En la era digital actual, los procesos que abarcan papel en las organizaciones han disminuido constantemente. La tecnología llevó a que las compañías realicen negocios a nivel mundial sin verse o tener delegados que se encuentren en todo momento de manera personal, simplemente lo hacen a un meet o una llamada de distancia. En esa medida, la firma electrónica es una herramienta fundamental para agilizar procesos y garantizar la autenticidad de documentos en diferentes partes del mundo.
En el contexto colombiano, la adopción de firmas electrónicas sigue ganando adeptos, además, gracias a la Ley 527 de 1999, que reconoce la equivalencia funcional entre la firma manuscrita y la firma electrónica, hay un marco legal para hacerlo de forma tranquila.
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La firma digital en Colombia
La firma electrónica tiene un rol crucial en la simplificación de trámites y procesos burocráticos. Facilita la realización de transacciones comerciales, contratos legales y otros documentos que requieren la autenticación de las partes involucradas. Además, promueve la eficiencia al reducir el tiempo y los costos asociados con la firma tradicional en papel.
Viafirma, aborda la importancia y el cómo validar papeles firmados electrónicamente. Desde la compañía se trabaja para que las empresas y personas realicen procesos bajo una “firma universal”, pero para eso hay que garantizar que sea posible.
¿Cómo? La compañía desarrolló productos con tecnología relacionada y con altos niveles de ciberseguridad y criptografía, utilizadas de forma estándar a nivel mundial, lo que permite que la firma electrónica sea validada en una gran cantidad de países.
Esa es la forma más segura de garantizar la integridad de un documento, cuando se firma electrónicamente; hay diferentes alternativas para hacerlo. Por ejemplo, se hace uso de un certificado digital y en otras ocasiones no se emplean estos certificados, se aplican otras evidencias electrónicas supliendo al certificado digital.
El certificado digital en Colombia da esa validez de una firma electrónica, emitido por una entidad de certificación reconocida. Al verificar que esté vigente y corresponda al firmante, se asegura la autenticidad de la firma.
En el caso de Viafirma, es importante que las empresas sepan que cuando se ha hecho una firma electrónica, el documento señala que se empleó un certificado digital para firmar electrónicamente, y deja constancia en una representación gráfica o recuadro, es una de las maneras de comprobarlo.
Igualmente, se aplica un sello electrónico, que tiene un código QR y se puede escanear para descargar, a su vez, se da la alternativa de revisar el panel de firma que trae detalles del certificado digital con el que se ha firmado electrónicamente; este indica que el emisor del certificado está en la lista del reglamento nacional o europeo, asimismo, garantiza que no se le han hecho modificaciones desde que se hizo la firma.
Eso es algo muy valioso. Es decir, se verifica que no existen alteraciones del documento en el proceso de transferencia o de revisión entre las partes interesadas. Cuando no utilizamos un certificado digital. En los países y regiones, existen validadores oficiales del gobierno, algunos de ellos tienen la capacidad de brindar reportes de la autenticidad de la firma electrónica ingresando a sus páginas y enviando el documento.
Esa es otra de las alternativas que existen para validar documentos electrónicamente, es decir, para que exista una total transparencia en los contratos o procesos que requieran llevarse.
De igual manera, el servicio de validación de la autoridad de certificación digital permite conocer si el certificado con el que se ha firmado el documento es válido o no, igualmente, si no ha sido revocado o caducado, aunque hay países que tienen distintos portales o herramientas de validación. En Colombia es recomendado utilizar un certificado emitido por un prestador certificado por la ONAC.
Más referencias
Viafirma, también aconseja analizar el registro y Timestamp, en otras palabras, el registro del momento en que se realiza la firma, conocido como timestamp, es una característica importante al proporcionar evidencia de que el documento fue firmado en un momento específico, lo que un dato valioso cuando se presentan disputas legales.
Igualmente, el Timestamp y el uso de códigos de autenticación, añaden capas adicionales de seguridad. Los sellos de tiempo indican el momento exacto de la firma, mientras que los códigos de autenticación facilitan verificar la integridad del documento.
Algoritmos de firma robustos
La elección de algoritmos de firma criptográfica seguros es esencial. Así como desarrolla Viafirma. Hay casos en que se desarrollan algoritmos como RSA o ECDSA que son comunes, ofreciendo niveles adecuados de seguridad. La actualización periódica de estos algoritmos es crucial para adaptarse a las cambiantes amenazas de seguridad.
Es relevante que las compañías que deseen usar el servicio se aseguren de que los procesos de firma electrónica cumplan con los estándares y regulaciones locales e internacionales es esencial. Viafirma asesora en este aspecto, dando cumplimiento normativo y garantiza que los documentos firmados electrónicamente tengan validez legal y sean aceptados en diferentes jurisdicciones.
Otra manera de validar o trabajar la firma electrónica, es emplear código de un solo uso (OTP SMS y OTP Email). Para este caso en particular, la firma digital se asocia al envío de un código OTP (One Time Password) mediante SMS, al número de teléfono móvil del firmante y esto permite verificar su identidad. Lo mismo en el otro caso, pero al correo electrónico.
¡Para recordar!
Validar un documento firmado electrónicamente es fundamental para asegurarse de su autenticidad. Por lo general, el proceso varía según el tipo de firma electrónica y las leyes, pero recuerda los pasos generales que podrías seguir:
- Verifica el tipo de firma electrónica: hay diferentes tipos de firmas electrónicas, desde simples hasta avanzadas. Asegúrate de conocer el tipo de firma utilizada en el documento.
- Analiza la entidad emisora: si el documento fue firmado con un certificado digital, verifica la entidad emisora. Deberías poder encontrar esta información en los detalles de la firma, como lo describimos en el inicio del blog.
- Valida el certificado digital: cuando los papeles están firmados con un certificado digital, comprueba la validez del mismo, recuerda que hay herramientas en línea o a través de plataformas gubernamentales especializadas.
- Fecha y hora de la firma: asegúrate de que la fecha y hora de la firma sean coherentes y estén dentro del período de validez del certificado.
- Utiliza herramientas de validación: algunas entidades emisoras de certificados proporcionan plataformas en línea para validar firmas electrónicas. Simplemente, debes cargar el documento y asegurar su autenticidad.
- Consulta las leyes locales: dependiendo de tu ubicación, las leyes y regulaciones sobre firmas electrónicas, estas cambian. Es necesario cerciorarse de cumplir con los requisitos legales locales para la validación de documentos.
- Firma de confianza: si trabajas con un tercero o plataforma de firma electrónica de confianza, aprovecha las herramientas y métodos de validación que ofrecen.
¿Quieres conocer más de validación de documentos digitales? Aquí puedes ver nuestro Taller Formativo en el que conocimos varias herramientas para comprobar documentos de diferentes países.
