Los beneficios derivados de la adopción de la firma digital en Colombia son tan diversos como profundos. En primer lugar, el ahorro de tiempo y recursos forman parte de uno de los pilares fundamentales de esta innovación. Ya no es necesario imprimir, firmar a mano y escanear montones de documentos físicos; en su sitio, estos procesos se simplifican en unos pocos clics, permitiendo una ejecución ágil y eficiente de una gran variedad de trámites.
Es sumamente importante contextualizar todo este asunto en Colombia. La firma digital es un método de autenticación digital que permite a las partes involucradas en una transacción o proceso en línea confirmar su identidad, además de aceptar términos y condiciones de manera segura. A diferencia de la firma tradicional, se basa en tecnologías criptográficas y garantiza la integridad del documento firmado.
En el país, la firma electrónica tiene en el Decreto 1789 del 21 de diciembre de 2021, su aliado normativo más reciente. Claramente en esos más de 20 años existió una evolución tecnológica, que llevó a una actualización de la normatividad y de su misma legitimidad.
Bajo esa importancia que hoy tiene la firma digital, que sirve como una herramienta de tecnológica para las personas y empresas, el Gobierno Nacional entendió su importancia y declaró que “las firmas electrónicas vinculadas al mecanismo de autenticación de grado de confianza medio y alto podrán ser suministradas por los prestadores de Servicios Ciudadanos Digitales o por las entidades de certificación digital”.
Incluso, el Gobierno también reguló la firma electrónica del contrato individual de trabajo para que tuviera la misma validez y efectos jurídicos que la tradicional, al igual, su vigencia corresponde a la propia del contrato.
Legitimidad de la firma electrónica en Colombia
Según la ley, la firma electrónica tiene la misma validez que la manuscrita en los documentos electrónicos y mensajes de datos. Para garantizar su legitimidad, es relevante utilizar sistemas de firma electrónica que cumplan con los estándares y requerimientos establecidos por la legislación colombiana, además de administrados por empresas certificadas y autorizadas.
Por ejemplo, Viafirma, acelera la firma digital de cualquier documento con clientes, proveedores o empleados.
Es importante destacar que la firma electrónica en Colombia se divide en tres categorías: la firma electrónica simple, avanzada y cualificada, cada una con diferentes niveles de seguridad y autenticidad.
Desde Viafirma, queremos resaltar algunas de las alternativas que tienen las empresas con nuestras soluciones:
- Firma biométrica
Se trata de la firma manuscrita que se captura por medio de dispositivos digitales como tablets o pad y que tienen la capacidad para recolectar datos biométricos
- Firma electrónica con certificados digitales
Es la firma con un certificado digital emitido por un organismo (certificado) que valida la propia firma y la identidad del firmante.
- Firma en la nube
Es la que se desarrolla mediante certificado digital alojado en un servidor seguro (HSM), con autenticación robusta.
- Firma electrónica desatendida
Esta se basa en un certificado electrónico que no requiere intervención del usuario.
- Código de un solo uso (OTP SMS y OTP Email)
En este caso en particular, la firma digital está asociada al envío de un código OTP (One Time Password) mediante SMS, al número de teléfono móvil del firmante.
Por otra parte, vamos a recordar varios de los puntos que traen beneficios al implementar la firma electrónica:
1. Productividad
La firma electrónica elimina la necesidad de imprimir, escanear, faxear o enviar documentos físicos, lo que ahorra tiempo y recursos valiosos. Las transacciones o procesos de documentación se tardaban días en completarse, ahora se finalizan en cuestión de minutos. Las empresas agilizan sus procesos internos y mejoran la satisfacción del cliente al reducir los tiempos de espera.
2. ‘Salva’ dinero
El uso de la firma digital disminuye -significativamente- la inversión asociada con el manejo de papel, impresión, envío y el almacenamiento de miles de archivos de papel. Asimismo, se minimizan costos relacionados con errores humanos, como la pérdida de documentos o la omisión de firmas. Esto se traduce en ahorros financieros a largo plazo para individuos y empresas.
3. Ductilidad
Es una aliada de todas las partes involucradas en firmar papeles desde cualquier lugar del mundo y a toda hora, siempre y cuando tengan acceso a Internet. Esto es especialmente beneficioso en un mundo más globalizado y con fuerzas laborales dispersas. Las transacciones internacionales y las colaboraciones se vuelven más fluidas y accesibles.
4. Autenticidad y legitimidad:
Como lo hemos venido recalcando en este blog, contrario a la creencia común, la firma electrónica es altamente segura. Los protocolos de cifrado y autenticación garantizan que los archivos firmados no puedan ser manipulados o alterados sin dejar rastro. Al mismo tiempo, los sistemas cuentan con niveles avanzados de verificación de identidad, lo que reduce el riesgo de fraudes y suplantación.
Eso permite que, a través de los organismos y empresas autorizadas, se le asegure la legitimidad a estos documentos.
5. Cumplimiento legal:
En diferentes países, la firma electrónica tiene el mismo valor legal que su contraparte física. Las normativas y leyes modernas han evolucionado para reconocer y respaldarlas, lo que hace que esta forma de firma sea ampliamente aceptada en transacciones legales y oficiales.
6. Sostenibilidad ambiental:
Es una forma de cuidar el medioambiente, contribuye a su cuidado al ser una catalizadora de la reducción de la dependencia de papel y recursos naturales. Menos impresiones y desplazamientos físicos significan una menor huella ecológica y -a la vez- ¡una menor contribución al cambio climático!
7. Historial de Auditoría y Rastreo:
Los sistemas de firma electrónica registran y almacenan datos sobre quién firmó un documento, cuándo lo hizo y desde dónde. Esto crea un historial de auditoría completo y trazable que puede ser invaluable en casos de disputas o investigaciones.
En conclusión, la firma electrónica en Colombia ofrece numerosos beneficios y es totalmente legítima como una herramienta confiable y segura para la autenticación, permitiendo procesos como la realización de transacciones en línea.
Su adopción continúa en aumento a medida que más empresas y personas reconocen su eficiencia y validez legal en el entorno digital. Con la firma electrónica, Colombia avanza hacia una mayor modernización y agilidad en los procesos administrativos y comerciales.
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