Categoría: Firma Digital

En la era de la transformación digital, la velocidad y eficiencia definen el éxito empresarial. La capacidad para adaptarse e innovar no es solo deseable, simplemente es esencial. Dentro de este marco de constante evolución, las compañías buscan incansablemente herramientas y estrategias que les permitan destacar, siendo la firma digital una de las innovaciones más destacadas. 

Esta tecnología promete transformar radicalmente el ciclo de ventas, desde la primera interacción hasta el sellado final de un acuerdo. Al mismo tiempo, refleja un compromiso con la modernidad, la seguridad y la sostenibilidad ambiental.

La firma digital, con su base en tecnologías criptográficas avanzadas, se presenta como el puente hacia una eficiencia operativa sin precedentes, permitiendo a las empresas acelerar sus procesos de ventas de manera significativa. A través de la eliminación de barreras físicas y temporales, las organizaciones se enfocan en lo que realmente importa: construir relaciones sólidas con los clientes y cerrar acuerdos más rápidamente, sin sacrificar la seguridad o la integridad.

Viafirma presenta el impacto transformador de la firma digital en el ciclo de ventas, explorando cómo su implementación conduce a una mayor eficiencia operativa, sumado a una experiencia de cliente mejorada, una seguridad robusta, y una notable reducción de la huella ambiental. Descubre la digitalización del ciclo de ventas, donde la innovación se encuentra con la practicidad, abriendo un mundo de posibilidades para empresas visionarias listas para dar el siguiente paso hacia el futuro.

Reducción de tiempos de procesamiento

La firma digital se posiciona como una herramienta revolucionaria en la optimización de los flujos de trabajo de ventas, ofreciendo una solución eficaz para uno de los desafíos más significativos en el ciclo de ventas: la reducción de los tiempos de procesamiento. 

En el paradigma tradicional, el proceso de firma de documentos implicaba múltiples pasos que consumían tiempo, desde la impresión y el envío físico de documentos hasta la espera por la devolución de los mismos firmados. Este enfoque ralentizaba el ciclo de ventas, al igual que aumentaba el riesgo de errores y pérdidas de documentos, lo que se traducía en retrasos adicionales y, en última instancia, en oportunidades de venta perdidas.

Agilización de procesos

La firma digital elimina casi por completo la necesidad de manipulación física de documentos. Los contratos y acuerdos son enviados electrónicamente en cuestión de segundos, y los destinatarios firman digitalmente con unos pocos clics desde cualquier dispositivo conectado a internet, ya sea un ordenador, una tableta o un smartphone. Este nivel de agilidad transforma radicalmente el ciclo de ventas, permitiendo que las transacciones que anteriormente podían tardar días o incluso semanas en completarse ahora se realicen en horas o minutos.

Reducción de ciclos de revisión

Además de acelerar la firma de documentos, la digital simplifica las revisiones y las aprobaciones. Las plataformas de firma digital a menudo incluyen funcionalidades que permiten la colaboración en tiempo real, lo que significa que las partes pueden revisar, editar y negociar los términos de un contrato de manera más eficiente. 

Esta capacidad para realizar ajustes en tiempo real reduce significativamente los ciclos de revisión, lo que contribuye a una mayor rapidez en la finalización de acuerdos.

Impacto en el flujo de caja

La reducción de los tiempos de procesamiento tiene un efecto directo en el flujo de caja de la empresa. Al acelerar el ciclo de ventas, las empresas cierran tratos más eficazmente, lo que deriva en reconocer ingresos más pronto. Esta eficiencia en la conversión de prospectos se vuelven ingresos efectivos es crucial para la salud financiera y el crecimiento sostenido de la empresa.

Competitividad en el mercado

En el mercado actual, caracterizado por la alta competencia y las expectativas elevadas de los clientes, la capacidad de una empresa para responder rápidamente es un diferenciador clave. La reducción de los tiempos de procesamiento mediante la firma digital no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también posiciona a la empresa como un líder ágil y centrado en el cliente en su sector.

Reducción de Tiempos de Procesamiento

La firma digital se posiciona como una herramienta revolucionaria en la optimización de los flujos de trabajo de ventas, ofreciendo una solución eficaz para uno de los desafíos más significativos en el ciclo de ventas: la reducción de los tiempos de procesamiento. En el paradigma tradicional, el proceso de firma de documentos implicaba múltiples pasos que consumían tiempo, desde la impresión y el envío físico de documentos hasta la espera por la devolución de los mismos firmados. Este enfoque no solo ralentizaba el ciclo de ventas, sino que también aumentaba el riesgo de errores y pérdidas de documentos, lo que podría traducirse en retrasos adicionales y, en última instancia, en oportunidades de venta perdidas.

Este nivel de agilidad transforma radicalmente el ciclo de ventas, permitiendo que las transacciones que anteriormente podían tardar días o incluso semanas en completarse ahora se realicen en horas o minutos.

Claro, expandiremos la sección sobre eficiencia en la gestión de documentos para profundizar en cómo la firma digital contribuye a una administración más eficiente y efectiva de los documentos en el ciclo de ventas:

Eficiencia en la Gestión de Documentos

La transformación digital de los procesos de venta trae consigo la necesidad de una gestión de documentos más eficiente y segura. La firma digital juega un papel crucial en este aspecto, ofreciendo una solución integral que acelera el ciclo de ventas y optimiza la administración documental. La implementación de firmas digitales transforma la gestión de documentos de ser un proceso manual, propenso a errores y consumidor de tiempo, a un flujo de trabajo digitalizado, eficiente y sin papel.

Centralización de documentos

Las plataformas de firma digital facilitan la centralización de los documentos en un único repositorio en línea accesible desde cualquier lugar. Esta consolidación mejora la organización y el acceso a los documentos importantes, permitiendo a los equipos de ventas gestionar sus contratos y acuerdos con mayor rapidez y menos esfuerzo.

La capacidad de acceder y recuperar documentos al instante, sin la necesidad de buscar a través de archivos físicos, ahorra tiempo valioso que se puede invertir en actividades de ventas más productivas.

Automatización del flujo de trabajo

La firma digital permite la automatización de flujos de trabajo documentales, desde la creación y envío de documentos hasta su firma y almacenamiento. Las plataformas avanzadas ofrecen características como recordatorios automáticos para firmas pendientes y notificaciones una vez se completan las firmas. 

Esta automatización baja la carga de trabajo manual, también minimiza los errores humanos, asegurando que los procesos se completen de manera oportuna y precisa.

Seguridad y cumplimiento mejorados

La gestión eficiente de documentos con firmas digitales se trata de velocidad y conveniencia; también implica un nivel superior de seguridad y cumplimiento. Las soluciones de firma digital aseguran que cada documento firmado esté encriptado y respaldado por un rastro de auditoría detallado.

Esto protege contra el acceso no autorizado y la manipulación de documentos, al igual facilita el cumplimiento de normativas legales y de la industria, proporcionando tranquilidad tanto a la empresa como a sus clientes.

Dale a tu equipo de ventas las herramientas que merecen: refuerza sus habilidades y capacidades con Viafirma. Seguridad y eficiencia de la firma digital. Pide asesoría y no pierdas más tiempo. 

Estamos en la era de la adopción generalizada de firmas electrónicas. Estas herramientas digitales están rompiendo paradigmas empresariales y la forma en que se firman contratos, acuerdos legales y documentos importantes, proporcionando una alternativa eficiente y conveniente a las firmas manuscritas tradicionales.

La proliferación de las firmas electrónicas es impulsada por su capacidad para agilizar los procesos comerciales y reducir la dependencia de los documentos físicos. Sin embargo, con esta comodidad y eficiencia también surgen desafíos en términos de seguridad y protección de datos. 

En Viafirma contamos la importancia de integrar prácticas seguras y transparentes al utilizar firmas electrónicas, destacando los aspectos clave para garantizar la protección de datos y la conformidad con las regulaciones de privacidad. Por ejemplo, la implementación de cifrado sólido hasta la autenticación de usuarios y el cumplimiento normativo, es relevante entender cómo las organizaciones salvaguardan la confidencialidad e integridad de la información.

La protección de datos es un tema central y crítico para individuos y organizaciones. La proliferación de amenazas cibernéticas, la recopilación masiva de información personal y las regulaciones cada vez más estrictas exigen un enfoque proactivo y robusto para salvaguardar la privacidad y la seguridad de los datos. Esta importancia se amplifica significativamente en el contexto de las firmas electrónicas, donde la confianza en la autenticidad y la integridad de los documentos firmados digitalmente es fundamental.

Riesgos de la exposición de datos

La exposición no autorizada de datos personales tiene consecuencias devastadoras para individuos y organizaciones. Desde el robo de identidad hasta la divulgación de información confidencial, los riesgos asociados con la falta de protección de datos son diversos y graves. En el contexto de las firmas electrónicas, cualquier vulnerabilidad en el sistema compromete la seguridad de los documentos firmados, lo que resulta en la manipulación no autorizada de contratos, la falsificación de firmas o la filtración de información sensible.

Confianza del usuario y reputación de la marca

La confianza del usuario es un activo invaluable en el mundo digital. Los consumidores y clientes esperan que sus datos personales sean tratados con el más alto grado de confidencialidad y respeto. 

La implementación de medidas sólidas de protección de datos en el proceso de firmas electrónicas protege la privacidad de los usuarios, también fortalece la confianza en la marca y fomenta relaciones sólidas y duraderas con los clientes.

Responsabilidad legal y cumplimiento normativo

Con la creciente atención regulatoria en torno a la privacidad de los datos, las organizaciones enfrentan una presión creciente para cumplir con las leyes y regulaciones aplicables. 

Innovación y competitividad

La protección de datos es un requisito regulatorio, al igual que un motor clave para la innovación y la competitividad empresarial. Las organizaciones que priorizan la seguridad y la privacidad de los datos están mejor posicionadas para desarrollar relaciones sólidas con los clientes, fomentar la adopción de tecnologías digitales y diferenciarse en un mercado cada vez más competitivo. 

La inversión en prácticas sólidas de protección de datos es una obligación ética, asimismo, es una estrategia inteligente para el crecimiento y el éxito a largo plazo.

Aspectos clave para la protección de datos en firmas electrónicas

Garantizar la protección de datos en el contexto de las firmas electrónicas requiere un enfoque integral que aborde múltiples aspectos de seguridad y privacidad. Implementación de tecnologías de cifrado robustas hasta la adopción de prácticas de autenticación sólidas, aquí se detallan los aspectos clave para proteger la confidencialidad e integridad de la información en los procesos de firma electrónica:

Seguridad de la información

La base de cualquier sistema de firma electrónica segura es el uso de cifrado sólido. Es fundamental que los datos durante la transmisión y el almacenamiento estén protegidos mediante algoritmos de cifrado avanzados. Los estándares de seguridad, como el cifrado AES (Estándar de Cifrado Avanzado) y TLS (Seguridad de la Capa de Transporte), son cruciales para asegurar la confidencialidad de los datos y prevenir accesos no autorizados.

Autenticación y verificación de identidad

La autenticación adecuada de los usuarios es esencial para garantizar la integridad de las firmas electrónicas. Las soluciones de firma electrónica emplean métodos sólidos de autenticación, que incluyen la verificación de identidad mediante contraseñas seguras, códigos de verificación únicos o autenticación de dos factores (2FA). Además, la biometría, como el reconocimiento facial o de huellas dactilares, puede añadir una capa adicional de seguridad.

Registro y auditoría

Las plataformas de firma electrónica proporcionan registros detallados de todas las actividades relacionadas con la firma de documentos. Estos registros incluyen quién firmó el documento, cuándo se realizó la firma, desde qué dispositivo y cualquier cambio realizado durante el proceso de firma. 

La capacidad de auditoría permite la trazabilidad y la verificación de la autenticidad de los documentos firmados, lo que es crucial para el cumplimiento normativo y la resolución de disputas legales.

Educación 

Además de implementar medidas técnicas, es crucial fomentar la educación y la concienciación sobre la importancia de la protección de datos entre los usuarios y el personal. Los empleados deben estar capacitados para reconocer las amenazas de seguridad y seguir las mejores prácticas en el manejo de datos sensibles. La concienciación sobre la seguridad de la información es una defensa clave contra las amenazas internas y externas.

En resumen, la protección de datos en el contexto de las firmas electrónicas requiere una combinación de tecnología sólida, prácticas de seguridad rigurosas y cumplimiento normativo. Al abordar estos aspectos clave, las organizaciones pueden garantizar la confianza y la integridad de los procesos de firma electrónica, protegiendo así la privacidad y la seguridad de la información en un entorno digital en constante evolución.

Colombia, al igual que muchos otros países, viene creciendo el uso de firmas electrónicas en diversos ámbitos, por ejemplo, transacciones comerciales hasta trámites gubernamentales. Sin embargo, para garantizar la protección de datos y la conformidad con las regulaciones locales, es fundamental tener en cuenta las consideraciones específicas del marco legal colombiano. 

Marco legal y normativo

En Colombia, la regulación de las firmas electrónicas y la protección de datos está respaldada por la Ley 527 de 1999, conocida como la “Ley de Comercio Electrónico”. Esta ley reconoce la validez y la eficacia jurídica de las firmas electrónicas, equiparándolas con las firmas manuscritas en documentos físicos.

Además, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 regula la protección de datos personales en Colombia. Esta ley establece los principios, derechos y procedimientos que deben seguir las organizaciones que recopilan, almacenan y procesan datos personales, con el fin de garantizar su adecuado tratamiento y protección.

Certificación digital

En Colombia, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la entidad encargada de regular y supervisar el uso de certificados digitales y firmas electrónicas. La SIC emite certificados digitales a las entidades autorizadas para validar la identidad de los usuarios y garantizar la autenticidad de las firmas electrónicas.

El uso de certificados digitales emitidos por entidades acreditadas es fundamental para garantizar la integridad y la autenticidad de las firmas electrónicas en Colombia, especialmente en transacciones comerciales y trámites legales.

Obligaciones de las empresas

Las empresas que operan en Colombia están sujetas a las disposiciones de la Ley de Protección de Datos Personales y deben cumplir con una serie de obligaciones, incluyendo:

• Obtener el consentimiento explícito de los individuos para la recopilación y el tratamiento de sus datos personales.
• Implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger la confidencialidad e integridad de los datos personales.
• Designar un responsable de protección de datos y garantizar la capacitación del personal en materia de protección de datos.

Consideraciones culturales y sociales

Es importante tener en cuenta las consideraciones culturales y sociales en Colombia al implementar soluciones de firma electrónica y protección de datos. La confianza y la reputación son valores fundamentales en la sociedad colombiana, por lo que las empresas deben priorizar la transparencia y la seguridad en el manejo de la información personal de los usuarios.

En el contexto colombiano, la implementación de firmas electrónicas y la protección de datos requiere un conocimiento profundo del marco legal y normativo, así como de las consideraciones culturales y sociales del país. Al cumplir con las regulaciones establecidas y adoptar las mejores prácticas en materia de seguridad de la información, las organizaciones pueden garantizar la confianza y la integridad en sus operaciones digitales en Colombia.

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En una sociedad digitalizada en la que las operaciones electrónicas evitan problemas de seguridad, las personas no desean hacer filas o ir a bancos. Es por ello que las transacciones comerciales en línea han tenido un crecimiento exponencial; la comodidad Y accesibilidad que ofrecen las plataformas digitales llevan a que empresas y consumidores realicen negocios de forma rápida y segura.

Así lo señala el Observatorio de Derecho Financiero y del Mercado de Valores de la Universidad Externado de Colombia, “los pagos electrónicos están en aumento en Colombia, especialmente entre los jóvenes de la denominada “Generación Z y los Millennials”, con una penetración del 90% y 91%, respectivamente. Las billeteras digitales son un método de pago preferido para el 63% de los colombianos conectados a internet”.

Por supuesto, hay muchos matices, como lo generacional, que llevan a una nueva dinámica.  El aumento del comercio electrónico dio lugar a un aumento simultáneo en las actividades fraudulentas en línea. Los delincuentes cibernéticos aprovechaban (y siguen haciéndolo) las vulnerabilidades de los sistemas digitales para llevar a cabo estafas, suplantaciones de identidad y otras formas de fraude electrónico.

Para elllo, la autenticación y la seguridad de las transacciones comerciales se convierten en imperativos críticos para proteger los intereses de todas las partes involucradas.

En ese punto, la firma electrónica emerge como una solución innovadora y eficaz para abordar los desafíos de seguridad en las transacciones comerciales. Al ofrecer un método seguro y confiable para autenticar documentos y validar transacciones, protege contra el fraude y promueve la eficiencia y la agilidad en los procesos comerciales.

Viafirma analiza en este artículo el papel que desempeña la firma electrónica como herramienta anti-fraude en transacciones comerciales. En otras palabras, divisa su funcionamiento, beneficios y desafíos, así como consideraciones importantes para su implementación efectiva. En última instancia, veremos cómo la firma electrónica fortalece la seguridad de las transacciones comerciales, fomentando la confianza y la integridad en el paisaje del comercio global.

Funcionamiento 

Las firmas electrónicas funcionan mediante algoritmos de cifrado que vinculan de manera única la identidad del firmante con el documento en cuestión. Estos algoritmos hacen que el documento no sea alterado una vez que se ha firmado, lo que proporciona un nivel adicional de seguridad y confianza en la transacción.

Beneficios de la Firma Electrónica en la Prevención del Fraude

La firma electrónica representa una innovación significativa en la seguridad y autenticación de transacciones comerciales en línea. Sus beneficios son diversos y juegan un papel crucial en la prevención del fraude. Aquí destacamos algunos de los principales beneficios:

• Autenticidad verificada

La firma electrónica permite verificar la identidad del firmante de manera confiable. Al utilizar técnicas criptográficas avanzadas, vinculan de manera única la identidad del firmante con el documento o la transacción en cuestión. Esto reduce drásticamente el riesgo de suplantación de identidad y fraude, ya que cada firma está asociada de manera única a su titular legítimo.

• Integridad del documento 

Aseguran la integridad del documento firmado. A través de algoritmos criptográficos, se crea un sello digital único que se adjunta al documento. Este sello es sensible a cualquier cambio en el contenido del documento, lo que significa que cualquier alteración posterior sea invalidada. 

Este nivel de seguridad garantiza que el documento sea modificado sin dejar rastro, lo que protege contra la manipulación y el fraude.

• Tramitación eficiente 

Agilizan el proceso de firma y minimizan la necesidad de imprimir, escanear y enviar documentos físicos. Esto ahorra tiempo y recursos, sumado a que son menos las oportunidades de fraude asociadas con la manipulación de documentos en papel. Además, al automatizar el proceso de firma, se contraen los errores humanos y se mejora la precisión en la gestión de documentos.

• Mejora de la experiencia del cliente

Al eliminar la necesidad de papel y procesos manuales, las firmas electrónicas tienen menos costos operativos asociados con la gestión de documentos físicos. Además, al simplificar y agilizar el proceso de firma, las empresas brindan una experiencia del cliente más rápida y conveniente, lo que aumenta la satisfacción del cliente y fortalece las relaciones comerciales a largo plazo.

Casos de éxito y adopción

Empresas de diversos sectores, desde la banca hasta el comercio minorista, están adoptando rápidamente la firma electrónica como parte integral de sus operaciones comerciales. Instituciones financieras utilizan firmas electrónicas para abrir cuentas bancarias en línea, mientras que empresas de tecnología las emplean para firmar contratos de servicios y acuerdos de nivel de servicio. 

¡Hay que prestar atención!

Reconocimiento internacional

Trabaja con compañías que conozcan las regulaciones en diferentes países como lo trabaja Viafirma. Aunque la firma electrónica es ampliamente aceptada en muchas jurisdicciones, aún existen diferencias significativas en cuanto al reconocimiento internacional. Esto es vital para que se trabaje con un socio de firma eficiente en las transacciones comerciales que involucran a partes ubicadas en diferentes países o regiones, ya que las leyes y regulaciones sobre la validez dependen considerablemente. 

La armonización de estándares y normativas a nivel internacional es un desafío importante para facilitar el uso global de la firma electrónica.

Gestión de claves criptográficas

La gestión adecuada de las claves criptográficas es fundamental para garantizar la seguridad e integridad de las firmas electrónicas. Las claves privadas utilizadas para firmar documentos deben almacenarse de manera segura y protegerse contra accesos no autorizados. 

Sin embargo, la gestión de claves criptográficas es compleja y necesita medidas adicionales de seguridad, como la implementación de infraestructuras de clave pública (PKI) y el uso de hardware de seguridad especializado.

Resistencia a la falsificación

Las firmas electrónicas son inherentemente más seguras que las firmas manuscritas, aún existe la posibilidad de falsificación y fraude, no son invulnerables, pero con las medidas adecuadas se convierten en fortines de seguridad. Los especialistas trabajan para blindarlas de técnicas de ingeniería social, robo de identidad o explotación de vulnerabilidades en los sistemas de firma electrónica. 

La implementación de medidas de seguridad adicionales, como la autenticación multifactor y la verificación de identidad reforzada, es esencial para mitigar este riesgo.

Adopción y cambio

La adopción de la firma electrónica enfrenta resistencia por parte de aquellos que están acostumbrados a procesos de firma tradicionales en papel. Los usuarios se sienten inseguros o desconfiados respecto a la autenticidad y la validez legal de las firmas electrónicas, lo que obstaculiza su adopción generalizada. 

Es importante trabajar en fomentar una cultura que les muestre sus beneficios de su alta seguridad, así como brindarles capacitación y soporte para facilitar la transición desde métodos de firma tradicionales.

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“Si las partes acuerdan utilizar un mecanismo de firma electrónica, se presumirá que dicho mecanismo cumple los requisitos para que la firma electrónica tenga los efectos de la firma manuscrita. En este sentido, este tipo de acuerdos son recomendables, ya que traslada la carga de probar que los requisitos no han sido cumplidos a quien lo alegue”, así se asegura en el diario La República, en una columna de una experta en el tema. 

Es decir, la firma electrónica brinda garantías para las partes o empresas que sellan acuerdos mediante su uso, teniendo un impacto directo en la economía digital. En un mundo que avanza en la digitalización a un ritmo vertiginoso, la firma electrónica contribuye a la multiplicación de modelos de negocio y transacciones comerciales. Este avance tecnológico simplifica los procesos, además de desencadenar un cambio sísmico en la manera en que las compañías operan en la era moderna.

En épocas anteriores, donde los documentos en papel y firmas manuscritas eran las que predominaban, las transacciones comerciales estaban plagadas de obstáculos logísticos y demoras innecesarias. Sin embargo, la firma electrónica es una apuesta por la eficiencia, permitiendo a las organizaciones sortear las limitaciones del mundo físico. 

Desde Viafirma analizaremos a fondo el impacto económico de la firma electrónica, desentrañando cómo allanó el camino hacia la optimización de procesos, la globalización empresarial y la reinvención de modelos de negocio.

El objetivo es desglosar las capas de la firma electrónica, revelando no solo su rol en la mejora de la eficiencia operativa y la reducción de costos, también en cómo catalizó la innovación empresarial para construir una conformidad normativa en un mundo cada vez más interconectado y digital.

Firma electrónica, transformando modelos de negocio 

No cabe la menor duda que la firma electrónica es una herramienta fundamental para agilizar y asegurar transacciones comerciales. Este avance tecnológico dejó una huella significativa en la forma en que las empresas operan y llevan a cabo sus negocios. 

En lugar de ser una simple asistencia, la firma electrónica se convierte en un fenómeno que impacta la eficiencia operativa y la forma en que las organizaciones se relacionan, innovan y se adaptan en un entorno empresarial cada vez más digitalizado. Por ello, impactó la estructura económica, transformando la velocidad y seguridad de las transacciones, sumado a la manera en que concebimos y desarrollamos modelos de negocio en la era digital.

Acelerando procesos y eliminando barreras geográficas

La agilización de procesos es uno de los impactos más notables de la firma electrónica. Anteriormente, obtener firmas en documentos implicaba tediosos envíos físicos o la espera de la firma manuscrita. Con la firma electrónica, se supera la limitación geográfica, permitiendo la firma instantánea desde cualquier lugar del mundo. 

Esto impulsa la productividad y abre las puertas a colaboraciones más eficientes a nivel global.

Eficiencia operativa, reducción de costos

Uno de los beneficios más destacados de la firma electrónica es su capacidad para mejorar la eficiencia operativa. Anteriormente, la necesidad de documentos físicos y firmas manuscritas resultaba en procesos lentos y costosos. 

Con estas plataformas, las compañías completan transacciones en tiempo real, eliminando la espera asociada con la entrega y firma de documentos en papel. Esto acelera los procesos y reduce los costos operativos, como los gastos de envío y almacenamiento de documentos físicos.

Apertura a otros mercados 

Lo que es uno de los retos más grandes en el mundo corporativo ahora es un poco más fácil de resolver. La firma electrónica aporta al camino para la globalización de los negocios. Las transacciones se llevan a cabo de manera instantánea y segura, sin importar la ubicación geográfica de las partes involucradas. 

De esta manera, los líderes empresariales tienen oportunidades para expandir sus operaciones a nivel internacional, sin las limitaciones logísticas que solían existir. La flexibilidad que ofrece permite la implementación de modelos de trabajo remoto, lo que se ha vuelto esencial en el panorama empresarial actual y así las marcas propongan sus productos y servicios en mercados internacionales o de otras ciudades de su país. 

Seguridad y cumplimiento normativo

La seguridad de las transacciones comerciales es una prioridad clave, y la firma electrónica demostró ser una herramienta confiable en este aspecto. Sus sistemas utilizan protocolos avanzados de cifrado y autenticación para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos. 

Asimismo, la mayoría de las soluciones cumplen con los estándares y regulaciones de seguridad, lo que ayuda a las empresas a cumplir con los requisitos normativos y evitar posibles sanciones.

Innovación en modelos de negocio

La adopción de la firma electrónica generó innovación en modelos de negocio. Las compañías desarrollan nuevos servicios y productos basados en la capacidad de realizar transacciones de manera más eficiente y segura. Plataformas de firma electrónica, contratos inteligentes y otras soluciones tecnológicas surgieron como resultado de esta transformación, brindando oportunidades para diferenciarse en el mercado y mejorar la experiencia del cliente.

Mejora en la experiencia del empleado 

La firma electrónica beneficia a clientes y socios comerciales, además mejora la experiencia de los colaboradores. Los procesos simplificados y la capacidad de firmar documentos de manera digital facilitan su trabajo, permitiéndoles centrarse en tareas más estratégicas en lugar de ocuparse de la burocracia asociada con la documentación en papel.

Facilita la auditoría y la tramitación documental

La digitalización de la firma electrónica simplifica la auditoría y el seguimiento de documentos. Cada firma electrónica queda registrada digitalmente, lo que facilita la trazabilidad y la verificación en caso de auditorías internas o externas. De igual manera, la capacidad de almacenar y gestionar documentos de forma digital hace más sencilla la tramitación documental, agilizando procesos administrativos y reduciendo el tiempo dedicado a la gestión de archivos físicos.

Reducción de errores y riesgos

Disminuye significativamente la posibilidad de errores humanos en la documentación y transacciones. Al eliminar la necesidad de manejar documentos en papel y depender de firmas manuscritas, se minimizan los problemas asociados con pérdidas, extravíos o alteraciones no autorizadas de documentos. La digitalización mediante firmas electrónicas garantiza un proceso más preciso y seguro.

La firma electrónica dejó una marca indeleble en la economía actual, redefiniendo la forma en que las empresas llevan a cabo sus transacciones comerciales. Desde la eficiencia operativa hasta la innovación en modelos de negocio, su impacto económico es innegable. Al adoptar esta tecnología, las empresas optimizan sus procesos y se posicionan estratégicamente en un mundo empresarial cada vez más digital.

Aprovecha todos los beneficios que trae la firma electrónica a la economía digital. No te quedes rezagado frente a tus competidores, contacta a un experto de Viafirma para asesorarte en el proceso. 

La transformación digital impregnó todos los aspectos del entorno empresarial, y la adopción de tecnologías avanzadas, como la firma electrónica, se ha convertido en un componente esencial para la eficiencia y la agilidad operativa. No obstante, más allá de la funcionalidad intrínseca de estas soluciones, la clave para su éxito radica en la forma en que el diseño de interfaces moldea la percepción y experiencia del usuario.

En este contexto, explicaremos detalladamente cómo el diseño de interfaces ejerce una influencia determinante en la aceptación y adopción de la firma electrónica. No se trata únicamente de implementar una herramienta electrónica para la firma de documentos, sino de concebir una experiencia que inspire confianza, simplifique procesos y se adapte a la diversidad de usuarios y contextos.

A medida que las organizaciones migran hacia entornos digitales, la interfaz de usuario se convierte en el puente crítico entre la tecnología y el usuario final. Desde la primera impresión visual hasta la facilidad de uso y la seguridad percibida, cada elemento del diseño de interfaces desempeña un papel vital en la aceptación de la firma electrónica como una práctica estándar en el mundo empresarial actual.

En Viafirma contaremos cómo el diseño visual cautivador establece el tono, cómo la facilidad de uso optimiza la eficiencia operativa, y cómo la percepción de seguridad se construye a través de elementos gráficos y características específicas. Asimismo, abordaremos la importancia de la personalización y la accesibilidad, reconociendo que un diseño inclusivo atiende a una audiencia más amplia y potencia la aceptación universal de esta tecnología disruptiva.

Una empresa que implementa la firma electrónica con experiencia y conocimiento, aprovechará estos elementos esenciales del diseño de interfaces, donde cada detalle contribuye a forjar una experiencia que cumple con requisitos funcionales y se convierte en un catalizador para la transformación digital de las prácticas empresariales.

Primeras impresiones, la importancia del diseño visual

El diseño visual de una interfaz para la firma electrónica abarca más allá de lo meramente estético; es la primera conexión emocional que establece el usuario con la tecnología. 

Un diseño limpio, moderno y visualmente agradable transmite profesionalismo, también reduce la ansiedad del usuario al interactuar con una nueva herramienta. Botones claramente definidos, una paleta de colores coherente y un diseño intuitivo crean una experiencia de usuario que invita a la exploración y genera confianza desde el primer contacto.

Facilidad de uso: diseñando para la experiencia del usuario

Las empresas expertas hacen que las compañías que usan la firma electrónica lo hagan con simplicidad, esa es la clave para la aceptación masiva. La interfaz de firma electrónica debe ser diseñada con el usuario final en mente, minimizando la fricción y simplificando el proceso de firma. 

Instrucciones claras, indicadores de progreso y un flujo lógico guían al usuario a través del proceso, independientemente de su nivel de habilidad tecnológica. Un diseño centrado en la experiencia del usuario, asegura que la adopción de la firma electrónica sea un proceso sin complicaciones.

Seguridad que inspira confianza

La firma electrónica implica transacciones legales y confidenciales; por lo tanto, el diseño debe transmitir una sensación de seguridad. Elementos visuales como candados, certificados de seguridad y mensajes claros sobre la encriptación refuerzan la confianza del usuario. El diseño debe ser seguro en realidad, también debe comunicar esa seguridad de manera efectiva para garantizar la aceptación plena.

Personalización

Cada usuario es único, y un diseño de interfaz efectivo para la firma electrónica debe reconocer y permitir la variabilidad. La capacidad de personalizar ciertos aspectos, como el tamaño de fuente, colores o preferencias de diseño, mejora la experiencia del usuario, sumado a ello aumenta la aceptación al dar a cada usuario un sentido de control sobre su entorno de trabajo digital.

Accesibilidad, diseñando para todos

La accesibilidad no es un requisito legal, es una consideración ética y práctica. Un diseño inclusivo para la firma electrónica garantiza que todos, independientemente de sus capacidades físicas o limitaciones visuales, acceda a utilizar la herramienta de manera efectiva. Desde lectores de pantalla hasta opciones de contraste, la accesibilidad en el diseño amplía la aceptación de la firma electrónica a una audiencia más amplia.

Feedback y retroalimentación para mejorar 

El diseño de interfaces no concluye con el lanzamiento. Un sistema de feedback claro y procesable es esencial para la mejora continua. La retroalimentación del usuario, análisis de datos y pruebas periódicas permiten ajustar y optimizar la interfaz, asegurando que evolucione de acuerdo con las necesidades y expectativas cambiantes de los usuarios. 

El diseño iterativo es la clave para mantener la relevancia y la eficacia a lo largo del tiempo.

Explorar cada uno de estos aspectos del diseño de interfaces para la firma electrónica revela cómo la atención meticulosa a los detalles puede ser la diferencia entre la aceptación generalizada y la resistencia al cambio.

Atención a las barreras

Equilibrio entre seguridad y usabilidad: el desafío central radica en encontrar el equilibrio adecuado entre seguridad y facilidad de uso. Aumentar los niveles de seguridad a menudo implica agregar pasos adicionales, lo cual podría resultar en una experiencia de usuario menos intuitiva. 

El diseño debe buscar soluciones que mantengan la robustez de la seguridad sin sacrificar la comodidad del usuario, posiblemente incorporando autenticación multifactor discreta o tecnologías biométricas.

Adaptabilidad a diversos sectores: la firma electrónica se utiliza en una variedad de sectores, desde finanzas hasta salud y más allá. Cada sector tiene requisitos y flujos de trabajo únicos. El desafío es crear una interfaz versátil que se adapte a diversos casos de uso sin comprometer la simplicidad. Un diseño modular y personalizable puede ser la clave para abordar esta complejidad y satisfacer las necesidades específicas de cada sector.

Integración con sistemas existentes: en los entornos empresariales complejos, la firma electrónica debe integrarse con sistemas existentes, como sistemas de gestión documental o plataformas CRM. El desafío radica en diseñar una interfaz que permita una integración sin problemas, minimizando interrupciones en los flujos de trabajo existentes y facilitando la adopción por parte de las empresas.

Asegurar la autenticidad y no la negación: Garantizar la autenticidad de las firmas electrónicas y prevenir el no repudio (la imposibilidad de negar la autoría de una firma) es esencial para la validez legal de los documentos firmados electrónicamente. El diseño debe abordar estos desafíos mediante la implementación de tecnologías de seguridad sólidas y proporcionando a los usuarios información clara sobre la legalidad y la validez de sus firmas.

El diseño de interfaces para la firma electrónica enfrenta desafíos significativos que van más allá de la estética y la usabilidad básicas. Al abordar estos desafíos con enfoques creativos y centrados en el usuario, las soluciones de diseño pueden superar obstáculos y facilitar la adopción generalizada de la firma electrónica en diversos entornos empresariales.

Si tienes dudas sobre firma electrónica y cómo te ayuda a mejorar tus procesos empresariales, es momento de hablar con un experto de Viafirma y conocer todos los detalles.  

La gestión contable experimentó una transformación radical gracias a la tecnología, en ese camino la firma electrónica está asistiendo para simplificar y potenciar los procesos contables. En esa edición del blog de Viafirma, conoceremos cómo lo está haciendo para dejar atrás procesos obsoletos manuales, además redefiniendo la forma en que las empresas abordan la seguridad, la agilidad y la colaboración en el ámbito financiero. 

De igual manera, es una aliada para superar los problemas de la burocracia y permitiendo una gestión financiera ágil y centrada en la eficiencia.

Por ejemplo, la firma consultora EY, indicó que el “cumplimiento contable es motor de ventaja competitiva” para las empresas, pero deben superar retos, en esa medida, “La digitalización de múltiples tareas y el uso de las nuevas tecnologías, como la inteligencia artificial, automatización de procesos robóticos (RPA), blockchain (para ciberseguridad), el análisis de big data, entre otras, están desafiando a las administraciones de las empresas a mantenerse actualizadas, no solo en términos de normativas contables, sino también en lo que respecta a la tecnología”.

Es decir, que entre otras tecnologías, la firma electrónica tiene una cabida para contribuirle a los profesionales a lograr ese cumplimiento contable ideal que les brinde una ventaja competitiva, en un mundo lleno de organizaciones que luchan por ganar clientes. 

Abriendo un camino eficiente 

En el pasado, la firma de documentos contables era un proceso engorroso que involucraba múltiples pasos físicos. La impresión, firma manual, escaneo y envío postal eran rituales que consumían valiosos recursos y tiempo. 

Con la firma electrónica, este proceso se simplificó de manera espectacular. La eliminación de la necesidad de papel y la capacidad de firmar digitalmente documentos en cuestión de segundos han allanado el camino para una gestión contable más eficiente y sostenible.

Agilidad en la aprobación de transacciones

La firma electrónica elimina la necesidad de procesos manuales, además agiliza la aprobación de transacciones. En el mundo financiero, la velocidad es esencial, y la capacidad de firmar digitalmente documentos acelera significativamente el flujo de efectivo. 

Procesos como la autorización de pagos y la aprobación de presupuestos se vuelven más rápidos, permitiendo a las empresas adaptarse rápidamente a las demandas cambiantes del mercado.

Protegiendo la integridad financiera

La seguridad de la información financiera es una preocupación constante. La firma electrónica aborda esta inquietud al implementar protocolos de cifrado avanzados para proteger la integridad de los documentos. Además, proporciona un rastro digital detallado de cada transacción, facilitando la auditoría y asegurando el cumplimiento normativo. 

Las empresas confían en que sus procesos contables cumplen con los estándares legales, protegiendo así su reputación y evitando posibles sanciones.

Acceso remoto y colaboración mejorada

En un mundo cada vez más globalizado, la capacidad de acceder y firmar documentos desde cualquier lugar del mundo se ha vuelto esencial. La firma electrónica permite a los profesionales contables colaborar de manera efectiva, incluso si están dispersos geográficamente. 

Esta flexibilidad en el acceso remoto mejora la eficiencia operativa, además abre nuevas oportunidades para la colaboración y el intercambio de información en tiempo real.

Reducción de errores humanos

La automatización inherente a la firma electrónica reduce significativamente la posibilidad de errores humanos en los documentos contables. La consistencia y precisión de las firmas digitales contribuyen a la integridad de los registros financieros. 

Esto ayuda a la generación de informes precisos y respalda la toma de decisiones estratégicas, ya que los profesionales contables están seguros en la exactitud de la información que manejan. La firma electrónica, de esta manera, se convierte en un aliado clave para garantizar la calidad y fiabilidad de los datos financieros.

Integración con plataformas contables

La firma electrónica se integra de manera fluida con plataformas contables modernas, proporcionando un flujo de trabajo continuo y eliminando la necesidad de cambiar entre diferentes sistemas. Esto ahorra tiempo y minimiza la posibilidad de errores asociados con la entrada de datos manual.

Archivado electrónico eficiente

La firma electrónica facilita el archivado electrónico eficiente de documentos contables. Los archivos digitales son organizados de manera sistemática, lo que genera un acceso instantáneo y una búsqueda rápida. Esto incrementa la eficiencia en la recuperación de información y contribuye a mantener un entorno de trabajo ordenado y libre de desorden documental.

Respuesta rápida a auditorías

En situaciones de auditoría, la firma electrónica agiliza el proceso al proporcionar una traza de auditoría detallada y fácil de seguir. La capacidad de demostrar de manera ágil y transparente la conformidad con los estándares contables y regulatorios es esencial para una auditoría sin contratiempos.

Eficiencia Económica

Al eliminar la necesidad de papel, impresión y envío postal, la firma electrónica contribuye a la reducción significativa de costos operativos asociados con los procesos contables tradicionales. Esta eficiencia económica se traduce en ahorros tangibles y favorece a las empresas asignar recursos financieros a áreas más estratégicas.

Adopción sencilla y capacitación mínima

La implementación de la firma electrónica es sorprendentemente sencilla, y la curva de aprendizaje para su uso es mínima. Esto significa que los profesionales contables adoptan rápidamente esta tecnología sin la necesidad de extensas capacitaciones, logrando una transición suave y rápida hacia procesos más eficientes.

La firma electrónica simplifica los procesos contables existentes, al mismo tiempo, aportan una serie de beneficios adicionales, desde la reducción de costos hasta la mejora de la transparencia y la conformidad. Al abrazar esta tecnología, las empresas pueden no solo optimizar sus operaciones actuales, posicionándose estratégicamente para un futuro contable cada vez más digital y dinámico.

Pregúntale a nuestros expertos cómo puedes hacerlo, agenda una cita para entender el ecosistema de la firma electrónica y convierte a Viafirma en tu aliado.  

En la era de la competitividad, la creación de empresas de diferentes industrias es pan de cada día. El diario La República, uno de los más importantes en noticias económicas de Colombia, indicó que “un informe sobre el ecosistema emprendedor realizado por la red global de firmas Kpmg, revela que en el país hay 1.327 startups, 19% más que en 2022, de las cuales 60% se concentra en Bogotá y 21% en Antioquia, y se enfocan en 31 diferentes sectores”. 

De igual manera, la nota detalla que las fintech son las de mayor volumen (15,3%), seguidas de RetailTech (8,1%), HealthTech (7%), DeepTech (6,7%) y AdTech (6,7%), a lo que sumó el artículo: “Pero lo más interesante es que son generadoras de empleo, ya que casi 16% tiene entre 21 y 50 empleados y 4% logra más de 100 colaboradores”.

Bajo este panorama, las startups van con un buen desarrollo y un excelente panorama a futuro. Por su parte, la importante publicación Forbes, señaló que eso sí, tienen algunos desafíos por superar como que “nada más en América Latina, las inversiones de capital de riesgo, que son la principal fuente de financiación para la mayoría de startups, cayeron 19,4% en la primera mitad de este año, a US$5.400 millones, frente a los US$6.700 millones que hubo en el mismo período en el año anterior”.

En esa medida, las nuevas empresas requerirán de herramientas y plataformas que las ayuden a superar estos retos para fortalecerse ante las grandes oportunidades que tienen en los distintos mercados actuales.

Allí la firma electrónica se convierte en un soporte para este tipo de negocios. Imagina esto: tienes una idea brillante, un equipo apasionado y el impulso para llevar tu visión al mercado. Sin embargo, te enfrentas a una realidad desafiante que son los procesos administrativos tradicionales que ralentizan el lanzamiento de tu startup al mundo o demoran el sellar acuerdos con otras compañías. 

Más que una simple revolución digital de la firma en papel, la firma electrónica es un catalizador que transforma la burocracia en eficiencia, los obstáculos en oportunidades y las ideas en realidades comerciales. Todo lo que necesita una empresa que está naciendo. 

Desde Viafirma, exploraremos cómo la firma electrónica contribuye en el complejo paisaje empresarial con agilidad, reducción de costos y, sobre todo, confianza. En este viaje analizaremos no solo cómo simplifica, sino que también potencia el ingreso de las nuevas empresas al mercado, permitiéndoles sobrevivir y prosperar en la era digital.

La agilidad de la firma electrónica

En el competitivo escenario empresarial actual, la rapidez es clave. La firma electrónica permite a las startups agilizar procesos que, de otra manera, llevarían días o incluso semanas. Desde la firma de contratos hasta la gestión de documentos legales, la velocidad que ofrece es invaluable.

Por ejemplo, imagina el proceso tradicional de cerrar un contrato: impresión, firma a mano, escaneo y envío. Con la firma electrónica, este proceso se reduce a unos pocos clics. Los documentos se envían y firman de manera instantánea, eliminando las demoras asociadas con el correo físico y permitiendo que las startups cierren acuerdos en tiempo récord. La agilidad resultante satisface la urgencia del mundo corporativo y deja una impresión positiva en los socios comerciales.

Costos reducidos, impacto maximizado

Las startups a menudo operan con presupuestos ajustados. Aquí es donde la firma electrónica brilla, reduciendo drásticamente los valores asociados con la impresión, el envío y el almacenamiento de documentos en papel. Además, minimiza la posibilidad de errores humanos y la necesidad de correcciones costosas.

La adopción de la firma electrónica es amigable con el medioambiente al reducir el uso de papel, también alivia la carga financiera de las nuevas empresas. 

Piensa en el costo de la impresión y el envío de un solo contrato. Ahora imagina multiplicar eso por cada acuerdo necesario para lanzar tu startup. Con la firma electrónica, estos costos bajan drásticamente, liberando recursos que son reinvertidos en el crecimiento y desarrollo del negocio.

Construyendo confianza con socios y clientes

En el mundo empresarial, la confianza lo es todo. La firma electrónica acelera los procesos y aporta un nivel adicional de seguridad y autenticación. Esto construye confianza con socios comerciales y establece una base sólida para las relaciones con los clientes.

La seguridad de la firma electrónica va más allá de simplemente evitar la falsificación. La mayoría de las plataformas de firma electrónica ofrecen medidas de seguridad avanzadas, como la encriptación de extremo a extremo y la autenticación multifactor, garantizando que los documentos firmados sean seguros y legítimos. 

Esta capa adicional de seguridad tranquiliza a los socios comerciales y mejora la percepción de los clientes sobre la seriedad y profesionalismo de la startup.

Cumplimiento legal simplificado

Las nuevas empresas -a menudo- se enfrentan a desafíos legales y reglamentarios. La firma electrónica facilita el cumplimiento legal al proporcionar un rastro digital seguro y legalmente vinculante. Esto simplifica el proceso, además la startup se alinea con las normativas vigentes.

El cumplimiento legal es un laberinto para muchas startups, pero la firma electrónica actúa como el hilo de Ariadna. Al generar un rastro digital detallado de cada transacción, la firma electrónica cumple con los requisitos legales y facilita procesos de auditoría y la gestión de documentos en el futuro. Esto es especialmente crucial en industrias altamente reguladas, donde la precisión y la documentación son fundamentales.

Colaboración sin fronteras

En el mundo globalizado de las startups, la colaboración es vital. La firma electrónica permite la colaboración sin fronteras al eliminar las limitaciones geográficas. Equipos distribuidos en diferentes ubicaciones colaboran en tiempo real, compartiendo y firmando documentos de manera eficiente. 

Esto acelera los procesos internos, facilita la colaboración con socios y proveedores de todo el mundo, logrando que los nuevos negocios aprovechen al máximo las oportunidades globales.

Por ejemplo, podrán tener un equipo de desarrollo en un continente y un equipo de ventas en otro. La firma electrónica elimina la necesidad de enviar documentos físicos de un lugar a otro, haciendo que ambos equipos trabajen simultáneamente en proyectos cruciales. Es decir, abre las puertas a asociaciones internacionales y oportunidades de mercado que de otra manera podrían haber sido difíciles de alcanzar.

Experiencia del cliente optimizada

Al simplificar los procesos y reducir la fricción en las interacciones, las cuales abarcan desde contratos de servicio hasta onboarding de clientes, la capacidad de firmar documentos de forma electrónica agiliza la experiencia del cliente, dejando una impresión positiva desde el primer contacto.

La primera interacción de un cliente con una startup a menudo involucra la firma de algún documento, ya sea un acuerdo de servicio o un contrato de compra. La firma electrónica hace que esta experiencia sea suave y eficiente, sentando las bases para una relación positiva. 

Además, la capacidad de realizar transacciones de forma electrónica también se alinea con las expectativas modernas de los clientes, que buscan conveniencia y procesos sin complicaciones.

La firma electrónica es una herramienta estratégica que impulsa la entrada al mercado de una startup. Al optimizar su eficiencia, reducir costos y construir confianza, construye la base para el éxito empresarial desde el primer día. En un mundo donde la velocidad y la innovación son moneda corriente, las startups tienen otro aliado en la lucha por la competitividad. 

Habla con uno de nuestros expertos y agenda una cita para contarte cómo podemos ayudar a tu empresa a crecer, tu negocio debe ser competitivo y la firma electrónica es la aliada ideal. 

En la eterna encrucijada entre la tradición y la innovación, el sector financiero se encuentra en medio de una transformación digital sin precedentes. En este escenario de constante evolución, la firma electrónica está ayudando a la industria a caminar hacia un futuro más eficiente, seguro y sostenible. 

En los últimos años, la digitalización de las transacciones financieras redefinió la forma en que interactuamos con nuestro dinero y con los documentos cruciales que pasan de mano en mano. La firma electrónica, en particular, se volvió un cimiento sobre el cual se construye este nuevo paradigma financiero.

En la actualidad, sin duda, la revolución digital permeó todos los aspectos de nuestras vidas, y el mundo financiero no fue inmune a este cambio tectónico. Antiguamente, la firma de documentos financieros implicaba largos procesos que consumían tiempo y recursos, desde la impresión hasta la firma manuscrita y la entrega física. 

Sin embargo, en la era de la conectividad instantánea, la firma electrónica es la catalizadora que simplifica y acelera este proceso, llevando consigo una serie de beneficios que están redefiniendo las reglas del juego.

Por ejemplo, en un artículo, el Canal Institucional explicó que “Esta firma se ha convertido en un elemento importante para agilizar los trámites digitales, y las empresas cada vez más optan por productos que les ayuden a economizar tiempo, dinero y que además sean seguros”.

 De igual manera, agrega: “Como lo indica AutenTIC, el liderazgo lo sostiene el sector financiero y el inmobiliario, industrias donde esta herramienta es usada en su mayoría para firmar contratos, acuerdos o formularios de cualquier índole”.

Es decir, el sector financiero, uno de los más fuertes, está disfrutando de los beneficios que otorga la firma electrónica.  

Imagina la capacidad de cerrar un préstamo, realizar una inversión o autorizar una transacción en tan solo unos clics. La firma electrónica agiliza estos procesos y desbloquea una nueva dimensión de eficiencia. La capacidad de firmar documentos de manera electrónica da una respuesta más rápida a las demandas del mercado y a las necesidades de los clientes, marcando una transición radical de los tediosos días de espera a una era de inmediatez financiera.

Entre sus beneficios más comunes se encuentran: 

Seguridad en la vanguardia 

En un entorno donde los riesgos cibernéticos y la seguridad de la información son temas complejos, la firma electrónica es un bastión de seguridad. A través de tecnologías avanzadas de encriptación y autenticación, cumplen con los estándares de seguridad de la industria, en muchos casos, superan las medidas de seguridad asociadas con las firmas manuscritas. 

Esta dualidad de eficiencia y seguridad posiciona a la firma electrónica en el epicentro de la revolución digital financiera, sirviendo como un medio confiable para autenticar y validar transacciones cruciales.

Si eres técnico, tal vez te pueda interesar nuestra documentación sobre seguridad.

Reducción de costos y sostenibilidad 

En el corazón de la firma electrónica yace una oportunidad única para impulsar la sostenibilidad ambiental y reducir los costos operativos. La eliminación del papel como intermediario fundamental contribuye a la reducción de costos asociados con la impresión y el almacenamiento físico, además se alinea con la creciente conciencia ambiental. 

La reducción del consumo de papel beneficia a las finanzas, sumado a que se convierte en un acto consciente hacia la preservación del medioambiente.

Cumplimiento normativo 

En el mundo financiero, el cumplimiento normativo es crucial. Las instituciones financieras se adhieren a regulaciones estrictas para garantizar la transparencia y la legalidad de sus operaciones. 

La firma electrónica es una aliada invaluable en este sentido, proporcionando una herramienta que cumple con los estándares regulatorios y facilita la auditoría y la gestión de la conformidad. La capacidad de rastrear y documentar cada paso de una transacción mediante firmas electrónicas garantiza un nivel de integridad y transparencia que es esencial en el mundo financiero moderno. En Viafirma estamos sujetos al marco normativo eIDAS de la Unión Europea y somos prestadores de servicios de confianza.

Autenticación biométrica y multifactorial 

Para reforzar aún más la seguridad, muchas soluciones de firma electrónica en el sector financiero implementan métodos de autenticación biométrica y multifactorial. Desde huellas dactilares hasta reconocimiento facial, estas tecnologías aseguran que el firmante sea quien dice ser. 

La combinación de múltiples factores de autenticación eleva el listón de la seguridad, haciendo que la falsificación o el acceso no autorizado sean prácticamente imposibles.

Auditoría y registro inmutable 

La seguridad de la firma electrónica no solo se detiene en el momento de la firma; se extiende a la capacidad de auditar y rastrear cada paso del proceso. Los sistemas de firma electrónica en el sector financiero generan registros inmutables que documentan cada transacción. 

Esta funcionalidad no solo cumple con los requisitos regulatorios, sino que también actúa como un salvavidas en caso de disputas o auditorías, proporcionando una trazabilidad completa de la cadena de eventos.

Sobre la auditoría de firma tenemos vídeos en nuestro canal de Youtube, puedes verlos aquí.

Resistencia contra amenazas cibernética 

En un entorno donde las amenazas cibernéticas son una constante, la firma electrónica demuestra su resistencia. Los proveedores de servicios de firma electrónica invierten en protocolos de seguridad proactivos que se actualizan constantemente para hacer frente a las amenazas emergentes. Esto asegura que la seguridad de la firma electrónica no sea estática y evolucione para contrarrestar los desafíos del panorama digital en constante cambio.

La seguridad de la firma electrónica en el sector financiero va más allá de una capa adicional, es un componente esencial que sostiene la confianza de los usuarios y protege la integridad de las transacciones financieras. 

Firma electrónica móvil

Con la creciente dependencia de dispositivos móviles, la firma electrónica móvil está ganando terreno. Los usuarios firman documentos desde la comodidad de sus dispositivos móviles, eliminando la necesidad de estar físicamente presentes. Esta tendencia simplifica el proceso y se alinea con el estilo de vida cada vez más móvil de los clientes del sector.

Firma Electrónica en la nube

La migración hacia soluciones en la nube es una tendencia creciente en el sector financiero. La firma electrónica basada en la nube ofrece flexibilidad, accesibilidad y almacenamiento seguro de documentos. Esta tendencia permite a las instituciones financieras adaptarse rápidamente a las cambiantes demandas del mercado y mejorar la colaboración entre equipos distribuidos.

Para más información puedes ver nuestra solución de certificados digitales en la nube.

Experiencia del cliente centrada en la firma electrónica

Se trata de eficiencia operativa y mejorar la experiencia del cliente. Las instituciones financieras están personalizando la experiencia de firma electrónica para que sea intuitiva y fácil de usar, mejorando la satisfacción del cliente y fomentando la lealtad a la marca.

Perteneces al sector financiero y deseas conocer cómo la firma electrónica impulsa tu trabajo e industria. Contáctanos y uno de nuestros expertos te hablará al respecto y abrirá tu visión para potenciar tu negocio. 

En el tejido mismo de nuestra sociedad moderna, donde las transacciones se desenvuelven a la velocidad de la luz y lo físico está perdiendo relevancia por todo lo que abarca el sentido digital, la firma electrónica es uno de los pilares sobre los cuales descansan las interacciones comerciales y legales. 

La rúbrica electrónica permitió la concreción de acuerdos y contratos con la misma validez legal que sus contrapartes en papel.

Pero, en medio de esta evolución digital, surge una pregunta fundamental: ¿cómo podemos garantizar la integridad, autenticidad y, por ende, la confianza en las firmas digitales? Aquí entra en juego un elemento crítico y a menudo subestimado: la validación jurídica. 

Este proceso no es simplemente un formalismo legal, sino el núcleo mismo que confiere solidez y robustez a la validez de la firma digital en el mundo legal.

Explorando el universo de las firmas 

Para comprender la importancia de la validación jurídica, es esencial primero sumergirse en la complejidad y diversidad del panorama de las firmas electrónicas. Desde las simples representaciones gráficas de nuestras firmas hasta las avanzadas tecnologías de cifrado y autenticación, este espectro abarca una gama de posibilidades que redefine la manera en que conceptualizamos la autenticidad en la era digital.

Desentrañando el marco legal y normativo

Cada firma lleva consigo un bagaje legal específico, anclado en el contexto normativo de su jurisdicción. Hay estructuras legales delinean las fronteras dentro de las cuales las firmas electrónicas adquieren su legitimidad, y la validación jurídica se convierte en el guardián de estas fronteras.

Por ejemplo, en Colombia, “estas firmas son reguladas por la Ley 2069 de 2020 que propende por incentivar el emprendimiento en el país, y el Decreto 1789 de 2021 que regula el uso de este tipo de firmas”, indica un medio de comunicación.

En la misma nota se aclara que “esta legislación define y reglamenta el acceso y la utilización de los mensajes de datos, así como del comercio electrónico y las firmas digitales”.

Validación jurídica 

A lo largo de este recorrido, nos encontraremos con casos reales que ilustran la trascendencia de la validación jurídica en la resolución de disputas legales y el respaldo de transacciones cruciales. Desde contratos comerciales hasta acuerdos legales complejos, estos ejemplos concretos arrojarán luz sobre cómo la validación jurídica se convierte en la fuerza motriz detrás de la confiabilidad de las firmas electrónicas.

La firma electrónica, un logro emblemático en la convergencia entre la legalidad y la tecnología, nace la pregunta ¿cómo podemos estar seguros de que lo que se firma digitalmente es tan válido como su contraparte en papel? Aquí es donde entra en juego la validación jurídica. 

1. Garante de autenticidad: la validación jurídica tiene que ver más que un simple trámite burocrático; es el guardián que certifica la autenticidad de la firma electrónica. Actúa como el sello de aprobación legal que atestigua que la persona que firmó es quien dice ser, proporcionando una capa adicional de seguridad y confianza en el documento digital.
2. Cumplimiento normativo: en el entramado legal, cada jurisdicción tiene sus propias normativas que definen la validez de una firma electrónica. La validación jurídica se convierte en la brújula que guía para cumplir con los requisitos específicos de la legislación vigente, garantizando así su reconocimiento legal.
3. Proceso de verificación riguroso: implica un proceso de verificación riguroso para confirmar la integridad del documento firmado digitalmente. Desde la identificación del firmante hasta la revisión de los métodos de autenticación utilizados, cada paso busca garantizar que el documento sea legalmente válido y también esté protegido para que no sea inalterado desde su firma inicial.
4. Respaldo en casos legales: en el escenario jurídico, la validación jurídica se convierte en un aliado poderoso. En casos de disputas legales o desafíos a la autenticidad de la firma electrónica, este proceso de validación emerge como la evidencia tangible que respalda la legitimidad del documento, proporcionando una base sólida para la resolución de controversias.

Mirando al futuro, innovación y desafíos emergentes 

Como todas las cosas en el ámbito digital, la firma electrónica y su validación jurídica están en constante evolución. Desde la integración de tecnologías hasta el papel creciente de la inteligencia artificial, estas innovaciones están dando forma al futuro de las firmas electrónicas y cómo la validación jurídica se adapta a estos cambios.

Entre la tradición y la vanguardia, la validación jurídica guía nuestras transacciones en el ecosistema digital. Al comprender y aplicar este componente esencial, estamos allanando el camino hacia un futuro donde las firmas electrónicas son sellos de confianza tan sólidos como los de antaño, enriqueciendo así la manera en que navegamos por las corrientes digitales de la sociedad moderna.

Desafíos al respecto

Desafío 1: marco legal en evolución

Uno de los principales desafíos radica en la adaptación constante de los marcos legales a la evolución tecnológica. Las leyes que respaldan la validez de las firmas electrónicas deben actualizarse para abordar las complejidades de la era digital. ¿Cómo se equilibra la necesidad de innovación con la preservación de la integridad legal?

Desafío 2: autenticidad y seguridad

La autenticidad de una firma electrónica es esencial. Garantizar que la persona que firma un documento digital es quien dice ser y que la firma no ha sido alterada es crucial. ¿Cómo pueden las plataformas de firma electrónica garantizar la seguridad sin comprometer la facilidad de uso?

Desafío 3: reconocimiento internacional

En un mundo cada vez más interconectado, las transacciones atraviesan fronteras. Los desafíos se intensifican cuando se trata de la validez de las firmas electrónicas en contextos internacionales. ¿Cómo los países armonizan sus estándares para facilitar transacciones globales sin comprometer la soberanía legal? En este caso, Viafirma está registrada como prestador de servicios de confianza por la normativa Europea eIDAS, facilitando su adaptación y uso en países con leyes más laxas. 

Desafío 4: educación y confiabilidad

La aceptación de la firma electrónica a menudo se enfrenta a la resistencia basada en la falta de comprensión. La educación sobre la tecnología y sus beneficios es esencial para construir la confianza en su uso. ¿Cómo las instituciones educativas y las empresas colaboran para superar la brecha de conocimiento?

A medida que avanzamos hacia una sociedad más digitalizada, los desafíos en la validación jurídica de la firma electrónica son inevitables. Sin embargo, con una colaboración continua entre los actores legales, tecnológicos y educativos, podemos superar estos desafíos y construir un marco robusto que aproveche al máximo las ventajas de esta revolucionaria tecnología.
Proteja jurídicamente la firma electrónica y cuente con un aliado experto en el tema como lo es Viafirma. No dude en solicitar asesoría.

Muchas personas se preguntan sobre qué será de su vida en diez años, o cuál será futuro de las industrias, por ejemplo, si existirán autos más veloces, trenes hipersónicos que conecten ciudades o que desarrollen aviones que nos lleven de un continente a otro en cuestión de minutos. Pues bien, en cada sector hay dudas sobre qué vendrá y en esta ocasión, desde Viafirma, analizaremos qué podría pasar con el futuro de la firma electrónica, abarcando diferentes hipótesis.

En nuestra sociedad, la firma electrónica está generando confianza al conectar personas, empresas y gobiernos de manera única. Es la varita mágica que transforma letras en documentos en acuerdos legales, llevando consigo el poder de la autenticidad en un mundo virtual.

Para ganar esa confianza hay que pensar y demostrar que la firma electrónica no es simplemente una rúbrica en un documento, es una herramienta de seguridad y brinda un alto porcentaje de certeza en un espacio aparentemente etéreo. En el ecosistema de ciberespacio o digital, donde la desconfianza reina, la firma electrónica actúa como un termómetro que eleva la confianza a niveles reconfortantes.

Hoy contribuye a la red de relaciones personales, empresariales y gubernamentales donde la confidencialidad y la validez son necesarios por aspectos legales. De igual manera, es una plataforma que va más allá de firmar documentos; es la promesa de un futuro donde la confianza se transmite y la autenticidad no conoce fronteras digitales.

Las perspectivas del futuro

Antes de dar el paso, en el presente, la adopción generalizada de la firma electrónica transformó la manera en que gestionamos acuerdos y documentos legales. Desde contratos empresariales hasta transacciones cotidianas, se simplificaron procesos, ahorrado tiempo y reduciendo el uso de papel.  La tecnología impactó positivamente en diversos sectores.

Tecnologías emergentes

El futuro de la firma electrónica podría estar ligado a tecnologías emergentes. La inteligencia artificial (IA) y el blockchain son dos áreas clave que prometen mejorar la seguridad y la autenticidad de las firmas electrónicas.

Firma electrónica biométrica

La autenticación biométrica evolucionó de forma considerable, y su aplicación en la firma electrónica es un desarrollo emocionante. Desde el reconocimiento facial hasta las huellas dactilares, estas características únicas incrementan un nivel adicional de seguridad y personalización.

Su uso en la era de la movilidad

La movilidad es una tendencia imparable, y la firma electrónica está evolucionando para adaptarse. Desde la firma en dispositivos móviles hasta la integración con aplicaciones cotidianas, se está convirtiendo en una experiencia más accesible y conveniente para usuarios en constante movimiento, por ejemplo, ejecutivos que tienen un gran número de desplazamientos laborales entre ciudades y países. 

Contratos inteligentes

Los contratos inteligentes basados en blockchain son una evolución natural de la firma electrónica. Estos documentos autoejecutables cumplen las condiciones preestablecidas. Imagine firmar un contrato que se lleva a cabo sin la necesidad de intermediarios, garantizando transparencia y eficiencia.

Firma cuántica

En paneles de expertos, se habló de la llegada futura de la computación cuántica, con lo que se vislumbra la posibilidad de firmas electrónicas cuánticas, que utilizarían principios cuánticos para proporcionar un nivel inigualable de seguridad y ser -prácticamente- invulnerables a los métodos de hacking convencionales, asegurando una autenticación ultra segura.

Reconocimiento de voz 

La firma electrónica del futuro podría no depender solo de lo que escribimos o dibujamos, sino también de cómo lo decimos. La tecnología de reconocimiento de voz y emociones se utilizaría para autenticar la identidad del firmante, agregando un componente biométrico adicional y personalizando aún más el proceso de firma.

Tecnologías de Realidad Aumentada (RA)

Tiene el potencial de cambiar la forma en que interactuamos con el entorno digital. Imagina una firma electrónica que se realiza en un espacio de realidad aumentada, donde se ven y manipulan documentos como si fueran objetos físicos. Esta integración podría hacer que la experiencia de firma sea más intuitiva y atractiva.

Desafíos legales y regulatorios

A medida que la firma electrónica se convierte en un componente integral de las transacciones digitales, los desafíos legales y regulatorios emergen. En esa medida, también hay retos y preocupaciones legales en torno a la validez de las firmas electrónicas y cómo la creación de marcos regulatorios sólidos es esencial para garantizar su aceptación global. A día de hoy, Viafirma cuenta con certificaciones en la normativa de la unión Europea eIDAS, la más exigente del mundo, y seguiremos priorizando la legalidad de todas nuestras certificaciones con el paso del tiempo para garantizar la legalidad de nuestras soluciones.

El futuro de la firma electrónica se vislumbra emocionante y lleno de posibilidades. Al abrazar tecnologías emergentes, enfrentar desafíos legales y adaptarse a la movilidad, estamos labrando un camino hacia un mundo donde la firma electrónica no solo es eficiente, sino también sinónimo de confianza y seguridad. Firma electrónicamente el futuro que todos anhelamos: un mundo más ágil, sostenible y conectado.

Viafirma te asesora para simplificar procesos empresariales con firma electrónica. Habla con uno de nuestros expertos y te contaremos los detalles de sus beneficios. 

En un mundo cada vez más conectado, la internacionalización de las empresas es una estrategia fundamental para el crecimiento y la expansión. En este contexto, la firma electrónica es una compañera que agiliza y facilita la penetración en mercados globales. A continuación, desde Viafirma exploraremos cómo la firma electrónica contribuye al éxito de las empresas en sus esfuerzos de internacionalización.

Es importante destacar que sea el caso de firma digital en la nube, un portafirmas o el certificado digital, son plataformas poderosas que contribuyes a las organizaciones en diferentes áreas de la operación -por no decir que todas- como el departamento legal, marketing, finanzas, dirección o gerencia, entre otras, a ser más productivas. 

Entre sus resultados están el ahorro de costos, cerrar acuerdos con otros países del mundo, o sencillamente, el firmar documentos de manera telemática.

Ahora, en ese aspecto de finalizar negocios con otros países, la firma electrónica es muy relevante, pero -primero- pensemos por qué es elemental la internacionalización de las empresas. 

La firma internacional Thomas Greg y Sons, explica sobre este proceso: “la expansión brinda protección a la actividad económica de las empresas frente a posibles imprevistos, ya que permite que se diversifique su portafolio y, aumente su capital. Por ejemplo, las empresas con operaciones internacionales pueden compensar el crecimiento negativo en un mercado operando con éxito en otro”. 

Por otro lado, EAE Business School, explica que la internacionalización “es motivada por la facilidad de acceso a las materias primas o a determinados avances tecnológicos. Dicho de otra manera, algunas compañías deciden instalarse en lugares donde están presentes las materias primas (o las tecnologías, en el caso de las empresas del conocimiento) que utilizan en su proceso de producción”.

Entendiendo esto, analizamos cómo la firma electrónica es una aliada para que las compañías del país la realicen. 

Agilidad en la gestión de documentos

La internacionalización conlleva una cantidad significativa de documentos legales y comerciales. Desde contratos hasta acuerdos de asociación, la gestión eficiente de la documentación es clave. 

La firma electrónica permite la rápida firma y aprobación de procesos a distancia, eliminando barreras de tiempo y espacio. Esto agiliza los procesos internos y la colaboración con socios y clientes globales.

Cumplimiento legal y seguridad

La firma electrónica ha evolucionado para cumplir con los estándares legales y de seguridad más rigurosos. Al emplear soluciones de firma electrónica certificadas, las empresas garantizan la validez legal de sus documentos en diferentes jurisdicciones. Esto es esencial para superar las complejidades legales que surgen al operar en mercados internacionales.

Reducción de costos y eficiencia operativa

La internacionalización conlleva inversiones significativas, pero la firma electrónica ayuda a mitigar algunos de los costos asociados. Al eliminar la necesidad de imprimir, enviar por correo y archivar documentos físicos, las empresas reducen gastos operativos y mejorar la eficiencia. 

Esto se traduce en recursos financieros y humanos que se destinan a otras áreas críticas de expansión internacional.

Adaptabilidad cultural y lingüística

Cada mercado internacional presenta desafíos únicos, incluyendo diferencias culturales y lingüísticas. La firma electrónica permite personalizar y adaptar documentos a los requisitos específicos de cada región. 

Además, la capacidad de firmar electrónicamente en varios idiomas facilita la comunicación fluida y la construcción de relaciones sólidas en mercados extranjeros.

Facilitación de transacciones comerciales internacionales

En entornos empresariales globales, las transacciones comerciales suelen ser complejas y requieren un intercambio rápido y seguro de información. La firma electrónica agiliza este proceso al permitir la firma remota de contratos comerciales, facturas y otros documentos esenciales. Esto acelera las transacciones y fortalece la confianza entre las partes involucradas.

La firma electrónica se presenta como un habilitador clave para la internacionalización de las empresas, proporcionando una base sólida para la eficiencia, la seguridad legal y la adaptabilidad en mercados globales. 

Aquellas organizaciones que adoptan proactivamente esta tecnología están mejor posicionadas para aprovechar las oportunidades internacionales y superar los desafíos asociados con la expansión global.

La firma electrónica simplifica los procesos y allana el camino para que las empresas crezcan más allá de las fronteras, construyendo un puente digital hacia el éxito internacional.

Revisemos un poco de la fascinante historia de la firma electrónica

En la era digital en la que vivimos, la firma electrónica es una catalizadora en agilizar procesos y garantizar la seguridad en transacciones virtuales. Sin embargo, su historia es tan intrigante como su utilidad en la actualidad.

El nacimiento de la necesidad

A finales del siglo XX, con el advenimiento de la revolución tecnológica, surgió la necesidad de encontrar métodos más eficientes y seguros para autenticar la identidad en el mundo digital. Las firmas en papel ya no eran suficientes para respaldar transacciones electrónicas.

A principios de la década de 1990, se dieron los primeros pasos hacia la firma electrónica. Los estándares como el Public Key Infrastructure (PKI) comenzaron a sentar las bases para la autenticación y la seguridad en línea. Sin embargo, aún se enfrentaban a desafíos significativos, como la aceptación legal y la implementación generalizada.

La ley y la aceptación

A medida que el mundo digital avanzaba, los gobiernos y las organizaciones reconocieron la importancia de la firma electrónica. La firma electrónica fue legalmente aceptada en muchos países con la promulgación de leyes específicas, como la Ley de Firma Electrónica en los Estados Unidos en 2000.

Con el tiempo, los avances tecnológicos contribuyeron al desarrollo de métodos más sofisticados de firma electrónica. La biometría, como la huella dactilar y el reconocimiento facial, se integraron para garantizar una autenticación aún más segura.

La era actual 

Hoy en día, la firma electrónica es omnipresente en la mayoría de las transacciones en línea. Desde contratos comerciales hasta transacciones bancarias, simplificó y agilizó procesos que antes requerían tiempo y papel.

Beneficios y desafíos

Los beneficios de la firma electrónica son evidentes: ahorro de tiempo, reducción de costos y una capa adicional de seguridad. Sin embargo, aún existen retos, como la ciberseguridad y la necesidad de mantenerse al día con las regulaciones cambiantes.

A medida que la tecnología continúa evolucionando, la firma electrónica seguirá adaptándose. La integración con la inteligencia artificial y otras tendencias promete un nivel aún mayor de seguridad y eficiencia.

En retrospectiva, recorrió un largo camino desde sus primeros días. Desde ser una idea revolucionaria hasta convertirse en una herramienta indispensable en el mundo digital, su historia es un testimonio del constante avance de la tecnología y su impacto en la forma en que realizamos transacciones en la era moderna.

Contáctanos y conoce cómo podemos ayudar en los procesos de tu compañía y forma parte de un mundo competitivo con Viafirma. 

La evolución de la firma digital significó un avance en la autenticación de la identidad y la seguridad de documentos en línea. A medida que la vida cotidiana y las transacciones comerciales se trasladan al mundo digital, la comprensión de los diferentes tipos de firma digital se vuelve esencial. Cada una de las clases de firma ofrece niveles distintos de seguridad y validez legal, lo que hace que la elección adecuada sea fundamental para garantizar la integridad de las transacciones electrónicas.

Desde Viafirma, exploramos las distintas opciones y examinaremos sus aplicaciones en diversos contextos, desde contratos comerciales hasta transacciones gubernamentales y servicios médicos. Al entender mejor estas categorías, se podrán tomar decisiones informadas sobre cuál es la más indicada según las necesidades específicas. 

A continuación veremos tres tipos de firmas, entre las cuales hablaremos de algunas que se destacan dentro de esos grupos. 

• Firma electrónica simple

Es el tipo más sencillo de firma digital. Consiste en una representación electrónica de una firma manuscrita que incluye una imagen escaneada o simplemente se escribe en una fuente digital. 

Si bien es fácil de implementar y ampliamente utilizada para documentos de menor importancia, como correos electrónicos y contratos no vinculantes, la firma electrónica simple maneja estándares de seguridad eficientes.  

• Firma electrónica avanzada

Hablamos de un nivel superior de autenticación digital. Emplea tecnologías criptográficas avanzadas para vincular la firma al documento y garantizar su integridad. 

Para obtener una firma electrónica avanzada, una manera es un certificado digital emitido por una Autoridad de Certificación (CA, por sus siglas en inglés) de confianza o una empresa certificada, es legalmente vinculante en muchas jurisdicciones y se usa comúnmente para transacciones comerciales y contratos legales.

Entre este tipo de firmas, están las de  Código de un solo uso (OTP, por sus siglas en inglés, One-Time Password) u (OTP SMS y OTP Email), las cuales son -básicamente-, se tratan de un método de autenticación que tiene códigos generados temporalmente para verificar la identidad de un usuario y garantizar la seguridad de una transacción o firma en línea. 

Los dos métodos más comunes de OTP en el contexto de la firma electrónica son OTP SMS (mensaje de texto) y OTP Email (correo electrónico). Es ampliamente accesible, ya que la mayoría de las personas tienen teléfonos móviles.

Proporciona una capa adicional de seguridad, por el hecho de que requiere que el usuario tenga acceso físico a su teléfono. Eso sí, genera algunos desafíos:

• La recepción de SMS puede estar sujeta a retrasos o problemas de entrega.
• Si el teléfono se extravía o se roba, el acceso a los códigos OTP representa un riesgo.

Igualmente, dentro de la firma electrónica avanzada, se destaca la firma biométrica, la cual aprovecha rasgos físicos o comportamientos únicos, como huellas dactilares, reconocimiento facial o voz, para autenticar la identidad de una persona. 

Esta forma de firma es especialmente segura porque es difícil de falsificar. Se aprovecha en aplicaciones de seguridad de alto nivel, como el acceso a sistemas gubernamentales o la identificación de pacientes en entornos médicos. Cuando recoge razgos físicos 

Dentro del grupo de avanzada, está la firma electrónica con certificados digitales, que se basa en la utilización de estos certificados emitidos por una Autoridad de Certificación o compañía autorizada de confianza. 

Esos documentos digitales son un componente esencial para garantizar la autenticidad y la integridad de las transacciones y documentos electrónicos. En esencia, un certificado digital es un archivo electrónico que vincula de manera única la identidad de una persona o entidad a una clave criptográfica. 

• Firma electrónica cualificada

Hay quienes indican que es el nivel más alto de firma electrónica en términos de seguridad y validez legal. Para obtenerla, es necesario un certificado digital emitido por una empresa autorizada por el gobierno. 

Este tipo de firma cumple con los estándares más rigurosos y suele ser obligatoria para transacciones altamente sensibles, como la firma de documentos notariales o la presentación de declaraciones fiscales.

En esta línea, por ejemplo, tenemos la Firma en la nube. Se trata de una firma certificada digitalmente y se aloja en un servidor seguro (HSM), con autenticación robusta. Combina la tecnología de firma electrónica con la flexibilidad y la accesibilidad que ofrece el almacenamiento y procesamiento de datos en la nube. 

Asimismo, entre sus facilidades, una persona que necesita obtener firmas, simplemente envía invitaciones electrónicas a los firmantes relevantes a través de la plataforma en la nube. Los firmantes podrían ser individuos, clientes, socios comerciales o cualquier persona que deba firmar el documento.

En Viafirma tenemos más de 20 años de experiencia en el mercado nacional e internacional. Esto nos permitió desarrollar múltiples referencias y aplicar distintas opciones de firma electrónica, apoyando a empresas privadas de múltiples sectores.  

Lo mejor es que nuestro equipo de expertos logró que el 100% de nuestra tecnología sea de elaboración propia. La innovación constante siempre está en el ADN de las soluciones, alineándose en todo momento con las necesidades y tendencias del mercado actual

La firma electrónica desempeña un papel crucial en la seguridad digital y la simplificación de procesos en línea. Los diferentes tipos de firma electrónica ofrecen niveles variables de seguridad y validez legal, por lo que es importante elegir el tipo adecuado según las necesidades de su negocio o transacción. A medida que la sociedad depende más de la tecnología, la firma electrónica seguirá siendo una herramienta esencial para garantizar la autenticidad y la integridad de los documentos en el mundo digital.

En la era digital actual, los procesos que abarcan papel en las organizaciones han disminuido constantemente. La tecnología llevó a que las compañías realicen negocios a nivel mundial sin verse o tener delegados que se encuentren en todo momento de manera personal, simplemente lo hacen a un meet o una llamada de distancia. En esa medida, la firma electrónica es una herramienta fundamental para agilizar procesos y garantizar la autenticidad de documentos en diferentes partes del mundo. 

En el contexto colombiano, la adopción de firmas electrónicas sigue ganando adeptos, además, gracias a la Ley 527 de 1999, que reconoce la equivalencia funcional entre la firma manuscrita y la firma electrónica, hay un marco legal para hacerlo de forma tranquila. 

La firma digital en Colombia

La firma electrónica tiene un rol crucial en la simplificación de trámites y procesos burocráticos. Facilita la realización de transacciones comerciales, contratos legales y otros documentos que requieren la autenticación de las partes involucradas. Además, promueve la eficiencia al reducir el tiempo y los costos asociados con la firma tradicional en papel.

Viafirma, aborda la importancia y el cómo validar papeles firmados electrónicamente. Desde la compañía se trabaja para que las empresas y personas realicen procesos bajo una “firma universal”, pero para eso hay que garantizar que sea posible. 

¿Cómo? La compañía desarrolló productos con tecnología relacionada y con altos niveles de ciberseguridad y criptografía, utilizadas de forma estándar a nivel mundial, lo que permite que la firma electrónica sea validada en una gran cantidad de países. 

Esa es la forma más segura de garantizar la integridad de un documento, cuando se firma electrónicamente; hay diferentes alternativas para hacerlo. Por ejemplo, se hace uso de un certificado digital y en otras ocasiones no se emplean estos certificados, se aplican otras evidencias electrónicas supliendo al certificado digital. 

El certificado digital en Colombia da esa validez de una firma electrónica, emitido por una entidad de certificación reconocida. Al verificar que esté vigente y corresponda al firmante, se asegura la autenticidad de la firma.

En el caso de Viafirma, es importante que las empresas sepan que cuando se ha hecho una firma electrónica, el documento señala que se empleó un certificado digital para firmar electrónicamente, y deja constancia en una representación gráfica o recuadro, es una de las maneras de comprobarlo. 

Igualmente, se aplica un sello electrónico, que tiene un código QR y se puede escanear para descargar, a su vez, se da la alternativa de revisar el panel de firma que trae detalles del certificado digital con el que se ha firmado electrónicamente; este indica que el emisor del certificado está en la lista del reglamento nacional o europeo, asimismo, garantiza que no se le han hecho modificaciones desde que se hizo la firma. 

Eso es algo muy valioso. Es decir, se verifica que no existen alteraciones del documento en el proceso de transferencia o de revisión entre las partes interesadas. Cuando no utilizamos un certificado digital. En los países y regiones, existen validadores oficiales del gobierno, algunos de ellos tienen la capacidad de brindar reportes de la autenticidad de la firma electrónica ingresando a sus páginas y enviando el documento. 

Esa es otra de las alternativas que existen para validar documentos electrónicamente, es decir, para que exista una total transparencia en los contratos o procesos que requieran llevarse. 

De igual manera, el servicio de validación de la autoridad de certificación digital permite conocer si el certificado con el que se ha firmado el documento es válido o no, igualmente, si no ha sido revocado o caducado, aunque hay países que tienen distintos portales o herramientas de validación. En Colombia es recomendado utilizar un certificado emitido por un prestador certificado por la ONAC.  

Más referencias

Viafirma, también aconseja analizar el registro y Timestamp, en otras palabras, el registro del momento en que se realiza la firma, conocido como timestamp, es una característica importante al proporcionar evidencia de que el documento fue firmado en un momento específico, lo que un dato valioso cuando se presentan disputas legales.

Igualmente, el Timestamp y el uso de códigos de autenticación, añaden capas adicionales de seguridad. Los sellos de tiempo indican el momento exacto de la firma, mientras que los códigos de autenticación facilitan verificar la integridad del documento.

Algoritmos de firma robustos

La elección de algoritmos de firma criptográfica seguros es esencial. Así como desarrolla Viafirma. Hay casos en que se desarrollan algoritmos como RSA o ECDSA que son comunes, ofreciendo niveles adecuados de seguridad. La actualización periódica de estos algoritmos es crucial para adaptarse a las cambiantes amenazas de seguridad.

Es relevante que las compañías que deseen usar el servicio se aseguren de que los procesos de firma electrónica cumplan con los estándares y regulaciones locales e internacionales es esencial. Viafirma asesora en este aspecto, dando cumplimiento normativo y garantiza que los documentos firmados electrónicamente tengan validez legal y sean aceptados en diferentes jurisdicciones.

Otra manera de validar o trabajar la firma electrónica, es emplear código de un solo uso (OTP SMS y OTP Email). Para este caso en particular, la firma digital se asocia al envío de un código OTP (One Time Password) mediante SMS, al número de teléfono móvil del firmante y esto permite verificar su identidad. Lo mismo en el otro caso, pero al correo electrónico. 

¡Para recordar!

Validar un documento firmado electrónicamente es fundamental para asegurarse de su autenticidad. Por lo general, el proceso varía según el tipo de firma electrónica y las leyes, pero recuerda los pasos generales que podrías seguir:

1. Verifica el tipo de firma electrónica: hay diferentes tipos de firmas electrónicas, desde simples hasta avanzadas. Asegúrate de conocer el tipo de firma utilizada en el documento.
2. Analiza la entidad emisora: si el documento fue firmado con un certificado digital, verifica la entidad emisora. Deberías poder encontrar esta información en los detalles de la firma, como lo describimos en el inicio del blog. 
3. Valida el certificado digital: cuando los papeles están firmados con un certificado digital, comprueba la validez del mismo, recuerda que hay herramientas en línea o a través de plataformas gubernamentales especializadas.
4. Fecha y hora de la firma: asegúrate de que la fecha y hora de la firma sean coherentes y estén dentro del período de validez del certificado.
5. Utiliza herramientas de validación: algunas entidades emisoras de certificados proporcionan plataformas en línea para validar firmas electrónicas. Simplemente, debes cargar el documento y asegurar su autenticidad.
6. Consulta las leyes locales: dependiendo de tu ubicación, las leyes y regulaciones sobre firmas electrónicas, estas cambian. Es necesario cerciorarse de cumplir con los requisitos legales locales para la validación de documentos.
7. Firma de confianza: si trabajas con un tercero o plataforma de firma electrónica de confianza, aprovecha las herramientas y métodos de validación que ofrecen.

¿Quieres conocer más de validación de documentos digitales? Aquí puedes ver nuestro Taller Formativo en el que conocimos varias herramientas para comprobar documentos de diferentes países.

Los beneficios derivados de la adopción de la firma digital en Colombia son tan diversos como profundos. En primer lugar, el ahorro de tiempo y recursos forman parte de uno de los pilares fundamentales de esta innovación. Ya no es necesario imprimir, firmar a mano y escanear montones de documentos físicos; en su sitio, estos procesos se simplifican en unos pocos clics, permitiendo una ejecución ágil y eficiente de una gran variedad de trámites.

Es sumamente importante contextualizar todo este asunto en Colombia. La firma digital es un método de autenticación digital que permite a las partes involucradas en una transacción o proceso en línea confirmar su identidad, además de aceptar términos y condiciones de manera segura. A diferencia de la firma tradicional, se basa en tecnologías criptográficas y garantiza la integridad del documento firmado. 

En el país, la firma electrónica tiene en el Decreto 1789 del 21 de diciembre de 2021, su aliado normativo más reciente. Claramente en esos más de 20 años existió una evolución tecnológica, que llevó a una actualización de la normatividad y de su misma legitimidad. 

Bajo esa importancia que hoy tiene la firma digital, que sirve como una herramienta de tecnológica para las personas y empresas, el Gobierno Nacional entendió su importancia y declaró que “las firmas electrónicas vinculadas al mecanismo de autenticación de grado de confianza medio y alto podrán ser suministradas por los prestadores de Servicios Ciudadanos Digitales o por las entidades de certificación digital”. 

Incluso, el Gobierno también reguló la firma electrónica del contrato individual de trabajo para que tuviera la misma validez y efectos jurídicos que la tradicional, al igual, su vigencia corresponde a la propia del contrato.

Legitimidad de la firma electrónica en Colombia

Según la ley, la firma electrónica tiene la misma validez que la manuscrita en los documentos electrónicos y mensajes de datos. Para garantizar su legitimidad, es relevante utilizar sistemas de firma electrónica que cumplan con los estándares y requerimientos establecidos por la legislación colombiana, además de administrados por empresas certificadas y autorizadas. 

Por ejemplo, Viafirma, acelera la firma digital de cualquier documento con clientes, proveedores o empleados. 

Es importante destacar que la firma electrónica en Colombia se divide en tres categorías: la firma electrónica simple, avanzada y cualificada, cada una con diferentes niveles de seguridad y autenticidad.

Desde Viafirma, queremos resaltar algunas de las alternativas que tienen las empresas con nuestras soluciones: 

• Firma biométrica

Se trata de la firma manuscrita que se captura por medio de dispositivos digitales como tablets o pad y que tienen la capacidad para recolectar datos biométricos

• Firma electrónica con certificados digitales

Es la firma con un certificado digital emitido por un organismo (certificado) que valida la propia firma y la identidad del firmante.

• Firma en la nube

Es la que se desarrolla mediante certificado digital alojado en un servidor seguro (HSM), con autenticación robusta.

• Firma electrónica desatendida

Esta se basa en un certificado electrónico que no requiere intervención del usuario.

• Código de un solo uso (OTP SMS y OTP Email)

En este caso en particular, la firma digital está asociada al envío de un código OTP (One Time Password) mediante SMS, al número de teléfono móvil del firmante.

Por otra parte, vamos a recordar varios de los puntos que traen beneficios al implementar la firma electrónica: 

1. Productividad

La firma electrónica elimina la necesidad de imprimir, escanear, faxear o enviar documentos físicos, lo que ahorra tiempo y recursos valiosos. Las transacciones o procesos de documentación se tardaban días en completarse, ahora se finalizan en cuestión de minutos. Las empresas agilizan sus procesos internos y mejoran la satisfacción del cliente al reducir los tiempos de espera.

2. ‘Salva’ dinero

El uso de la firma digital disminuye -significativamente- la inversión asociada con el manejo de papel, impresión, envío y el almacenamiento de miles de archivos de papel. Asimismo, se minimizan costos relacionados con errores humanos, como la pérdida de documentos o la omisión de firmas. Esto se traduce en ahorros financieros a largo plazo para individuos y empresas.

3. Ductilidad

Es una aliada de todas las partes involucradas en firmar papeles desde cualquier lugar del mundo y a toda hora, siempre y cuando tengan acceso a Internet. Esto es especialmente beneficioso en un mundo más globalizado y con fuerzas laborales dispersas. Las transacciones internacionales y las colaboraciones se vuelven más fluidas y accesibles.

4. Autenticidad y legitimidad:

Como lo hemos venido recalcando en este blog, contrario a la creencia común, la firma electrónica es altamente segura. Los protocolos de cifrado y autenticación garantizan que los archivos firmados no puedan ser manipulados o alterados sin dejar rastro. Al mismo tiempo, los sistemas cuentan con niveles avanzados de verificación de identidad, lo que reduce el riesgo de fraudes y suplantación.

Eso permite que, a través de los organismos y empresas autorizadas, se le asegure la legitimidad a estos documentos.

5. Cumplimiento legal:

En diferentes países, la firma electrónica tiene el mismo valor legal que su contraparte física. Las normativas y leyes modernas han evolucionado para reconocer y respaldarlas, lo que hace que esta forma de firma sea ampliamente aceptada en transacciones legales y oficiales.

6. Sostenibilidad ambiental:

Es una forma de cuidar el medioambiente, contribuye a su cuidado al ser una catalizadora de la reducción de la dependencia de papel y recursos naturales. Menos impresiones y desplazamientos físicos significan una menor huella ecológica y -a la vez- ¡una menor contribución al cambio climático!

7. Historial de Auditoría y Rastreo:

Los sistemas de firma electrónica registran y almacenan datos sobre quién firmó un documento, cuándo lo hizo y desde dónde. Esto crea un historial de auditoría completo y trazable que puede ser invaluable en casos de disputas o investigaciones.

En conclusión, la firma electrónica en Colombia ofrece numerosos beneficios y es totalmente legítima como una herramienta confiable y segura para la autenticación, permitiendo procesos como la realización de transacciones en línea. 

Su adopción continúa en aumento a medida que más empresas y personas reconocen su eficiencia y validez legal en el entorno digital. Con la firma electrónica, Colombia avanza hacia una mayor modernización y agilidad en los procesos administrativos y comerciales.

Habla con uno de nuestros especialistas para explicarte como tu empresa puede digitalizarse y lograr procesos más eficientes en un mundo corporativo más competitivo. 

Estamos en un mundo donde la tinta y el papel ceden su dominio ante líneas de código y flujos de datos. Un universo donde el acto de firmar un documento ya no requiere de bolígrafos ni sellos de cera, sino de un simple clic o un toque en la pantalla. Bienvenidos al futuro de las firmas electrónicas, una galaxia donde la comodidad se entrelaza con la seguridad. 

En este recorrido, con Viafirma, desentrañaremos los mitos que se tejen en el horizonte y revelaremos las realidades que dan certezas respaldadas por la innovación y la expertise en seguridad.

La firma electrónica o digital, es un concepto fundamental en el ámbito de la seguridad y la autenticación. Se refiere a un método o proceso mediante el cual una persona autentifica su consentimiento, aprobación o autoría de un documento, transacción u otro tipo de contenido o acción. Básicamente, estamos hablando que es la versión digital de una firma manuscrita tradicional en papel.

A diferencia de las firmas tradicionales, que se realizan con tinta sobre un soporte físico, las electrónicas utilizan tecnologías y algoritmos criptográficos para crear un sello digital único y seguro que vincula a una persona con un documento o una transacción específica. Esto garantiza la autenticidad, integridad y la no alteración del contenido firmado.

Son diferentes los niveles de seguridad y complejidad, los cuales se dividen en categorías según las leyes y estándares internacionales. Algunas de las categorías más comunes que trabaja Viafirma son: 

• Firma biométrica.
• Firma electrónica con certificados digitales. 
• Firma en la nube. 
• Firma electrónica desatendida.
• Código de un solo uso (OTP, SMS y OTP mail). 

Ahora, conozcamos un poco más sobre esas creencias culturales que se tejen alrededor del proceso y que muchas veces no resultan ser ciertas.  Conoceremos diez mitos sobre este interesante tema. 

Mito 1: las firmas electrónicas son fáciles de copiar 

Realidad: en la era de la criptografía avanzada y la autenticación multifactorial, no es sencillo que se puedan duplicar las firmas electrónicas bajo procesos estandarizados y respadadas por empresas certificadas. Al contrario, los altos estándares de seguridad digital lo hacen bastante complicado. La tecnología subyacente se apoya en algoritmos criptográficos que generan un sello digital único para cada firmante y documento. Romper este sello es bastante complejo, por lo que su nivel de seguridad es alto. 

Mito 2: Son altamente vulnerables 

Realidad: si bien ningún sistema es inquebrantable, las firmas electrónicas manejan altos estándares que las blindan ante distintos ataques. Los proveedores de soluciones de firma electrónica implementan medidas de protección robustas, como la autenticación de dos factores, la detección de intrusos y la encriptación de extremo a extremo. Estos muros digitales son diseñados para resistir incluso los embates más sofisticados de los ciberdelincuentes.

Mito 3: no tienen peso legal ni validez. 

Realidad: en el amplio escenario legislativo global, las firmas electrónicas emergieron y asumieron un papel protagonista. Legislaciones en los Estados Unidos, Unión Europea y España otorgaron a las firmas digitales un estatus legal equiparable al de sus contrapartes de tinta y papel. Es hora de reconocer que las rúbricas digitales son actores legítimos en el espacio de la autenticidad legal.

Mito 4: son solo accesibles para las grandes corporaciones. 

Realidad: las firmas electrónicas no discriminan por tamaño ni forma. ¡Son accesibles para todos! Desde la gran organización con un amplio esquema corporativo hasta emprendedores. En un mundo donde la agilidad es la moneda de cambio, las firmas electrónicas nivelan el campo de juego, permitiendo a las pequeñas empresas aceleren procesos, recorten costos y abracen la eficiencia.

Mito 5: son altamente suplantadas de identidad

Realidad: este tipo de procesos implementan medidas de autenticación sólidas, como contraseñas, códigos de un solo uso (OTP) o biometría, para asegurarse de que el firmante sea quien dice ser. La suplantación de identidad es mucho más difícil cuando se utilizan métodos de autenticación multifactorial y tecnologías criptográficas.

Mito 6: solo funcionan en documentos en línea 

Realidad: aunque las firmas electrónicas son ampliamente aplicadas en documentos digitales, también se emplean en impresos escaneados. Esto permite a las organizaciones digitalizar sus flujos de trabajo, mantener la autenticidad y la integridad en documentos físicos convertidos en formato digital.

Mito 7: son lentas y complicadas

Realidad: las soluciones modernas de firmas electrónicas se esfuerzan por simplificar el proceso de firma. La mayoría de ellas ofrecen interfaces intuitivas y guían al usuario a través de los pasos necesarios para firmar documentos. Esto agiliza los procesos en comparación con los métodos tradicionales que involucran impresión, firma manual y escaneo.

Mito 8: solo se pueden usar en ciertos tipos de documentos 

Realidad: son compatibles en una amplia gama de documentos y transacciones, desde contratos legales hasta acuerdos comerciales, formularios gubernamentales y más. La versatilidad de las firmas electrónicas las hace adecuadas para muchas situaciones y sectores diferentes.

Mito 9: son costosas y no valen la inversión

Realidad: las soluciones de firmas electrónicas varían en costos, dependiendo de servicios básicos hasta premium. Sin embargo, las organizaciones han ido descubriendo que la inversión en soluciones de firma digital trae ahorros a largo plazo debido a la reducción de costos de papel, impresión y envío, así como a la eficiencia en los procesos.

Mito 10: son difíciles de verificar y validar

Realidad: están acompañadas de metadatos y registros de auditoría que rastrean el proceso de firma, lo que facilita la verificación y la validación. Los sistemas de gestión de firmas electrónicas mantienen un historial de quién firmó, cuándo y con qué métodos de autenticación, lo que simplifica la comprobación en caso de necesidad.

A medida que más organizaciones y personas adoptan las firmas electrónicas como una solución conveniente y segura para autenticar documentos y transacciones digitales, es esencial desterrar estos mitos y comprender las realidades detrás de esta tecnología para aprovechar al máximo sus beneficios.

Tuvimos la oportunidad de conocer la capacidad de las firmas electrónicas para una amplia variedad de actividades y su alto grado de seguridad. Acabamos con algunos mitos y se conocieron realidades claras y contundentes: las firmas electrónicas son monumentos de seguridad, respaldados por la criptografía moderna y apuntalados por la legislación internacional. 

No son exclusivas, sino inclusivas, extendiendo su alcance a través de empresas de cualquier tipo, ya sean grandes, medianas o pequeñas por igual. A medida que navegamos por los mares de la digitalización, es esencial reconocer que las firmas electrónicas no son simples códigos en la pantalla, sino guardianes de la autenticidad en el laberinto digital del siglo XXI.

Viafirma superó 500 millones de firmas con más de 100 millones de usuarios, sumado a más de 500 mil dispositivos. ¿Quieres recibir más asesoría? Contáctanos y forma parte del mundo de la firma electrónica para agilizar procesos con seguridad.

La firma electrónica se ha convertido en un elemento fundamental que permite una documentación más rápida, pues gracias a ella los procesos proporcionan buenos resultados al momento de optar por una. Generalmente, no requiere de mucho esfuerzo adquirir la firma electrónica en Colombia, solo es cuestión de dar con expertos como Viafirma para ejecutarla de la mejor forma posible. Así, en la siguiente nota te compartimos cómo puedes realizar su solicitud por primera vez. ¡No dejes de leer!

Requisitos con los que debes contar para solicitar la firma electrónica por primera vez

Generalmente, los programas de firma electrónica proporcionan una solución para que todos esos trámites en físico queden en el olvido, pues la idea es ayudar a las empresas a que respondan por sus necesidades de un modo oportuno y ágil. Por eso, algunos de los requerimientos a considerar en este proceso son:

1. Debes tener un correo electrónico al que siempre tengas acceso.
2. Contar con una clave única.
3. Poseer una firma propia la cual vayas a usar en todos los documentos.
4. Tener conocimientos básicos sobre el software de firma electrónica.
5. Preparar los documentos necesarios para su aplicación.

Tal vez te interese:¿Cómo se utiliza la firma electrónica de Viafirma?

¿Qué hacer para solicitarla?

Gracias a las soluciones de Viafirma es posible obtener una firma electrónica de la manera más sencilla. Recuerda que te ofrecemos distintas alternativas para que este proceso sea seguro y con buenos resultados. Solo sigue estos pasos con el fin de realizar su solicitud y adquirirla en un instante.

• Paso 1: regístrate en la plataforma, poniendo tu correo electrónico.
• Paso 2: llena tus datos personales.
• Paso 3: sube los archivos que quieras firmar.
• Paso 4: elige los usuarios a participar en los documentos y envíalos para su respectiva firma.

Es importante que sepas que esto podrá realizarse gratuitamente en un periodo de 3 meses, por eso, sácale el mejor provecho cuando decidas dar el siguiente paso en tu compañía.

Puedes leer: ¿Qué es la digitalización y cómo puede ayudarte en la nueva normalidad?

Sugerencias para un mejor proceso

Antes que nada, es fundamental que te asesores con empresas de firmas electrónicas especializadas en el tema, pues de este modo resultará más simple para ti adquirir una e implementarla en tu organización. Seguido a esto, revisa las alternativas que tienen, por ejemplo, existen algunas que Viafirma te ofrece como las firmas digitales y electrónicas, así podrás comprender mejor la función de cada una.

Adicionalmente, debes considerar el por qué te funcionará esta opción para el resto de tus tramitaciones, pues en el caso de Viafirma es apta para diferentes escenarios tanto presenciales como remotos, donde recomendamos la utilización de firma biométrica u OTP SMS, que se caracterizan por tener unos niveles muy altos de seguridad y legalidad. 

En Viafirma te damos la oportunidad de digitalizar tus contratos en sectores como el de las inmobiliarias, empresas FinTech, seguros, sector educativo y salud, en los cuales puedes usar la firma electrónica sin problema. Además, puedes enviar cualquier documentación sin necesidad de desplazamientos, aparte de gestionarlos a través de distintos dispositivos y lugares.

Con nuestra API, podrás integrar de la mejor forma la firma electrónica de documentos en tu software, posibilitando acuerdos con rapidez y de manera segura, No olvides que pensamos en los óptimos resultados de nuestros clientes. Por eso, te invitamos a que sumes este beneficio en tu empresa si aún no cuentas con él.

Conoce los mejores usos de la firma electrónica

La firma electrónica en Colombia se ha convertido en una herramienta indispensable para cualquier gestión empresarial, educacional, de construcción, en el área de la salud, etc. De hecho, es considerada como la representación de la autenticidad que sustituye la firma autógrafa, precisamente con el fin de agilizar todos los trámites físicos en formatos digitales. Es por eso, que en la siguiente nota te hablamos acerca de esos componentes que la conforman para su utilidad. ¿Te gustaría saber más? Continúa leyendo.

Usos de la firma electrónica en Colombia

Gracias a las funciones que cumple la firma electrónica es posible identificar a los firmantes de forma inequívoca, puede asegurarse la integridad del documento físico y contribuir a la legalidad del mismo, pues de esta manera las entidades no tendrán que sentir inseguridad al momento de implementarla en sus procesos. Dicho esto, dándole una breve revisión de sus usos, tenemos:

• Relaciones con la administración. Con la aplicación de la firma electrónica las empresas podrán llevar a cabo infinidad de trámites que se consideran burocráticos, así conseguirán el aumento de su eficiencia mediante esta solución.

• Gestión empresarial. Se considera un sector en el cual existe una excelente oportunidad para encontrar clientes y mantenerlos dentro de la compañía, pues con la firma electrónica es posible consolidar acuerdos comerciales, negocios, etc. 

• Operaciones logísticas. Debido a la eficacia que ofrece, permite cumplir los estándares legales basados en la documentación que se le comparte a los proveedores u operarios, puede ser a través de un dispositivo móvil, tablet o en su defecto, el ordenador.

• Tratos comerciales. Hoy en día, la firma electrónica es utilizada para cerrar acuerdos comerciales sean nacionales o internacionales. Gracias a ella es posible implementarla como activo para afianzar convenios de manera virtual y así obtener mayor facilidad en esta gestión.

• Recursos humanos. Con este mecanismo se puede gestionar el proceso donde están almacenados los documentos firmados y disponer siempre de ellos. En el caso de los trabajadores lo tendrán en el radar para tener un soporte siempre que lo necesiten.

• Operaciones más seguras. Todo contenido electrónico firmado no tendrá posibilidad alguna de ser alterado, además de mantenerse bajo confidencialidad.

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• Gestiones bancarias. Actualmente, para facilitar la tramitación en las entidades financieras como un banco, se ofrece un proceso de apertura y contratación de cuentas digitalmente. Asimismo, a través de la firma electrónica se aporta a la transformación de las diferentes sucursales para promover la línea de negocio y soluciones inmediatas.

Atributos o características de la firma electrónica

Como puedes notar cada vez más esta herramienta ocupa un lugar importante en los distintos sectores, pues es una opción absolutamente segura que ha dado buenos resultados. Por eso, te compartimos las características de la firma electrónica en Colombia particulares:

• Se encarga de identificar a las dos partes del documento en cuestión, proporcionando la privacidad de la información.
• Solo las personas involucradas tienen acceso al documento.
• Cumple con los procedimientos técnicos necesarios para garantizar la información enviada y recibida.
• Su función es conservar los documentos, registros o informaciones que respondan a las siguientes condiciones, según el artículo 12 de la ley 527 de 1999:
  • Entonces, la información deberá ser accesible posterior a su consulta.
  • El mensaje de datos o el documento en el formato electrónico tendrá que demostrar con exactitud la información generada, enviada o recibida. 
  • Los archivos deberán contener el origen, destino del mensaje, fecha y hora de la remisión del mensaje y su recepción.

Leer más: ¿Qué tipos de firma electrónica puedo hacer en mi negocio?

Con lo anterior descrito, es necesario que sepas que en Viafirma Colombia te ofrecemos diferentes tipos de firma electrónica, dentro de las cuales encuentras: firma biométrica, OTP SMS y centralizada. Asimismo, en compañía de nosotros podrás culminar tu proceso de digitalización para convertir esos tediosos trámites en procesos digitales eficientes.

No olvides que como una de las empresas de firmas electrónicas nos especializamos en digitalizar contratos, firmarlos y enviarlos a terceros, pues nuestra prioridad es que los clientes puedan alcanzar muy buenos resultados. 

Además, obtener una firma electrónica no tiene que ser un problema, ya que por la API con la que contamos podrás integrar esta solución de manera sencilla, permitiendo la formalización de acuerdos con rapidez y de modo seguro. 

Descubre cómo usar la firma electrónica de Viafirma

Viafirma es una empresa que se caracteriza por ofrecer soluciones a través de su programa para firma electrónica, que ayuda a que las empresas realicen ese traspaso de lo tradicional a lo más actual para satisfacer las necesidades concretas de los clientes y agilizar los procesos corporativos como envío de contratos con el fin de que sean firmados de forma inmediata y aportar en la transformación digital empresarial.

Dentro de las alternativas relacionadas que brinda Viafirma Colombia se encuentran:

• La identidad digital.

• Autenticación.

• Firma biométrica.

• Movilidad.

De hecho, desde los inicios de esta compañía, el gran propósito ha sido prestar servicios digitales avanzados que mejoren los trámites, impuestos y recursos para innovar y ayudar a cualquiera que decida dar el siguiente paso. Por eso, el día de hoy te compartiremos cómo firmar digitalmente los documentos con nosotros para que no te confundas en el proceso.

Instructivo para la utilización de la firma electrónica de Viafirma

Como se ha mencionado en artículos anteriores, la firma electrónica no es más que el sustituto de la firma autógrafa, donde el soporte físico ya no será necesario debido al avance de los datos electrónicos que autentican la originalidad y verificación de la persona.

• Solicita una demo de forma gratuita pinchando en este enlace
• Luego, escribe sus credenciales que le enviaremos.

• Añade los documentos que requieres que firmen de manera digital y compártelo con la persona o personas de las cuales necesitas su firma.

• Después de seleccionar al usuario o usuarios que van a firmar, elige el método de la firma, que en este caso será firma autógrafa + verificación OTP SMS.

Leer más: ¿Qué tipos de firma electrónica puedo hacer en mi negocio?

• Los firmantes tendrán que pasar por 3 lineamientos, leer el documento, dibujar la firma y firmar de forma OTP (a través de un código que llega al SMS móvil).

• Siguiendo estos pasos, ya se hará efectiva la usabilidad de firma electrónica de la persona a quien enviaste el documento correspondiente. 

Accede aquí al procedimiento y haz clic para que puedas empezar a gestionar tus documentos a firmar de forma oportuna y ágil. 

Como puedes darte cuenta, el proceso no requiere de gran esfuerzo, realmente es sencillo y muy preciso. Por eso, como organización te permitimos digitalizar tus contratos, firmarlos y enviarlos a firmar a terceros, evitando cualquier desplazamiento innecesario por cualquiera de las partes sin que sea necesario utilizar un certificado digital.

Asimismo, en Viafirma es importante que sepas que culminamos el proceso para que elimines esos limitantes que tienes de pasar a un mundo digital y más innovador. Obtener firma electrónica corporativa no es un procedimiento largo, sólo es cuestión de que tomes la decisión más acertada. 

¡Permítenos ser tu aliado en el funcionamiento de autenticación digital y firma electrónica!

El pagaré es la constatación de que el deudor debe cumplir con su obligación firmando una promesa de pago, ¿has escuchado acerca de esto? En la siguiente nota, queremos esclarecer tus dudas con respecto a la definición de pagaré y otras características que hay que tener en cuenta para llevarlo a cabo de la mejor manera. Sigue leyendo y entérate de todo lo que debes saber al respecto..

¿En qué consiste un pagaré?

Es un título de valor en el que una persona se compromete a pagar el número de su deuda, entonces al ser un documento que se emite por marco legal, pasa a ser un mérito ejecutivo, por lo que si el deudor prometió responder por su monto, si no cumple con esta responsabilidad posiblemente se tomen instancias judiciales. Sin embargo, a pesar de que es una condición de pago, al vencerse se anulará el trámite.

¿Te has preguntado si esta diligencia puede realizarse de forma digital? Lo cierto es que con los avances tecnológicos, es posible crear un pagaré a través de plataformas que permitan integrar la firma electrónica online de las dos partes, el deudor y acreedor, así será más simple el proceso titular. 

Además, con empresas especializadas en el tema, resultará mucho más fácil llevar a cabo el pagaré, por ejemplo, en Viafirma Colombia brindamos un sinfín de soluciones que incorporan algún tipo de evidencia electrónica para que haya mayor autenticidad en la documentación que vaya a firmarse, como el uso de OTP, token, huellas o contraseñas que refuercen la seguridad del proceso, de esta manera el pagaré tendrá un nivel de validez y protección muy alto. 

¿Para qué sirve un pagaré?

Este título da fe para que se pague el valor acordado por un producto financiero o servicio obtenido de alguna entidad. Lo ideal es que tanto el prestamista como el que recibió el dinero pacten ciertas condiciones con el propósito de que se cumpla el pago en un tiempo determinado. 

Asimismo, actúa en función de realizar transacciones comerciales, garantizar mercancía y sirve como un seguro para la reparación de algún daño. Por lo habitual, se utiliza básicamente a manera de aval con el fin de cerrar tratos, sobre todo en contratos de arrendamiento. 

Tipos de pagaré

Como ya se sabe, este título de valor le da el derecho a una persona para que cobre su importe a través de un acuerdo hasta que llegue a su fecha de vencimiento. En el caso de los tipos de pagarés que existen, todos cumplen con esta función, por eso a continuación te los compartimos para que elijas el que consideres más apropiado para ti.

Pagarés según posibilidad de endose

• Pagaré a la orden: se traspasa el derecho de cobro a un tercero y no se requiere del permiso del deudor. 
• Pagaré no a la orden: únicamente puede hacerse el traspaso mediante la cesión de crédito. Entonces, debe firmarse un documento ante un notario que determine la persona cedente (quien sería la originalmente beneficiaria), el cesionario (quien va a recibir los derechos de cobro) y el firmante (el cual prometió el pago).

Pagarés según el momento de pago

• A la vista: no se indica la fecha de vencimiento, por lo que el período de cobro empezará a contar desde su emisión y los siguientes 12 meses. Además, quien crea el documento puede ampliar o disminuir el tiempo de forma voluntaria. 
• A día fijo: tiene validez hasta un día específico.
• A un plazo contado desde la fecha: el tiempo para el vencimiento transcurre desde la fecha de emisión, lo cual señala ‘a 30 días desde la fecha’ en el pagaré.
• A un plazo contado desde la vista: el documento se presenta al deudor para que sea aceptado y comienza a transcurrir desde la aprobación. En caso de que no exista tal confirmación, el tiempo correrá desde la fecha de protesto, lo cual es un mecanismo que deja constancia, ante un notario, la falta de pago del pagaré.

Pagarés según los acuerdos con el emisor

• Bancario: el pagaré se formaliza en un banco a través de un documento donde se establece un compromiso para responder por una determinada cantidad de dinero. 
• No bancario: es un tipo de crédito que de utiliza como método de pago, en donde se define un tipo de interés y una fecha de vencimiento, 

Pagarés según el modo de pago

• Abono: el pago se realiza solo mediante el depósito en una cuenta.
• Cruzado: puede cobrarse en ventanilla, si el tenedor es cliente de la entidad donde se libera el pagaré. Existen dos opciones para esto:
• General: se puede cobrar desde cualquier banco.
• Especial: se pide el documento en un determinado banco. 

Elementos de un pagaré

Fecha y lugar
El documento debe contener el lugar y la fecha donde fue creado, además hay que poner cuándo se vence y respetar los tiempos establecidos por la ley. 

Nombre de la entidad
En el pagaré hay que aclarar la razón social de la empresa, persona física o jurídica a la que tiene que pagarse. 

Nombre del beneficiario
Se debe identificar a la persona natural o jurídica para que se haga efectivo el pagaré.

Importe expresado en letras y números
Esto tiene que ubicarse en dos partes del documento, donde se indique el valor a pagar en letras y números. 

Fecha y lugar de vencimiento
Corresponde al día límite en el que el título deberá pagarse, además se tendrá que indicar el lugar donde va a presentarse el pago. 

Número de cuenta
Se debe escribir la cuenta donde se tiene que consignar el pago.

La palabra pagaré
Sin duda se tiene que incluir este término en el documento porque así le dará validez al convenio de pago. 

Firma del emisor
Como lo mencionamos con anterioridad, no será necesario el pagaré en físico, se puede realizar en línea la firma digital de documentos, por lo que en Viafirma Colombia tendrás la posibilidad de enviar el trámite para la firma manuscrita del deudor con plenas garantías legales desde cualquier sitio y dispositivo.

¿Qué sucede si hay espacios en blanco en un pagaré?

Si se dejan espacios sin llenar en el título, cualquier tenedor legítimo podrá poner lo que falta, conforme a las instrucciones del suscriptor que los haya dejado, este debe ser de plena confianza para que el pagaré no corra riesgos como fraude. Para estas situaciones, es indispensable que sepas que solo aplica en papeleos físicos.

Entonces, cabe aclarar que luego de cualquier intervención en la firma electrónica no será posible volver a modificarla, ya que esto brinda la seguridad de la misma y proporciona completa fiabilidad en el proceso. 

¿Cuánto tiempo es válido un pagaré?

El documento se prescribe a los 3 años contados desde la fecha de vencimiento, lo que quiere decir que a pesar de que se extinga la deuda, la obligación sigue presente hasta que el juez declare si se debe pagar o no. 

¿Cómo cobrar un pagaré?

Este consiste en recuperar de alguna forma los créditos que se han constituido en mora, es decir, los que están retrasados, dentro de los 60 días siguientes al día en el que el deudor ha caído en mora. 

Básicamente, el objetivo de la cobranza es evitar que el deudor se vuelva incapaz de pagar, por lo que se realiza un proceso judicial que determina la forma de pago de quien solicitó el préstamo.

Basándonos en esto, como puedes notar el pagaré es una de las alternativas que puedes acuñar para que el deudor realice los pagos que debe. Además, no tienes que recurrir a puntos presenciales con el fin de que se haga efectivo ya que con las firmas digitales los trámites resultan más rápidos. 

En Viafirma Colombia digitalizamos tus contratos para que sean firmados y enviados a terceros, evitando cualquier desplazamiento innecesario por cualquiera de las partes. Además, puedes darte cuenta que, cómo hacer una firma digital no es una acción difícil, antes se convierte en una excelente opción para cualquier diligencia o proceso.

¿Qué esperas para dar el siguiente paso? ¡Permítenos ayudarte!

Existen diversos documentos que pueden firmarse de manera virtual y ágil, donde la gestión se hace más efectiva para cualquier sector. Con la firma electrónica online puedes hacer de este papeleo la solución tecnológica ideal porque de este modo encontrarás la comodidad, seguridad y rapidez en la administración de cualquier tipo de contrato. Por eso, el día de hoy queremos que sepas los diferentes que existen. Sigue leyendo y permite que Viafirma Colombia te asesore en el proceso.

1. Firma en línea de contratos, autorizaciones y formularios

La idea de utilizar una firma electrónica consta de brindar a los clientes una experiencia de usuario sencilla, que responda a sus necesidades. Generalmente, los trámites que pueden realizarse de forma online son:

• Contratos de compra-venta, sea de productos o servicios.
• Autorizaciones para la prestación de servicios.
• Formularios que confirmen la prestación de servicios, etc.

Esto con el fin de que el cliente evite imprimir o escanear el documento que tiene que firmar. Asimismo, debido a las distintas herramientas que existen como el smartphone, tablet, laptop u ordenador, la firma se convierte en un elemento fácil y esencial de utilizar en cualquiera de estos dispositivos. 

Viafirma te permite digitalizar tus contratos, firmarlos y enviarlos a firmar a terceros, previniendo cualquier desplazamiento innecesario por cualquiera de las partes de un contrato, sin que sea necesario utilizar un certificado digital. 

2. Contratos de arrendamiento

En el caso de la firma en contratos de arriendo online servirá igual que el papeleo en físico, ya que es completamente legal. De hecho, la Ley 19.799, quien vuelve verídica está información, habla sobre el estatuto de documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de tal firma.

Puedes leer: ¿Qué es un comodato y para qué sirve?

3. Contratos laborales y otras operaciones

Una de las áreas que más se ve implicada en firmas es la de recursos humanos, la cual maneja una gran cantidad de documentos para gestionar. Por ello, muchas empresas recurren a la firma digitalizada de manera que los futuros empleados puedan hacer su autenticación a través de acuerdos de confidencialidad o contratos laborales a distancia. 

Con esta práctica mejorará notablemente la administración de las organizaciones, porque no tendrán que recurrir a imprimir documentos y contribuirán al medio ambiente.

Botón: Descubre todo acerca de las firma virtual de contratos de trabajo

Contratos comerciales y acuerdos con proveedores

Buscando las eficiencias operacionales, al implementar la firma electrónica en empresas la tramitación de acuerdos y optimización frente a la relación con los proveedores se hará más sencilla y útil, ya que tendrán acceso a toda documentación en una plataforma. 

Como ya te mencionamos, en Viafirma a través de nuestra API, podrás integrar la firma electrónica de documentos en tu software, permitiendo la formalización de acuerdos con rapidez y seguridad.

Consentimientos informados

Para el sector salud, aunque no lo parezca, también puede implementarse la firma digital, ya que los consentimientos informados pasaron a ser virtuales con el objetivo de mejorar la experiencia del paciente y el personal médico.

Admisiones, matrículas y autorizaciones escolares

Con la modernidad y apuesta por el medio ambiente, ya no es necesario pedir autorización en documento físico porque el procedimiento ya puede realizarse de manera simple, aparte de las matrículas y actas universitarias que necesiten la autenticación de la firma.

Contratos de confidencialidad 

Cuando dos partes estipulan en un documento completa reserva para que no haya fraude en el proceso del contrato, las empresas deben tener esto en cuenta con el fin de que no se presenten inconvenientes al momento de adquirir un software de firma electrónica, que tendrá dichos papeles digitales en el instante que se necesiten.

Atendiendo al nivel de seguridad de la firma se definen los siguientes tipos: firma electrónica simple, avanzada y cualificada. En Viafirma contamos con todas ellas, y aunque somos expertos en la de tipo avanzada, proporcionamos a nivel general niveles muy altos de seguridad y legalidad, sin perder de vista la funcionalidad y facilidad en los procesos de firma y ofreciendo una excelente experiencia de usuario para que todo acto de confidencialidad digital en el contrato no presente alteraciones.

Peticiones públicas

Aunque no lo parezca, las peticiones han pasado de redactarse de manera tradicional a lo digital, y es que pueden realizarse de todo tipo sea individual o colectiva. 

Habitualmente, estas se radican para instituciones del Gobierno; sin embargo, también pueden hacerse con el objetivo de recoger firmas a modo de reclamo o solicitar algo en específico a una compañía privada. 

La simpleza del proceso de la autenticación digital es la respuesta para que toda la gestión de las peticiones públicas o privadas se manejen de forma virtual sin desplazamiento alguno. Así las respuestas se darán vía electrónica y será más sencillo obtener respuestas.

Con lo descrito hasta aquí, son claras las ventajas que ofrecen los contratos digitales y la firma digital de documentos, sólo es cuestión de comprender los requerimientos de tu empresa y tus clientes para que comiences a implementar este método en la misma. 

Tal vez te interese: ¿Qué tipos de firma electrónica puedo hacer en mi negocio?
¡Permítenos ayudarte y disminuye los tiempos en la ejecución de procesos! En Viafirma Colombia tenemos la solución pertinente para que cumplas con tus objetivos más rápido.

La firma digital se ha convertido en un recurso de los más destacados dentro del proceso de transformación digital de Colombia. Sus beneficios en materia de movilidad y eficiencia en los negocios hacen que las empresas la tengan muy en consideración a la hora de incorporar nuevas herramientas tecnológicas a sus procedimientos.

Por este motivo creemos importante contarte cuáles son los principales pasos a seguir para hacer una firma digital según las pautas marcadas por la legislación colombiana, así como hablarte de cómo desde Viafirma podemos contribuir a todo ello.

¿Qué es la  firma digital?

Es importante conocer al detalle los tipos de firmas que se estipulan dentro de las leyes colombianas, sabiendo las cualidades y aplicaciones podrás elegir de manera fundamentada la que mejor se ajuste a tus necesidades particulares.

La firma digital en Colombia se rige principalmente por la Ley 527 de 1999, que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación.

Según el marco legal colombiano, se reconocen en la nación 2 tipos de firma digital:

• Firma digital: “Es un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, está vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje”. La firma digital debe ser única, exclusivamente puede controlarla el firmante y cualquier modificación posterior la invalidará.
• Firma electrónica: medio técnico de confianza que identifica a una persona ante un sistema de información.

La principal diferencia entre ambas es que la carga probatoria es mayor en el caso de la firma digital al tener que presentarla en un procedimiento judicial. Por otro lado, con la firma electrónica, ésta deberá ser reforzada mediante el peritaje de otras pruebas añadidas.

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¿Cómo hacer una firma digital en Colombia?

La firma electrónica se puede hacer por diversas vías y en diferentes entornos. Por un lado, tenemos la posibilidad de firmar digitalmente, presencialmente o a distancia, con o sin certificado digital, aportando diversas evidencias, con nuestra firma manuscrita sobre tabletas especializadas, otorgando todo ello una versatilidad que es una de sus principales características.

Acabamos de comentar que a los documentos con firma electrónica se le pueden adjuntar diversas evidencias para que dicha firma cumpla con las características de integridad, autenticidad y no repudio; que marca la legalidad colombiana para que cumpla la definición que se establece en el marco legal del país.

Entre estas evidencias se encuentran las de tipo biométrico (locución, imagen, dactilar, iris, etc.); las imágenes, ya sean por vídeo o por una fotografía estática, los código de un solo uso OTP (One Time Password) que se le envían al celular por SMS o al correo electrónico del firmante para que verifique su identidad; o las cláusulas tipo check o de obligada lectura, que el firmante tendrá que atender y verificar necesariamente para proceder a la firma. Muy útiles para asegurarnos de que se conocen los aspectos más importantes del documento.

¿Cómo hacer una firma digital con Viafirma?

Las soluciones de Viafirma ponen a tu disposición todo lo necesario para complementar y hacer las firmas online, así como algunas prestaciones añadidas, que indicaremos a continuación.

Se ofrece la posibilidad de incluir formularios inteligentes que reducen al mínimo los errores de cumplimentación del documento y el diseño de plantillas para el caso de firmas recurrentes.

También podemos hacer uso de la tecnología OCR, que permite digitalizar documentos en papel de una forma eficaz, para su posterior edición y firma electrónica, así como para el relleno de formularios.

Para la firma a distancia, los responsables de realizarla recibirán una notificación al correo electrónico o al celular advirtiéndoles que ya disponen del documento preparado para su firma.

Además, a lo largo de todo el proceso que hemos descrito, los responsables tendrán un control total sobre el mismo al contar con herramientas que disponen de sistemas de auditoría y seguimiento detallado.

Desde el punto de vista de la gestión, también merece la pena contemplar la posibilidad de emplear un portafirmas digital. Con él tendrás en una única aplicación todos los documentos pendientes de firma.

Pero esto no es todo, sino que también ofrece la posibilidad de firmar varios documentos de manera simultánea, de diseñar flujos complejos de firma y de asignar la responsabilidad de firmar a una tercera persona de confianza.

Por último, pero no menos importante, mencionamos nuestra herramienta de firma centralizada o en la nube. Con ella podemos trabajar con certificados digitales con total independencia geográfica y temporal.
Realizar una firma digital es un proceso sencillo si se cuenta con los conocimientos y los medios oportunos. Por ello, desde Viafirma te ofrecemos soluciones eficientes para la firma electrónica en Colombia con un alto grado de usabilidad.

¡Contáctanos para conocer más y comenzar a implementarla en tu empresa!

Sigue leyendo: ¿Cómo firmar digitalmente un documento?

Word es un programa de la empresa Microsoft, desarrollado para la edición y creación de textos de manera digital. Es uno de los procesadores de texto más utilizados a nivel global y su reconocimiento se debe a la extensa variedad de funciones que ofrece, entre ellas, la posibilidad de generar una firma digital.

La posibilidad de utilizar la firma electrónica en Word ofrece una gran ventaja al momento de generar cartas de presentación, boletines, contratos, entre muchos otros documentos. Además, las firmas electrónicas, especialmente las manuscritas, son una vía muy eficiente para personalizar contenido.

No obstante, es importante tener en cuenta que al utilizar estos métodos tu firma quedará en el documento sin ningún tipo de soporte de seguridad, lo que puede poner en riesgo tus datos personales e identidad. Esto se debe a que se trata de una firma realizada sin ningún tipo de soporte, que solamente pueden ser proporcionados por las plataformas especializadas y certificadas como las que ofrece Viafirma Colombia. 

Insertar firma en Word desde archivos escaneados

Para poder firmar en Word con firma digital, puedes seguir los siguientes pasos: 

1. Escanea tu firma para poder exportarla a tu computador.

2. Inserta la imagen al documento en Word. Para hacerlo:  en el menú superior selecciona la opción de Insertar > Insertar imagen > selecciona tu firma escaneada y das doble clic para abrir.

3. Recorta la imagen insertada haciendo click sostenido > selecciona recortes > recorta la zona deseada > enter.

4. Guarda la imagen como archivo independiente para poder hacer uso de tu firma en el documento.

5. Ahora, puedes insertar tu firma en la parte del documento en donde es requerida. Para ello puedes utilizar el mismo proceso de inserción que mencionamos en el paso 2.

¡Listo! Ya tienes tu firma digitalizada en un documento de Word.

Firma con texto escrito

Existe otra manera de firmar en Word de manera online y es incluyendo texto escrito mediante teclado con tu firma reutilizable. Se trata de un proceso sencillo en donde solo necesitas la imagen de tu firma, que se debe insertar con el proceso anterior.

Nota: Al igual que el método anterior, este tipo de firma no es probatoria ni tiene ningún tipo de peso en cuanto a seguridad, lo que no solo expone tu identidad a malas intenciones, sino también retira toda validez de autenticidad del documento.

Una vez tengas la imagen en el documento debes seguir los siguientes pasos:

1. Bajo la imagen de tu firma vas a escribir texto, ya sea tu nombre o alguna referencia.

2. Debes seleccionar el texto y la imagen, deslizando el mouse con el cursor, manteniendo oprimido el clic izquierdo.

3. Luego, te diriges al menú superior de Word y buscas la función de Elementos rápidos. Al dar clic se despliega un listado de opciones, vas a seleccionar Guardar selección en galería de elementos rápidos.

4. Una vez seleccionas esta opción se abre la ventana de Crear nuevo bloque de construcción. En el primer espacio deberás asignar un espacio al archivo rápido.

5. En el espacio de Galería vas a seleccionar la opción de Autotexto. Acto seguido, das clic en la opción de Aceptar, la cual se ubica en la parte inferior derecha.

6. Una vez creado el archivo rápido podrá insertarlo fácilmente en cada documento que lo requiera. Para ello debe hacer clic en la herramienta de Elementos rápidos, cuando se desplieguen las opciones verás como primera opción los archivos generados, entre ellos, tu firma.

Como puedes ver, el proceso es sencillo y muy ágil, lo cual permite optimizar tiempos en los procesos de papeleo y documentación, que generalmente demandan gran atención. 

Sin embargo, si buscas soluciones más eficientes y sostenibles en materia de firma electrónica puedes adquirir servicios especializados como los que te ofrecemos en Viafirma. Brindamos un proceso de autenticación digital que da soporte y seguridad a tus documentos, al tiempo que protege tus datos. A continuación, te contamos cómo puedes utilizarla:

¿Cómo colocar una firma electrónica con soporte en un documento de Word?

1. Inicia sesión en nuestra herramienta de firma electrónica de documentos.

2. Luego, carga el documento Word que deseas firmar y haz click en continuar. 

3. Ahora, deberás decidir quién debe firmar el documento. Para esto, escoge la opción que mejor se ajuste a tus necesidades. En Viafirma te ofrecemos tres: 

6. Una vez hayas elegido a los firmantes, ahora solo debes agregar los campos que desees en el documento. En pantalla va a aparecer la opción para firmar el documento y puedes seleccionar el dibujo manual o cargar tu firma en caso de que ya la tengas previamente guardada. 

7. El siguiente paso es la confirmación de tu identidad. Para eso, Viafirma va a enviarte un mensaje de texto con un código de uso único, que una vez sea debidamente digitado y confirmado, la página dará acceso a tu documento con firma certificada. ¡Es así de sencillo! 

Implementar plataformas especializadas en firma electrónica es de gran utilidad para todos los entornos empresariales, pues permite dar el soporte y seguridad necesarios para proteger la identidad de colaboradores, socios y demás miembros del personal. En Viafirma encuentras un aliado idóneo para cubrir este requerimiento, que con el tiempo ayudará en gran medida a agilizar y optimizar diferentes procesos.
Por último, no olvides que si deseas conocer más acerca de cómo hacer una firma digital, puedes contactarnos. Te brindamos una asesoría completa y personalizada para que puedas aclarar todas tus dudas.

La firma de un documento digital puede convertirse en un proceso complejo si no cuentas con las herramientas adecuadas. Es por ello que el uso de la tecnología de las firmas digitales se está convirtiendo en un hábito en muchas organizaciones. De esta forma, no solo están mejorando su proceso de documentación y ahorrando tiempo y dinero en diferentes escenarios, sino también aumentando su seguridad.

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¿Cómo se firma un documento digital?

Firmar digitalmente puede ser muy sencillo y efectivo si cuentas con ciertos conocimientos básicos y con las herramientas oportunas. ¿Cómo firmar virtualmente? con un proceso en 4 pasos:

• Preparación de los documentos: redacción al detalle del documento que se va a firmar.

• Envío de la solicitud de firma: la persona o las personas responsables de la firma recibirán el documento redactado en el paso anterior.

• Realización de la firma digital a través de la herramienta apropiada para ello.

• Gestión del proceso de firma.

Los procesos de gestión de firma se pueden realizar a través de 2 soluciones diferentes:

• A un clic, a través de formularios inteligentes, cláusulas de lectura obligada, plantillas personalizadas, flujos de firma y evidencias de tipo biométrico, como imágenes, vídeos o de voz. 

• Portafirmas digital que te permite tener en tu dispositivo todos los documentos que necesitan de tu firma de un sólo vistazo.

¿Cómo firmar documentos digitales con Viafirma?

Viafirma te ofrece mucho más que una herramienta de firmas electrónicas para documentos digitales, teniendo en cuenta nuestro concepto de firma universal, basado en el principio de neutralidad tecnológica. Gracias a este puedes firmar en cualquier dispositivo o sistema operativo.

Además, Viafirma aporta ventajas de tipo geográfico y temporal, es decir, puedes firmar desde cualquier lugar y en cualquier instante; así contribuimos a la movilidad de la firma electrónica y a la eficiencia de procesos empresariales.

Firmar con Viafirma va más allá del hecho de formalizar la rúbrica, ya que permite controlar todo el proceso mediante la auditoría del mismo y obtener recursos como la creación y gestión de los metadatos asociados. También incluye la opción de creación de formularios, de modo que el documento puede estar listo y redactado al detalle o puede ser completado al momento de enviar una solicitud e incluso puede ser diligenciado por el propio firmante al recibir la solicitud de firma.

Nuestras soluciones conforman un conjunto de herramientas que pueden trabajar conjuntamente para potenciar aún más tus prestaciones y, además, pueden integrarse a la perfección con soluciones externas, como el caso de gestores documentales.

Firma fácilmente con un sólo clic

En Viafirma nos proponemos hacer llegar la firma electrónica al máximo número de personas e instituciones. Uno de los factores más determinantes para alcanzar esta meta es hacer lo más sencilla posible la utilización de la firma electrónica de un documento, ofreciendo además una amplia variedad de prestaciones y servicios relacionados, generando así una de las herramientas más completas del mercado.

Con nuestras herramientas puedes redactar y preparar un documento para su firma incorporando elementos como cláusulas que el firmante deberá aceptar para proceder a la firma del documento o solicitar al firmante documentación adicional mediante la inclusión de adjuntos.  

Una vez que el documento esté listo para firmar, podrá ser enviado a su destinatario inmediatamente, y éste recibirá una notificación sobre el mismo vía SMS o correo electrónico.

Por la parte del firmante, inmediatamente después de recibir el documento, podrá firmarlo en cuanto desee, facilitando además adjuntarle una serie de evidencias como las de tipo biométrico (como vídeo, locución o imagen), un estampado cronológico que confirme la hora de la firma o la ubicación geográfica de la misma.

Sigue leyendo: ¿Qué es la autenticación digital y cuál es su importancia?

Gestión de las firmas con un portafirmas digital

Los portafirmas digitales son de gran utilidad para personas cuya carga de trabajo es tan alta que estar al tanto de todos los documentos que necesitan firmar se les hace muy difícil. Con nuestro portafirmas digital tendrán a mano y en una única pantalla, al estilo de la bandeja de entrada de correo electrónico, todos los documentos que tengan pendiente de firma.

Adicionalmente, además de cumplir con su función fundamental, el portafirmas de Viafirma también ofrece opciones de interés, como crear flujos personalizados de firma para los casos en los que un documento deba ser firmado por varias personas.

Como ya hemos comentado, los altos responsables de una empresa ven complicado encontrar un momento para poder firmar grandes cantidades de documentos. Para aliviarles de esta carga nuestras herramientas permiten delegar la responsabilidad del uso de la firma digital a otros colaboradores de confianza, asignando una serie de restricciones. 
Son diversas las alternativas que ofrece Viafirma para una firma electrónica de documentos práctica, segura y que contribuya al aumento de la capacidad operativa de tu empresa. Podemos ayudarte a mejorar tus procesos de firma de documentos digitalmente para que agiles tus operaciones ¡contáctanos!

El potencial de fraude es siempre un riesgo que no se puede ignorar cuando se trata de realizar transacciones digitales. Si bien es solo una faceta de la ciberseguridad, el proceso de autenticación electrónica es la primera línea de defensa, al permitir determinar si un usuario es quien dice ser. 

Existen múltiples tecnologías de autenticación, desde contraseñas hasta huellas digitales, para confirmar la identidad de un usuario antes de permitir el acceso. Una combinación de diferentes tipos de autenticación proporciona una capa de protección contra posibles amenazas y evita fallas de seguridad.

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¿Qué es la autenticación digital?

El término autenticación se refiere al proceso que permite la identificación electrónica de una persona, y puede confirmar el origen y la integridad de los datos. El propósito general de la autenticación es reducir la posibilidad de fraude, especialmente en el caso de que una persona tergiverse deliberadamente su identidad o mediante el uso no autorizado de las credenciales de otro individuo.

El proceso de autenticación digital presenta un desafío técnico debido a la necesidad de validar personas o entidades individuales de forma remota a través de una red. Su nivel de seguridad depende del tipo, los factores utilizados y el proceso de autenticación aplicado.

Importancia de la autenticación digital

La carga de las transacciones fraudulentas recae sobre las personas, las empresas y las instituciones financieras con pérdidas que resultan en costos que se transmiten a los consumidores. La autenticación es un medio para proteger las transacciones en línea, junto con su remitente o destinatario, de ser víctimas de fraude.

La autenticación es importante porque permite a las organizaciones mantener sus redes seguras al conceder que solo los usuarios autenticados accedan a sus recursos protegidos, que pueden ser sistemas informáticos, redes, bases de datos, sitios web y otras aplicaciones o servicios basados ​​en la red.

Sigue leyendo: ¿Cómo firmar digitalmente un documento?

¿Cómo se autentica digitalmente?

Al autenticar a un usuario en línea, hay tres categorías de factores que pueden usarse. Estas categorías de factores son:

• Factores de conocimiento: estos incluirían la contraseña de un usuario, la frase de contraseña, el número de identificación personal (PIN) o una respuesta de desafío donde el usuario debería responder una pregunta de seguridad preseleccionada.

• Factores de propiedad: estos incluirían algo de lo que el usuario tenga posesión, como una tarjeta bancaria, un token de contraseña única de hardware o software (OTP) o un teléfono celular.

• Factores de herencia: estos factores se relacionan con algo que un usuario es o hace, e incluyen identificadores biométricos como reconocimiento facial, de huellas dactilares o de patrones retinianos junto con otros identificadores de rasgos personales.

En definitiva, el uso en aumento de los canales digitales para diversas transacciones entre organizaciones, consumidores y trabajadores exige contar con formas para proteger la identidad y asegurar la autenticidad de los firmantes. Como queda demostrado, la autenticación digital hoy en día es necesaria en muchas de las áreas de las empresas.

Herramientas como la firma electrónica que ofrece Viafirma te ayudarán a mejorar la seguridad en tu empresa.

Para conocer más de nuestros servicios, ¡contáctanos!

Llegado el momento de decidir usar la firma electrónica en la empresa, es habitual preguntarse hasta qué punto es obligatoria su implementación. Se trata de una cuestión clave y que se debe resolver claramente. Afrontamos esta pregunta desde el punto de vista normativo y del crecimiento empresarial.

La incorporación de la firma digital en los procedimientos de la DIAN es una muestra más del proceso de transformación digital que está experimentando la sociedad colombiana, tanto por parte de las empresas privadas, como de la Administración Pública y de los ciudadanos particulares.

Dentro de estas iniciativas de transformación digital , entre las más recientes podemos hablar de la Política Nacional para la Transformación Digital e Inteligencia Artificial y su aprobación por en CONPES (Consejo Nacional de Política Económica y Social) el pasado mes de noviembre de 2019.

Esta Política Nacional, que enmarca acciones hasta el año 2022, incluye como acciones destacadas:

• Reducir las barreras culturales existentes para la transformación digital
• Crear alianzas internacionales en favor del nacimiento de iniciativas para el emprendimiento y la transformación digital
• Favorecer el desarrollo de competencias digitales por parte de los ciudadanos
• Impulsar el uso de herramientas propias de la Cuarta Revolución Industrial

¿Qué es la DIAN?

Las siglas DIAN se corresponden con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia. Tiene su origen en 1993 como fruto de la fusión de la Dirección de Impuestos Nacionales (DIN) con la Dirección de Aduanas Nacionales (DAN).

La DIAN se marca como objetivo prioritario garantizar la seguridad fiscal de la nación colombiana, así como proteger el orden público económico. Para conseguirlo debe controlar y administrar procesos en condiciones de equidad, transparencia y legalidad. Procedimientos que se deben encontrar englobados en alguno de estos grupos:

• Obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias
• Explotación de los juegos de azar que sean responsabilidad del Estado
• Operaciones de comercio exterior

Servicios online que ofrece la DIAN

La DIAN pone al servicio de individuos, empresas e instituciones una amplia y variada cantidad de trámites para que puedan ser realizados por vía telemática, evitándose traslados y largas esperas en las oficinas públicas.

Pasamos a mencionar algunos de los más destacados servicios online que ofrece la DIAN.

Servicios Aduaneros

• Exportaciones
• Importaciones
• Tránsito aduanero
• Consulta del SIEX (Sistema Estadístico de Comercio Exterior)
• Consulta de aranceles
• Tablas paramétricas
• Consulta de consumo contingentes arancelarios

Servicios tributarios

• Consulta del estado del RUT (Registro Único Tributario)
• Pago electrónico de tributos
• Consulta de Inconsistencias
• Actualizar datos de actividad económica
• Verificar el sistema para firma electrónica
• Solicitud de devolución y/o compensación

Prevalidadores aduaneros y tributarios

Los prevalidadores se encargan de comprobar que la información que se ha plasmado en un documento oficial de la DIAN, como la factura electrónica o cualquier otro tipo de formulario, cumple con los requisitos preestablecidos, no existiendo ningún fallo de tipo formal en dicho documento.

Sigue leyendo: Cómo hacer una firma digital

Cómo habilitar la firma digital en la DIAN

Para gestionar con nuestra firma digital un trámite de la DIAN, previamente deberemos habilitar el correspondiente Instrumento de Firma Electrónica o IFE. Para ello, antes que nada deberemos comprobar si tenemos actualizada nuestra dirección de correo electrónico para el acceso a la plataforma electrónica de la DIAN, así como las responsabilidades en el Registro Tributario Único (RUT).

El siguiente paso será ingresar en los servicios en línea con nuestros datos de usuario registrado. En el desplegable Ingresa a nombre de, seleccionamos A Nombre Propio e introducimos nuestro nombre de usuario y la contraseña.

En la pantalla que nos aparecerá haremos click en el botón Emitir Firma Electrónica, se nos abrirá una ventana con los términos y condiciones, que deberemos leer y aceptar.

Nos aparecerá una pantalla en la que tendremos que cliquear en el icono de un lápiz y en la ventana emergente que surgirá daremos el visto bueno al envío de un código a nuestro correo electrónico. Introduciremos dicho código y se nos confirmará nuestra solicitud de IFE.

En el correo electrónico también recibiremos un enlace para configurar la recuperación de la contraseña de nuestra identidad electrónica. Iniciamos de nuevo sesión, tal y como al principio del proceso, respondemos a una de las 5 preguntas de seguridad.

Finalmente, hacemos click en Enviar los códigos de autorización a mi correo, los consultamos, introducimos en el sistema y creamos la contraseña como paso final.

Incluir el texto: Tal vez te interese: ¿Qué es la autenticación digital y cuál es su importancia?

Cómo firmar electrónicamente en la DIAN

Una vez que disponemos de nuestra firma digital habilitada mediante el Instrumento de Firma Electrónica, podemos realizar dicha firma en los documentos correspondientes a los trámites en línea de los que dispone la DIAN.

Para ello, deberemos comenzar iniciado sesión como usuario en la web de la DIAN; en el panel de control que se nos presenta una vez nos hemos identificado correctamente, debemos clicar en la opción Diligenciar y presentar.

Seguidamente, escogemos el formulario que vamos a firmar electrónicamente, el sistema nos mostrará una pequeña ventana informativa que aceptaremos; una vez ya en el formulario, rellenaremos el mismo adecuadamente con la información que se nos solicita.

Después de diligenciar el formulario, haremos click en el botón Borrador, que se encuentra en el margen izquierdo. A continuación, pincharemos en la opción Firmar, situada en la misma zona de la pantalla.

En la ventana que aparece introducimos la dirección de correo electrónico que tenemos registrada en el RUT, a ese mismo correo se nos enviará un código electrónico, el cual escribiremos en la misma ventana en la que hemos puesto nuestra dirección de email y pulsaremos en el botón Firmar.

Confirmamos la firma pulsando Presentar en otra nueva ventana; por último, se generará un PDF y se podrá proceder a la liquidación, si es que es necesario realizar un pago.

Esperamos que este artículo sea una  guía útil para poder diligenciar sin ningún tipo de problema la firma digital de los procedimientos en línea que ofrece el Gobierno colombiano a través de la DIAN.

Por nuestra parte, seguiremos trabajando para ofrecer soluciones de firma que se adapten a diferentes necesidades, así como información práctica y todas las novedades relacionadas con el sector.

Los trámites electrónicos son una realidad en Colombia y cada vez son más los documentos que se envían por internet, por ello, utilizar la firma digital se ha convertido en una necesidad. Pero cuando te decides por usarla, surgen preguntas, muchas de ellas relacionadas con su legalidad. 

Para hacer más sencilla e informada la decisión de implementarla, a continuación traemos los principales aspectos legales y los requisitos de la firma digital en Colombia.

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¿Es legal la firma digital en Colombia?

Respecto a la principal normativa, referente a la firma digital en Colombia, debemos destacar esencialmente:

Ley 527 de 1999

Esta norma define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y establece las entidades de certificación.

Dentro de esta ley se define el concepto de firma digital como:

“Un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.”

La firma digital debe presentar las siguientes características:

• Identificar de forma única al responsable de la firma.

• Es verificable en cualquier momento.

• Su usuario debe tener su control exclusivo.

• Cualquier modificación posterior de la información que contiene supondrá su invalidación.

• Cumple con todas las exigencias legales del Gobierno colombiano.

Además, para que la firma digital sea equivalente a la manuscrita deben cumplirse estos requisitos que se encuentran en el artículo 7:

• Utilizar un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación.

• Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

Decreto 1747 de 2000

Modifica parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales.

Dentro de este decreto se especifican términos como el certificado de firma digital, que es:

“Mensaje de datos firmado por la entidad de certificación que identifica, tanto a la entidad de certificación que lo expide, como al suscriptor y contiene la clave pública de éste.”

También recoge la definición del estampado cronológico:

“Mensaje de datos firmado por una entidad de certificación que sirve para verificar que otro mensaje de datos no ha cambiado en un período que comienza en la fecha y hora en que se presta el servicio y termina en la fecha en que la firma del mensaje de datos generado por el prestador del servicio de estampado, pierde validez.”

Es decir, el estampado cronológico es una opción de mayor validez para verificar que un documento no ha sido modificado tras su firma, lo cual refuerza la seguridad de su integridad. 

Decreto 2364 de 2012

Mediante este se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999 y añade otras disposiciones. En el Decreto 2364 de 2012 podemos encontrar la definición del otro tipo de firma digital que aparece en la legislación colombiana, la firma electrónica, que es:

Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.

Para que la firma electrónica ser confiables según el Decreto 2364, es obligatorio que:

• Los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados, correspondan exclusivamente al firmante.

• Es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos que se haga después del momento de la firma.

Decreto 1413 de 2017

Este Decreto prohíbe el uso de certificados digitales de software; solo se permite su uso en dispositivos token o empleando la firma centralizada o en la nube, en la que el certificado es custodiado en un servidor seguro (HSM).

Decreto 2121 de 2021

Esta ley tiene por objeto crear una nueva forma de trabajo en la ejecución del contrato del colaborador, lo que se denomina ahora como trabajo remoto, la cual se pacta de manera voluntaria por parte del empleador y la empresa. Esta labor es desarrollada mediante tecnologías existentes y nuevas, que permitan hacer la labor contratada. Con esto, métodos tales como la firma electrónica será quien identifique a la persona, en relación con un mensaje de datos, además de asegurar la exclusividad e integridad de cualquier documento firmado. 

Botón: Conoce más sobre la ley de firma electrónica en contratos de trabajo aquí 

¿Qué validez tiene la firma electrónica y digital?

Teniendo en cuenta la normatividad mencionada, podemos distinguir 2 tipos de firma digitalizada:

• Firma digital.

• Firma electrónica.

Las dos son válidas judicialmente, pero la principal diferencia entre ellas, a grandes rasgos, es que la firma digital contiene las cualidades de autenticación de orígen, integridad y no repudio, mientras que la firma electrónica necesitará demostrar estas cualidades pericialmente en caso de que surja un conflicto legal. 

Es decir, la firma electrónica es tan válida como la manuscrita y la digital, solo que debe cumplir con requisitos que sirvan como factores de autenticidad y brinden la seguridad necesaria en caso de requerir una revisión jurídica. 

De hecho, en la actualidad, el Decreto 526 de 2021 ratifica la firma electrónica como válida para el uso específico en los contratos de trabajo individual. Este tipo de documentos pueden ser firmados electrónicamente por ambas partes o por solo una, siempre y cuando se cumplan las condiciones establecidas en las ya mencionadas Ley 527 de 1999 y Decreto 1074 de 2015. 

¿Cómo cumplir con los requisitos legales de la firma electrónica?

Cumplir las exigencias legales de la firma electrónica en Colombia requiere de aportar evidencias, dentro de las que podemos destacar las siguientes seis:

1. Autenticidad

Permite garantizar la identidad del emisor de un mensaje y/o el origen del mismo, y tener la completa seguridad que quien remite el mensaje es quien dice ser.

2. Integridad

Refleja el momento exacto de la realización de la firma, lo cual permite  asegurar que un documento firmado no se ha alterado a posteriori, garantizando así su integridad y suponiendo un sólido apoyo legal.

3. Geolocalización

Esta evidencia sirve para establecer el lugar preciso de ejecución de la firma electrónica. Se trata de un recurso muy práctico para trámites con alta movilidad.

4. Códigos OTP (One Time Password)

Se envían al teléfono celular por mensaje de texto (SMS) o al correo electrónico del responsable de realizar la firma digital, el cual deberá introducirlo a la hora de firmar. Estos códigos tienen una validez temporal.

5. Biométricas

Las evidencias de corte biométrico que se pueden aportar a un documento para la firma electrónica son variadas. Imágenes, reconocimiento de gestos (sonrisa, parpadeo), vídeo o locución son algunas de ellas.

También se puede firmar a través de una tableta y de un “lápiz” especializado, recopilando información como la velocidad, presión o inclinación del trazo.

Sigue leyendo: ¿Qué es el consentimiento informado y cuáles son sus elementos?

6.- Check avanzado

Evidencia muy práctica para que el firmante muestre la aceptación sobre cláusulas concretas del documento, especialmente las más relevantes. En el caso de no aceptarse, no podrá cumplimentarse el proceso.

En Viafirma contamos con un software que le permite a su empresa manejar de manera más óptima las gestiones pertinentes, que faciliten todos sus procesos al momento de necesitar una firma electrónica. Somos la solución que usted necesita para que cualquier tipo de contrato sea enviado de forma segura y oportuna. 

Con lo descrito hasta aquí, realmente cómo firmar virtualmente no es una tarea difícil, al contrario es de forma 100 % legal y es un método sencillo si cuenta con las evidencias necesarias para el proceso. Para hacer esto más simple y potenciar  los beneficios de la firma digital en cuanto a eficiencia y seguridad, en Viafirma ofrecemos un conjunto de soluciones pensadas para las empresas colombianas.

Nuestro portafolio de producto le ofrece opciones de firma electrónica a solo un clic, portafirmas y almacenamiento de firmas en la nube para que pueda firmar desde cualquier lugar y dispositivo.

El proceso de transformación digital en la sociedad colombiana pasa ineludiblemente por la implementación de métodos de identificación como la firma digital. Entre los múltiples usos que tiene esta, uno de los más destacados, y que tanto empresas como particulares agradecen, es su aplicación en las relaciones con la Administración pública.

A lo largo de este artículo hablaremos de cómo ha evolucionado su uso dentro del proceso más amplio que es la transformación digital, de los tipos de firma digital recogidos en la legislación actual y expondremos algunos de los casos de uso más habituales en los que se aplica.

La transformación digital en la administración colombiana

Colombia se encuentra en plena transición digital de los procesos de trabajo de sus ciudadanos y corporaciones, tanto de corte privado como público. Un cambio que lleva en funcionamiento años, pero que requiere de tiempo para afianzarse en la manera de proceder habitual de los agentes implicados.

Fruto de esta digitalización han surgido iniciativas de sumo interés para la nación. En lo que a la administración colombiana se refiere, podemos destacar algunas como son:

• Factura electrónica: su implementación agiliza los cobros y cumple una importante función en la lucha contra el fraude fiscal y la economía informal. La DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) establece quiénes están obligados a facturar electrónicamente y da la opción a aquellos que quieran hacerlo voluntariamente.
• Ley de Modernización TIC: aprobada en junio de 2019 y centrada en garantizar la conectividad en todo el territorio y la reducción de la brecha digital
• Creación de los Centros de Transformación Digital por parte del Ministerio Tecnologías de la Información y Comunicación. Se constituyen como una herramienta de apoyo a empresas para su transformación digital, ofreciendo servicios de asesoramiento, formación y evaluación respecto a esta temática.
• Digitalización de trámites: según el Gobierno colombiano, durante el pasado 2019 su portal gov.co contaba ya con 90 trámites y servicios caracterizados e integrados provenientes de 155 entidades nacionales.
• Aprobación del CONPES 3975 sobre Transformación Digital e Inteligencia Artificial, que promueve la competitividad y eficiencia de la tecnología en las entidades públicas.
• Publicación del CONPES de Confianza y Seguridad Digital, documento para fortalecer la ciberseguridad y maximizar las oportunidades en el entorno digital.
• La estrategia Urna de Cristal realizó 45 ejercicios de participación ciudadana y articuló la comunicación digital de las entidades del Gobierno.
• Puesta en marcha de  una nueva versión del Marco de Interoperabilidad de Gobierno Digital.
• Notables esfuerzos en lo que a datos abiertos para la transparencia se refiere, como la creación de un portal específico.

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La firma digital en Colombia

La firma digital es uno de los actores principales en esta digitalización estatal colombiana, y es que su implementación es esencial a la hora de diligenciar muchos de los trámites incluidos en las relaciones con el Gobierno y sus diferentes entidades asociadas.

Los procesos de identificación por firma digital aportan una serie de libertades a sus usuarios, agilizando trámites que anteriormente se debían hacer de manera presencial, con la consecuente inversión de tiempo que ello requería, y que ahora pueden ejecutar desde cualquier dispositivo con conexión a internet, independientemente del lugar y el momento que sea.

Debido a este protagonismo que ha adquirido la firma digital dentro del cambio tecnológico que experimenta el país, debemos fijar nuestra atención en las referencias que hace la legislación colombiana sobre este proceso. Algo que se hace aún más relevante si tenemos en cuenta que los marcos legales que apuntan a la firma digital y electrónica varían en cada país latinoamericano.

En Colombia la firma digital viene reglamentada por la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1747 de 2000, estableciendo dos clases:

• Firma digital
• Firma electrónica

Firma digital

La Ley 527 la define como:

“Un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje”.

La firma digital tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita.Para ser considerada como tal, la firma digital en Colombia debe cumplir con estas exigencias:

La firma digital debe presentar las siguientes características:

• Identificar exclusivamente a la persona que ha firmado el documento
• Es completamente verificable
• El firmante tiene control total sobre la misma con exclusividad
• Será invalidada si se detecta la mínima modificación sobre la misma
• Cumple con todas las disposiciones legales impuestas por el Gobierno colombiano

Firma electrónica

Es el mecanismo técnico cuyo objetivo es identificar a una persona ante un sistema de información, siempre y cuando dicho mecanismo sea confiable y apropiado.

Esta firma electrónica puede ser igual de segura que la digital, sin embargo tiene una menor carga probatoria. Como consecuencia, debe aportar otras cualidades para ser considerada completamente equivalente, que son:

• Integridad
• Autenticidad
• No repudio

En Colombia no está permitido el uso de certificados digitales software en cliente, permitiéndose exclusivamente en dispositivos token o empleando la firma centralizada o en la nube, en la que el certificado es custodiado en un servidor seguro (HSM).

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Usos de la firma digital en las relaciones con la administración colombiana

Como se ha mencionado, la firma digital es fundamental para gestionar trámites de muchos tipos en las que participa el Gobierno colombiano. Esta variedad de trámites es tan amplia que no podemos abarcarla por completo en este artículo, pero sí podemos indicar algunas de las más relevantes.

Anteriormente ya hemos hablado de la factura electrónica y la obligatoriedad de su uso para un importante sector económico colombiano, pero esta no es, ni por asomo, la única aplicación de la firma digital en las relaciones con el Gobierno.

La firma digital ha adquirido un carácter relevante en lo que al teletrabajo respecta. Un trabajo remoto que ha pasado de ser una alternativa a una obligación como consecuencia del panorama sanitario actual. Para potenciarlo, la Administración ha habilitado una herramienta que facilita la contratación de teletrabajadores mediante la firma electrónica de los contratos.

La forma de pagar nuestros impuestos también ha evolucionado gracias a la firma digital, que ha acelerado en buena medida los métodos de tributación a la DIAN.

En el caso de las empresas que tengan relaciones comerciales con otros países, también se podrán declarar las exportaciones que se realicen a la DIAN.

La firma digital también es aplicable en el caso de empresas de ciertos sectores productivos. Podemos poner como ejemplo el caso de una industria alimentaria que, gracias a la firma digital puede rubricar de esta manera los registros sanitarios que se envían al INVIMA (Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos).

Las empresas también pueden validar la inscripción de sus trabajadores a COLPENSIONES, la Administradora Colombiana de Pensiones.

Con la firma digital también podemos solicitar y conseguir certificados legales mediante los cuales podamos justificar ciertas circunstancias. Por ejemplo, el certificado de carencias emitido por el SICOQ ( Sistema de información para el control de sustancias y productos químicos). Estos son necesarios para autorizar a personas naturales y jurídicas para el manejo de sustancias químicas controladas en el país.

Por último, dentro de esta breve muestra de los trámites con la Administración que la firma digital autoriza, hablaremos de los que ofrece a los funcionarios públicos, como pueden ser la emisión de reportes a organismos de control, la aprobación de documentos internos o la ordenación de gastos, entre muchos otros.

Como vemos, optar por la firma digital para los trámites con la Administración nos supondrá una serie de beneficios profesionales y personales, muchos de ellos directamente relacionados con la comodidad y la ganancia de tiempo.

Si hemos ayudado a convencerte de las bondades de la firma digital, es posible que te interesen las alternativas que disponemos para este fin, con las que podrás crear y administrar tus firmas digitales de una manera 100% confiable y legal, a lo que hay que añadirle algunas funcionalidades para un mayor ajuste a tus necesidades.