Como profesional o propietario de un negocio, ¿cuántos documentos ha gestionado en el último año? Seguramente habrá perdido la cuenta, y no nos extraña. Es una tarea con la que tratamos día sí y día también en nuestra rutina laboral. Fruto del avance de la sociedad se desarrollan herramientas para facilitar cómo firmamos y validamos documentos. Una de ellas es la firma en la nube. Una de ellas es la firma en la nube.
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¿Qué es la firma en la nube?
La firma en la nube es una solución diseñada para crear y gestionar el proceso de firma completo, en la que el certificado digital se aloja en un servidor seguro (HSM), y el usuario accede a él cuando quiere firmar un documento de manera digital. De esta manera, todo el proceso es mucho más rápido y gana en eficiencia operativa.
En su condición, brinda altos niveles de seguridad que cumplen con las normas internacionales sobre firma electrónica. Así, queda garantizada la integridad y autenticidad del documento firmado.
Supone un avance respecto a la firma electrónica tradicional. Tradicionalmente, necesitaba contar con un software específico instalado en un dispositivo y usar el mismo cada vez que quisiera firmar Sin embargo, con la firma en la nube eso no es un problema, pues permite firmar documentos desde cualquier, en cualquier momento. Esté en la oficina, su domicilio u otro lugar, podrá firmar siempre que haya Internet.
¿Cómo me beneficia la firma en la nube?
Tras conocer la definición propiamente dicha de qué es la firma en la nube, es el momento de detallar cómo las empresas pueden beneficiarse de adoptar esta solución digital en sus procesos. De cualquier forma, es importante recalcar que supone una transformación digital de los individuos y empresas de Colombia.
Accesibilidad universal
Una de las principales ventajas de la firma en la nube es la posibilidad de firmar un documento o completar transacciones desde cualquier lugar. Estés donde estés, no tendrás ningún problema para firmar si tu ubicación y dispositivo cuenta con conexión a Internet.
De esta forma, ya sea en tu teléfono móvil, tu laptop o tableta, podrás acceder al proceso de firma desde cualquier dispositivo, sin que necesite tener un software de firma digital.
Mayor rapidez, mayor eficiencia
Al gestionar la firma de manera online se eliminan pasos que pueden retrasar el proceso. Queda fuera el tiempo invertido en imprimir, escanear o enviar la documentación por correo postal.
Al no haber hay necesidad de imprimir, escanear o enviar documentos físicamente por correo, los procesos de firma son mucho más rápido. ¿Qué conseguimos con ello? Ganar en:
- Productividad
- Acelera los ciclos de negocio
- Las empresas tienen mayor disposición a responder a necesidades
Niveles de seguridad más elevados
La firma electrónica en la nube agiliza el día a día de todas las empresas que la utilizan, pero sabemos que puede generar miedos y ciertas dudas. Al final, hablamos de tratar con información personal de manera online. No obstante, debes conocer que las plataformas de firma digital en la nube cuentan con tecnologías avanzadas de cifrado que protegen los documentos, así como su información y las firmas que se realicen.
Pero, si no terminan de convencerte, tal vez lo haga la regulación que siguen. Muchos de estos servicios cumplen estrictamente las regulaciones internacionales, como el Reglamento Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), el Reglamento eIDAS en Europa, o la Ley de Firma Electrónica (ESIGN Act) en Estados Unidos.
Estas medidas aseguran que los documentos estén protegidos contra el acceso no autorizado y la manipulación, brindando una capa adicional de confianza en la integridad del proceso de firma.
Integración con aplicaciones de terceros
¿Usa en su rutina profesional herramientas y aplicaciones empresariales? Si es así, tenemos más noticias positivas. La firma en la nube puede incorporarse en los flujos de trabajo que ya existen, sean aplicaciones de correo electrónico, CRM o plataformas de colaboración en linea, por ejemplo. De esta forma, no es necesario cambiar entre las diferentes aplicaciones para utilizarlas, aumentando considerablemente la eficiencia.
Reducción de costos
Del mismo modo que se agilizan los procesos al no utilizar papel, también se eliminan costes operativos asociados a ello como la tinta, el propio papel, o el envío físico. Por supuesto, también contribuye a visibilizar las acciones de sostenibilidad corporativa y dejar un impacto positivo en el medioambiente.
Trazabilidad y auditoría
Gracias a este tipo de soluciones es posible, incluso, seguir el progreso en tiempo real del proceso de firma de los documentos. Ello es posible gracias a que cuentan con funciones de trazabilidad y auditoría de firma. En un informe detallado recopilan todas las acciones que se realizan en el documento, desde su creación hasta su firmal final y las modificaciones que se hagan.
Sin duda, es una gran herramienta para mejorar la transparencia y velar por el cumplimiento de las normativas. Incluso, puede ser de ayuda en casos de disputas.
Una herramienta flexible y escalable
No importa el tamaño de su empresa o del sector en el que opere. Siendo escalable como característica, las soluciones de firma electrónica pueden beneficiar a todas las compañías, sean grandes corporaciones o pequeñas empresas. Pueden adaptar fácilmente el servicio a sus necesidades particulares, añadiendo o eliminando las funcionalidades según sea necesario.
Esta escalabilidad las lleva a crecer sin preocuparse por las limitaciones tecnológicas o los costos prohibitivos asociados con la expansión de sus capacidades de firma digital.
Gran experiencia del usuario
De nada sirve que una solución ayude a gestionar tareas diarias si cuenta con una interfaz difícil de entender. Por suerte, eso no ocurre con la firma en la nube. Las soluciones de firma electrónica están diseñadas para que sean intuitivas y su navegación sea sencilla, incentivando su uso a firmantes y administradores.
Qué debes tener en cuenta al elegir un servicio de firma en la nube
¿Se está planteando escoger una herramienta de firma digital o firma en la nube? Sabemos que es una elección que debes tomar después de considerar varias opciones. Sin embargo, antes de investigar cuál es la mejor opción para su empresa y para usted, hay unos factores que debe tener en cuenta. Estos factores definirán la experiencia de usuario que tenga, por lo cual debes prestarles atención.
Son los siguientes:
- Normativa y cumplimiento legal
Es, sin lugar a dudas, lo primero que debe comprobar. Tiene que asegurarse de que el servicio que quiere contratar cumple con las regulaciones y marcos legales que sigue su país o región sobre firma electrónica. Solo así podrá firmar electrónicamente un documento con todas las garantías y validez legal.
- Usabilidad
¿Cuántas veces ha eliminado una APP de su dispositivo móvil únicamente porque tenía una interfaz poco amigable, que no entendía? Exacto. Teniendo en cuenta que la firma de documentos puede ser habitual, recomendamos elegir una plataforma intuitiva y fácil de utilizar. De lo contrario, podría ralentizar procesos o, incluso, rechazar la idea de incluir esta solución digital.
- Medidas de seguridad y privacidad
La documentación con la que tratamos contiene información personal. Por esa razón, debemos asegurarnos que haya medidas de seguridad robustas que mantengan la confidencialidad de la información. Es el caso de la autenticación de múltiples factores, auditorías de seguridad regulares o cifrado de extremo a extremo.
- Atención al cliente
En caso de que ocurran incidencias, un servicio de soporte y atención al cliente accesible solucionará cualquier problema o duda que pueda darse.
- Capacidades de integraciones
¿Utiliza su organización varias herramientas y plataformas? Si es el caso, podría integrar, sin ningún problema, la firma en la nube en ella. De esta manera, facilitaría su incorporación y uso generalizado.
Elige Viafirma como tu proveedor de firma en la nube
Como ha comprobado, la firma en la nube ha supuesto todo un antes y después en las empresas modernas. Ha revolucionado la manera de firmar y autenticar documentos online pero, sobre todo, la eficiencia y seguridad de los procesos de negocio.
¿Quieres que tus documentos viajen a la velocidad de la nube? Viafirma puede ayudarte a firmar digitalmente, ahorrando significativamente tiempo y dinero.
