La incorporación de la firma digital en los procedimientos de la DIAN es una muestra más del proceso de transformación digital que está experimentando la sociedad colombiana, tanto por parte de las empresas privadas, como de la Administración Pública y de los ciudadanos particulares.

Dentro de estas iniciativas de transformación digital , entre las más recientes podemos hablar de la Política Nacional para la Transformación Digital e Inteligencia Artificial y su aprobación por en CONPES (Consejo Nacional de Política Económica y Social) el pasado mes de noviembre de 2019.

Esta Política Nacional, que enmarca acciones hasta el año 2022, incluye como acciones destacadas:

  • Reducir las barreras culturales existentes para la transformación digital
  • Crear alianzas internacionales en favor del nacimiento de iniciativas para el emprendimiento y la transformación digital
  • Favorecer el desarrollo de competencias digitales por parte de los ciudadanos
  • Impulsar el uso de herramientas propias de la Cuarta Revolución Industrial

¿Qué es la DIAN?

Las siglas DIAN se corresponden con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia. Tiene su origen en 1993 como fruto de la fusión de la Dirección de Impuestos Nacionales (DIN) con la Dirección de Aduanas Nacionales (DAN).

La DIAN se marca como objetivo prioritario garantizar la seguridad fiscal de la nación colombiana, así como proteger el orden público económico. Para conseguirlo debe controlar y administrar procesos en condiciones de equidad, transparencia y legalidad. Procedimientos que se deben encontrar englobados en alguno de estos grupos:

  • Obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias
  • Explotación de los juegos de azar que sean responsabilidad del Estado
  • Operaciones de comercio exterior
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Servicios online que ofrece la DIAN

La DIAN pone al servicio de individuos, empresas e instituciones una amplia y variada cantidad de trámites para que puedan ser realizados por vía telemática, evitándose traslados y largas esperas en las oficinas públicas.

Pasamos a mencionar algunos de los más destacados servicios online que ofrece la DIAN.

Servicios Aduaneros

  • Exportaciones
  • Importaciones
  • Tránsito aduanero
  • Consulta del SIEX (Sistema Estadístico de Comercio Exterior)
  • Consulta de aranceles
  • Tablas paramétricas
  • Consulta de consumo contingentes arancelarios

Servicios tributarios

  • Consulta del estado del RUT (Registro Único Tributario)
  • Pago electrónico de tributos
  • Consulta de Inconsistencias
  • Actualizar datos de actividad económica
  • Verificar el sistema para firma electrónica
  • Solicitud de devolución y/o compensación

Prevalidadores aduaneros y tributarios

Los prevalidadores se encargan de comprobar que la información que se ha plasmado en un documento oficial de la DIAN, como la factura electrónica o cualquier otro tipo de formulario, cumple con los requisitos preestablecidos, no existiendo ningún fallo de tipo formal en dicho documento.

Cómo habilitar la firma digital en la DIAN

Para gestionar con nuestra firma digital un trámite de la DIAN, previamente deberemos habilitar el correspondiente Instrumento de Firma Electrónica o IFE. Para ello, antes que nada deberemos comprobar si tenemos actualizada nuestra dirección de correo electrónico para el acceso a la plataforma electrónica de la DIAN, así como las responsabilidades en el Registro Tributario Único (RUT).

El siguiente paso será ingresar en los servicios en línea con nuestros datos de usuario registrado. En el desplegable Ingresa a nombre de, seleccionamos A Nombre Propio e introducimos nuestro nombre de usuario y la contraseña.

En la pantalla que nos aparecerá haremos click en el botón Emitir Firma Electrónica, se nos abrirá una ventana con los términos y condiciones, que deberemos leer y aceptar.

Nos aparecerá una pantalla en la que tendremos que cliquear en el icono de un lápiz y en la ventana emergente que surgirá daremos el visto bueno al envío de un código a nuestro correo electrónico. Introduciremos dicho código y se nos confirmará nuestra solicitud de IFE.

En el correo electrónico también recibiremos un enlace para configurar la recuperación de la contraseña de nuestra identidad electrónica. Iniciamos de nuevo sesión, tal y como al principio del proceso, respondemos a una de las 5 preguntas de seguridad.

Finalmente, hacemos click en Enviar los códigos de autorización a mi correo, los consultamos, introducimos en el sistema y creamos la contraseña como paso final.

Cómo firmar electrónicamente en la DIAN

Una vez que disponemos de nuestra firma digital habilitada mediante el Instrumento de Firma Electrónica, podemos realizar dicha firma en los documentos correspondientes a los trámites en línea de los que dispone la DIAN.

Para ello, deberemos comenzar iniciado sesión como usuario en la web de la DIAN; en el panel de control que se nos presenta una vez nos hemos identificado correctamente, debemos clicar en la opción Diligenciar y presentar.

Seguidamente, escogemos el formulario que vamos a firmar electrónicamente, el sistema nos mostrará una pequeña ventana informativa que aceptaremos; una vez ya en el formulario, rellenaremos el mismo adecuadamente con la información que se nos solicita.

Después de diligenciar el formulario, haremos click en el botón Borrador, que se encuentra en el margen izquierdo. A continuación, pincharemos en la opción Firmar, situada en la misma zona de la pantalla.

En la ventana que aparece introducimos la dirección de correo electrónico que tenemos registrada en el RUT, a ese mismo correo se nos enviará un código electrónico, el cual escribiremos en la misma ventana en la que hemos puesto nuestra dirección de email y pulsaremos en el botón Firmar.

Confirmamos la firma pulsando Presentar en otra nueva ventana; por último, se generará un PDF y se podrá proceder a la liquidación, si es que es necesario realizar un pago.

Esperamos que este artículo sea una  guía útil para poder diligenciar sin ningún tipo de problema la firma digital de los procedimientos en línea que ofrece el Gobierno colombiano a través de la DIAN.

Por nuestra parte, seguiremos trabajando para ofrecer soluciones de firma que se adapten a diferentes necesidades, así como información práctica y todas las novedades relacionadas con el sector.