El abecé detrás de usar certificados digitales para automatizar los procesos de tu empresa

Sin eficiencia y automatización de procesos no hay crecimiento y competitividad en las empresas y el negocio estará condenado a desaparecer. Con la creciente necesidad de manejar grandes volúmenes de documentos de manera rápida y segura, las organizaciones están buscando soluciones que les permitan optimizar sus operaciones sin comprometer la seguridad ni la integridad de la información. Aquí es donde los certificados digitales y la firma digital juegan un papel crucial.

La adopción de certificados digitales facilita la firma electrónica de documentos, asimismo, asegura la autenticidad e integridad de los mismos. Este avance tecnológico permite a las compañías eliminar procesos manuales tediosos y propensos a errores, reemplazándolos con métodos automatizados que garantizan mayor precisión y eficiencia. 

Desde Viafirma analizaremos cómo los certificados digitales automatizan los procesos de firma en tu empresa, con un enfoque especial en la firma desatendida o firma en servidor. Esta modalidad de firma digital automatizada ofrece una solución robusta para aquellas compañías que buscan agilizar sus procesos documentales, permitiéndoles centrarse en lo que realmente importa: el crecimiento y la innovación.

Antes de analizar a fondo, te vamos a mostrar diez estadísticas de la importancia de la firma digital y cómo transforma a las organizaciones: 

Diez estadísticas de la firma digital

1. Crecimiento del mercado: El mercado global de firmas digitales fue valorado en USD 6.13 mil millones en 2023 y se espera que crezca a USD 193.05 mil millones para 2033, con una tasa compuesta anual (CAGR) del 41.2%​ (Precedence Research)​.

2. Ahorro de costos: Las firmas electrónicas ahorran, en promedio, USD 28 por documento firmado. Esta adopción lleva a un 26% de ahorro en costos y un 19% de aumento en ingresos​ (Exploding Topics)​.

3. Aumento en la adopción: Desde el inicio de la pandemia de COVID-19, el uso de firmas electrónicas aumentó 50%. Además, el 69% de las personas planean continuar usando firmas electrónicas en el futuro​ (Exploding Topics)​.

4. Seguridad percibida: El 83% de los usuarios de firmas electrónicas creen que son más seguras que las firmas manuales. Incluso entre los no usuarios, el 71% cree que las firmas digitales son más seguras que los documentos en papel​ (Exploding Topics)​.

5. Transformación digital: El 62% de los departamentos de ventas han pasado a procesos de documentación completamente digitales. En contraste, solo el 28% de los departamentos de recursos humanos hicieron lo mismo​ (Exploding Topics)​.

6. Documentación en la nube: El segmento de la nube en el mercado de firmas digitales está registrando el crecimiento más rápido, con una alta adopción por parte de las empresas globales​ (Grand View Research)​.

7. Ahorro en gestión de documentos: Las empresas en los EE. UU. gastan aproximadamente USD 8 mil millones al año en la gestión de documentos en papel, lo que resalta el potencial de ahorro con soluciones digitales​ (Exploding Topics)​.

8. Impacto en la productividad: El 97% de los líderes de TI en organizaciones que utilizan exclusivamente documentos en papel creen que el trabajo remoto perjudica la productividad, en comparación con aquellos que adoptan herramientas digitales avanzadas​ (Exploding Topics)​.

9. Aceleración de los ingresos: Adoptar firmas digitales acelera los tiempos de ingresos en un 28% debido a la mayor eficiencia en los procesos​ (Exploding Topics)​.

10. Adopción en América del Norte: América del Norte dominó el mercado de firmas digitales en 2023, representando el 30.2% del ingreso global, impulsado por la adopción temprana de la tecnología y la presencia de proveedores clave.  ​ (MarketsandMarkets)​​ (GlobeNewswire)​.

¿Qué son los certificados digitales?

Un certificado digital es un archivo electrónico que sirve como una credencial para establecer la identidad de una persona o entidad en el mundo digital. Este certificado contiene información sobre la identidad del titular y una clave pública que se emplea para cifrar y firmar documentos de manera segura.

¿Qué es la firma desatendida o firma en servidor?

La firma desatendida o firma en servidor es un proceso de firma digital automatizado que no requiere la intervención directa del usuario. En lugar de que un individuo firme manualmente cada documento, se usa un certificado de sello electrónico alojado en un repositorio de certificados para realizar la firma automáticamente. Este método es ideal para empresas que manejan un gran volumen de documentos y necesitan optimizar sus procesos de firma.

Ventajas de la firma desatendida

• Eficiencia y rapidez: La firma desatendida permite firmar automáticamente un gran número de documentos en poco tiempo, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo manual necesarios.
• Seguridad: Al utilizar certificados de sello electrónico, se garantiza la autenticidad y la integridad de los documentos firmados, protegiéndolos contra alteraciones y fraudes.
• Automatización de procesos: La firma desatendida se integra en los sistemas de gestión documental de la organización, permitiendo la automatización completa de procesos como la emisión de facturas, la gestión de nóminas y otros documentos administrativos.

Cómo configurar y utilizar la firma desatendida en tu empresa

1. Adquirir un certificado de sello electrónico: Lo primero que necesitas es obtener un certificado de sello electrónico. Pregúntanos en Viafirma. Te ayudaremos a revisar las mejores alternativas para tu negocio. 
2. Alojar el certificado en un repositorio seguro: Una vez obtenido, el certificado debe ser alojado en un repositorio de certificados seguro. Este repositorio será el encargado de gestionar y proteger los certificados utilizados para la firma desatendida.
3. Configurar el sistema de firma: Configura el sistema de gestión documental de tu empresa para que utilice el certificado de sello electrónico para firmar documentos automáticamente. Este paso implica la integración de APIs y herramientas de software específicas que permiten la automatización del proceso de firma.
4. Definir los procesos a automatizar: Identifica los procesos dentro de tu compañía que se beneficiarán de la firma desatendida. Por ejemplo, configuras la firma automática de facturas, contratos, nóminas y otros documentos críticos.
5. Monitorear y mantener: verifica y monitorea regularmente el sistema de firma desatendida y mantener actualizados los certificados y las configuraciones de seguridad para garantizar el funcionamiento continuo y seguro del proceso.

Ejemplos de uso de la firma desatendida o certificados digitales

• Firma de facturas electrónicas: Automatiza la firma de todas las facturas emitidas por tu organización, de esta manera cada documento cumple con los requisitos legales y de seguridad.
• Gestión de nóminas: Firma automáticamente las nóminas de los colaboradores, simplificando el proceso de pago y garantizando la confidencialidad y seguridad de la información.
• Contratos y acuerdos: Agiliza la firma de contratos y acuerdos con clientes y proveedores, reduciendo los tiempos de espera y mejorando la eficiencia operativa.

La implementación de certificados digitales y la firma desatendida puede transformar significativamente la forma en que tu empresa maneja la firma de documentos. No solo mejora la eficiencia y la rapidez de los procesos, sino que también proporciona un alto nivel de seguridad y cumplimiento legal. Al adoptar estas tecnologías, tu empresa estará mejor equipada para enfrentar los desafíos del entorno digital moderno y mantener una ventaja competitiva en el mercado.

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