Estamos en un mundo donde la tinta y el papel ceden su dominio ante líneas de código y flujos de datos. Un universo donde el acto de firmar un documento ya no requiere de bolígrafos ni sellos de cera, sino de un simple clic o un toque en la pantalla. Bienvenidos al futuro de las firmas electrónicas, una galaxia donde la comodidad se entrelaza con la seguridad.
En este recorrido, con Viafirma, desentrañaremos los mitos que se tejen en el horizonte y revelaremos las realidades que dan certezas respaldadas por la innovación y la expertise en seguridad.
La firma electrónica o digital, es un concepto fundamental en el ámbito de la seguridad y la autenticación. Se refiere a un método o proceso mediante el cual una persona autentifica su consentimiento, aprobación o autoría de un documento, transacción u otro tipo de contenido o acción. Básicamente, estamos hablando que es la versión digital de una firma manuscrita tradicional en papel.
A diferencia de las firmas tradicionales, que se realizan con tinta sobre un soporte físico, las electrónicas utilizan tecnologías y algoritmos criptográficos para crear un sello digital único y seguro que vincula a una persona con un documento o una transacción específica. Esto garantiza la autenticidad, integridad y la no alteración del contenido firmado.
Son diferentes los niveles de seguridad y complejidad, los cuales se dividen en categorías según las leyes y estándares internacionales. Algunas de las categorías más comunes que trabaja Viafirma son:
- Firma biométrica.
- Firma electrónica con certificados digitales.
- Firma en la nube.
- Firma electrónica desatendida.
- Código de un solo uso (OTP, SMS y OTP mail).
Ahora, conozcamos un poco más sobre esas creencias culturales que se tejen alrededor del proceso y que muchas veces no resultan ser ciertas. Conoceremos diez mitos sobre este interesante tema.
Mito 1: las firmas electrónicas son fáciles de copiar
Realidad: en la era de la criptografía avanzada y la autenticación multifactorial, no es sencillo que se puedan duplicar las firmas electrónicas bajo procesos estandarizados y respadadas por empresas certificadas. Al contrario, los altos estándares de seguridad digital lo hacen bastante complicado. La tecnología subyacente se apoya en algoritmos criptográficos que generan un sello digital único para cada firmante y documento. Romper este sello es bastante complejo, por lo que su nivel de seguridad es alto.
Mito 2: Son altamente vulnerables
Realidad: si bien ningún sistema es inquebrantable, las firmas electrónicas manejan altos estándares que las blindan ante distintos ataques. Los proveedores de soluciones de firma electrónica implementan medidas de protección robustas, como la autenticación de dos factores, la detección de intrusos y la encriptación de extremo a extremo. Estos muros digitales son diseñados para resistir incluso los embates más sofisticados de los ciberdelincuentes.
Mito 3: no tienen peso legal ni validez.
Realidad: en el amplio escenario legislativo global, las firmas electrónicas emergieron y asumieron un papel protagonista. Legislaciones en los Estados Unidos, Unión Europea y España otorgaron a las firmas digitales un estatus legal equiparable al de sus contrapartes de tinta y papel. Es hora de reconocer que las rúbricas digitales son actores legítimos en el espacio de la autenticidad legal.
Mito 4: son solo accesibles para las grandes corporaciones.
Realidad: las firmas electrónicas no discriminan por tamaño ni forma. ¡Son accesibles para todos! Desde la gran organización con un amplio esquema corporativo hasta emprendedores. En un mundo donde la agilidad es la moneda de cambio, las firmas electrónicas nivelan el campo de juego, permitiendo a las pequeñas empresas aceleren procesos, recorten costos y abracen la eficiencia.
Mito 5: son altamente suplantadas de identidad
Realidad: este tipo de procesos implementan medidas de autenticación sólidas, como contraseñas, códigos de un solo uso (OTP) o biometría, para asegurarse de que el firmante sea quien dice ser. La suplantación de identidad es mucho más difícil cuando se utilizan métodos de autenticación multifactorial y tecnologías criptográficas.
Mito 6: solo funcionan en documentos en línea
Realidad: aunque las firmas electrónicas son ampliamente aplicadas en documentos digitales, también se emplean en impresos escaneados. Esto permite a las organizaciones digitalizar sus flujos de trabajo, mantener la autenticidad y la integridad en documentos físicos convertidos en formato digital.
Mito 7: son lentas y complicadas
Realidad: las soluciones modernas de firmas electrónicas se esfuerzan por simplificar el proceso de firma. La mayoría de ellas ofrecen interfaces intuitivas y guían al usuario a través de los pasos necesarios para firmar documentos. Esto agiliza los procesos en comparación con los métodos tradicionales que involucran impresión, firma manual y escaneo.
Mito 8: solo se pueden usar en ciertos tipos de documentos
Realidad: son compatibles en una amplia gama de documentos y transacciones, desde contratos legales hasta acuerdos comerciales, formularios gubernamentales y más. La versatilidad de las firmas electrónicas las hace adecuadas para muchas situaciones y sectores diferentes.
Mito 9: son costosas y no valen la inversión
Realidad: las soluciones de firmas electrónicas varían en costos, dependiendo de servicios básicos hasta premium. Sin embargo, las organizaciones han ido descubriendo que la inversión en soluciones de firma digital trae ahorros a largo plazo debido a la reducción de costos de papel, impresión y envío, así como a la eficiencia en los procesos.
Mito 10: son difíciles de verificar y validar
Realidad: están acompañadas de metadatos y registros de auditoría que rastrean el proceso de firma, lo que facilita la verificación y la validación. Los sistemas de gestión de firmas electrónicas mantienen un historial de quién firmó, cuándo y con qué métodos de autenticación, lo que simplifica la comprobación en caso de necesidad.
A medida que más organizaciones y personas adoptan las firmas electrónicas como una solución conveniente y segura para autenticar documentos y transacciones digitales, es esencial desterrar estos mitos y comprender las realidades detrás de esta tecnología para aprovechar al máximo sus beneficios.
Tuvimos la oportunidad de conocer la capacidad de las firmas electrónicas para una amplia variedad de actividades y su alto grado de seguridad. Acabamos con algunos mitos y se conocieron realidades claras y contundentes: las firmas electrónicas son monumentos de seguridad, respaldados por la criptografía moderna y apuntalados por la legislación internacional.
No son exclusivas, sino inclusivas, extendiendo su alcance a través de empresas de cualquier tipo, ya sean grandes, medianas o pequeñas por igual. A medida que navegamos por los mares de la digitalización, es esencial reconocer que las firmas electrónicas no son simples códigos en la pantalla, sino guardianes de la autenticidad en el laberinto digital del siglo XXI.
Viafirma superó 500 millones de firmas con más de 100 millones de usuarios, sumado a más de 500 mil dispositivos. ¿Quieres recibir más asesoría? Contáctanos y forma parte del mundo de la firma electrónica para agilizar procesos con seguridad.
