Llegado el momento de decidir usar la firma electrónica en la empresa, es habitual preguntarse hasta qué punto es obligatoria su implementación. Se trata de una cuestión clave y que se debe resolver claramente. Afrontamos esta pregunta desde el punto de vista normativo y del crecimiento empresarial.

Aunque en la mayoría de los casos no podemos hablar de una obligatoriedad “legal” de la firma digital en las empresas de Colombia, desde una perspectiva competitiva sí debemos contemplar de manera muy seria el uso de soluciones de firma electrónica. Con ellas aprovecharemos al máximo los recursos disponibles, ganando tiempo, eficiencia, ciberseguridad y solidez legal

Por mencionar una excepción destacada, nos encontramos con la emisión obligatoria de la factura electrónica para empresas, de reciente implantación. Aún así, debemos ir más allá de las cuestiones meramente normativas y pensar en el funcionamiento interno del negocio, de cara a disfrutar de claras ventajas en un entorno altamente competitivo. Profundizamos en ellas.

La firma digital, “obligatoria” para la transformación digital de las empresas colombianas

Nos encontramos en una coyuntura clave para la transformación digital de los negocios colombianos, especialmente impulsada en los últimos meses con el avance de medidas como el teletrabajo. La firma electrónica constituye una parte muy importante de esta evolución, por lo que las empresas deben contemplar su uso para aprovecharla al máximo.

Para hacernos una idea de esta situación, podemos analizar la Encuesta de Transformación Digital que publica anualmente la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia (ANDI). De ella podemos extraer conclusiones tan interesantes como:

  • El 63.5% de las empresas encuestadas contaban con una estrategia de transformación digital, lo que supuso un crecimiento del 25.1% respecto al año 2016.
  • El 93.2% indicaron que tienen estrategia transversal de transformación digital para toda la empresa, y no exclusivamente para una parte concreta.
  • El 66.8% consideran que los factores a digitalizar se alcanzarán en 2 años.
  • El 98.3% de las empresas consideran importante el hecho de emplear tecnologías ya maduras.
  • Para las empresas de servicios, las tecnologías más importantes a implementar son:
    • Plataformas colaborativas (79.5%).
    • Prestación de bienes y servicios a través de dispositivos móviles (78.6%).
    • Gestores documentales (69.2%).
  • El 66.5% de los empresarios invirtieron en digitalización.
  • Los principales objetivos que buscaban con la digitalización es:
    • Automatización de procesos (91.1%): se pretende reducir el tiempo de realización de procesos y sustituir los procesos manuales.
    • Reducción de procesos (57.3%).
Firma digital en las empresas obligatoria

¿Por qué necesitas la firma digital para hacer crecer tu negocio?

Analizando estas conclusiones de la encuesta de la ANDI, podemos comprobar como la firma digital se ajusta perfectamente a muchas de las necesidades y preferencias de las empresas del país para su transformación digital. 

Por una parte, tenemos lo relacionado con la automatización de procesos y la ganancia de tiempo correspondiente. 

Aquí, la firma digital puede contribuir en gran medida aportando opciones como la firma desatendida, que permite la firma de documentos recurrentes de manera automática, sin tener que estar pendiente de ello; otra alternativa de interés sería la firma en lote, con la que poder firmar instantáneamente un gran número de documentos.

El empleo de plataformas colaborativas también se ha destacado como un recurso muy estimado por las empresas de Colombia. 

Las soluciones de firma electrónica, esencialmente gracias a su relación con la tecnología en la nube, permiten definir flujos de firma en los que tengan que participar diversas personas. 

Todo ello, independientemente de la ubicación geográfica en la que se encuentren en el momento de la firma. Aquí también es muy interesante lo que la tecnología cloud aporta a la gestión de certificados digitales mediante la conocida como firma centralizada.

Otra de las aplicaciones destacadas en la digitalización empresarial colombiana son los gestores documentales. Unas herramientas cuyas prestaciones se pueden potenciar enormemente integrándose con las herramientas propias de firma digital.

Yendo más allá de los aspectos relacionados con la agilidad de los procesos, también debemos apreciar los implicados con asuntos legales. Con la firma electrónica estaremos mucho más protegidos contra los ciberdelincuentes. Un aspecto nada desdeñable, y es que según un estudio de TicTac y Safe, durante la primera mitad del 2020, se cometieron un total de 17.211 delitos informáticos, un 59% más que durante el mismo período de 2019.

La firma digital, por sus cualidades propias de autenticación en origen, integridad y no repudio, se erige como un arma muy sólida frente a delitos como la suplantación de identidad, la falsedad documental o muchos tipos de fraude, pudiendo servir de evidencia legal en un juzgado.

¿Dónde usar la firma electrónica en las empresas?

La firma digital es un proceso que puede considerarse transversal en una empresa, ya que todos los departamentos de la misma llevan a cabo una labor documental, en mayor o menor medida. 

Por tanto, aquí también estamos haciendo referencia a otro aspecto clave de la transformación digital, como es que esta abarque a todo el negocio, no sólo a ciertas partes concretas.

La firma electrónica tiene importantes aplicaciones en departamentos como:

  • Comercial y ventas.
  • Recursos humanos.
  • Dirección y gerencia.
  • Marketing.
  • Legal.
  • Administrativo.
  • Financiero.
  • Etc.

Es posible que algunas empresas no puedan implementar la firma digital en todas sus secciones, por lo que en estos casos es recomendable hacer un estudio sobre en cuáles de ellas su uso aportará más valor al funcionamiento de la misma.

En resumen, podemos considerar la firma digital como un recurso muy necesario para muchas empresas que quieran mejorar su funcionamiento documental interno, así como también su relación con la Administración y con otros negocios (partners, clientes, proveedores…). Por ello, desde Viafirma desarrollamos soluciones de firma y autenticación que ayudarán a las corporaciones a dar un gran paso de cara a su crecimiento, incluso a dar el paso que les lleve a hacer negocios internacionales.