La gestión de contratos es un proceso esencial en cualquier organización, ya que estos documentos son la base de las relaciones comerciales y legales. En Colombia, al igual que en muchas partes del mundo, la firma electrónica surgió como herramienta crucial para agilizar y mejorar estos procesos.
Iniciemos entendiendo que, en el país, la firma electrónica se encuentra regulada por la Ley 527 de 1999 y su decreto reglamentario 2364 de 2012. Estas normas establecen el marco legal para la validez y su utilización en transacciones comerciales y legales. Además, Colombia es signataria del Convenio de las Naciones Unidas sobre Comercio Electrónico Internacional, que busca promover y facilitar el uso de la firma electrónica en transacciones internacionales.
Todo un panorama favorable para la firma en el país. Bajo este marco, Viafirma, contempla dos tipos: firma digital y firma electrónica. Ambas son legales, aunque las consecuencias jurídicas son diferentes, pero nuestra empresa soporta el uso de Certificados Digitales de los principales prestadores autorizados por la ONAC.
Esto nos permitió alcanzar más de 25 millones de documentos firmados en Colombia, el proceso establece un estricto cumplimiento de la legislación colombiana vigente y, de igual manera, nos integramos con cualquier entidad certificadora nacional o extranjera.
Es tan importante su uso y se entendió su potencial, que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, emitió:
Que el documento CONPES 3620 de 2009, da “lineamientos de política para el desarrollo e impulso del comercio electrónico en Colombia”, donde recomendó promover el uso de la firma electrónica como esquema alternativo de la firma digital. En ese sentido, estableció que “La firma digital y la firma electrónica son formas de identificación personal en el contexto digital, que pueden ser empleadas para cumplir funciones de identificación, de la integridad de un mensaje de datos y el no repudio del mismo. La firma electrónica es el concepto genérico a través del cual se identifica un firmante asociado a un mensaje de datos y se entiende su aprobación al contenido del mismo, mientras la firma digital es una especie de firma electrónica”.
Ventajas transformadoras en gestión de contratos
La firma electrónica en Colombia no es simplemente una formalidad tecnológica; es una herramienta transformadora que aporta una serie de ventajas cruciales a la gestión de contratos:
- Ahorro de tiempo y recursos: la firma electrónica eliminó la necesidad de imprimir, firmar físicamente y escanear contratos, reduciendo drásticamente el tiempo y los recursos necesarios para completarlos. Esta agilidad impulsó la productividad y la eficiencia en los procesos contractuales.
- Seguridad y autenticidad: las regulaciones colombianas establecen estándares rigurosos de autenticación y seguridad para las firmas electrónicas, garantizando la integridad de los documentos y la identidad de las partes involucradas. La tecnología de cifrado avanzada que es empleada en la firma electrónica, protege contra la falsificación y la manipulación de documentos.
- Reducción de riesgos legales: genera un registro completo y auditado de cada transacción, facilitando la resolución de disputas al verificar la autenticidad y la integridad del contrato. Esto reduce los riesgos legales y promueve una mayor confianza en las relaciones comerciales.
- Eficiencia y visibilidad mejoradas: las soluciones de gestión de contratos basadas en firma electrónica ofrecen seguimiento en tiempo real del estado de los documentos, alertas automáticas de vencimientos y la generación de informes detallados. Esto proporciona una mayor visibilidad y control sobre el proceso de gestión de contratos.
- Cumplimiento legal: la mayoría de las leyes y regulaciones reconocen la validez de la firma electrónica, siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos. Esto facilita la adhesión a los estándares legales y garantiza que los contratos sean jurídicamente vinculantes.
- Auditoría y trazabilidad: brindan una pista de auditoría detallada que registra quién firmó el documento, cuándo lo hizo y desde qué ubicación. Esto garantiza el seguimiento y la verificación de la firma en caso de disputas legales.
- Almacenamiento seguro: los documentos dan la opción de almacenarse de manera segura en la nube o en sistemas de gestión documental, lo que facilita su acceso y recuperación en el futuro.
- Reducción de errores: la firma electrónica minimiza errores comunes asociados con la transcripción manual de datos, como nombres mal escritos o fechas incorrectas.
- Compatibilidad con otros sistemas: Plataformas y procesos como los de Viafirma se integran con otros sistemas de gestión de documentos y procesos empresariales, lo que permite una administración más fluida y automatizada de los contratos.
- Mayor competitividad: las organizaciones que la adoptan brindan a sus clientes y socios comerciales una experiencia más rápida y conveniente en la gestión de contratos. Esto las diferencia en el mercado y aumenta su competitividad al tiempo que fortalece las relaciones comerciales.
- Resiliencia y continuidad del negocio: la capacidad de firmar contratos electrónicamente permite mantener la continuidad del negocio incluso en situaciones excepcionales, como pandemias o desastres naturales, cuando la movilidad y el acceso físico a las oficinas se limita.
Un vistazo a la transformación
Varias empresas y sectores en Colombia experimentaron de primera mano los beneficios de la firma electrónica en la gestión de contratos. En el sector financiero y las instituciones bancarias agilizaron la aprobación de préstamos y contratos de servicios financieros, reduciendo significativamente los tiempos de respuesta y mejorando la experiencia del cliente.
En el ámbito legal, las firmas de abogados utilizan la firma electrónica para facilitar la firma de contratos legales, lo que aceleró los procesos e incrementó la satisfacción del cliente.
Este proceso se convirtió en un motor de transformación en la gestión de contratos. Su adopción generalizada hizo que existiera más eficiencia, seguridad y visibilidad en los procesos contractuales, contribuyendo al crecimiento empresarial y al fortalecimiento de las relaciones comerciales en el país.
No cabe duda que la firma electrónica continuará desempeñando un papel fundamental en la transformación de los procesos empresariales en Colombia y en todo el mundo. Desde Viafirma con gusto podemos darte una explicación más profunda si así lo requieres.
Contacta ahora mismo a nuestros especialistas, quienes te podrán indicar cómo se adapta la firma digital al caso concreto de tu negocio.
