A medida que el mundo se digitaliza y a su vez, se crean nuevos ataques criminales a nivel informático, la firma electrónica se ha convertido en un pilar para las empresas que buscan acelerar el desarrollo de sus operaciones y, al mismo tiempo, mantener la legalidad de sus transacciones. Sin embargo, para aprovechar al máximo todos los beneficios ofrecidos por una firma en línea, las empresas debe cumplir con ciertos estándares y la regulación legal establecida por cada uno de los gobiernos de los diferentes países a nivel mundial; la violación de estas leyes puede llevar a problemas con el gobierno y compensación por firmas inválidas.
A continuación, en este blog hablaremos acerca de los diferentes tipos de regulación legal que debes conocer sobre las firmas electrónicas, en especial cuáles son las regulaciones, artículos, y normatividades en Europa, Estados Unidos y América Latina.
Contenido
¿Qué es la firma electrónica y por qué es importante?
La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos adjuntos a un documento en línea que permiten identificar al firmante del documento, de manera similar a una firma manuscrita. Se ha convertido en una tecnología vital para el mundo empresarial moderno, donde facilita la realización de transacciones a distancia, ahorra tiempo y garantiza la integridad de los documentos digitales. Pero, para poder disfrutar de esos beneficios, es importante saber las consideraciones legales.
Para asegurar que una firma electrónica se acepte y se considere jurídicamente válida en igual medida que una firma tradicional, debe cumplir tres principios jurídicos: los requisitos de autenticidad, integridad y consentimiento. Dado que estos principios se regulan individualmente en cada país, es crucial conocer la legislación pertinente para evitar problemas al entender los problemas.
Regulación legal de la firma electrónica por países
Unión Europea (Reglamento eIDAS)
La regulación legal que recoge la firma electrónica es el Reglamento eIDAS (Reglamento 910/2014) que establece las bases para que las firmas electrónicas sean reconocidas y aceptadas en todos los Estados que hacen parte de la Unión Europea, brindando a las firmas electrónicas cualificadas el mismo valor legal que las firmas manuscritas.
Requisitos para la validez legal en Europa
Para que una firma electrónica sea válida en Europa, debe cumplir con ciertos requisitos de seguridad y autenticidad. Según el reglamento eIDAS, son tres los tipos de firma electrónica:
- Firma electrónica simple: Básica y adecuada para situaciones de bajo riesgo.
- Firma electrónica avanzada: Asegura la identificación del firmante y la integridad del documento.
- Firma electrónica cualificada: Cumple con los más altos estándares de seguridad y tiene el mismo valor que una firma manuscrita.
Diferencias entre firmas electrónicas
Las tres son muy parecidas, pero lo que las logra diferenciar entre categorías es el nivel de seguridad y la particularidad de una autenticación robusta. Mientras que la firma electrónica simple se utiliza para acuerdos informales, las firmas avanzadas y cualificadas requieren mayores garantías, como el uso de certificados electrónicos emitidos por prestadores de servicios de confianza.
Las empresas que operan en Europa deben asegurarse de utilizar el tipo de firma adecuado para cada transacción, dependiendo del nivel de riesgo involucrado.
Estados Unidos (Ley ESIGN y UETA)
En Estados Unidos, las firmas electrónicas son reguladas principalmente por dos normativas: la Ley ESIGN (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) a nivel federal y la UETA (Uniform Electronic Transactions Act) a nivel estatal. Ambas normativas garantizan que las firmas electrónicas sean legalmente vinculantes en casi cualquier tipo de transacción.
Requisitos de la firma electrónica en Estados Unidos
Para que una firma electrónica en Estados Unidos sea válida debe cumplir estos requisitos:
- Consentimiento explícito: Las partes involucradas deben consentir en el uso de firmas electrónicas. Este consentimiento debe quedar registrado y ser verificable.
- Asociación con el documento: La firma electrónica debe estar claramente vinculada al documento para evitar falsificaciones o alteraciones posteriores.
- Capacidad de almacenamiento y acceso: Es fundamental que tanto los firmantes como las autoridades puedan acceder a los documentos firmados electrónicamente durante el tiempo necesario, según lo estipulen las leyes.
La Ley ESIGN y UETA proporcionan una sólida regulación legal, pero las empresas deben ser diligentes en la selección de herramientas de firma electrónica que cumplan con estos requisitos.
Firmas electrónicas en algunos países de Latinoamérica
En Latinoamérica, cada país ha desarrollado su propia legislación sobre firmas electrónicas, adaptándose a las necesidades locales y a la creciente digitalización del comercio. A continuación, te damos un resumen de las normativas en tres de los países más relevantes:
- México: La Ley de Firma Electrónica Avanzada (LFEA) regula el uso de firmas electrónicas. Esta ley permite que las firmas electrónicas avanzadas sean legalmente equivalentes a las manuscritas, siempre y cuando se utilicen mecanismos de autenticación confiables y certificados.
- Colombia: Reconoce las firmas electrónicas y digitales en su Ley 527. En este país, la validez de la firma electrónica depende de su capacidad para verificar la identidad del firmante y asegurar la integridad del documento.
- Brasil: Este país cuenta con la MP 2.200-2/2001, que establece la infraestructura de claves públicas (ICP-Brasil) como el marco para la validación de firmas electrónicas. Las firmas avanzadas y cualificadas cuentan con reconocimiento legal completo.
Cumpla la normativa y agilice sus procesos con Viafirma
Hoy en día, el uso de firmas y procesos electrónicos permite gestionar negocios más rápidamente. Sin embargo, puede traerle muchos problemas si no cumple con la ley. En este escenario, es altamente necesario adaptarse a las regulaciones internacionales en función de la ubicación de sus clientes y clientes asociados:
Europa adoptó la normativa eIDAS, los Estados Unidos adoptaron la normativa ESIGN y América Latina tiene sus propias leyes relacionadas con esto.
Por otro lado, la complacencia excesiva hacia la ley puede ralentizar significativamente su operación. Si desea obtener una solución confiable y en línea con la ley, no busque más. En Viafirma, te ayudamos a cumplir con todas las regulaciones internacionales y a mejorar la eficiencia de su operación para no perder tiempo en aspectos administrativos mientras no pierde de tiempo en la administración de su negocio.
¡Contáctenos ahora! Le mostraremos cómo podemos transformar su gestión documental y mantenerlo seguro en todos los mercados.
