearla en ese momento.
Funcionalidades de las plantillas de Viafirma
Para sacar el máximo provecho a esta herramienta, Documents ofrece diversas funcionalidades que facilitan la creación, gestión y reutilización de plantillas:
- Plantillas de redacción. Si eres un usuario con permiso de redacción puedes crear plantillas y utilizarlas posteriormente en el formulario de redacción de una petición. Puedes acceder a la configuración de este tipo de plantillas a través de la interfaz de Viafirma Documents. También puedes completar la información de documentos a través de formularios diligenciados por el redactor o el firmante.
- Guardar e importar flujos de firmantes. Es posible configurar los firmantes en una plantilla y guardarlos para que aparezcan automáticamente en las solicitudes futuras.
- Importar o exportar plantillas. Como usuario también tienes la posibilidad de importar o exportar plantillas desde la propia interfaz de nuestra herramienta.
- Políticas. Son un conjunto de evidencias, firmas, aprobaciones y otro tipo de elementos de seguridad que van a determinar cómo se debe firmar el PDF que remitiremos al usuario. Conoce los elementos que intervienen en el uso de políticas de Viafirma Documents.
- Definir correos electrónicos. Puedes indicar un correo electrónico y a este le llegará el documento firmado. Además, también puedes dejar configurado por defecto funcionalidades como aprobadores, recordatorios, lecturas obligatorias y códigos de acceso a lectura, entre otras cosas.
Pero sabemos que una imagen vale más que mil palabras. Por esa razón, te dejamos un videotutorial en el que mostramos cómo crearlas paso a paso desde licencias de Adobe Acrobat, aunque recuerda que también puedes hacerlo desde Microsoft Word:
¿Cómo crear plantillas personalizadas? 4 consejos
Aunque el sistema de las plantillas es intuitivo y tiene una interfaz sencilla, te traemos una serie de consejos que pueden ayudarte a elaborar tus plantilla de manera más eficiente:
- Tener claro los objetivos. ¿Para qué es esta plantilla?, ¿qué quiero conseguir? Antes de crear la plantilla es fundamental determinar el objetivo que quieres alcanzar con ella. De esta manera, sabremos con seguridad qué campos incluir y no nos olvidaremos de ninguno.
- Valida y realiza pruebas. Además de marcar los objetivos a alcanzar, resulta conveniente realizar pruebas para comprobar que la plantilla que queremos usar funciona correctamente en todos los escenarios posibles. Asegúrate de dejar definidos los tipos de evidencias, notificaciones y un correo electrónico.
- Seguridad y accesibilidad. Utilizar plantillas nos otorga un extra de seguridad, ya que podemos adjudicar un rol a cada usuario. Dependiendo de cuál sea este, tendrá autorización o no para realizar modificaciones sobre la plantilla.
- Documentación y recursos dec. Recurrir a la documentación y recursos disponibles de las plantillas, como páginas de ayuda, videotutoriales, FAQs, etc., puede ayudar a entender mejor su funcionamiento.
Ahora conoces todo lo que las plantillas de Viafirma Documents pueden ofrecerte y el impacto positivo que puede tener en tu negocio. Si deseas comprobar si su funcionamiento se adapta a tus necesidades, te ofrecemos el entorno de pruebas (sandbox), donde podrás crearlas, modificarlas y probarlas de manera sencilla, efectiva y manteniendo la seguridad y calidad de los documentos.
Para más información y detalle sobre su uso en Colombia, contacta al equipo de Viafirma Colombia y descubre cómo optimizar tus procesos de firma electrónica, ¿A qué esperas? Pruébalo hoy con Viafirma.
