Existen diversos documentos que pueden firmarse de manera virtual y ágil, donde la gestión se hace más efectiva para cualquier sector. Con la firma electrónica online puedes hacer de este papeleo la solución tecnológica ideal porque de este modo encontrarás la comodidad, seguridad y rapidez en la administración de cualquier tipo de contrato. Por eso, el día de hoy queremos que sepas los diferentes que existen. Sigue leyendo y permite que Viafirma Colombia te asesore en el proceso.
Contenido
1. Firma en línea de contratos, autorizaciones y formularios
La idea de utilizar una firma electrónica consta de brindar a los clientes una experiencia de usuario sencilla, que responda a sus necesidades. Generalmente, los trámites que pueden realizarse de forma online son:
- Contratos de compra-venta, sea de productos o servicios.
- Autorizaciones para la prestación de servicios.
- Formularios que confirmen la prestación de servicios, etc.
Esto con el fin de que el cliente evite imprimir o escanear el documento que tiene que firmar. Asimismo, debido a las distintas herramientas que existen como el smartphone, tablet, laptop u ordenador, la firma se convierte en un elemento fácil y esencial de utilizar en cualquiera de estos dispositivos.
Viafirma te permite digitalizar tus contratos, firmarlos y enviarlos a firmar a terceros, previniendo cualquier desplazamiento innecesario por cualquiera de las partes de un contrato, sin que sea necesario utilizar un certificado digital.
2. Contratos de arrendamiento
En el caso de la firma en contratos de arriendo online servirá igual que el papeleo en físico, ya que es completamente legal. De hecho, la Ley 19.799, quien vuelve verídica está información, habla sobre el estatuto de documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de tal firma.
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3. Contratos laborales y otras operaciones
Una de las áreas que más se ve implicada en firmas es la de recursos humanos, la cual maneja una gran cantidad de documentos para gestionar. Por ello, muchas empresas recurren a la firma digitalizada de manera que los futuros empleados puedan hacer su autenticación a través de acuerdos de confidencialidad o contratos laborales a distancia.
Con esta práctica mejorará notablemente la administración de las organizaciones, porque no tendrán que recurrir a imprimir documentos y contribuirán al medio ambiente.
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Contratos comerciales y acuerdos con proveedores
Buscando las eficiencias operacionales, al implementar la firma electrónica en empresas la tramitación de acuerdos y optimización frente a la relación con los proveedores se hará más sencilla y útil, ya que tendrán acceso a toda documentación en una plataforma.
Como ya te mencionamos, en Viafirma a través de nuestra API, podrás integrar la firma electrónica de documentos en tu software, permitiendo la formalización de acuerdos con rapidez y seguridad.
Consentimientos informados
Para el sector salud, aunque no lo parezca, también puede implementarse la firma digital, ya que los consentimientos informados pasaron a ser virtuales con el objetivo de mejorar la experiencia del paciente y el personal médico.
Admisiones, matrículas y autorizaciones escolares
Con la modernidad y apuesta por el medio ambiente, ya no es necesario pedir autorización en documento físico porque el procedimiento ya puede realizarse de manera simple, aparte de las matrículas y actas universitarias que necesiten la autenticación de la firma.
Contratos de confidencialidad
Cuando dos partes estipulan en un documento completa reserva para que no haya fraude en el proceso del contrato, las empresas deben tener esto en cuenta con el fin de que no se presenten inconvenientes al momento de adquirir un software de firma electrónica, que tendrá dichos papeles digitales en el instante que se necesiten.
Atendiendo al nivel de seguridad de la firma se definen los siguientes tipos: firma electrónica simple, avanzada y cualificada. En Viafirma contamos con todas ellas, y aunque somos expertos en la de tipo avanzada, proporcionamos a nivel general niveles muy altos de seguridad y legalidad, sin perder de vista la funcionalidad y facilidad en los procesos de firma y ofreciendo una excelente experiencia de usuario para que todo acto de confidencialidad digital en el contrato no presente alteraciones.
Peticiones públicas
Aunque no lo parezca, las peticiones han pasado de redactarse de manera tradicional a lo digital, y es que pueden realizarse de todo tipo sea individual o colectiva.
Habitualmente, estas se radican para instituciones del Gobierno; sin embargo, también pueden hacerse con el objetivo de recoger firmas a modo de reclamo o solicitar algo en específico a una compañía privada.
La simpleza del proceso de la autenticación digital es la respuesta para que toda la gestión de las peticiones públicas o privadas se manejen de forma virtual sin desplazamiento alguno. Así las respuestas se darán vía electrónica y será más sencillo obtener respuestas.
Con lo descrito hasta aquí, son claras las ventajas que ofrecen los contratos digitales y la firma digital de documentos, sólo es cuestión de comprender los requerimientos de tu empresa y tus clientes para que comiences a implementar este método en la misma.
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