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¿Qué es un pagaré?

El pagaré es la constatación de que el deudor debe cumplir con su obligación firmando una promesa de pago, ¿has escuchado acerca de esto? En la siguiente nota, queremos esclarecer tus dudas con respecto a la definición de pagaré y otras características que hay que tener en cuenta para llevarlo a cabo de la mejor manera. Sigue leyendo y entérate de todo lo que debes saber al respecto..

¿En qué consiste un pagaré?

Es un título de valor en el que una persona se compromete a pagar el número de su deuda, entonces al ser un documento que se emite por marco legal, pasa a ser un mérito ejecutivo, por lo que si el deudor prometió responder por su monto, si no cumple con esta responsabilidad posiblemente se tomen instancias judiciales. Sin embargo, a pesar de que es una condición de pago, al vencerse se anulará el trámite.

¿Te has preguntado si esta diligencia puede realizarse de forma digital? Lo cierto es que con los avances tecnológicos, es posible crear un pagaré a través de plataformas que permitan integrar la firma electrónica online de las dos partes, el deudor y acreedor, así será más simple el proceso titular. 

Además, con empresas especializadas en el tema, resultará mucho más fácil llevar a cabo el pagaré, por ejemplo, en Viafirma Colombia brindamos un sinfín de soluciones que incorporan algún tipo de evidencia electrónica para que haya mayor autenticidad en la documentación que vaya a firmarse, como el uso de OTP, token, huellas o contraseñas que refuercen la seguridad del proceso, de esta manera el pagaré tendrá un nivel de validez y protección muy alto. 

¿Para qué sirve un pagaré?

Este título da fe para que se pague el valor acordado por un producto financiero o servicio obtenido de alguna entidad. Lo ideal es que tanto el prestamista como el que recibió el dinero pacten ciertas condiciones con el propósito de que se cumpla el pago en un tiempo determinado. 

Asimismo, actúa en función de realizar transacciones comerciales, garantizar mercancía y sirve como un seguro para la reparación de algún daño. Por lo habitual, se utiliza básicamente a manera de aval con el fin de cerrar tratos, sobre todo en contratos de arrendamiento. 

Tipos de pagaré

Como ya se sabe, este título de valor le da el derecho a una persona para que cobre su importe a través de un acuerdo hasta que llegue a su fecha de vencimiento. En el caso de los tipos de pagarés que existen, todos cumplen con esta función, por eso a continuación te los compartimos para que elijas el que consideres más apropiado para ti.

Pagarés según posibilidad de endose

  • Pagaré a la orden: se traspasa el derecho de cobro a un tercero y no se requiere del permiso del deudor. 
  • Pagaré no a la orden: únicamente puede hacerse el traspaso mediante la cesión de crédito. Entonces, debe firmarse un documento ante un notario que determine la persona cedente (quien sería la originalmente beneficiaria), el cesionario (quien va a recibir los derechos de cobro) y el firmante (el cual prometió el pago).

Pagarés según el momento de pago

  • A la vista: no se indica la fecha de vencimiento, por lo que el período de cobro empezará a contar desde su emisión y los siguientes 12 meses. Además, quien crea el documento puede ampliar o disminuir el tiempo de forma voluntaria. 
  • A día fijo: tiene validez hasta un día específico.
  • A un plazo contado desde la fecha: el tiempo para el vencimiento transcurre desde la fecha de emisión, lo cual señala ‘a 30 días desde la fecha’ en el pagaré.
  • A un plazo contado desde la vista: el documento se presenta al deudor para que sea aceptado y comienza a transcurrir desde la aprobación. En caso de que no exista tal confirmación, el tiempo correrá desde la fecha de protesto, lo cual es un mecanismo que deja constancia, ante un notario, la falta de pago del pagaré.

Pagarés según los acuerdos con el emisor

  • Bancario: el pagaré se formaliza en un banco a través de un documento donde se establece un compromiso para responder por una determinada cantidad de dinero. 
  • No bancario: es un tipo de crédito que de utiliza como método de pago, en donde se define un tipo de interés y una fecha de vencimiento, 

Pagarés según el modo de pago

  • Abono: el pago se realiza solo mediante el depósito en una cuenta.
  • Cruzado: puede cobrarse en ventanilla, si el tenedor es cliente de la entidad donde se libera el pagaré. Existen dos opciones para esto:
  • General: se puede cobrar desde cualquier banco.
  • Especial: se pide el documento en un determinado banco. 

Elementos de un pagaré

Fecha y lugar
El documento debe contener el lugar y la fecha donde fue creado, además hay que poner cuándo se vence y respetar los tiempos establecidos por la ley. 

Nombre de la entidad
En el pagaré hay que aclarar la razón social de la empresa, persona física o jurídica a la que tiene que pagarse. 

Nombre del beneficiario
Se debe identificar a la persona natural o jurídica para que se haga efectivo el pagaré.

Importe expresado en letras y números
Esto tiene que ubicarse en dos partes del documento, donde se indique el valor a pagar en letras y números. 

Fecha y lugar de vencimiento
Corresponde al día límite en el que el título deberá pagarse, además se tendrá que indicar el lugar donde va a presentarse el pago. 

Número de cuenta
Se debe escribir la cuenta donde se tiene que consignar el pago.

La palabra pagaré
Sin duda se tiene que incluir este término en el documento porque así le dará validez al convenio de pago. 

Firma del emisor
Como lo mencionamos con anterioridad, no será necesario el pagaré en físico, se puede realizar en línea la firma digital de documentos, por lo que en Viafirma Colombia tendrás la posibilidad de enviar el trámite para la firma manuscrita del deudor con plenas garantías legales desde cualquier sitio y dispositivo.

¿Qué sucede si hay espacios en blanco en un pagaré?

Si se dejan espacios sin llenar en el título, cualquier tenedor legítimo podrá poner lo que falta, conforme a las instrucciones del suscriptor que los haya dejado, este debe ser de plena confianza para que el pagaré no corra riesgos como fraude. Para estas situaciones, es indispensable que sepas que solo aplica en papeleos físicos.

Entonces, cabe aclarar que luego de cualquier intervención en la firma electrónica no será posible volver a modificarla, ya que esto brinda la seguridad de la misma y proporciona completa fiabilidad en el proceso. 

¿Cuánto tiempo es válido un pagaré?

El documento se prescribe a los 3 años contados desde la fecha de vencimiento, lo que quiere decir que a pesar de que se extinga la deuda, la obligación sigue presente hasta que el juez declare si se debe pagar o no. 

¿Cómo cobrar un pagaré?

Este consiste en recuperar de alguna forma los créditos que se han constituido en mora, es decir, los que están retrasados, dentro de los 60 días siguientes al día en el que el deudor ha caído en mora. 

Básicamente, el objetivo de la cobranza es evitar que el deudor se vuelva incapaz de pagar, por lo que se realiza un proceso judicial que determina la forma de pago de quien solicitó el préstamo.

Basándonos en esto, como puedes notar el pagaré es una de las alternativas que puedes acuñar para que el deudor realice los pagos que debe. Además, no tienes que recurrir a puntos presenciales con el fin de que se haga efectivo ya que con las firmas digitales los trámites resultan más rápidos. 

En Viafirma Colombia digitalizamos tus contratos para que sean firmados y enviados a terceros, evitando cualquier desplazamiento innecesario por cualquiera de las partes. Además, puedes darte cuenta que, cómo hacer una firma digital no es una acción difícil, antes se convierte en una excelente opción para cualquier diligencia o proceso.

¿Qué esperas para dar el siguiente paso? ¡Permítenos ayudarte!

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Tipos de contratos que se pueden firmar digitalmente

Existen diversos documentos que pueden firmarse de manera virtual y ágil, donde la gestión se hace más efectiva para cualquier sector. Con la firma electrónica online puedes hacer de este papeleo la solución tecnológica ideal porque de este modo encontrarás la comodidad, seguridad y rapidez en la administración de cualquier tipo de contrato. Por eso, el día de hoy queremos que sepas los diferentes que existen. Sigue leyendo y permite que Viafirma Colombia te asesore en el proceso.

1. Firma en línea de contratos, autorizaciones y formularios

La idea de utilizar una firma electrónica consta de brindar a los clientes una experiencia de usuario sencilla, que responda a sus necesidades. Generalmente, los trámites que pueden realizarse de forma online son:

  • Contratos de compra-venta, sea de productos o servicios.
  • Autorizaciones para la prestación de servicios.
  • Formularios que confirmen la prestación de servicios, etc.

Esto con el fin de que el cliente evite imprimir o escanear el documento que tiene que firmar. Asimismo, debido a las distintas herramientas que existen como el smartphone, tablet, laptop u ordenador, la firma se convierte en un elemento fácil y esencial de utilizar en cualquiera de estos dispositivos. 

Viafirma te permite digitalizar tus contratos, firmarlos y enviarlos a firmar a terceros, previniendo cualquier desplazamiento innecesario por cualquiera de las partes de un contrato, sin que sea necesario utilizar un certificado digital. 

2. Contratos de arrendamiento

En el caso de la firma en contratos de arriendo online servirá igual que el papeleo en físico, ya que es completamente legal. De hecho, la Ley 19.799, quien vuelve verídica está información, habla sobre el estatuto de documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de tal firma.

Puedes leer: ¿Qué es un comodato y para qué sirve?

3. Contratos laborales y otras operaciones

Una de las áreas que más se ve implicada en firmas es la de recursos humanos, la cual maneja una gran cantidad de documentos para gestionar. Por ello, muchas empresas recurren a la firma digitalizada de manera que los futuros empleados puedan hacer su autenticación a través de acuerdos de confidencialidad o contratos laborales a distancia. 

Con esta práctica mejorará notablemente la administración de las organizaciones, porque no tendrán que recurrir a imprimir documentos y contribuirán al medio ambiente.

Botón: Descubre todo acerca de las firma virtual de contratos de trabajo

Contratos comerciales y acuerdos con proveedores

Buscando las eficiencias operacionales, al implementar la firma electrónica en empresas la tramitación de acuerdos y optimización frente a la relación con los proveedores se hará más sencilla y útil, ya que tendrán acceso a toda documentación en una plataforma. 

Como ya te mencionamos, en Viafirma a través de nuestra API, podrás integrar la firma electrónica de documentos en tu software, permitiendo la formalización de acuerdos con rapidez y seguridad.

Consentimientos informados

Para el sector salud, aunque no lo parezca, también puede implementarse la firma digital, ya que los consentimientos informados pasaron a ser virtuales con el objetivo de mejorar la experiencia del paciente y el personal médico.

Admisiones, matrículas y autorizaciones escolares

Con la modernidad y apuesta por el medio ambiente, ya no es necesario pedir autorización en documento físico porque el procedimiento ya puede realizarse de manera simple, aparte de las matrículas y actas universitarias que necesiten la autenticación de la firma.

Contratos de confidencialidad 

Cuando dos partes estipulan en un documento completa reserva para que no haya fraude en el proceso del contrato, las empresas deben tener esto en cuenta con el fin de que no se presenten inconvenientes al momento de adquirir un software de firma electrónica, que tendrá dichos papeles digitales en el instante que se necesiten.

Atendiendo al nivel de seguridad de la firma se definen los siguientes tipos: firma electrónica simple, avanzada y cualificada. En Viafirma contamos con todas ellas, y aunque somos expertos en la de tipo avanzada, proporcionamos a nivel general niveles muy altos de seguridad y legalidad, sin perder de vista la funcionalidad y facilidad en los procesos de firma y ofreciendo una excelente experiencia de usuario para que todo acto de confidencialidad digital en el contrato no presente alteraciones.

Peticiones públicas

Aunque no lo parezca, las peticiones han pasado de redactarse de manera tradicional a lo digital, y es que pueden realizarse de todo tipo sea individual o colectiva. 

Habitualmente, estas se radican para instituciones del Gobierno; sin embargo, también pueden hacerse con el objetivo de recoger firmas a modo de reclamo o solicitar algo en específico a una compañía privada. 

La simpleza del proceso de la autenticación digital es la respuesta para que toda la gestión de las peticiones públicas o privadas se manejen de forma virtual sin desplazamiento alguno. Así las respuestas se darán vía electrónica y será más sencillo obtener respuestas.

Con lo descrito hasta aquí, son claras las ventajas que ofrecen los contratos digitales y la firma digital de documentos, sólo es cuestión de comprender los requerimientos de tu empresa y tus clientes para que comiences a implementar este método en la misma. 

Tal vez te interese: ¿Qué tipos de firma electrónica puedo hacer en mi negocio?
¡Permítenos ayudarte y disminuye los tiempos en la ejecución de procesos! En Viafirma Colombia tenemos la solución pertinente para que cumplas con tus objetivos más rápido.

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Cómo hacer una firma digital

La firma digital se ha convertido en un recurso de los más destacados dentro del proceso de transformación digital de Colombia. Sus beneficios en materia de movilidad y eficiencia en los negocios hacen que las empresas la tengan muy en consideración a la hora de incorporar nuevas herramientas tecnológicas a sus procedimientos.

Por este motivo creemos importante contarte cuáles son los principales pasos a seguir para hacer una firma digital según las pautas marcadas por la legislación colombiana, así como hablarte de cómo desde Viafirma podemos contribuir a todo ello.

¿Qué es la  firma digital?

Es importante conocer al detalle los tipos de firmas que se estipulan dentro de las leyes colombianas, sabiendo las cualidades y aplicaciones podrás elegir de manera fundamentada la que mejor se ajuste a tus necesidades particulares.

La firma digital en Colombia se rige principalmente por la Ley 527 de 1999, que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación.

Según el marco legal colombiano, se reconocen en la nación 2 tipos de firma digital:

  • Firma digital: “Es un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, está vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje”. La firma digital debe ser única, exclusivamente puede controlarla el firmante y cualquier modificación posterior la invalidará.
  • Firma electrónica: medio técnico de confianza que identifica a una persona ante un sistema de información.

La principal diferencia entre ambas es que la carga probatoria es mayor en el caso de la firma digital al tener que presentarla en un procedimiento judicial. Por otro lado, con la firma electrónica, ésta deberá ser reforzada mediante el peritaje de otras pruebas añadidas.

Tal vez te interese: ¿Qué es la autenticación digital y cuál es su importancia?

¿Cómo hacer una firma digital en Colombia?

La firma electrónica se puede hacer por diversas vías y en diferentes entornos. Por un lado, tenemos la posibilidad de firmar digitalmente, presencialmente o a distancia, con o sin certificado digital, aportando diversas evidencias, con nuestra firma manuscrita sobre tabletas especializadas, otorgando todo ello una versatilidad que es una de sus principales características.

Acabamos de comentar que a los documentos con firma electrónica se le pueden adjuntar diversas evidencias para que dicha firma cumpla con las características de integridad, autenticidad y no repudio; que marca la legalidad colombiana para que cumpla la definición que se establece en el marco legal del país.

Entre estas evidencias se encuentran las de tipo biométrico (locución, imagen, dactilar, iris, etc.); las imágenes, ya sean por vídeo o por una fotografía estática, los código de un solo uso OTP (One Time Password) que se le envían al celular por SMS o al correo electrónico del firmante para que verifique su identidad; o las cláusulas tipo check o de obligada lectura, que el firmante tendrá que atender y verificar necesariamente para proceder a la firma. Muy útiles para asegurarnos de que se conocen los aspectos más importantes del documento.

Cómo hacer una firma digital

¿Cómo hacer una firma digital con Viafirma?

Las soluciones de Viafirma ponen a tu disposición todo lo necesario para complementar y hacer las firmas online, así como algunas prestaciones añadidas, que indicaremos a continuación.

Se ofrece la posibilidad de incluir formularios inteligentes que reducen al mínimo los errores de cumplimentación del documento y el diseño de plantillas para el caso de firmas recurrentes.

También podemos hacer uso de la tecnología OCR, que permite digitalizar documentos en papel de una forma eficaz, para su posterior edición y firma electrónica, así como para el relleno de formularios.

Para la firma a distancia, los responsables de realizarla recibirán una notificación al correo electrónico o al celular advirtiéndoles que ya disponen del documento preparado para su firma.

Además, a lo largo de todo el proceso que hemos descrito, los responsables tendrán un control total sobre el mismo al contar con herramientas que disponen de sistemas de auditoría y seguimiento detallado.

Desde el punto de vista de la gestión, también merece la pena contemplar la posibilidad de emplear un portafirmas digital. Con él tendrás en una única aplicación todos los documentos pendientes de firma.

Pero esto no es todo, sino que también ofrece la posibilidad de firmar varios documentos de manera simultánea, de diseñar flujos complejos de firma y de asignar la responsabilidad de firmar a una tercera persona de confianza.

Por último, pero no menos importante, mencionamos nuestra herramienta de firma centralizada o en la nube. Con ella podemos trabajar con certificados digitales con total independencia geográfica y temporal.
Realizar una firma digital es un proceso sencillo si se cuenta con los conocimientos y los medios oportunos. Por ello, desde Viafirma te ofrecemos soluciones eficientes para la firma electrónica en Colombia con un alto grado de usabilidad.

¡Contáctanos para conocer más y comenzar a implementarla en tu empresa!

Sigue leyendo: ¿Cómo firmar digitalmente un documento?

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¿Cómo firmar un documento en Word?

Word es un programa de la empresa Microsoft, desarrollado para la edición y creación de textos de manera digital. Es uno de los procesadores de texto más utilizados a nivel global y su reconocimiento se debe a la extensa variedad de funciones que ofrece, entre ellas, la posibilidad de generar una firma digital.

La posibilidad de utilizar la firma electrónica en Word ofrece una gran ventaja al momento de generar cartas de presentación, boletines, contratos, entre muchos otros documentos. Además, las firmas electrónicas, especialmente las manuscritas, son una vía muy eficiente para personalizar contenido.

No obstante, es importante tener en cuenta que al utilizar estos métodos tu firma quedará en el documento sin ningún tipo de soporte de seguridad, lo que puede poner en riesgo tus datos personales e identidad. Esto se debe a que se trata de una firma realizada sin ningún tipo de soporte, que solamente pueden ser proporcionados por las plataformas especializadas y certificadas como las que ofrece Viafirma Colombia

Insertar firma en Word desde archivos escaneados

Para poder firmar en Word con firma digital, puedes seguir los siguientes pasos: 

  1. Escanea tu firma para poder exportarla a tu computador.
  1. Inserta la imagen al documento en Word. Para hacerlo:  en el menú superior selecciona la opción de Insertar > Insertar imagen > selecciona tu firma escaneada y das doble clic para abrir.
  1. Recorta la imagen insertada haciendo click sostenido > selecciona recortes > recorta la zona deseada > enter.
  1. Guarda la imagen como archivo independiente para poder hacer uso de tu firma en el documento.
  1. Ahora, puedes insertar tu firma en la parte del documento en donde es requerida. Para ello puedes utilizar el mismo proceso de inserción que mencionamos en el paso 2.
Ejemplo firma escaneada en Word

¡Listo! Ya tienes tu firma digitalizada en un documento de Word.

Firma con texto escrito

Existe otra manera de firmar en Word de manera online y es incluyendo texto escrito mediante teclado con tu firma reutilizable. Se trata de un proceso sencillo en donde solo necesitas la imagen de tu firma, que se debe insertar con el proceso anterior.

Nota: Al igual que el método anterior, este tipo de firma no es probatoria ni tiene ningún tipo de peso en cuanto a seguridad, lo que no solo expone tu identidad a malas intenciones, sino también retira toda validez de autenticidad del documento.

Una vez tengas la imagen en el documento debes seguir los siguientes pasos:

  1. Bajo la imagen de tu firma vas a escribir texto, ya sea tu nombre o alguna referencia.
  1. Debes seleccionar el texto y la imagen, deslizando el mouse con el cursor, manteniendo oprimido el clic izquierdo.
  1. Luego, te diriges al menú superior de Word y buscas la función de Elementos rápidos. Al dar clic se despliega un listado de opciones, vas a seleccionar Guardar selección en galería de elementos rápidos.
  1. Una vez seleccionas esta opción se abre la ventana de Crear nuevo bloque de construcción. En el primer espacio deberás asignar un espacio al archivo rápido.
  1. En el espacio de Galería vas a seleccionar la opción de Autotexto. Acto seguido, das clic en la opción de Aceptar, la cual se ubica en la parte inferior derecha.
  1. Una vez creado el archivo rápido podrá insertarlo fácilmente en cada documento que lo requiera. Para ello debe hacer clic en la herramienta de Elementos rápidos, cuando se desplieguen las opciones verás como primera opción los archivos generados, entre ellos, tu firma.

Como puedes ver, el proceso es sencillo y muy ágil, lo cual permite optimizar tiempos en los procesos de papeleo y documentación, que generalmente demandan gran atención. 

Sin embargo, si buscas soluciones más eficientes y sostenibles en materia de firma electrónica puedes adquirir servicios especializados como los que te ofrecemos en Viafirma. Brindamos un proceso de autenticación digital que da soporte y seguridad a tus documentos, al tiempo que protege tus datos. A continuación, te contamos cómo puedes utilizarla:

¿Cómo colocar una firma electrónica con soporte en un documento de Word?

  1. Para empezar a enviar documentos para su firma electrónica, lo primero que debes hacer es registrarte en nuestra app con tu correo electrónico. ¡Recuerda que los primeros tres meses son gratuitos! 
  1. Una vez que estés registrado y hayas validado tu correo electrónico, es momento de convertir el documento Word que se debe firmar a PDF, e ingresar a la aplicación.
  1. Cuando vayas a generar tu firma, selecciona la opción nueva solicitud. 
  1. Luego, carga el documento PDF que deseas firmar y haz click en continuar. 
  1. Ahora, deberás decidir quién debe firmar el documento. Para esto, escoge la opción que mejor se ajuste a tus necesidades. En Viafirma te ofrecemos tres: 
  1. Una vez hayas elegido a los firmantes, ahora solo debes escoger el tipo de firma que deseas, agregar el campo en el documento y seleccionar la opción firmar ahora. En pantalla va a aparecer la opción para firmar el documento y puedes seleccionar el dibujo manual o cargar tu firma en caso de que ya la tengas previamente guardada. 
  1. El siguiente paso es la confirmación de tu identidad. Para eso, Viafirma va a enviarte un mensaje de texto con un código de uso único, que una vez sea debidamente digitado y confirmado, la página dará acceso a tu documento con firma certificada. ¡Es así de sencillo! 

Implementar plataformas especializadas en firma electrónica es de gran utilidad para todos los entornos empresariales, pues permite dar el soporte y seguridad necesarios para proteger la identidad de colaboradores, socios y demás miembros del personal. En Viafirma encuentras un aliado idóneo para cubrir este requerimiento, que con el tiempo ayudará en gran medida a agilizar y optimizar diferentes procesos.
Por último, no olvides que si deseas conocer más acerca de cómo hacer una firma digital, puedes contactarnos. Te brindamos una asesoría completa y personalizada para que puedas aclarar todas tus dudas.

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¿Cómo firmar digitalmente un documento?

La firma de un documento digital puede convertirse en un proceso complejo si no cuentas con las herramientas adecuadas. Es por ello que el uso de la tecnología de las firmas digitales se está convirtiendo en un hábito en muchas organizaciones. De esta forma, no solo están mejorando su proceso de documentación y ahorrando tiempo y dinero en diferentes escenarios, sino también aumentando su seguridad.

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¿Cómo se firma un documento digital?

Firmar digitalmente puede ser muy sencillo y efectivo si cuentas con ciertos conocimientos básicos y con las herramientas oportunas. ¿Cómo firmar virtualmente? con un proceso en 4 pasos:

  • Preparación de los documentos: redacción al detalle del documento que se va a firmar.
  • Envío de la solicitud de firma: la persona o las personas responsables de la firma recibirán el documento redactado en el paso anterior.
  • Realización de la firma digital a través de la herramienta apropiada para ello.
  • Gestión del proceso de firma.

Los procesos de gestión de firma se pueden realizar a través de 2 soluciones diferentes:

  • A un clic, a través de formularios inteligentes, cláusulas de lectura obligada, plantillas personalizadas, flujos de firma y evidencias de tipo biométrico, como imágenes, vídeos o de voz. 
  • Portafirmas digital que te permite tener en tu dispositivo todos los documentos que necesitan de tu firma de un sólo vistazo.

¿Cómo firmar documentos digitales con Viafirma?

Viafirma te ofrece mucho más que una herramienta de firmas electrónicas para documentos digitales, teniendo en cuenta nuestro concepto de firma universal, basado en el principio de neutralidad tecnológica. Gracias a este puedes firmar en cualquier dispositivo o sistema operativo.

Además, Viafirma aporta ventajas de tipo geográfico y temporal, es decir, puedes firmar desde cualquier lugar y en cualquier instante; así contribuimos a la movilidad de la firma electrónica y a la eficiencia de procesos empresariales.

Firmar con Viafirma va más allá del hecho de formalizar la rúbrica, ya que permite controlar todo el proceso mediante la auditoría del mismo y obtener recursos como la creación y gestión de los metadatos asociados. También incluye la opción de creación de formularios, de modo que el documento puede estar listo y redactado al detalle o puede ser completado al momento de enviar una solicitud e incluso puede ser diligenciado por el propio firmante al recibir la solicitud de firma.

Nuestras soluciones conforman un conjunto de herramientas que pueden trabajar conjuntamente para potenciar aún más tus prestaciones y, además, pueden integrarse a la perfección con soluciones externas, como el caso de gestores documentales.

Firma fácilmente con un sólo clic

En Viafirma nos proponemos hacer llegar la firma electrónica al máximo número de personas e instituciones. Uno de los factores más determinantes para alcanzar esta meta es hacer lo más sencilla posible la utilización de la firma electrónica de un documento, ofreciendo además una amplia variedad de prestaciones y servicios relacionados, generando así una de las herramientas más completas del mercado.

como firmar digitalmente un documento

Con nuestras herramientas puedes redactar y preparar un documento para su firma incorporando elementos como cláusulas que el firmante deberá aceptar para proceder a la firma del documento o solicitar al firmante documentación adicional mediante la inclusión de adjuntos.  

Una vez que el documento esté listo para firmar, podrá ser enviado a su destinatario inmediatamente, y éste recibirá una notificación sobre el mismo vía SMS o correo electrónico.

Por la parte del firmante, inmediatamente después de recibir el documento, podrá firmarlo en cuanto desee, facilitando además adjuntarle una serie de evidencias como las de tipo biométrico (como vídeo, locución o imagen), un estampado cronológico que confirme la hora de la firma o la ubicación geográfica de la misma.

Sigue leyendo: ¿Qué es la autenticación digital y cuál es su importancia?

Gestión de las firmas con un portafirmas digital

Los portafirmas digitales son de gran utilidad para personas cuya carga de trabajo es tan alta que estar al tanto de todos los documentos que necesitan firmar se les hace muy difícil. Con nuestro portafirmas digital tendrán a mano y en una única pantalla, al estilo de la bandeja de entrada de correo electrónico, todos los documentos que tengan pendiente de firma.

Adicionalmente, además de cumplir con su función fundamental, el portafirmas de Viafirma también ofrece opciones de interés, como crear flujos personalizados de firma para los casos en los que un documento deba ser firmado por varias personas.

Como ya hemos comentado, los altos responsables de una empresa ven complicado encontrar un momento para poder firmar grandes cantidades de documentos. Para aliviarles de esta carga nuestras herramientas permiten delegar la responsabilidad del uso de la firma digital a otros colaboradores de confianza, asignando una serie de restricciones. 
Son diversas las alternativas que ofrece Viafirma para una firma electrónica de documentos práctica, segura y que contribuya al aumento de la capacidad operativa de tu empresa. Podemos ayudarte a mejorar tus procesos de firma de documentos digitalmente para que agiles tus operaciones ¡contáctanos!

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¿Qué es la autenticación digital y cuál es su importancia?

El potencial de fraude es siempre un riesgo que no se puede ignorar cuando se trata de realizar transacciones digitales. Si bien es solo una faceta de la ciberseguridad, el proceso de autenticación electrónica es la primera línea de defensa, al permitir determinar si un usuario es quien dice ser. 

Existen múltiples tecnologías de autenticación, desde contraseñas hasta huellas digitales, para confirmar la identidad de un usuario antes de permitir el acceso. Una combinación de diferentes tipos de autenticación proporciona una capa de protección contra posibles amenazas y evita fallas de seguridad.

Te puede interesar: Cómo hacer una firma digital

¿Qué es la autenticación digital?

El término autenticación se refiere al proceso que permite la identificación electrónica de una persona, y puede confirmar el origen y la integridad de los datos. El propósito general de la autenticación es reducir la posibilidad de fraude, especialmente en el caso de que una persona tergiverse deliberadamente su identidad o mediante el uso no autorizado de las credenciales de otro individuo.

El proceso de autenticación digital presenta un desafío técnico debido a la necesidad de validar personas o entidades individuales de forma remota a través de una red. Su nivel de seguridad depende del tipo, los factores utilizados y el proceso de autenticación aplicado.

Importancia de la autenticación digital

La carga de las transacciones fraudulentas recae sobre las personas, las empresas y las instituciones financieras con pérdidas que resultan en costos que se transmiten a los consumidores. La autenticación es un medio para proteger las transacciones en línea, junto con su remitente o destinatario, de ser víctimas de fraude.

La autenticación es importante porque permite a las organizaciones mantener sus redes seguras al conceder que solo los usuarios autenticados accedan a sus recursos protegidos, que pueden ser sistemas informáticos, redes, bases de datos, sitios web y otras aplicaciones o servicios basados ​​en la red.

Sigue leyendo: ¿Cómo firmar digitalmente un documento?

¿Cómo se autentica digitalmente?

Al autenticar a un usuario en línea, hay tres categorías de factores que pueden usarse. Estas categorías de factores son:

  • Factores de conocimiento: estos incluirían la contraseña de un usuario, la frase de contraseña, el número de identificación personal (PIN) o una respuesta de desafío donde el usuario debería responder una pregunta de seguridad preseleccionada.
  • Factores de propiedad: estos incluirían algo de lo que el usuario tenga posesión, como una tarjeta bancaria, un token de contraseña única de hardware o software (OTP) o un teléfono celular.
  • Factores de herencia: estos factores se relacionan con algo que un usuario es o hace, e incluyen identificadores biométricos como reconocimiento facial, de huellas dactilares o de patrones retinianos junto con otros identificadores de rasgos personales.

En definitiva, el uso en aumento de los canales digitales para diversas transacciones entre organizaciones, consumidores y trabajadores exige contar con formas para proteger la identidad y asegurar la autenticidad de los firmantes. Como queda demostrado, la autenticación digital hoy en día es necesaria en muchas de las áreas de las empresas.

Herramientas como la firma electrónica que ofrece Viafirma te ayudarán a mejorar la seguridad en tu empresa.

Para conocer más de nuestros servicios, ¡contáctanos!

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¿Qué tipos de firma electrónica puedo hacer en mi negocio?

Pocas veces como ahora, la capacidad de respuesta se ha vuelto tan importante para un negocio. Seguramente sea algo que ya sepas, pero puede que te quedes en blanco a la hora de encontrar soluciones para mejorarla. Si ese es tu caso, deberías considerar implementar los diferentes tipos y procedimientos de firma digital. Te hacemos un resumen práctico de los mismos.

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Los 5 aspectos que deben conocerse sobre el compliance en la empresa colombiana

Es frecuente ver en los noticieros y en la prensa, informaciones sobre sanciones a empresas que han incumplido ciertas leyes. Es por ello que las corporaciones cada vez se preocupan más por evitar estos problemas. A raíz de esta situación, están adoptando medidas que dan forma al concepto de compliance. Estudiamos las 5 claves que necesita saber sobre compliance para las empresas colombianas.

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¿Es obligatorio usar la firma digital en las empresas?

Llegado el momento de decidir usar la firma electrónica en la empresa, es habitual preguntarse hasta qué punto es obligatoria su implementación. Se trata de una cuestión clave y que se debe resolver claramente. Afrontamos esta pregunta desde el punto de vista normativo y del crecimiento empresarial.

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Usos de la firma digital en el Departamento de Recursos Humanos

Los trabajadores son la parte más importante de una corporación. Por tanto, debemos cuidar especialmente todos los aspectos relacionados con los recursos humanos, lo cual incluye su transformación digital, la cual incluye la implementación de la firma electrónica. ¿Cuáles son sus principales aplicaciones en este departamento?

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Cómo firmar a distancia negocios internacionales

Las relaciones empresariales entre compañías de distintos países son habituales en un entorno globalizado. Sin embargo, la gestión documental de estas puede ser algo incómoda si no se dispone de los recursos necesarios, como es el caso de la firma digital a distancia.

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Cómo habilitar la firma digital y firmar en la DIAN

La incorporación de la firma digital en los procedimientos de la DIAN es una muestra más del proceso de transformación digital que está experimentando la sociedad colombiana, tanto por parte de las empresas privadas, como de la Administración Pública y de los ciudadanos particulares.

Dentro de estas iniciativas de transformación digital , entre las más recientes podemos hablar de la Política Nacional para la Transformación Digital e Inteligencia Artificial y su aprobación por en CONPES (Consejo Nacional de Política Económica y Social) el pasado mes de noviembre de 2019.

Esta Política Nacional, que enmarca acciones hasta el año 2022, incluye como acciones destacadas:

  • Reducir las barreras culturales existentes para la transformación digital
  • Crear alianzas internacionales en favor del nacimiento de iniciativas para el emprendimiento y la transformación digital
  • Favorecer el desarrollo de competencias digitales por parte de los ciudadanos
  • Impulsar el uso de herramientas propias de la Cuarta Revolución Industrial

¿Qué es la DIAN?

Las siglas DIAN se corresponden con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia. Tiene su origen en 1993 como fruto de la fusión de la Dirección de Impuestos Nacionales (DIN) con la Dirección de Aduanas Nacionales (DAN).

La DIAN se marca como objetivo prioritario garantizar la seguridad fiscal de la nación colombiana, así como proteger el orden público económico. Para conseguirlo debe controlar y administrar procesos en condiciones de equidad, transparencia y legalidad. Procedimientos que se deben encontrar englobados en alguno de estos grupos:

  • Obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias
  • Explotación de los juegos de azar que sean responsabilidad del Estado
  • Operaciones de comercio exterior
firma digital dian

Servicios online que ofrece la DIAN

La DIAN pone al servicio de individuos, empresas e instituciones una amplia y variada cantidad de trámites para que puedan ser realizados por vía telemática, evitándose traslados y largas esperas en las oficinas públicas.

Pasamos a mencionar algunos de los más destacados servicios online que ofrece la DIAN.

Servicios Aduaneros

  • Exportaciones
  • Importaciones
  • Tránsito aduanero
  • Consulta del SIEX (Sistema Estadístico de Comercio Exterior)
  • Consulta de aranceles
  • Tablas paramétricas
  • Consulta de consumo contingentes arancelarios

Servicios tributarios

  • Consulta del estado del RUT (Registro Único Tributario)
  • Pago electrónico de tributos
  • Consulta de Inconsistencias
  • Actualizar datos de actividad económica
  • Verificar el sistema para firma electrónica
  • Solicitud de devolución y/o compensación

Prevalidadores aduaneros y tributarios

Los prevalidadores se encargan de comprobar que la información que se ha plasmado en un documento oficial de la DIAN, como la factura electrónica o cualquier otro tipo de formulario, cumple con los requisitos preestablecidos, no existiendo ningún fallo de tipo formal en dicho documento.

Sigue leyendo: Cómo hacer una firma digital

Cómo habilitar la firma digital en la DIAN

Para gestionar con nuestra firma digital un trámite de la DIAN, previamente deberemos habilitar el correspondiente Instrumento de Firma Electrónica o IFE. Para ello, antes que nada deberemos comprobar si tenemos actualizada nuestra dirección de correo electrónico para el acceso a la plataforma electrónica de la DIAN, así como las responsabilidades en el Registro Tributario Único (RUT).

El siguiente paso será ingresar en los servicios en línea con nuestros datos de usuario registrado. En el desplegable Ingresa a nombre de, seleccionamos A Nombre Propio e introducimos nuestro nombre de usuario y la contraseña.

En la pantalla que nos aparecerá haremos click en el botón Emitir Firma Electrónica, se nos abrirá una ventana con los términos y condiciones, que deberemos leer y aceptar.

Nos aparecerá una pantalla en la que tendremos que cliquear en el icono de un lápiz y en la ventana emergente que surgirá daremos el visto bueno al envío de un código a nuestro correo electrónico. Introduciremos dicho código y se nos confirmará nuestra solicitud de IFE.

En el correo electrónico también recibiremos un enlace para configurar la recuperación de la contraseña de nuestra identidad electrónica. Iniciamos de nuevo sesión, tal y como al principio del proceso, respondemos a una de las 5 preguntas de seguridad.

Finalmente, hacemos click en Enviar los códigos de autorización a mi correo, los consultamos, introducimos en el sistema y creamos la contraseña como paso final.

Incluir el texto: Tal vez te interese: ¿Qué es la autenticación digital y cuál es su importancia?

Cómo firmar electrónicamente en la DIAN

Una vez que disponemos de nuestra firma digital habilitada mediante el Instrumento de Firma Electrónica, podemos realizar dicha firma en los documentos correspondientes a los trámites en línea de los que dispone la DIAN.

Para ello, deberemos comenzar iniciado sesión como usuario en la web de la DIAN; en el panel de control que se nos presenta una vez nos hemos identificado correctamente, debemos clicar en la opción Diligenciar y presentar.

Seguidamente, escogemos el formulario que vamos a firmar electrónicamente, el sistema nos mostrará una pequeña ventana informativa que aceptaremos; una vez ya en el formulario, rellenaremos el mismo adecuadamente con la información que se nos solicita.

Después de diligenciar el formulario, haremos click en el botón Borrador, que se encuentra en el margen izquierdo. A continuación, pincharemos en la opción Firmar, situada en la misma zona de la pantalla.

En la ventana que aparece introducimos la dirección de correo electrónico que tenemos registrada en el RUT, a ese mismo correo se nos enviará un código electrónico, el cual escribiremos en la misma ventana en la que hemos puesto nuestra dirección de email y pulsaremos en el botón Firmar.

Confirmamos la firma pulsando Presentar en otra nueva ventana; por último, se generará un PDF y se podrá proceder a la liquidación, si es que es necesario realizar un pago.

Esperamos que este artículo sea una  guía útil para poder diligenciar sin ningún tipo de problema la firma digital de los procedimientos en línea que ofrece el Gobierno colombiano a través de la DIAN.

Por nuestra parte, seguiremos trabajando para ofrecer soluciones de firma que se adapten a diferentes necesidades, así como información práctica y todas las novedades relacionadas con el sector.

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El marco legal de la firma digital en Colombia

Los trámites electrónicos son una realidad en Colombia y cada vez son más los documentos que se envían por internet, por ello, utilizar la firma digital se ha convertido en una necesidad. Pero cuando te decides por usarla, surgen preguntas, muchas de ellas relacionadas con su legalidad. 

Para hacer más sencilla e informada la decisión de implementarla, a continuación traemos los principales aspectos legales y los requisitos de la firma digital en Colombia.

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Respecto a la principal normativa, referente a la firma digital en Colombia, debemos destacar esencialmente:

Ley 527 de 1999

Esta norma define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y establece las entidades de certificación.

Dentro de esta ley se define el concepto de firma digital como:

“Un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.”

La firma digital debe presentar las siguientes características:

  • Identificar de forma única al responsable de la firma.
  • Es verificable en cualquier momento.
  • Su usuario debe tener su control exclusivo.
  • Cualquier modificación posterior de la información que contiene supondrá su invalidación.
  • Cumple con todas las exigencias legales del Gobierno colombiano.

Además, para que la firma digital sea equivalente a la manuscrita deben cumplirse estos requisitos que se encuentran en el artículo 7:

  • Utilizar un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación.
  • Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

Decreto 1747 de 2000

Modifica parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales.

Dentro de este decreto se especifican términos como el certificado de firma digital, que es:

“Mensaje de datos firmado por la entidad de certificación que identifica, tanto a la entidad de certificación que lo expide, como al suscriptor y contiene la clave pública de éste.”

También recoge la definición del estampado cronológico:

“Mensaje de datos firmado por una entidad de certificación que sirve para verificar que otro mensaje de datos no ha cambiado en un período que comienza en la fecha y hora en que se presta el servicio y termina en la fecha en que la firma del mensaje de datos generado por el prestador del servicio de estampado, pierde validez.”

Es decir, el estampado cronológico es una opción de mayor validez para verificar que un documento no ha sido modificado tras su firma, lo cual refuerza la seguridad de su integridad. 

Decreto 2364 de 2012

Mediante este se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999 y añade otras disposiciones. En el Decreto 2364 de 2012 podemos encontrar la definición del otro tipo de firma digital que aparece en la legislación colombiana, la firma electrónica, que es:

Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.

Para que la firma electrónica ser confiables según el Decreto 2364, es obligatorio que:

  • Los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados, correspondan exclusivamente al firmante.
  • Es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos que se haga después del momento de la firma.

Decreto 1413 de 2017

Este Decreto prohíbe el uso de certificados digitales de software; solo se permite su uso en dispositivos token o empleando la firma centralizada o en la nube, en la que el certificado es custodiado en un servidor seguro (HSM).

Decreto 2121 de 2021

Esta ley tiene por objeto crear una nueva forma de trabajo en la ejecución del contrato del colaborador, lo que se denomina ahora como trabajo remoto, la cual se pacta de manera voluntaria por parte del empleador y la empresa. Esta labor es desarrollada mediante tecnologías existentes y nuevas, que permitan hacer la labor contratada. Con esto, métodos tales como la firma electrónica será quien identifique a la persona, en relación con un mensaje de datos, además de asegurar la exclusividad e integridad de cualquier documento firmado. 

Botón: Conoce más sobre la ley de firma electrónica en contratos de trabajo aquí 

firma digital legal

¿Qué validez tiene la firma electrónica y digital?

Teniendo en cuenta la normatividad mencionada, podemos distinguir 2 tipos de firma digitalizada:

  • Firma digital.
  • Firma electrónica.

Las dos son válidas judicialmente, pero la principal diferencia entre ellas, a grandes rasgos, es que la firma digital contiene las cualidades de autenticación de orígen, integridad y no repudio, mientras que la firma electrónica necesitará demostrar estas cualidades pericialmente en caso de que surja un conflicto legal. 

Es decir, la firma electrónica es tan válida como la manuscrita y la digital, solo que debe cumplir con requisitos que sirvan como factores de autenticidad y brinden la seguridad necesaria en caso de requerir una revisión jurídica. 

De hecho, en la actualidad, el Decreto 526 de 2021 ratifica la firma electrónica como válida para el uso específico en los contratos de trabajo individual. Este tipo de documentos pueden ser firmados electrónicamente por ambas partes o por solo una, siempre y cuando se cumplan las condiciones establecidas en las ya mencionadas Ley 527 de 1999 y Decreto 1074 de 2015. 

¿Cómo cumplir con los requisitos legales de la firma electrónica?

Cumplir las exigencias legales de la firma electrónica en Colombia requiere de aportar evidencias, dentro de las que podemos destacar las siguientes seis:

1. Autenticidad

Permite garantizar la identidad del emisor de un mensaje y/o el origen del mismo, y tener la completa seguridad que quien remite el mensaje es quien dice ser.

2. Integridad

Refleja el momento exacto de la realización de la firma, lo cual permite  asegurar que un documento firmado no se ha alterado a posteriori, garantizando así su integridad y suponiendo un sólido apoyo legal.

3. Geolocalización

Esta evidencia sirve para establecer el lugar preciso de ejecución de la firma electrónica. Se trata de un recurso muy práctico para trámites con alta movilidad.

4. Códigos OTP (One Time Password)

Se envían al teléfono celular por mensaje de texto (SMS) o al correo electrónico del responsable de realizar la firma digital, el cual deberá introducirlo a la hora de firmar. Estos códigos tienen una validez temporal.

5. Biométricas

Las evidencias de corte biométrico que se pueden aportar a un documento para la firma electrónica son variadas. Imágenes, reconocimiento de gestos (sonrisa, parpadeo), vídeo o locución son algunas de ellas.

También se puede firmar a través de una tableta y de un “lápiz” especializado, recopilando información como la velocidad, presión o inclinación del trazo.

Sigue leyendo: ¿Qué es el consentimiento informado y cuáles son sus elementos?

6.- Check avanzado

Evidencia muy práctica para que el firmante muestre la aceptación sobre cláusulas concretas del documento, especialmente las más relevantes. En el caso de no aceptarse, no podrá cumplimentarse el proceso.

En Viafirma contamos con un software que le permite a su empresa manejar de manera más óptima las gestiones pertinentes, que faciliten todos sus procesos al momento de necesitar una firma electrónica. Somos la solución que usted necesita para que cualquier tipo de contrato sea enviado de forma segura y oportuna. 

Con lo descrito hasta aquí, realmente cómo firmar virtualmente no es una tarea difícil, al contrario es de forma 100 % legal y es un método sencillo si cuenta con las evidencias necesarias para el proceso. Para hacer esto más simple y potenciar  los beneficios de la firma digital en cuanto a eficiencia y seguridad, en Viafirma ofrecemos un conjunto de soluciones pensadas para las empresas colombianas.

Nuestro portafolio de producto le ofrece opciones de firma electrónica a solo un clic, portafirmas y almacenamiento de firmas en la nube para que pueda firmar desde cualquier lugar y dispositivo.

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La firma digital en las relaciones con la administración pública colombiana

El proceso de transformación digital en la sociedad colombiana pasa ineludiblemente por la implementación de métodos de identificación como la firma digital. Entre los múltiples usos que tiene esta, uno de los más destacados, y que tanto empresas como particulares agradecen, es su aplicación en las relaciones con la Administración pública.

A lo largo de este artículo hablaremos de cómo ha evolucionado su uso dentro del proceso más amplio que es la transformación digital, de los tipos de firma digital recogidos en la legislación actual y expondremos algunos de los casos de uso más habituales en los que se aplica.

La transformación digital en la administración colombiana

Colombia se encuentra en plena transición digital de los procesos de trabajo de sus ciudadanos y corporaciones, tanto de corte privado como público. Un cambio que lleva en funcionamiento años, pero que requiere de tiempo para afianzarse en la manera de proceder habitual de los agentes implicados.

Fruto de esta digitalización han surgido iniciativas de sumo interés para la nación. En lo que a la administración colombiana se refiere, podemos destacar algunas como son:

  • Factura electrónica: su implementación agiliza los cobros y cumple una importante función en la lucha contra el fraude fiscal y la economía informal. La DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) establece quiénes están obligados a facturar electrónicamente y da la opción a aquellos que quieran hacerlo voluntariamente.
  • Ley de Modernización TIC: aprobada en junio de 2019 y centrada en garantizar la conectividad en todo el territorio y la reducción de la brecha digital
  • Creación de los Centros de Transformación Digital por parte del Ministerio Tecnologías de la Información y Comunicación. Se constituyen como una herramienta de apoyo a empresas para su transformación digital, ofreciendo servicios de asesoramiento, formación y evaluación respecto a esta temática.
  • Digitalización de trámites: según el Gobierno colombiano, durante el pasado 2019 su portal gov.co contaba ya con 90 trámites y servicios caracterizados e integrados provenientes de 155 entidades nacionales.
  • Aprobación del CONPES 3975 sobre Transformación Digital e Inteligencia Artificial, que promueve la competitividad y eficiencia de la tecnología en las entidades públicas.
  • Publicación del CONPES de Confianza y Seguridad Digital, documento para fortalecer la ciberseguridad y maximizar las oportunidades en el entorno digital.
  • La estrategia Urna de Cristal realizó 45 ejercicios de participación ciudadana y articuló la comunicación digital de las entidades del Gobierno.
  • Puesta en marcha de  una nueva versión del Marco de Interoperabilidad de Gobierno Digital.
  • Notables esfuerzos en lo que a datos abiertos para la transparencia se refiere, como la creación de un portal específico.

Sigue leyendo: Usos de la firma digital en el Departamento de Recursos Humanos

administracion publica en colombia

La firma digital en Colombia

La firma digital es uno de los actores principales en esta digitalización estatal colombiana, y es que su implementación es esencial a la hora de diligenciar muchos de los trámites incluidos en las relaciones con el Gobierno y sus diferentes entidades asociadas.

Los procesos de identificación por firma digital aportan una serie de libertades a sus usuarios, agilizando trámites que anteriormente se debían hacer de manera presencial, con la consecuente inversión de tiempo que ello requería, y que ahora pueden ejecutar desde cualquier dispositivo con conexión a internet, independientemente del lugar y el momento que sea.

Debido a este protagonismo que ha adquirido la firma digital dentro del cambio tecnológico que experimenta el país, debemos fijar nuestra atención en las referencias que hace la legislación colombiana sobre este proceso. Algo que se hace aún más relevante si tenemos en cuenta que los marcos legales que apuntan a la firma digital y electrónica varían en cada país latinoamericano.

En Colombia la firma digital viene reglamentada por la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1747 de 2000, estableciendo dos clases:

  • Firma digital
  • Firma electrónica

Firma digital

La Ley 527 la define como:

“Un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje”.

La firma digital tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita.Para ser considerada como tal, la firma digital en Colombia debe cumplir con estas exigencias:

La firma digital debe presentar las siguientes características:

  • Identificar exclusivamente a la persona que ha firmado el documento
  • Es completamente verificable
  • El firmante tiene control total sobre la misma con exclusividad
  • Será invalidada si se detecta la mínima modificación sobre la misma
  • Cumple con todas las disposiciones legales impuestas por el Gobierno colombiano

Firma electrónica

Es el mecanismo técnico cuyo objetivo es identificar a una persona ante un sistema de información, siempre y cuando dicho mecanismo sea confiable y apropiado.

Esta firma electrónica puede ser igual de segura que la digital, sin embargo tiene una menor carga probatoria. Como consecuencia, debe aportar otras cualidades para ser considerada completamente equivalente, que son:

  • Integridad
  • Autenticidad
  • No repudio

En Colombia no está permitido el uso de certificados digitales software en cliente, permitiéndose exclusivamente en dispositivos token o empleando la firma centralizada o en la nube, en la que el certificado es custodiado en un servidor seguro (HSM).

Tal vez te interese: Uso de la firma electrónica en los contratos de trabajo en Colombia

Usos de la firma digital en las relaciones con la administración colombiana

Como se ha mencionado, la firma digital es fundamental para gestionar trámites de muchos tipos en las que participa el Gobierno colombiano. Esta variedad de trámites es tan amplia que no podemos abarcarla por completo en este artículo, pero sí podemos indicar algunas de las más relevantes.

Anteriormente ya hemos hablado de la factura electrónica y la obligatoriedad de su uso para un importante sector económico colombiano, pero esta no es, ni por asomo, la única aplicación de la firma digital en las relaciones con el Gobierno.

La firma digital ha adquirido un carácter relevante en lo que al teletrabajo respecta. Un trabajo remoto que ha pasado de ser una alternativa a una obligación como consecuencia del panorama sanitario actual. Para potenciarlo, la Administración ha habilitado una herramienta que facilita la contratación de teletrabajadores mediante la firma electrónica de los contratos.

La forma de pagar nuestros impuestos también ha evolucionado gracias a la firma digital, que ha acelerado en buena medida los métodos de tributación a la DIAN.

En el caso de las empresas que tengan relaciones comerciales con otros países, también se podrán declarar las exportaciones que se realicen a la DIAN.

La firma digital también es aplicable en el caso de empresas de ciertos sectores productivos. Podemos poner como ejemplo el caso de una industria alimentaria que, gracias a la firma digital puede rubricar de esta manera los registros sanitarios que se envían al INVIMA (Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos).

Las empresas también pueden validar la inscripción de sus trabajadores a COLPENSIONES, la Administradora Colombiana de Pensiones.

Con la firma digital también podemos solicitar y conseguir certificados legales mediante los cuales podamos justificar ciertas circunstancias. Por ejemplo, el certificado de carencias emitido por el SICOQ ( Sistema de información para el control de sustancias y productos químicos). Estos son necesarios para autorizar a personas naturales y jurídicas para el manejo de sustancias químicas controladas en el país.

Por último, dentro de esta breve muestra de los trámites con la Administración que la firma digital autoriza, hablaremos de los que ofrece a los funcionarios públicos, como pueden ser la emisión de reportes a organismos de control, la aprobación de documentos internos o la ordenación de gastos, entre muchos otros.

Como vemos, optar por la firma digital para los trámites con la Administración nos supondrá una serie de beneficios profesionales y personales, muchos de ellos directamente relacionados con la comodidad y la ganancia de tiempo.

Si hemos ayudado a convencerte de las bondades de la firma digital, es posible que te interesen las alternativas que disponemos para este fin, con las que podrás crear y administrar tus firmas digitales de una manera 100% confiable y legal, a lo que hay que añadirle algunas funcionalidades para un mayor ajuste a tus necesidades.