En la actualidad, el teletrabajo es un componente esencial de la dinámica laboral, transformando la manera en que las empresas operan y las personas colaboran. Este cambio planteó desafíos significativos, especialmente en lo que respecta a la gestión de documentos y la firma de contratos a distancia.
Sin embargo, en este escenario de cambio y adaptación, existe una herramienta tecnológica como catalizadora clave: la firma electrónica, la cual simplificó la formalización de acuerdos y revolucionó la forma en que las compañías gestionan documentos a distancia. En esta exploración, sumergiremos nuestras mentes en el mundo transformador de la firma electrónica, examinando cómo desbloquea la eficiencia en el teletrabajo y redefine la gestión documental en un contexto globalizado y digital.
¿Qué tan importante es el teletrabajo en la actualidad? Revisemos el contexto desde diez cifras muy reveladoras:
- Crecimiento del teletrabajo: antes de la pandemia, alrededor del 24% de los empleados a nivel mundial teletrabajaban al menos parte del tiempo (Statista).
- Impacto en la productividad: según un estudio de Prodoscore, la productividad de los trabajadores remotos aumentó en 47% en 2020.
- Prevalencia global: la International Labour Organization (ILO) estimó que alrededor del 22% de la población mundial trabajaba de forma remota debido a la pandemia.
- Satisfacción del empleado: un informe de Buffer reveló que el 98% de los encuestados les gustaría continuar teletrabajando al menos parte del tiempo durante el resto de sus carreras.
- Desafíos del teletrabajo: Un análisis de Owl Labs encontró que el 22% de los trabajadores remotos identificaron la conexión con colegas como el mayor desafío.
- Ahorro de tiempo y dinero: según un informe de Global Workplace Analytics, se podrían ahorrar más de $700 mil millones al año en los Estados Unidos si los trabajadores teletrabajaran solo la mitad del tiempo.
- Infraestructura tecnológica: el 75% de las empresas encuestadas en un informe de PwC planeaba invertir más en herramientas tecnológicas para respaldar el trabajo remoto.
- Equilibrio trabajo-vida personal: un estudio de Microsoft encontró que el 61% de los empleados se sentían más quemados en el trabajo debido al teletrabajo durante la pandemia.
- Brecha de género: según un informe de McKinsey, las mujeres son más propensas a sentirse agotadas debido al teletrabajo, y la brecha de género podría ampliarse.
- Adopción a largo plazo: una encuesta de Gartner, indica que el 82% de las empresas planeaba permitir que los empleados trabajaran de forma remota al menos parte del tiempo de manera permanente.
Estas cifras son reveladoras, pero la gestión de documentos es muy importante para que las personas puedan hacer el trabajo remoto con éxito, la firma electrónica da una mano en ello y en Viafirma te contamos cómo.
La evolución del teletrabajo y sus desafíos
A medida que las organizaciones abrazan la flexibilidad y permiten que sus equipos operen más allá de las paredes físicas de una oficina, surge la necesidad crítica de optimizar los procesos relacionados con la documentación y la formalización de acuerdos.
Antes de la era digital, la distancia geográfica representaba un desafío sustancial, ralentizando los procesos de firma y generando inconvenientes logísticos considerables.
La firma electrónica es un poderoso solvente para estos desafíos. Al facilitar la firma remota, esta tecnología permite que los documentos se formalicen de manera rápida, segura y legalmente vinculante, sin importar la ubicación geográfica de los participantes. Este cambio no solo impulsa la agilidad operativa, también se alinea perfectamente con la velocidad a la que las empresas modernas necesitan operar.
Seguridad y confianza: mitos y realidades
En el universo digital, la seguridad y la validez legal son a menudo preocupaciones centrales al considerar la adopción de nuevas tecnologías. La firma electrónica no es una excepción, pero la realidad es que las soluciones modernas superaron con creces estos desafíos.
Las tecnologías avanzadas de cifrado y autenticación garantizan la seguridad de las transacciones, mientras que la mayoría de las jurisdicciones han establecido leyes y regulaciones que respaldan la validez de las firmas electrónicas.
A través de pistas de auditoría detalladas, la autenticidad y la integridad de los documentos firmados electrónicamente están respaldadas, brindando un nivel de trazabilidad y transparencia que supera con creces los métodos tradicionales.
Gestión documental en la era digital
La firma electrónica no se limita a la formalización de contratos; es un elemento clave en la gestión documental en todas sus fases. Las plataformas de firma electrónica ofrecen funcionalidades avanzadas que permiten el seguimiento en tiempo real, la organización estructurada y el acceso seguro a los documentos.
La colaboración a distancia se vuelve más fluida cuando los equipos acceden y revisar documentos de forma simultánea, incluso cuando se encuentran en ubicaciones dispersas. Esto mejora la productividad y reduce el riesgo de pérdida o malentendidos asociados con la manipulación física de documentos.
La firma electrónica no es simplemente una firma digital; es un facilitador integral que desata el potencial del teletrabajo y redefine la eficiencia en la gestión documental. Su capacidad para eliminar las barreras de tiempo y espacio, junto con su seguridad y validez legal, la convierte en un activo invaluable en el entorno empresarial actual.
Al adoptar la firma electrónica, las organizaciones optimizan sus procesos internos y se posicionan para prosperar en un mundo donde la flexibilidad y la eficiencia son clave para el éxito empresarial.
Integración con Herramientas de Trabajo Remoto
- Plataformas de gestión documental:
La firma electrónica debería integrarse fácilmente con sistemas de gestión documental, como Google Drive, Dropbox o Microsoft OneDrive. Esto facilita la carga, firma y almacenamiento de documentos directamente desde estas plataformas.
- Correo electrónico:
La posibilidad de firmar documentos directamente desde el correo electrónico es fundamental. Las soluciones a menudo ofrecen extensiones o complementos que dan la alternativa a los usuarios de aplicar firmas sin salir de sus aplicaciones de correo electrónico habituales.
- Sistemas de colaboración en línea:
En entornos de teletrabajo, donde la colaboración en línea es común, la firma electrónica debe integrarse con herramientas de colaboración y plataformas utilizadas para la comunicación y colaboración en proyectos.
- Plataformas de Videoconferencia:
En algunos casos, la firma electrónica se combina con plataformas de videoconferencia. Por ejemplo, después de discutir un contrato durante una reunión virtual, los participantes lo firman de inmediato a través de la plataforma de videoconferencia.
- Aplicaciones Móviles:
Con la tendencia creciente hacia el trabajo móvil, es esencial que la firma electrónica sea compatible con aplicaciones móviles. Esto permite a los usuarios firmar documentos incluso cuando no están frente a una computadora de escritorio. En Viafirma hemos gestionado más de 25 millones de documentos firmados en Colombia, donde nos avala el estricto cumplimiento de la legislación del país, sumado a que nos integramos con cualquier entidad certificadora nacional o extranjera. Contáctanos y te explicaremos cómo podemos ayudarte.
