¿Sabías que en Colombia existe una regulación para las firmas electrónicas? Este tipo de procesos han crecido exponencialmente en los últimos años; gracias a los beneficios que brinda, los países las regularon para que las personas y empresas potencien su uso de forma segura, lo que trajo como resultado que en el país se gestara una normativa al respecto.
“En Colombia, estas firmas son reguladas por la Ley 2069 de 2020, que propende incentivar el emprendimiento en el país, y el Decreto 1789 de 2021, que regula el uso de este tipo de firmas”, informa un portal de TV.
En Colombia se apostó desde el sector empresarial para fortalecer la transformación digital y, sin duda, la firma electrónica es una herramienta que ayuda en esa misión. Se trata de un documento electrónico que identifica a un firmante de forma inequívoca y asegura la integridad de ese documento, lo mejor, es que tiene la misma validez legal que la tradicional que se firma a pulso propio.
Es decir, ahora está la opción de firmar electrónicamente y enviar documentación como contratos a larga distancia de forma eficiente y rápida, generando procesos de transformación digital dentro de los negocios de cualquier tamaño para automatizar procesos.
Según estadísticas de la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia (ANDI), el 60 % de las empresas desarrolló un plan de transformación digital, donde —seguramente— un porcentaje de ellas contempla la firma electrónica.
En la era de la transformación digital, las empresas están adoptando rápidamente nuevas tecnologías para mejorar la eficiencia, agilidad y experiencia del cliente. Uno de los elementos clave en este cambio es la firma electrónica, puesto que no solo simplifica procesos, sino que también impulsa la transformación digital empresarial
- Eficiencia y agilidad en los procesos
Antes de la firma electrónica, los procesos que involucraban rúbrica de documentos eran lentos y propensos a errores. La necesidad de imprimir, firmar a mano, escanear y enviar nuevamente los papeles consumía tiempo y recursos valiosos.
Ahora, se disminuyó esta ineficiencia al permitir a las empresas firmar documentos de manera rápida y segura en línea. Los contratos, acuerdos y otros son certificados en cuestión de minutos y no en días, acelerando así la toma de decisiones y reduciendo los plazos de entrega.
- Ahorro de costos y sostenibilidad
La adopción de la firma electrónica condujo a un ahorro significativo de costos para las empresas. La eliminación del uso de papel, tinta y envíos postales no solo contrae gastos directos, sino que también contribuye a la sostenibilidad al reducir la huella de carbono, una de las grandes apuestas de la transformación digital. Asimismo, el espacio físico necesario para almacenar papelería y archivadores se reduce drásticamente, liberando espacio que es utilizado de manera más productiva.
- Mayor seguridad y cumplimiento normativo
Uno de los mayores temores con la firma electrónica es la seguridad de los documentos firmados digitalmente. Sin embargo, las soluciones avanzaron significativamente en términos de seguridad. Las tecnologías de encriptación y autenticación garantizan que los documentos sean firmados y almacenados de manera segura, minimizando el riesgo de manipulación o falsificación.
- Experiencia mejorada para clientes y colaboradores
La transformación digital busca dar una mejor experiencia de cliente. La adopción de la firma electrónica no solo beneficia a las operaciones internas de una organización, también mejora la experiencia para los usuarios y colaboradores. Con la posibilidad de firmar contratos y documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, se elimina la necesidad de desplazamientos físicos y ofrece una colaboración más fluida en entornos de trabajo remoto.
Esto no solo acelera el proceso, sino que también demuestra un compromiso con la comodidad y la satisfacción.
- Automatización de flujos de trabajo
La firma digital es un componente clave en la automatización de flujos de trabajo. Se integra con sistemas y aplicaciones empresariales existentes para crear procesos de firma completamente automatizados.
Esto no solo reduce la necesidad de intervención humana, sino que minimiza la probabilidad de errores y garantiza la coherencia en todo el proceso. Los documentos son enviados, firmados, almacenados y archivados automáticamente, liberando tiempo y recursos para tareas más estratégicas.
- Reducción de errores y fraudes
Las soluciones de firma electrónica —generalmente— ofrecen niveles avanzados de seguridad y autenticación, lo que reduce el riesgo de falsificación y fraude. Al mismo tiempo, las plataformas suelen dejar un registro digital detallado de todas las actividades relacionadas con la firma, lo que brinda una mayor trazabilidad y control.
- Colaboración remota
En la era de la globalización y el trabajo remoto, la transformación digital apunta a brindar herramientas que permitan maximizar este tipo de procesos, donde la firma electrónica contribuye a la colaboración en tiempo real en documentos y contratos, sin importar la ubicación física de los participantes. Esto es especialmente relevante en situaciones donde las partes involucradas se encuentran en diferentes zonas horarias o países.
- Inclusión financiera
La firma electrónica permite a las personas que no tienen acceso a servicios financieros tradicionales participar en transacciones electrónicas, lo que fomenta la inclusión financiera y el acceso a oportunidades económicas, un aporte de la transformación digital y a la sociedad, más cuando Colombia ha hecho grandes apuestas por aumentar su índice de inclusión financiera en los últimos años.
- Promoción comercio electrónico
Los sistemas de firma electrónica son esenciales para el crecimiento del comercio electrónico en Colombia, ya que facilita la creación de contratos de compra y venta en línea, aumentando la confianza de los consumidores y promoviendo el desarrollo del mercado digital.
- Modernización sector público
Distintos gobiernos del país trabajaron durante los últimos años para construir un sector público eficiente, por ello tuvieron que utilizar la transformación digital y convertirla en su aliada en esta titánica misión. La firma electrónica es vital en esa modernización de la administración pública colombiana, permitiendo la implementación de procesos digitales más eficientes y transparentes en áreas como la gestión de trámites y la prestación de servicios.
En resumen, la firma electrónica demostró ser una herramienta poderosa para impulsar la transformación digital empresarial. Desde la agilización de procesos hasta el ahorro de costos y la mejora de la experiencia del cliente, su impacto positivo es innegable. A medida que más compañías reconocen sus beneficios, continuará desempeñando un papel vital en la evolución de los entornos empresariales hacia una mayor eficiencia y adaptabilidad en la era digital.
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