Los trabajadores son la parte más importante de una corporación. Por tanto, debemos cuidar especialmente todos los aspectos relacionados con los recursos humanos, lo cual incluye su transformación digital, la cual incluye la implementación de la firma electrónica. ¿Cuáles son sus principales aplicaciones en este departamento?

Una de las claves del éxito de una empresa, y que en muchas ocasiones no se aprecia lo suficiente, es la óptima gestión de su Departamento de Recursos Humanos. De hecho, según el Workbook de la alianza entre Great Place to WorkPage Group y Gluki Group, en las corporaciones colombianas con un buen ambiente de trabajo, el retorno sobre ventas es un 133% mayor que la media. Además en los negocios del sector servicios, estas cifras pueden alcanzar el 770%.

En este estudio también se destaca la importancia que tienen los recursos humanos dentro de la estrategia empresarial, debiendo tenerse en consideración a la hora de su definición, de forma que vayan más allá de una gestión operativa consistente en el pago de nóminas, gestión de bajas, etc.

Entablar relaciones laborales de confianza, la motivación, el liderazgo, la seguridad y la sensación de que se recibe una compensación justa por el esfuerzo son esenciales para que una empresa salga adelante en un entorno altamente competitivo.

Dentro de esta evolución de los recursos humanos también tendrá un papel muy importante el uso de herramientas digitales, como la firma electrónica. Hablamos de cómo participará en todo ello.

¿Por qué hay que transformar digitalmente el Departamento de Recursos Humanos?

La transformación digital debe ser un proceso de cambio que afecte a toda la empresa, lo que incluye procedimientos, trabajadores, herramientas y la forma de pensar y de afrontar el día a día. Por ello los recursos humanos no deben estar al margen de todo este avance.

Una investigación llevada a cabo por la consultora Deloitte reveló que el 78% de los empresarios latinoamericanos piensa que es esencial para el futuro de su corporación usar herramientas tecnológicas por parte del Departamento de Recursos Humanos, más aún cuando ha habido unos 4 millones de colombianos teletrabajando consecuencia del confinamiento sanitario.

Con la transformación digital de los recursos humanos no solamente se consiguen automatizar algunos procesos, sino que también se conoce mejor las fortalezas y puntos de mejora del propio departamento, a lo que debemos añadirle un crecimiento notable en la productividad, puesto que sus componentes podrán dedicar más tiempo a las tareas que realmente aportan valor, dejando las más rutinarias en manos de soluciones tecnológicas que las agilizan en gran medida.

Firma digital en el Departamento de Recursos Humanos

La firma digital en el Departamento de Recursos Humanos

La aplicación y los beneficios de la firma electrónica en los recursos humanos de una corporación comienza desde el proceso de búsqueda de talento. Con la firma digital se pueden firmar documentos como contratos de trabajo, acuerdos de confidencialidad o consentimientos informados para una revisión médica sin la necesidad de estar presentes en el propio centro de trabajo, lo cual acelera la consecución de nuevos miembros del equipo.

Pero aquí no queda todo, sino que también la firma digital cumple con una importante labor en la gestión rutinaria de documentos relacionados con la administración del personal. Esto supone que está integrada en trámites como las altas y bajas médicas, nóminas o despidos, además de tener un conocimiento más realista del plantel y su desempeño.

Con la firma electrónica, a la vez que conseguimos agilizar los procesos, eliminamos el papel en la oficina, lo cual optimiza el trabajo con documentos, su búsqueda y seguridad, a la vez que transmitimos una imagen de modernidad y de compromiso con el medio ambiente, algo muy valorado en la sociedad actual y que puede atraer a clientes y afianzar a los que ya tenemos.

Firmar digitalmente documentos de recursos humanos va más lejos que permitir la firma de documentos a distancia, ofreciendo muchas más prestaciones. Los responsables del departamento podrán tener a mano todos los documentos pendientes de firma en sus portafirmas digitales, se podrán crear flujos de firma en el caso de que se requieran varias rúbricas, así como acceder a certificados digitales almacenados en la nube.

Otras opciones muy interesantes para directivos de recursos humanos es la opción de delegar la firma a terceras personas en quien depositar su confianza, firmar varios documentos a la vez y poder implementar la firma desatendida, con la que automatizar los procesos de firma más habituales y que se repiten periódicamente, como son, por ejemplo, las nóminas de los empleados.

Todo ello con la capa de seguridad y de legalidad que tanto caracteriza a la firma electrónica, algo a valorar cuando estamos haciendo referencia a unos documentos que tienen información sensible y personal, por lo que un uso inadecuado de estos puede acarrear duras consecuencias legales para el negocio.

Los usuarios que emplean ya la tecnología Viafirma, tienen la capacidad de explotar todas y cada una de estas prestaciones de la firma digital, de manera que la transformación digital del Departamento de Recursos Humanos es mucho más efectiva y beneficiosa para los propósitos generales del negocio. ¿Te gustaría disfrutar también de todos sus beneficios?