Para muchas empresas y organismos gubernamentales, acumular montones de papel en sus oficinas supone inconvenientes de todo tipo, desde falta de espacio hasta pérdidas, confusiones de diversas características y altos costos. Esto puede ralentizar el flujo de trabajo y no ofrecer garantías de seguridad o legales.

Para mitigar estos efectos negativos, surge la opción de trabajar con documentos 100 % digitales; lo cual conlleva numerosos beneficios porque puede ir acompañado del uso de herramientas que incrementarán su potencial. A continuación te contamos qué es la digitalización de documentos, sus ventajas y cómo puede tu empresa utilizar a su favor. 

¿Qué es la digitalización de documentos?

En la gestión de documentos, la digitalización se refiere al proceso de transcribir documentos en papel, extraer información importante y guardar datos en depósitos centrales en formato electrónico. 

Generalmente el término se confunde con el escaneo, pero la digitalización de documentos va más allá, porque se encarga de convertir datos no estructurados en CSV (valores separados por comas), XML (Extensible Markup Language), JSON (JavaScript Object Notation), XLS (hoja de cálculo) y otros tipos de información estructurada. 

¿Por qué digitalizar documentos?

La digitalización de documentos trae consigo una serie de beneficios para las empresas que en algunos casos lleva a que muchas de ellas terminen por eliminar  sus sedes físicas.

La importancia de digitalizar documentos recae en gran medida en que con ello contribuimos a la salud del planeta, creando un entorno más verde y amistoso con el medio ambiente. Además, conseguiremos transmitir una imagen de responsabilidad con el entorno y de innovación. Algo que apreciarán considerablemente clientes, socios, trabajadores y la sociedad en general y que puede conllevar numerosos beneficios para las cifras de negocio.

Por otro lado, la gestión documental será mucho más organizada y sencilla de ejecutar. Podremos subir los documentos a la nube y acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además se optimizará su búsqueda gracias a la introducción de metadatos que funcionarán como parámetros para dicha búsqueda.

Los documentos estarán mucho más seguros, protegidos por sólidas medidas de autenticación digital y adecuadamente a salvo de accidentes, pérdidas, destrucciones intencionadas, de ser traspapelados o de encontrar versiones no actualizadas.

También se optimizan gestiones administrativas, financieras y fiscales, como el pago de impuestos y el cobro de facturas. Por último también merece la pena resaltar el ahorro en gastos de papelería y gestiones como el correo ordinario.

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¿Para qué sirve la digitalización de documentos?

Lo primero que nos puede venir a la mente en estas situaciones, es que la digitalización documental conlleva un ahorro en todo lo relacionado con el uso del papel. Esta desmaterialización hará que, no sólo reduzcamos costes de adquisición de papel o de tintas para impresión, sino que también reduciremos los costos asociados a su archivo y mantenimiento.

Por otra parte, la eliminación física del papel, supondrá la optimización de la gestión administrativa de los documentos. Estos permanecerán debidamente ordenados, siempre se dispondrá de la última versión y, por tanto, se agilizará en gran medida la búsqueda de información a través de los mismos. Aquí es interesante destacar la posibilidad de incorporar metadatos, lo que agiliza dicha búsqueda ofreciendo la posibilidad de basarse en diversos criterios.

Es notable la contribución de este proceso a la seguridad de los documentos, de manera que estos se encuentran cubiertos frente a posibles sustracciones, modificaciones malintencionadas o pérdidas por accidentes de cualquier tipo. Una protección que se basa en medidas como la autenticación segura para su lectura o gestión, y en la definición de diferentes roles de usuario con niveles de acceso establecidos para cada uno.

Una opción muy interesante relacionada con la digitalización documental es la posibilidad que plantea de incluir los procedimientos de firma electrónica, lo que refuerza aún más las anteriormente mencionadas cualidades de agilidad y seguridad.

De cara al exterior, este cambio digital supondrá ofrecer a clientes y a la sociedad en general una imagen de corporación comprometida con el medio ambiente y que, además, se encuentra a la última en cuanto al aprovechamiento de las nuevas soluciones que plantean las tecnologías más avanzadas.

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Aplicaciones de la digitalización de documentos

Esta digitalización de documentos es prácticamente aplicable a cualquier ámbito de negocio u organismo público. Sin embargo, siempre es recomendable realizar un estudio previo mediante el que conozcamos en profundidad todos los procesos documentales existentes, haciendo así más fácil determinar en cuáles su implementación será más beneficiosa. 

Una vez que hayamos decidido dónde actuar, su implementación supondrá un aporte de alto valor para los departamentos internos de la empresa. Esto se hace aún más evidente en aquellos entornos que presenten una alta carga documental, por razones obvias, como pueden ser los de recursos humanos, administración o comercial, por mencionar algunos.

Para aquellas empresas o instituciones que tengan una frecuente relación con países extranjeros o que dispongan de varias sedes distribuidas geográfica e internacionalmente, el empleo de documentos digitales supone un avance considerable, al permitir la gestión de estos de manera inmediata, sin necesidad de largos desplazamientos. 

Como ya hemos mencionado, también es importante recalcar todo lo que ofrece el manejo digital de documentos a la hora de cumplimentar trámites con los gobiernos, desde el pago de impuestos, hasta la solicitud de ayudas y subvenciones, pasando por multitud de procedimientos.

Se trata de un aspecto que ha cobrado especial importancia durante estos días en los que la movilidad personal se ha visto seriamente reducida por razones de salud pública y, durante los cuales, muchas oficinas públicas han cerrado sus puertas. 

Dentro de este vistazo a las aplicaciones de digitalización de documentos, no debemos pasar por alto los entornos en los que la privacidad es clave. Aquí estamos haciendo referencia a negocios relacionados con ámbitos como la salud, banca, inversiones, etc. Estos pueden sentirse ampliamente protegidos gracias al aporte de seguridad característico de esta digitalización.

Además, durante los últimos años, se reguló el uso de la facturación electrónica en Colombia, y uno de los requisitos es que esta incluya la firma. Para garantizar la seguridad la Dian estableció la firma digital como el mecanismo idóneo para la suscripción de las facturas.   

Soluciones para la digitalización documental

Firma digital

La firma digital y electrónica de documentos multiplica la eficiencia de su gestión. Y es que proporciona no solamente una mayor agilidad a la hora de esta gestión, sino que también viene acompañada de una mayor protección y de sólidas garantías legales.

De hecho, las soluciones de firma electrónica deben ajustarse por completo a los requisitos del marco legal colombiano y a los tipos de firma que contempla. Viafirma cumple con estos aspectos a través de las diferentes tecnologías que le ofrece, como la firma a un click, portafirmas digitales y la firma centralizada, que utilizan mecanismos como biometría, mensajes de texto, token, OTP, PIN, entre otros.   

Gestores documentales

Disponer de una serie de documentos digitalizados y almacenados en la nube o en dispositivos físicos sería no aprovechar todo lo que este formato digital nos ofrece. Por ello, lo ideal es hacer uno de una herramienta software que permita añadirle funciones de diverso tipo, como son los gestores documentales.

Además, estos gestores documentales suelen permitir la integración con otro tipo de soluciones, como son las de firma electrónica.

Tecnología OCR

Digitalizar un documento no tiene por qué ser una tarea tediosa, repetitiva y que lleve largos períodos de tiempo para completarse. Para que esto sea así, es interesante emplear la tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres u OCR (Optical Character Recognition).

Con ella, mediante una cámara y un software especializado, estos documentos se digitalizan automáticamente, incluyendo, además, opciones tan interesantes como la creación de los metadatos asociados a los mismos.

Como puedes ver, se trata de herramientas que realmente pueden contribuir en gran parte al crecimiento de un negocio. De hecho, lo ideal sería poder disponer de todas ellas y que estuvieran integradas entre sí.
Siendo conscientes de esta necesidad, ofrecemos soluciones de firma electrónica y autenticación que disponen tanto de la tecnología OCR, como de la integración con uno de los gestores documentales más completos, como es el de Athento.
Gracias a ello, la digitalización documental será un cambio mucho más sencillo y rápido, pudiendo verse cuanto antes sus efectos en el funcionamiento de empresas y gobiernos.

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