La agilidad en la gestión de contactos, acuerdos y trámites corporativos se ha convertido en una prioridad para las empresas de Colombia. Sin embargo, atreverse a dar el paso definitivo del papel a la pantalla suele generar ciertas inquietudes, y todas tienen la misma raíz: ¿Cuál es la validez de los documentos firmados con Viafirma en Colombia?
Muchas empresas, entidades públicas y profesionales independientes se preguntan si la firma tradicional con papel y tinta no es suficiente, o si los medios digitales requieren la presencia de un notario. La realidad es que la legislación colombiana reconoce plenamente la equivalencia jurídica de las firmas realizadas por medios electrónicos.
En este artículo desglosamos todo sobre la validez de los documentos firmados con Viafirma en Colombia, las leyes que respaldan la tecnología y por qué las evidencias técnicas generadas garantizan una validez jurídica irrefutable.
Contenido
Marco legal de Viafirma en Colombia: Las leyes que nos respaldan
En Colombia, la firma digital se rige principalmente por dos leyes:
- Ley 527 de 1999 y Decreto 1747 de 2000: Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales. Además, establece las entidades de certificación y dicta otras disposiciones.
- Decreto 2364 de 2012: Se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999 y añade otras disposiciones. Recoge la definición de la firma electrónica como “métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente”-
Para que la firma electrónica sea confiables según el Decreto 2364, es obligatorio que:
- Los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados, correspondan exclusivamente al firmante.
- Es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos que se haga después del momento de la firma.
Más allá de la normativa propia que rige la firma digital en Colombia, conviene hacer un paréntesis y mencionar la acreditación que concede el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia, también conocida como ONAC. Se trata de la entidad responsable de evaluar y acreditar la competencia técnica de los laboratorios, inspectores y certificadores en el país. Es una corporación privada, sin ánimo de lucro y de naturaleza mixta, encargada de acreditar la competencia técnica de los Organismos de Evaluación de la Conformidad (OEC).
Aunque son varias las funciones que corresponde a esta corporación, las principales el ámbito de la autenticación y firma digital son:
- Verifica que las ECD cumplan con los requisitos técnicos para emitir certificados digitales válidos
- Asegura que los procesos de emisión sigan directrices internacionales de criptografía, autenticación y no repudio
- Monitorea de forma permanente el desempeño de las ECD para mantener la confianza en el sistema de firma digital
- Validez que las herramientas de certificación cumplan con los preceptos de la normativa nacional, como la Ley 527 de 1999
Dentro del ecosistema de firma digital, Viafirma está acreditada por la ONAC como Entidad de Certificación Digital en Colombia desde marzo de 2025. Con ello, Viafirma está autorizada para ofrecer servicios de estampado cronológico y emitir los siguientes Certificados Digitales:
- Certificado Digital de Persona Jurídica
- Representante Legal
- Persona Jurídica
- Factura Electrónica
- Función Pública
- Pertenencia a Empresa
- Profesional Titulado
- Persona Natural
Con ello, los documentos que se firmen mediante certificado digital emitido por Viafirma tienen plena validez jurídica y son completamente legales, independientemente del certificado digital utilizado. Es decir, esta regulación respalda la valide de los documentos firmados con Viafima en Colombia ante cualquier auditoría o entidad oficial.
Firma electrónica vs. Firma digital de Viafirma en Colombia
Una vez aclarado el marco normativo de la firma digital en Colombia, es importante precisar que no todos los procesos requieren el mismo nivel de seguridad. Aunque la firma digital es la que tiene el máximo nivel de seguridad y la que se debe emplear en trámites importantes, especialmente aquellos del sector público, también existe otro nivel de firma, recomendable en otro tipo de situaciones: la firma electrónica.
Viafirma permite implementar ambos tipos de firma según la necesidad del trámite. A continuación, desglosamos una pequeña tabla a modo de resumen que incluye los principales usos, tanto de la firma electrónica como de la firma digital.
| Tipo de firma | Mecanismos de identificación | Casos de uso comunes |
| Firma electrónica | Códigos OPT (SMS/Email), firma biométrica, token de un solo uso | Contratos de arrendamiento, acuerdos comerciales rutinarios, solicitudes internas, aceptación de términos |
| Firma digital | Certificados digitales emitidos por entidades de certificación, claves criptográficas | Facturación electrónica DIAN, contratos de alto valor, trámites ante entidades públicas y notariales |
Ambas opciones son plenamente válidas ante la ley colombiana siempre que se adapten al nivel de riesgo de cada documento. La normativa actual asegura la validez de los documentos firmados con Viafirma en Colombia tanto para contratos rutinarios como para trámites de alto valor.
Si deseas conocer en profundidad las diferencias entre la firma electrónica y la firma digital en Colombia, te recomendamos leer nuestra publicación ‘¿Cuál es la diferencia entre firma electrónica y firma digital?’.
Validez de los documentos firmados con Viafirma en Colombia: Evidencias irrefutables ante un juez
En caso de una disputa legal, la clave de un documento no es solo la firma digital, sino la evidencia técnica que la acompaña. Viafirma destaca en este apartado gracias a:
El documento de auditoría (Audit Trail)
Para garantizar la validez de los documentos firmados con Viafirma en Colombia, cada documento firmado con nuestras soluciones emite un documento de auditoría que recopila de manera detallada las evidencias electrónicas del proceso. Este archivo es una prueba irrefutable e inalterable, admisible ante cualquier auditoría o litigio legal.
Timestamping
Servicio electrónico que certifica de forma exacta la fecha y hora de un documento o firma. De este modo, si el documento se modifica tan solo un segundo tras su firma, el sistema lo detectará y la la firma dejaría de ser válida al romperse el principio de integridad.
No repudio
Debido a la propia robustez y trazabilidad del proceso, el firmante no puede negar la autoría ni haber enviado el documento suscrito. En caso de ser necesario, esta garantía otorga una seguridad probatoria superior y podría utilizarse como prueba en cualquier proceso legal.
Cómo comprobar la validez de un documento firmado en 3 pasos
Validar técnicamente si una firma es auténtica e íntegra (y no una simple imagen pegada) requiere consultar un visor adecuado o un servicio de validación reconocido:
Abre el documento en Adobe PDF
Al abrir el PDF original en Adobe Acrobat Reader, la aplicación valida los certificados integrados y mostrará automáticamente en la barra superior si las firmas son válidas.
Consulta el panel de firma y su integridad técnica
Entra al panel de firmas de Adobe para verificar la identidad del firmante o, en firmas avanzadas, comprobar el sello de tiempo y la firma electrónica que protege las evidencias técnicas.
Utiliza la herramienta de validación de Viafirma
Para mayor certeza, puedes cargar el documento directamente en el validador de firma electrónica de Viafirma. El sistema analizará si el documento sigue íntegro, si los certificados están vigentes y no revocados, y si cuenta con estampado cronológico cualificado.
Viafirma Colombia es referente en Certificados Digitales acreditados por ONAC
¿Quieres firmar documentos corporativos y públicos de manera digital, utilizando herramientas que te garantizan la validez legal? Viafirma es la solución que necesitas. Con más de 25 años de experiencia en el sector de la firma digital, garantizamos la validez de los documentos firmados con Viafirma en Colombia para respaldar la transformación digital de tu negocio con total seguridad jurídica.
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