La desmaterialización se abre paso en las empresas colombianas, convencidas del potencial que tiene el uso de documentos digitales para su crecimiento. A ello debemos añadirle el impulso que está experimentando con la nueva normalidad. ¿Qué podemos esperar de la digitalización de documentos y cómo se puede llevar esta a cabo?

Dentro del avance de las corporaciones en su transformación digital, el uso de documentos en formato electrónico es un procedimiento cada vez más habitual. Y es que son numerosas las ventajas que lo acompañan. Un aspecto que se ha hecho aún más importante con el incremento de las transacciones digitales con la nueva normalidad que caracteriza a la coyuntura post-emergencia sanitaria.

En este artículo estudiaremos cuáles son los principales beneficios que trae consigo, ofreciendo algunos ejemplos de aplicación, así como el uso de tecnologías concretas que lo hacen posible y que lo impulsan, como es la firma electrónica. 

Qué ventajas aporta disponer de documentos digitales en la empresa

La digitalización de documentos trae consigo una serie de beneficios que las corporaciones tiene que plantearse seriamente y que hacen que muchas de ellas se decanten por la desmaterialización de sus sedes.

Quizás, el más evidente es que con ella contribuimos a la salud del planeta, creando un entorno más verde y amistoso con el medio ambiente. Además con ello conseguiremos transmitir una imagen de responsabilidad con el entorno, a la vez que de modernidad. Algo que apreciarán considerablemente clientes, socios, trabajadores y la sociedad en general y que puede conllevar numerosos beneficios para las cifras de negocio.

Otro hecho a valorar será que la gestión documental será mucho más organizada y sencilla de ejecutar. Podremos subir los documentos a la nube y acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además se optimizará su búsqueda gracias a la introducción de metadatos que funcionarán como parámetros para dicha búsqueda.

Los documentos estarán mucho más seguros, protegidos por sólidas medidas de autenticación y adecuadamente a salvo de accidentes, pérdidas, destrucciones intencionadas, de ser traspapelados o de encontrar versiones no actualizadas.

También se optimizan gestiones administrativas, financieras y fiscales, como el pago de impuestos y el cobro de facturas. Por último también merece la pena resaltar el ahorro en gastos de papelería y gestiones como el correo ordinario.

Digitalización de documentos en la nueva normalidad

El ejemplo de la factura electrónica en Colombia

Una de las muestras más evidentes de la importancia de digitalizar la documentación empresarial, por cómo afecta a una gran mayoría de corporaciones, es la implementación de la factura electrónica en las empresas colombianas.

Esta supone un avance en la lucha contra el fraude fiscal en Colombia, así como una poderosa herramienta para evaluar el consumo y el comportamiento de los principales agentes económicos del país.

Sus prestaciones y ventajas han convencido a los responsables del Gobierno de Colombia, de tal forma que la obligatoriedad de su emisión se ha ido extendiendo en los últimos años. De hecho, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha presentado un borrador para actualizar la reglamentación respecto a la factura electrónica.

Este proyecto reglamenta y desarrolla los artículos 20 y 26 de la Ley 2010 de 2019, el artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el Decreto 358 del 5 de marzo de 2020. Ampliando con ello su obligatoriedad de uso, entre otras medidas.

La tecnología OCR para digitalizar documentos

Para el proceso de cambio del papel al digital en muchas ocasiones se ha optado por el simple escaneo de los documentos y su almacenamiento en un dispositivo electrónico o en la nube. Sin embargo, a lo largo de los últimos años se han desarrollado tecnologías que han hecho evolucionar la digitalización documental.

Una de ellas es la tecnología OCR (Optical Character Recognition o Reconocimiento Óptico de Caracteres). Esta utiliza un software especializado que analiza cada píxel de la imagen tomada del documento, reconociendo los caracteres, palabras y oraciones mediante comparación con las bases de datos que tiene preinstaladas la solución.

Además, la tecnología OCR ofrece otro tipo de posibilidades más allá de convertir un documento en papel a formato digital, y es que también permite crear los ya comentados metadatos a partir del texto analizado, de manera que las funciones de búsqueda se ven notablemente mejoradas.

Firma electrónica en documentos digitalizados

Contar con documentos electrónicos en lugar de en papel es la base para la aplicación de la firma digital en ellos y, por tanto, del aprovechamiento de todas sus ventajas en lo que a agilidad, ciberseguridad y respaldo supone para sus usuarios.

En Viafirma incorporamos la tecnología OCR de digitalización documental a nuestras soluciones de firma y autenticación, lo cual amplía notablemente sus funcionalidades, pudiendo trabajar a partir de documentos ya digitales o de documentos en papel que procederán a su digitalización.

Una vez digitalizado, podremos editarlo según nuestras preferencias y necesidades, con la versatilidad que ello le confiere a la gestión documental. Otra opción interesante que se plantea es la de rellenar automáticamente los formularios preparados en el documento digital para su firma a partir del escaneo de un documento en papel.

En definitiva, los documentos digitales son una de las alternativas de gestión más eficientes, seguras, respetuosas con el medio ambiente y beneficiosas para las empresas dentro de su transformación digital. Su uso, además de las ventajas propias, permite la incorporación de otras tecnologías con un gran valor como es la firma electrónica. En Viafirma trabajamos para sacar el máximo provecho de este tratamiento digital de las tareas documentales de una corporación.