Llegado el momento de decidir usar la firma electrónica en la empresa, es habitual preguntarse hasta qué punto es obligatoria su implementación. Se trata de una cuestión clave y que se debe resolver claramente. Afrontamos esta pregunta desde el punto de vista normativo y del crecimiento empresarial.
Aunque en la mayoría de los casos no podemos hablar de una obligatoriedad “legal” de la firma digital (firma electrónica o certificado digital) en las empresas de Colombia, desde una perspectiva competitiva sí debemos contemplar de manera muy sería el uso de estas soluciones. Con ellas aprovecharemos al máximo los recursos disponibles, ganando tiempo, eficiencia, ciberseguridad y solidez legal.
Uno de los casos más relevantes en los que podemos ver la importancia de la firma digital es la emisión obligatoria de la factura electrónica para empresas, implementada hace poco. Aún así, debemos ir más allá de solo los aspectos normativos y pensar en las ventajas competitivas para el funcionamiento interno del negocio.
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La firma digital, “obligatoria” para la transformación digital de las empresas colombianas
Nos encontramos en una coyuntura clave para la transformación digital de los negocios colombianos, especialmente impulsada en los últimos meses con el avance de medidas como el teletrabajo. La firma digital constituye una parte muy importante de esta evolución, por lo que las empresas deben contemplar su uso para aprovechar al máximo la digitalización.
Para hacernos una idea de esta situación, podemos analizar la Encuesta de Transformación Digital que publica anualmente la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia (ANDI), la cual nos permite conocer que:
- El 63.5% de las empresas encuestadas contaban con una estrategia de transformación digital, lo que supuso un crecimiento del 25.1% respecto al año 2016.
- El 93.2% indicaron que tienen estrategia transversal de transformación digital para toda la empresa, y no exclusivamente para una parte concreta.
- El 66.8% consideran que los factores a digitalizar se alcanzarán en 2 años.
- El 98.3% de las empresas consideran importante el hecho de emplear tecnologías ya maduras.
- Para las empresas de servicios, las tecnologías más importantes a implementar son:
- Plataformas colaborativas (79.5%).
- Prestación de bienes y servicios a través de dispositivos móviles (78.6%).
- Gestores documentales (69.2%).
- El 66.5 % de los empresarios invirtieron en digitalización.
- Los principales objetivos que buscaban con la digitalización son:
- Automatización de procesos (91.1%): se pretende reducir el tiempo de realización de procesos y sustituir los procesos manuales.
- Reducción de procesos (57.3%).
Sigue leyendo: ¿Qué tipos de firma electrónica puedo hacer en mi negocio?
¿Por qué necesitas la firma digital para hacer crecer tu negocio?
Analizando estas conclusiones de la encuesta de la ANDI, podemos comprobar como la firma digital se ajusta perfectamente a muchas de las necesidades y preferencias de las empresas del país para su transformación digital.
Por una parte, tenemos lo relacionado con la automatización de procesos y la ganancia de tiempo correspondiente. Aquí, la firma digital puede contribuir en gran medida aportando opciones como la firma desatendida, que permite firmar documentos recurrentes de manera automática, sin tener que estar pendiente de ello.
Paralelamente, el empleo de plataformas colaborativas también se ha destacado como un recurso muy utilizado por las empresas de Colombia. Para este caso, las soluciones de firma electrónica, al estar alojadas en la nube, permiten definir flujos en los que tengan que participar diversas personas; independientemente de la ubicación geográfica en la que se encuentren.
Otra de las prácticas destacadas en la digitalización empresarial colombiana son los gestores documentales. Unas herramientas cuyas prestaciones se pueden potenciar enormemente integrándose con las herramientas propias de firma digital.
Por otro lado, y yendo más allá de los aspectos relacionados con la agilidad de los procesos, también debemos considerar el factor legal. Con la firma digital tu empresa estará mucho más protegida contra los ciberdelincuentes. Una ventaja importante teniendo en cuenta que según un estudio de TicTac y Safe, durante la primera mitad del 2020, se cometieron un total de 17.211 delitos informáticos, un 59 % más que durante el mismo periodo de 2019.
La firma digital de documentos, por sus cualidades propias de autenticación en origen, integridad y no repudio, se erige como un arma muy sólida frente a delitos como la suplantación de identidad, la falsedad documental o muchos tipos de fraude, pudiendo servir de evidencia legal en un juzgado.
Sigue leyendo: Qué es el consentimiento informado y cuáles son sus elementos
¿Por qué usar la firma digital?
A continuación, presentamos cinco beneficios de implementar firmas digitales en tu lugar de trabajo:
1. Transacciones más rápidas y mejor servicio al cliente
En el mercado moderno, es mucho más difícil mantener la satisfacción del cliente, ya que los consumidores ahora esperan que los negocios se hagan más rápido. Haz que tus transacciones comerciales sean rápidas y convenientes al permitir que los clientes firmen y envíen formularios electrónicamente. Esto no solo te establece como un socio útil, sino que también muestra que respetas sus ocupados horarios.
2. Menos errores que los sistemas basados en papel
Cuando se trata de contratos, no hay margen para el error. Desafortunadamente, los sistemas basados en papel a menudo son propensos a tener errores tipográficos o firmas en los campos incorrectos, lo que hace que la gestión de contratos sea una molestia. Sin embargo, implementar la automatización de contratos o la automatización de formularios con firmas digitales puede disminuir drásticamente la frecuencia de errores, al requerir una verificación en cada paso del proceso de validación para un mayor control y conveniencia. Al final, se verán más profesionales las transacciones de los clientes y ahorrarán tiempo.
3. Integrado en tus flujos de trabajo digitales
Todos los documentos de tu empresa deben pasar por lo menos por dos personas diferentes, y tener que imprimir, enviar, recoger y firmar, toma tiempo y dinero, pero con las soluciones de firma digital, estos documentos estarán integrados a tus flujos de procesos diarios.
Esto quiere decir que no necesitas concretar citas para que las personas vayan físicamente a firmar, ni tienes que imprimir, ni almacenar físicamente, ni buscar bolígrafos. Solo con enviar por correo o con una notificación las personas autorizadas pueden acceder para firmar, optimizando el tiempo que toma el flujo desde la creación del documento hasta su radicación.
4. Ventaja diferencial frente a la competencia
Los procesos de compra y de servicio al cliente son claves para ganar como perder compradores. Por ello brindar una experiencia digital, ágil y fácil mejora la imagen al exterior, otorgando una percepción innovadora y actualizada que ayudará a atraer más clientes.
5. No renuncias a la seguridad de la firma en papel
Para muchas personas, la firma en papel sigue siendo el método más seguro, sin embargo, la opción digital es incluso más confiable al evitar riesgos como suplantaciones de identidad, robos o pérdida de los documentos. Es decir protege las transacciones electrónicas, mediante la recolección de datos que aportan robustez y que en formato físico no se podría, como el ID del firmante, fecha y hora de la firma, momento de envio, entre otros.
¿Dónde usar la firma electrónica en las empresas?
La firma digital es un proceso que puede considerarse transversal en una empresa, ya que todos los departamentos de la misma llevan a cabo una labor documental, en mayor o menor medida.
Por tanto, aquí también estamos haciendo referencia a otro aspecto clave de la transformación digital, debido a que esta abarca todo el negocio, no solo a ciertas partes concretas.
La firma digital tiene importantes aplicaciones en departamentos como:
- Comercial y ventas
- Recursos humanos
- Dirección y gerencia
- Marketing
- Legal
- Administrativo
- Financiero
Es posible que algunas empresas no puedan implementar la firma digital en todas sus secciones, por lo que en estos casos es recomendable hacer un estudio sobre en cuáles de ellas su uso aportará más valor al funcionamiento de la misma.
En resumen, podemos considerar la firma digital como un recurso muy necesario para muchas empresas que quieran mejorar su funcionamiento documental interno, así como también su relación con la administración y con otros negocios (partners, clientes, proveedores…). Por ello, desde Viafirma desarrollamos soluciones de firma y autenticación digital que ayudan a las empresas a dar un gran paso de cara a su crecimiento, incluso a que las lleve a hacer negocios internacionales.