Pocas veces como ahora, la capacidad de respuesta se ha vuelto tan importante para un negocio. Seguramente sea algo que ya sepas, pero puede que te quedes en blanco a la hora de encontrar soluciones para mejorarla. Si ese es tu caso, deberías considerar implementar los diferentes tipos y procedimientos de firma digital. Te hacemos un resumen práctico de los mismos.
Es frecuente ver en los noticieros y en la prensa, informaciones sobre sanciones a empresas que han incumplido ciertas leyes. Es por ello que las corporaciones cada vez se preocupan más por evitar estos problemas. A raíz de esta situación, están adoptando medidas que dan forma al concepto de compliance.
Estudiamos las 5 claves que necesita saber sobre compliance para las empresas colombianas.
Compliance es un término que se refiere al grado de cumplimiento legal de una empresa en todas sus actividades. Aunque en sus orígenes tenía como objetivo la lucha contra el fraude y el lavado de dinero, actualmente, su ámbito de actuación se ha extendido al total de los procesos de las corporaciones.
El concepto de compliance se acuñó en el año 2005 por el comité de Supervisión Bancaria de Basilea (Suiza), que lo definió como:
“[…] el riesgo de que una organización pueda sufrir sanciones, multas, pérdidas financieras o pérdida de su reputación como resultado de incumplimientos de las leyes, regulaciones, normas de autorregulación o códigos de conducta que se apliquen a su actividad.”
Como podemos ver, las acciones que toman las empresas colombianas para cumplir con la legalidad están estrechamente relacionadas con la reducción de riesgos. Unos riesgos que van desde importantes sanciones económicas, hasta pérdidas monetarias y de la propia imagen de la empresa.
Aplicar los principios de compliance es verdaderamente necesario en las empresas, debido a la competitividad del entorno y las regulaciones que surgen a su alrededor. Con compliance, los beneficios para las corporaciones son:
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En Colombia, no existe un marco jurídico específico para compliance. Cada empresa deberá estar pendiente de las regulaciones propias de su sector y su ámbito de actuación. Esto genera sanciones como consecuencia del desconocimiento detallado de estos textos legales específicos.
Aún así, podemos mencionar algunas leyes y resoluciones interesantes:
Las empresas deben definir y poner en marcha planes específicos en este sentido. La implementación de estos planes constará de 6 fases:
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Para coordinar y supervisar todas estas acciones, en muchas empresas está presente el cargo de compliance officer. Su misión es garantizar que todo lo que se hace en la empresa se ajusta al 100% a los requerimientos legales, evitando sanciones y pérdidas que pueden ser muy graves.
El compliance officer debe no sólo supervisar los procesos desde el punto de vista legal, sino que también debe permanecer al tanto de los nuevos cambios que surgen en la legalidad vigente.
La firma electrónica es un recurso muy apreciado por los compliance officers. Uno de los motivos principales es que estos trabajan continuamente con documentos que tienen implicaciones legales. En este sentido, la firma digital aporta valiosas cualidades, como la autenticación en origen, la integridad y el no repudio.
Por otra parte, su trabajo requiere de un contacto permanente con autoridades públicas reguladoras. Esto conlleva un frecuente intercambio documental, por lo que realizar estos trámites electrónicamente supone una gran ventaja desde el punto de vista de la movilidad.
Compliance está adquiriendo protagonismo en empresas de todos los sectores. Para que su implementación sea más efectiva y las empresas no incurran en perjuicios penales y económicos, es interesante contar con soluciones de firma. Su aporte a la agilidad y a la confianza legal son factores determinantes a su favor.
Llegado el momento de decidir usar la firma electrónica en la empresa, es habitual preguntarse hasta qué punto es obligatoria su implementación. Se trata de una cuestión clave y que se debe resolver claramente. Afrontamos esta pregunta desde el punto de vista normativo y del crecimiento empresarial.
Los trabajadores son la parte más importante de una corporación. Por tanto, debemos cuidar especialmente todos los aspectos relacionados con los recursos humanos, lo cual incluye su transformación digital, la cual incluye la implementación de la firma electrónica. ¿Cuáles son sus principales aplicaciones en este departamento?
Las relaciones empresariales entre compañías internacionales son habituales en un entorno globalizado. Sin embargo, la gestión documental de estas puede ser algo incómoda si no se dispone de los recursos necesarios, como es el caso de la firma digital a distancia.
La incorporación de la firma digital en los procedimientos de la DIAN es una muestra más del proceso de transformación digital que está experimentando la sociedad colombiana, tanto por parte de las empresas privadas, como de la Administración Pública y de los ciudadanos particulares.
Dentro de estas iniciativas de transformación digital , entre las más recientes podemos hablar de la Política Nacional para la Transformación Digital e Inteligencia Artificial y su aprobación por en CONPES (Consejo Nacional de Política Económica y Social) el pasado mes de noviembre de 2019.
Esta Política Nacional, que enmarca acciones hasta el año 2022, incluye como acciones destacadas:
Las siglas DIAN se corresponden con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia. Tiene su origen en 1993 como fruto de la fusión de la Dirección de Impuestos Nacionales (DIN) con la Dirección de Aduanas Nacionales (DAN).
La DIAN se marca como objetivo prioritario garantizar la seguridad fiscal de la nación colombiana, así como proteger el orden público económico. Para conseguirlo debe controlar y administrar procesos en condiciones de equidad, transparencia y legalidad. Procedimientos que se deben encontrar englobados en alguno de estos grupos:
La DIAN pone al servicio de individuos, empresas e instituciones una amplia y variada cantidad de trámites para que puedan ser realizados por vía telemática, evitándose traslados y largas esperas en las oficinas públicas.
Pasamos a mencionar algunos de los más destacados servicios online que ofrece la DIAN.
Los prevalidadores se encargan de comprobar que la información que se ha plasmado en un documento oficial de la DIAN, como la factura electrónica o cualquier otro tipo de formulario, cumple con los requisitos preestablecidos, no existiendo ningún fallo de tipo formal en dicho documento.
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Para gestionar con nuestra firma digital un trámite de la DIAN, previamente deberemos habilitar el correspondiente Instrumento de Firma Electrónica o IFE. Para ello, antes que nada deberemos comprobar si tenemos actualizada nuestra dirección de correo electrónico para el acceso a la plataforma electrónica de la DIAN, así como las responsabilidades en el Registro Tributario Único (RUT).
El siguiente paso será ingresar en los servicios en línea con nuestros datos de usuario registrado. En el desplegable Ingresa a nombre de, seleccionamos A Nombre Propio e introducimos nuestro nombre de usuario y la contraseña.
En la pantalla que nos aparecerá haremos click en el botón Emitir Firma Electrónica, se nos abrirá una ventana con los términos y condiciones, que deberemos leer y aceptar.
Nos aparecerá una pantalla en la que tendremos que cliquear en el icono de un lápiz y en la ventana emergente que surgirá daremos el visto bueno al envío de un código a nuestro correo electrónico. Introduciremos dicho código y se nos confirmará nuestra solicitud de IFE.
En el correo electrónico también recibiremos un enlace para configurar la recuperación de la contraseña de nuestra identidad electrónica. Iniciamos de nuevo sesión, tal y como al principio del proceso, respondemos a una de las 5 preguntas de seguridad.
Finalmente, hacemos click en Enviar los códigos de autorización a mi correo, los consultamos, introducimos en el sistema y creamos la contraseña como paso final.
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Una vez que disponemos de nuestra firma digital habilitada mediante el Instrumento de Firma Electrónica, podemos realizar dicha firma en los documentos correspondientes a los trámites en línea de los que dispone la DIAN.
Para ello, deberemos comenzar iniciado sesión como usuario en la web de la DIAN; en el panel de control que se nos presenta una vez nos hemos identificado correctamente, debemos clicar en la opción Diligenciar y presentar.
Seguidamente, escogemos el formulario que vamos a firmar electrónicamente, el sistema nos mostrará una pequeña ventana informativa que aceptaremos; una vez ya en el formulario, rellenaremos el mismo adecuadamente con la información que se nos solicita.
Después de diligenciar el formulario, haremos click en el botón Borrador, que se encuentra en el margen izquierdo. A continuación, pincharemos en la opción Firmar, situada en la misma zona de la pantalla.
En la ventana que aparece introducimos la dirección de correo electrónico que tenemos registrada en el RUT, a ese mismo correo se nos enviará un código electrónico, el cual escribiremos en la misma ventana en la que hemos puesto nuestra dirección de email y pulsaremos en el botón Firmar.
Confirmamos la firma pulsando Presentar en otra nueva ventana; por último, se generará un PDF y se podrá proceder a la liquidación, si es que es necesario realizar un pago.
Esperamos que este artículo sea una guía útil para poder diligenciar sin ningún tipo de problema la firma digital de los procedimientos en línea que ofrece el Gobierno colombiano a través de la DIAN.
Por nuestra parte, seguiremos trabajando para ofrecer soluciones de firma que se adapten a diferentes necesidades, así como información práctica y todas las novedades relacionadas con el sector.
Los trámites electrónicos son una realidad en Colombia y cada vez son más los documentos que se envían por internet. Por ello, utilizar la firma digital se ha convertido en una necesidad. Pero cuando te decides por usarla, surgen preguntas, muchas de ellas relacionadas con su legalidad. Por eso, es importante entender el marco legal vigente en Colombia en cuanto a la firma digital.
Para hacer más sencilla e informada la decisión de implementarla, a continuación traemos los principales aspectos legales y los requisitos de la firma digital en Colombia.
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Respecto al principal marco legal referente a la firma digital en Colombia, debemos destacar esencialmente:
Esta norma define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y establece las entidades de certificación.
Dentro de esta ley en el marco legal, se define el concepto de firma digital como:
“Un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.”
La firma digital debe presentar las siguientes características:
Además, para que la firma digital sea equivalente a la manuscrita deben cumplirse estos requisitos que se encuentran en el artículo 7:
Modifica parcialmente el marco legal de la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales.
Dentro de este decreto se especifican términos como el certificado de firma digital, que es:
“Mensaje de datos firmado por la entidad de certificación que identifica, tanto a la entidad de certificación que lo expide, como al suscriptor y contiene la clave pública de éste.”
También recoge la definición del estampado cronológico:
“Mensaje de datos firmado por una entidad de certificación que sirve para verificar que otro mensaje de datos no ha cambiado en un período que comienza en la fecha y hora en que se presta el servicio y termina en la fecha en que la firma del mensaje de datos generado por el prestador del servicio de estampado, pierde validez.”
Es decir, el estampado cronológico es una opción en el marco legal de mayor validez para verificar que un documento no ha sido modificado tras su firma, lo cual refuerza la seguridad de su integridad.
Mediante este se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999 y añade otras disposiciones. En el Decreto 2364 de 2012 podemos encontrar la definición del otro tipo de firma digital que aparece en la legislación colombiana, la firma electrónica, que es:
Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.
Para que la firma electrónica sea confiables según el Decreto 2364, es obligatorio que:
Este Decreto prohíbe el uso de certificados digitales de software; solo se permite su uso en dispositivos token o empleando la firma centralizada o en la nube, en la que el certificado es custodiado en un servidor seguro (HSM).
Esta ley tiene por objeto crear una nueva forma de trabajo en la ejecución del contrato del colaborador, lo que se denomina ahora como trabajo remoto, la cual se pacta de manera voluntaria por parte del empleador y la empresa. Esta labor es desarrollada mediante tecnologías existentes y nuevas, que permitan hacer la labor contratada. Con esto, métodos tales como la firma electrónica será quien identifique a la persona, en relación con un mensaje de datos, además de asegurar la exclusividad e integridad de cualquier documento firmado.
Botón: Conoce más sobre la ley de firma electrónica en contratos de trabajo aquí
Teniendo en cuenta el marco legal y normativa mencionada, podemos distinguir 2 tipos de firma digitalizada:
Las dos son válidas judicialmente, pero la principal diferencia entre ellas, a grandes rasgos, es que la firma digital contiene las cualidades de autenticación de orígen, integridad y no repudio, mientras que la firma electrónica necesitará demostrar estas cualidades pericialmente en caso de que surja un conflicto legal.
Es decir, la firma electrónica es tan válida como la manuscrita y la digital, solo que debe cumplir con requisitos que sirvan como factores de autenticidad y brinden la seguridad necesaria en caso de requerir una revisión jurídica.
De hecho, en la actualidad, el Decreto 526 de 2021 ratifica la firma electrónica como válida para el uso específico en los contratos de trabajo individual. Este tipo de documentos pueden ser firmados electrónicamente por ambas partes o por solo una, siempre y cuando se cumplan las condiciones establecidas en las ya mencionadas Ley 527 de 1999 y Decreto 1074 de 2015.
Cumplir las exigencias legales de la firma electrónica en Colombia requiere de aportar evidencias, dentro de las que podemos destacar las siguientes seis:
Permite garantizar la identidad del emisor de un mensaje y/o el origen del mismo, y tener la completa seguridad que quien remite el mensaje es quien dice ser.
Refleja el momento exacto de la realización de la firma, lo cual permite asegurar que un documento firmado no se ha alterado a posteriori, garantizando así su integridad y suponiendo un sólido apoyo legal.
Esta evidencia sirve para establecer el lugar preciso de ejecución de la firma electrónica. Se trata de un recurso muy práctico para trámites con alta movilidad.
Se envían al teléfono celular por mensaje de texto (SMS) o al correo electrónico del responsable de realizar la firma digital, el cual deberá introducirlo a la hora de firmar. Estos códigos tienen una validez temporal.
Las evidencias de corte biométrico que se pueden aportar a un documento para la firma electrónica son variadas. Imágenes, reconocimiento de gestos (sonrisa, parpadeo), vídeo o locución son algunas de ellas.
También se puede firmar a través de una tableta y de un “lápiz” especializado, recopilando información como la velocidad, presión o inclinación del trazo.
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Evidencia muy práctica para que el firmante muestre la aceptación sobre cláusulas concretas del documento, especialmente las más relevantes. En el caso de no aceptarse, no podrá cumplimentarse el proceso.
En Viafirma, contamos con un software que le permite a su empresa manejar de manera más óptima las gestiones pertinentes, que faciliten todos sus procesos al momento de necesitar una firma electrónica.. Somos la solución que usted necesita para que cualquier tipo de contrato sea enviado de forma segura y oportuna, cumpliendo el marco legal.
Con lo descrito hasta aquí, realmente cómo firmar virtualmente no es una tarea difícil, al contrario es de forma 100 % legal y es un método sencillo si cuenta con las evidencias necesarias para el proceso. La Ley 527 de 1999, el Decreto 1747 de 2000, el Decreto 2364 de 2012, el Decreto 1413 de 2017 y el Decreto 2121 de 2021 respaldan legalmente la firma digital. Para hacer esto más simple y potenciar los beneficios de la firma digital en cuanto a eficiencia y seguridad, en Viafirma ofrecemos un conjunto de soluciones pensadas para las empresas colombianas.
Nuestro portafolio de producto le ofrece opciones de firma electrónica a solo un clic, portafirmas y almacenamiento de firmas en la nube para que pueda firmar desde cualquier lugar y dispositivo.
El proceso de transformación digital en la administración pública colombiana pasa ineludiblemente por la implementación de métodos de identificación como la firma digital. Entre los múltiples usos que tiene esta, uno de los más destacados, y que tanto empresas como particulares agradecen, es su aplicación en las relaciones con la Administración pública.
A lo largo de este artículo hablaremos de:
Colombia se encuentra en plena transición digital de los procesos de trabajo de sus ciudadanos y corporaciones, tanto de corte privado como público. Un cambio que lleva en funcionamiento años, pero que requiere de tiempo para afianzarse en la manera de proceder habitual de los agentes implicados.
Fruto de esta digitalización han surgido iniciativas de sumo interés para la nación. En lo que a la administración colombiana se refiere, podemos destacar algunas como son:
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La firma digital es uno de los actores principales en esta digitalización de la administración pública colombiana, y es que su implementación es esencial a la hora de diligenciar muchos de los trámites incluidos en las relaciones con el Gobierno y sus diferentes entidades asociadas.
Los procesos de identificación por firma digital aportan una serie de libertades a sus usuarios, agilizando trámites que anteriormente se debían hacer de manera presencial, con la consecuente inversión de tiempo que ello requería, y que ahora pueden ejecutar desde cualquier dispositivo con conexión a internet, independientemente del lugar y el momento que sea.
Debido a este protagonismo que ha adquirido la firma digital dentro del cambio tecnológico que experimenta el país, debemos fijar nuestra atención en las referencias que hace la legislación colombiana sobre este proceso. Algo que se hace aún más relevante si tenemos en cuenta que los marcos legales que apuntan a la firma digital y electrónica varían en cada país latinoamericano.
En Colombia la firma digital viene reglamentada por la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1747 de 2000, estableciendo dos clases:
La Ley 527 la define como:
“Un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje”.
La firma digital tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita. Para ser considerada como tal, la firma digital en Colombia debe cumplir con estas exigencias:
La firma digital debe presentar las siguientes características:
Es el mecanismo técnico cuyo objetivo es identificar a una persona ante un sistema de información, siempre y cuando dicho mecanismo sea confiable y apropiado.
Esta firma electrónica puede ser igual de segura que la digital, sin embargo tiene una menor carga probatoria. Como consecuencia, debe aportar otras cualidades para ser considerada completamente equivalente, que son:
En Colombia no está permitido el uso de certificados digitales software en cliente, permitiéndose exclusivamente en dispositivos token o empleando la firma centralizada o en la nube, en la que el certificado es custodiado en un servidor seguro (HSM).
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Como se ha mencionado, la firma digital es fundamental para gestionar trámites de muchos tipos en las que participa el Gobierno colombiano. Esta variedad de trámites es tan amplia que no podemos abarcarla por completo en este artículo, pero sí podemos indicar algunas de las más relevantes.
Anteriormente ya hemos hablado de la factura electrónica y la obligatoriedad de su uso para un importante sector económico colombiano, pero esta no es, ni por asomo, la única aplicación de la firma digital en las relaciones con el Gobierno.
La firma digital ha adquirido un carácter relevante en lo que al teletrabajo respecta. Un trabajo remoto que ha pasado de ser una alternativa a una obligación como consecuencia del panorama sanitario actual. Para potenciarlo, la Administración ha habilitado una herramienta que facilita la contratación de teletrabajadores mediante la firma electrónica de los contratos.
La forma de pagar nuestros impuestos también ha evolucionado gracias a la firma digital, que ha acelerado en buena medida los métodos de tributación a la DIAN.
En el caso de las empresas que tengan relaciones comerciales con otros países, también se podrán declarar las exportaciones que se realicen a la DIAN.
La firma digital también es aplicable en el caso de empresas de ciertos sectores productivos. Podemos poner como ejemplo el caso de una industria alimentaria que, gracias a la firma digital puede rubricar de esta manera los registros sanitarios que se envían al INVIMA (Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos).
Las empresas también pueden validar la inscripción de sus trabajadores a COLPENSIONES, la Administradora Colombiana de Pensiones.
En la administración pública, con la firma digital también podemos solicitar y conseguir certificados legales mediante los cuales podamos justificar ciertas circunstancias. Por ejemplo, el certificado de carencias emitido por el SICOQ ( Sistema de información para el control de sustancias y productos químicos). Estos son necesarios para autorizar a personas naturales y jurídicas para el manejo de sustancias químicas controladas en el país.
Por último, dentro de esta breve muestra de los trámites con la Administración que la firma digital autoriza, hablaremos de los que ofrece a los funcionarios públicos, como pueden ser la emisión de reportes a organismos de control, la aprobación de documentos internos o la ordenación de gastos, entre muchos otros.
Como vemos, optar por la firma digital para los trámites con la Administración nos supondrá una serie de beneficios profesionales y personales, muchos de ellos directamente relacionados con la comodidad y la ganancia de tiempo.
Si hemos ayudado a convencerte de las bondades de la firma digital, es posible que te interesen las alternativas que disponemos para este fin, con las que podrás crear y administrar tus firmas digitales de una manera 100% confiable y legal, a lo que hay que añadirle algunas funcionalidades para un mayor ajuste a tus necesidades.