En estos días, muchas personas no tienen una impresora o un escáner, y con tanta gente trabajando desde casa, algo tan simple como firmar un documento puede volverse tedioso y frustrante rápidamente. Afortunadamente, la tecnología ha avanzado mucho y ahora es posible firmar un documento PDF, a través de herramientas de firma electrónica.

Aquí está nuestra guía sobre cómo firmar electrónicamente un PDF desde cualquier dispositivo y cuáles son las soluciones que puedes utilizar para reforzar la seguridad de estos procesos.   

¿Cómo firmar un documento PDF?

La firma electrónica para tus documentos se puede realizar utilizando Adobe Reader, que es uno de los lectores de PDF más liviano y lleno de funcionalidades. Para firmar tu documento sigue estos pasos: 

  1. Abre el archivo en la aplicación Adobe Acrobat Reader DC.
  2. Haz clic en el botón “Rellenar y firmar”.
Captura de Adobe Reader DC
  1. Luego haz clic en la barra de herramientas y selecciona “Agregar firma”.
  2. Realiza tu rúbrica con el ratón, lápiz stylus o con el dedo en caso de utilizar pantalla táctil. 
Ejemplo de rúbrica realizada con el ratón

Esta firma digitalizada realizada con el ratón o aquella que se escribe en una hoja de papel y que luego se escanea y se inserta en el documento, es válida; pero no se recomienda su uso ya que se trata de una opción poco segura, además en caso de tener inconvenientes posteriores no tendrás forma de poder identificar al firmante. 

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¿Qué quiere decir que la validez de la firma es desconocida?

Uno de los problemas más comunes al firmar un archivo PDF electrónicamente es que al abrir el documento aparece un signo de interrogación en la firma y un mensaje de “La validez de la firma es desconocida” o “Firma no verificada”. Esto puede ocurrir cuando el certificado digital usado no ha sido verificado por el sistema y depende de cómo este haya sido configurado. 

La validez desconocida en la firma digital en un PDF se determina verificando la autenticidad del estado del certificado de firma digital y la integridad del documento:

  • La verificación de autenticidad confirma que el certificado del firmante o sus certificados principales existen en la lista de identidades confiables del validador. También confirma si el certificado de firma es válido según la configuración de Acrobat o Reader del usuario.
  • La verificación de la integridad del documento confirma si el contenido firmado sufrió algún cambio después de que se firmó. Si cambia, la verificación de la integridad del documento confirma si la modificación fue de la manera permitida por el firmante.

Los riesgos de firmar un PDF sin certificado digital 

Cuando las firmas se realizan sin el uso de un entorno controlado que permita la identificación del firmante o sin certificado de firma digital podría generar problemas considerables de seguridad, como robo de identidad, alteración de la integridad de los documentos firmados, vacíos en la legalidad de la firma, carencia de control en los procesos, entre otros riesgos, los cuales pueden afectar las operaciones de tu empresa. 

Es por esta razón que el empleo de la firma electrónica certificada o el uso de los certificados de la firma digital son tan esenciales para cada unos de los documentos PDF que envíes a tus clientes, empleados, proveedores y aliados.  

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    ¿Cómo firmar un PDF con Viafirma?

    Es probable que leyendo esta información te sientas identificado y te cause preocupación los procesos incorrectos y poco seguros que en tu empresa se están empleando  para documentos de alto nivel, como contratos con proveedores y clientes, actas, consentimientos o notificaciones. Viafirma te ofrece soluciones avanzadas de firma electrónica certificada. 

    Viafirma es un software de firma electrónica que te permite firmar documentos (en formato PDF, DOCX, ODT) en cualquier dispositivo y desde cualquier lugar. Con nuestra herramienta ponemos a tu disposición varios tipos de firmas que son totalmente legales. Puedes utilizar la que más se adapte a ti:

    • Firma biométrica: en tablets o pads mediante el uso de un lápiz óptico se  recogen los datos biométricos.
    • Firma en la nube: alojamos tu certificado en un servidor seguro en la nube, al cual puede acceder desde cualquier dispositivo siempre que requiera firmar un documento.
    • Firma desatendida: firma con certificado electrónico que no requiere intervención del usuario.
    • Firma OTP: firma asociada al envío de un código OTP (One Time Password) mediante SMS, al número de teléfono móvil del firmante.
    • Firma con verificación de huella dactilar: firma en la que se recoge la biometría dactilar.

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