El Certificado Digital es la llave maestra que te permite firmar documentos de cualquier índole de manera digital con la misma validez que una rúbrica manuscrita. En Colombia (y, realmente, en todo Latinoamérica, América y Europa), las organizaciones ya no conciben su día a día sin este archivo; gracias a él, se ha vuelto más eficiente la firma de contratos y facturas, por ejemplo. Pero, ¿es obligatorio en Colombia? Realmente sí, ya que la normativa colombiana exige su uso para procesos críticos como la Facturación Electrónica.
Los pasos para obtener el certificado digital en Colombia se realizan de manera 100% digital, pero dependiendo del tipo de certificado que quieras obtener, la vía para hacerlo será una u otra. En caso de no seguir los pasos adecuados podrás enfrentarte a serios dolores de cabeza o retrasos en tu trámite.
Por eso, para que no malgastes tiempo sin necesidad, en esta guía, te contamos los diferentes pasos para obtener el certificado digital en Colombia, dependiendo del perfil de cada uno.
Contenido
Tipos de Certificado: ¿Cuál es el ideal para ti?
Antes de conocer los pasos para obtener el Certificado Digital en Colombia, debes saber que hay dos tipos de certificados digitales:
- Certificado digital almacenado en nuestro gestor la nube: Te recomendamos esta opción si deseas firmar desde cualquier lugar y gestionar flujos de firma en la nube con las herramientas de Viafirma, desde cualquier dispositivo. Si deseas obtener un certificado digital de Persona Natural, Representante Legal, Profesional Titulado, Función Pública, Pertenencia a Empresa y Persona Jurídica, es la opción que debes escoger.
- Certificado digital en archivo local (emitido en formato PKCS10): Es la opción idónea para integraciones con softwares de facturación electrónica o servidores de firma automática.
Opción 1: Certificados en la Nube con las herramientas de Viafirma
Este formato de certificado aplica a Persona Natural, Representante Legal, Profesional Titulado, Función Pública, Pertenencia a Empresa y Persona Jurídica.
Pasos para obtener tu Certificado en la Nube (Fortress)
¿Te preguntas cómo obtener el Certificado Digital en la nube? Los pasos para obtener el certificado digital en Colombia es muy sencillo, solo tienes que seguir 7 pasos:
Paso 1: Solicitud de información y realiza el pago
Accede a nuestro portal web y rellena el formulario de interés con tu información personal. Deberás ingresar los siguientes datos:
- Nombre
- Correo electrónico
- Tipo de certificado que deseas adquirir
Tras enviar la solicitud de información, nuestro equipo comercial te contactará para gestionar el pago mediante transferencia bancaria. A continuación, recibirás un código de invitación de acceso único que deberás guardar, ya que tendrás que usarlo en el siguiente paso.
Paso 2: Crea tu cuenta en Fortress
Crea tu cuenta en Fortress, el gestor de certificados digitales de Viafirma, y completa el formulario de registro con tus datos personales. Introduce el código de invitación que has recibido y establece una contraseña segura.
Paso 3: Dentro de tu cuenta de Fortress, solicita el certificado.
Selecciona el tipo de perfil que corresponde (ej. Persona Natural, Representante Legal, etc) y completa el formulario.
Importante para empresas: Si vas a ingresar el NIT, asegúrate de escribirlo sin dígito de verificación.
Paso 4: Carga de documentos adicionales
Dependiendo de tu perfil y el tipo de certificado digital que solicitudes, el sistema podría solicitarte adjuntar ciertos documentos:
- Representante Legal / Persona Jurídica: En primera instancia, el sistema intentará verificar tus datos automáticamente con el RUES.
- Profesional Titulado: Tu tarjeta profesional.
- Función Pública: Acto administrativo que confirme tu cargo.
- Pertenencia a Empresa: Un certificado laboral con vigencia no superior a 90 días.
Paso 5: Verificación de identidad
Recibirás un correo electrónico con un enlace de verificación. Escena el código QR, selecciona “Colombia” dentro de ‘país’. A continuación, realiza la prueba de validación facial tomándole una foto por ambos lados a tu documento de identidad.
Paso 7: Descarga y empieza a usar tu certificado
¡Listo! Recibirás un correo de confirmación con tu contrato y ya podrás usar tu certificado, disponible en tu cuenta de Fortress, en la sección “Mis certificados”.
Finalmente, instala Fortress Desktop e introduce tu usuario y PIN. Podrás firmar documentos desde Adobe Acrobat o Documents, donde ya estará configurado en la nube.
Ruta 2: Certificados en Archivo local (PKCS10)
Este formato de certificado aplica a Factura Electrónica y a Persona Jurídica. A diferencia del anterior, este tipo de formato no pasa por Fortress, sino que se emite en un archivo PKCS10.
Los pasos para obtener el certificado digital en Colombia son:
Pasos para obtener tu Certificado en la Nube (Fortress)
Por el contrario, si lo que deseas es adquirir un certificado digital en este formato, el proceso es el siguiente:
Paso 1: Solicitud de información y pago del certificado
Accede a nuestro portal web y rellena el formulario de interés con tu información personal. Deberás ingresar los siguientes datos:
- Nombre
- Correo electrónico
- Tipo de certificado que deseas adquirir
Nuestro sistema te enviará las instrucciones para realizar la transferencia bancaria y, tras confirmar el pago, te llegará la factura junto con las instrucciones técnicas.
Paso 2: Instala la aplicación técnica
Descarga e instala Viafirma RA Desktop desde el enlace que te enviaremos, de forma rápida y guiada.
Paso 3: Generación del código CSR y Clave Privada
Abre Viafirma RA Desktop, selecciona “Generar CSR”, elige el tipo de certificado y completa los campos con los datos que te soliciten. Al final, vuelve a hacer clic en “Generar”.
Importante: El sistema generará el CSR y tu Clave Privada. Ten en cuenta que, en caso de perder la clave privada, no podrás recuperarla por motivos de seguridad y deberás solicitar un nuevo certificado, así como realizar el pago del mismo.
Paso 4: Envío de la solicitud digital
Dentro de la aplicación, accede a “Solicitar certificado” y llena los campos que te requieran con tus datos personales. Pega el texto del código CSR que has generado y acepta los términos. Al enviarlo, el sistema te dará un número de solicitud con el podrás hacer el seguimiento del proceso.
Paso 5: Verificación de identidad
Recibirás un correo electrónico con un enlace de verificación. Escanea el código QR, selecciona “Colombia” dentro de ‘país’. A continuación, realiza la prueba de validación facial tomándole una foto por ambos lados a tu documento de identidad.
Paso 7: Ensambla el certificado
Abre de nuevo Viafirma RA Desktop, haz clic en “Generar certificado” y carga los dos elementos. A continuación, asigna una contraseña segura para tu certificado y pulsa “Generar certificado”. ¡Listo!
Paso 8: Configuración e instalación en tu software
Dependiendo de para qué quieras el certificado digital, puedes elegir una de las siguientes configuraciones:
- Si es para Facturación Electrónica: Dentro de tu software de facturación, en la sección de ‘configuración de certificados digitales’, carga el archivo y la contraseña.
- En el caso de Persona Jurídica: Configura el archivo en el sistema o servidor donde necesite que la empresa firme automáticamente.
Consejos para que el usuario no falle en el proceso
Con esta guía no vas a tener perdida a la hora de seguir los pasos para obtener el Certificado Digital en Colombia. Sin embargo, cualquier persona que quiera adquirir un Certificado Digital lo hace porque necesita completar un trámite, lo cual suele implicar prisas, exigencias y olvidos.
Por esta razón, conviene tener presente el dicho “vísteme despacio que tengo prisa”. Cuando entran en juego los datos personales o se va a realizar un pago, es importante ser cauto. Además, muchas personas suelen pasar por alto una serie de aspectos, los cuales pueden ser el origen de muchos problemas:
- Ojo con el NIT: Recuerda que el NIT de las empresas se escribe seguido y sin el número que va después del guión (dígito de verificación)
