Categoría: Firma Digital

¿Sabes cómo firmar digitalmente un documento? Lo cierto es que la firma de un documento digital puede convertirse en un proceso complejo si no cuentas con las herramientas adecuadas. Es por ello que el uso de la tecnología de la firma digital en Colombia se está convirtiendo en un hábito en muchas organizaciones. De esta forma, no solo están mejorando su proceso de documentación y ahorrando tiempo y dinero en diferentes escenarios, sino también aumentando su seguridad.

Te puede interesar: Usos de la firma digital en Colombia

¿Cómo firmar digitalmente un documento?

Firmar digitalmente un documento puede ser muy sencillo y efectivo si cuentas con ciertos conocimientos básicos y con las herramientas oportunas. ¿No sabes aún cómo firmar digitalmente un documento? Te lo contamos en 4 pasos:

• Preparación de los documentos: redacción al detalle del documento que se va a firmar.

• Envío de la solicitud de firma: la persona o las personas responsables de la firma recibirán el documento redactado en el paso anterior.

• Realización de la firma digital a través de la herramienta apropiada para ello.

• Gestión del proceso de firma.

2 soluciones para firmar documentos online

Los procesos de gestión de firma se pueden realizar a través de 2 soluciones diferentes:

• A un clic, a través de formularios inteligentes, cláusulas de lectura obligada, plantillas personalizadas, flujos de firma y evidencias de tipo biométrico, como imágenes, vídeos o de voz. 

• Portafirmas digital que te permite tener en tu dispositivo todos los documentos que necesitan de tu firma de un sólo vistazo.

¿Cómo firmar documentos online con Viafirma?

Viafirma te ofrece mucho más que una herramienta de firma electrónica para documentos digitales, teniendo en cuenta nuestro concepto de firma universal, basado en el principio de neutralidad tecnológica. Gracias a este puedes firmar digitalmente un documento en cualquier dispositivo o sistema operativo.

Además, Viafirma aporta ventajas de tipo geográfico y temporal. Es decir, puedes firmar desde cualquier lugar y en cualquier instante; así contribuimos a la movilidad de la firma electrónica y a la eficiencia de procesos empresariales.

Firmar con Viafirma va más allá del hecho de formalizar la rúbrica, ya que permite controlar todo el proceso mediante la auditoría del mismo y obtener recursos como la creación y gestión de los metadatos asociados. También incluye la opción de creación de formularios, de modo que el documento puede estar listo y redactado al detalle o puede ser completado al momento de enviar una solicitud e incluso puede ser diligenciado por el propio firmante al recibir la solicitud de firma.

Nuestras soluciones conforman un conjunto de herramientas que pueden trabajar conjuntamente para potenciar aún más tus prestaciones y, además, pueden integrarse a la perfección con soluciones externas, como el caso de gestores documentales.

Firma digitalmente un documento con un sólo clic

¿Quieres aprender a firmar digitalmente un documento con las soluciones de Viafirma? Nos proponemos hacer llegar la firma electrónica al máximo número de personas e instituciones. Uno de los factores más determinantes para alcanzar esta meta es hacer lo más sencilla posible la utilización de la firma electrónica de un documento. Para ello ofrecemos una amplia variedad de prestaciones y servicios relacionados, generando así una de las herramientas más completas del mercado.

Características de la firma electrónica de Viafirma

• Cláusulas en la firma del documento

Con nuestras herramientas puedes redactar y preparar un documento para su firma incorporando elementos como cláusulas que el firmante deberá aceptar para proceder a la firma del documento o solicitar al firmante documentación adicional mediante la inclusión de adjuntos.  

• Notificaciones al instante

Una vez que el documento esté listo para firmar, podrá ser enviado a su destinatario inmediatamente, y éste recibirá una notificación sobre el mismo vía SMS o correo electrónico.

• Firma desde cualquier lugar

Por la parte del firmante, inmediatamente después de recibir el documento, podrá firmarlo en cuanto desee, facilitando además adjuntarle una serie de evidencias como las de tipo biométrico (como vídeo, locución o imagen), un estampado cronológico que confirme la hora de la firma o la ubicación geográfica de la misma.

Sigue leyendo: ¿Qué es la autenticación digital y cuál es su importancia?

Gestión de las firmas con un portafirmas digital

Los portafirmas digitales son de gran utilidad para personas que tienen una alta carga de trabajo y estar al tanto de todos los documentos que necesitan firmar se les hace muy difícil.

Características del gestor de firmas

Con nuestro portafirmas digital tendrán a mano y en una única pantalla, al estilo de la bandeja de entrada de correo electrónico, todos los documentos que tengan pendiente de firma.

• Flujos de firma

Adicionalmente, además de cumplir con su función fundamental, el portafirmas de Viafirma también ofrece opciones de interés, como crear flujos personalizados de firma para los casos en los que un documento deba ser firmado por varias personas.

• Delegación de firma

Como ya hemos comentado, los altos responsables de una empresa ven complicado encontrar un momento para poder firmar grandes cantidades de documentos. Para aliviarles de esta carga nuestras herramientas permiten delegar la responsabilidad del uso de la firma digital a otros colaboradores de confianza, asignando una serie de restricciones. 

Viafirma, tu solución para firmar digitalmente un documento

Son diversas las alternativas que ofrece Viafirma para firmar digitalmente un documento de manera práctica, segura y que contribuya al aumento de la capacidad operativa de tu empresa. Podemos ayudarte a mejorar tus procesos de firma de documentos digitalmente para que agilices tus operaciones. ¡Contáctanos!

El potencial de fraude es siempre un riesgo que no se puede ignorar cuando se trata de realizar transacciones digitales. Si bien es solo una faceta de la ciberseguridad, el proceso de autenticación digital es la primera línea de defensa, al permitir determinar si un usuario es quien dice ser. 

Existen múltiples tecnologías de autenticación, desde contraseñas hasta huellas digitales, para confirmar la identidad de un usuario antes de permitir el acceso. Una combinación de diferentes tipos de autenticación proporciona una capa de protección contra posibles amenazas y evita fallas de seguridad.

Te puede interesar: Cómo hacer una firma digital

¿Qué es la autenticación digital?

El término autenticación se refiere al proceso que permite la identificación electrónica de una persona, y puede confirmar el origen y la integridad de los datos. El propósito general de la autenticación es reducir la posibilidad de fraude, especialmente en el caso de que una persona tergiverse deliberadamente su identidad o mediante el uso no autorizado de las credenciales de otro individuo.

El proceso de autenticación digital presenta un desafío técnico debido a la necesidad de validar personas o entidades individuales de forma remota a través de una red. Su nivel de seguridad depende del tipo, los factores utilizados y el proceso de autenticación aplicado.

Importancia de la autenticación digital

La carga de las transacciones fraudulentas recae sobre las personas, las empresas y las instituciones financieras con pérdidas que resultan en costos que se transmiten a los consumidores. La autenticación es un medio para proteger las transacciones en línea, junto con su remitente o destinatario, de ser víctimas de fraude.

La autenticación es importante porque permite a las organizaciones mantener sus redes seguras al conceder que solo los usuarios autenticados accedan a sus recursos protegidos, que pueden ser:

• Sistemas informáticos;
• Redes;
• Bases de datos;
• Sitios web;
• Otras aplicaciones o servicios basados ​​en la red.

Sigue leyendo: ¿Cómo firmar digitalmente un documento?

¿Cómo se autentica digitalmente?

Al autenticar a un usuario en línea, hay tres categorías de factores que pueden usarse. Estas categorías de factores son:

Factores de conocimiento

Estos incluirían la contraseña de un usuario, la frase de contraseña, el número de identificación personal (PIN) o una respuesta de desafío donde el usuario debería responder una pregunta de seguridad preseleccionada.

Factores de propiedad

Estos incluirían algo de lo que el usuario tenga posesión, como una tarjeta bancaria, un token de contraseña única de hardware o software (OTP) o un teléfono celular.

Factores de herencia

Estos factores se relacionan con algo que un usuario es o hace, e incluyen identificadores de seguridad biométrica como reconocimiento facial, de huellas dactilares o de patrones retinianos junto con otros identificadores de rasgos personales.

En definitiva, el uso en aumento de los canales digitales para diversas transacciones entre organizaciones, consumidores y trabajadores exige contar con formas para proteger la identidad y asegurar la autenticidad de los firmantes. Como queda demostrado, la autenticación digital hoy en día es necesaria en muchas de las áreas de las empresas.

Herramientas como la firma electrónica que ofrece Viafirma te ayudarán a mejorar la seguridad en tu empresa.

Para conocer más de nuestros servicios, ¡contáctanos!

Llegado el momento de decidir usar la firma electrónica en la empresa, es habitual preguntarse hasta qué punto es obligatoria su implementación. Se trata de una cuestión clave y que se debe resolver claramente. Afrontamos esta pregunta desde el punto de vista normativo y del crecimiento empresarial.

La incorporación de la firma digital en los procedimientos de la DIAN es una muestra más del proceso de transformación digital que está experimentando la sociedad colombiana, tanto por parte de las empresas privadas, como de la Administración Pública y de los ciudadanos particulares.

Dentro de estas iniciativas de transformación digital , entre las más recientes podemos hablar de la Política Nacional para la Transformación Digital e Inteligencia Artificial y su aprobación por en CONPES (Consejo Nacional de Política Económica y Social) el pasado mes de noviembre de 2019.

Esta Política Nacional, que enmarca acciones hasta el año 2022, incluye como acciones destacadas:

• Reducir las barreras culturales existentes para la transformación digital
• Crear alianzas internacionales en favor del nacimiento de iniciativas para el emprendimiento y la transformación digital
• Favorecer el desarrollo de competencias digitales por parte de los ciudadanos
• Impulsar el uso de herramientas propias de la Cuarta Revolución Industrial

¿Qué es la DIAN?

Las siglas DIAN se corresponden con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia. Tiene su origen en 1993 como fruto de la fusión de la Dirección de Impuestos Nacionales (DIN) con la Dirección de Aduanas Nacionales (DAN).

La DIAN se marca como objetivo prioritario garantizar la seguridad fiscal de la nación colombiana, así como proteger el orden público económico. Para conseguirlo debe controlar y administrar procesos en condiciones de equidad, transparencia y legalidad. Procedimientos que se deben encontrar englobados en alguno de estos grupos:

• Obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias
• Explotación de los juegos de azar que sean responsabilidad del Estado
• Operaciones de comercio exterior

Servicios online que ofrece la DIAN

La DIAN pone al servicio de individuos, empresas e instituciones una amplia y variada cantidad de trámites para que puedan ser realizados por vía telemática, evitándose traslados y largas esperas en las oficinas públicas.

Pasamos a mencionar algunos de los más destacados servicios online que ofrece la DIAN.

Servicios Aduaneros

• Exportaciones
• Importaciones
• Tránsito aduanero
• Consulta del SIEX (Sistema Estadístico de Comercio Exterior)
• Consulta de aranceles
• Tablas paramétricas
• Consulta de consumo contingentes arancelarios

Servicios tributarios

• Consulta del estado del RUT (Registro Único Tributario)
• Pago electrónico de tributos
• Consulta de Inconsistencias
• Actualizar datos de actividad económica
• Verificar el sistema para firma electrónica
• Solicitud de devolución y/o compensación

Prevalidadores aduaneros y tributarios

Los prevalidadores se encargan de comprobar que la información que se ha plasmado en un documento oficial de la DIAN, como la factura electrónica o cualquier otro tipo de formulario, cumple con los requisitos preestablecidos, no existiendo ningún fallo de tipo formal en dicho documento.

Sigue leyendo: Cómo hacer una firma digital

Cómo habilitar la firma digital en la DIAN

Para gestionar con nuestra firma digital un trámite de la DIAN, previamente deberemos habilitar el correspondiente Instrumento de Firma Electrónica o IFE. Para ello, antes que nada deberemos comprobar si tenemos actualizada nuestra dirección de correo electrónico para el acceso a la plataforma electrónica de la DIAN, así como las responsabilidades en el Registro Tributario Único (RUT).

El siguiente paso será ingresar en los servicios en línea con nuestros datos de usuario registrado. En el desplegable Ingresa a nombre de, seleccionamos A Nombre Propio e introducimos nuestro nombre de usuario y la contraseña.

En la pantalla que nos aparecerá haremos click en el botón Emitir Firma Electrónica, se nos abrirá una ventana con los términos y condiciones, que deberemos leer y aceptar.

Nos aparecerá una pantalla en la que tendremos que cliquear en el icono de un lápiz y en la ventana emergente que surgirá daremos el visto bueno al envío de un código a nuestro correo electrónico. Introduciremos dicho código y se nos confirmará nuestra solicitud de IFE.

En el correo electrónico también recibiremos un enlace para configurar la recuperación de la contraseña de nuestra identidad electrónica. Iniciamos de nuevo sesión, tal y como al principio del proceso, respondemos a una de las 5 preguntas de seguridad.

Finalmente, hacemos click en Enviar los códigos de autorización a mi correo, los consultamos, introducimos en el sistema y creamos la contraseña como paso final.

Incluir el texto: Tal vez te interese: ¿Qué es la autenticación digital y cuál es su importancia?

Cómo firmar electrónicamente en la DIAN

Una vez que disponemos de nuestra firma digital habilitada mediante el Instrumento de Firma Electrónica, podemos realizar dicha firma en los documentos correspondientes a los trámites en línea de los que dispone la DIAN.

Para ello, deberemos comenzar iniciado sesión como usuario en la web de la DIAN; en el panel de control que se nos presenta una vez nos hemos identificado correctamente, debemos clicar en la opción Diligenciar y presentar.

Seguidamente, escogemos el formulario que vamos a firmar electrónicamente, el sistema nos mostrará una pequeña ventana informativa que aceptaremos; una vez ya en el formulario, rellenaremos el mismo adecuadamente con la información que se nos solicita.

Después de diligenciar el formulario, haremos click en el botón Borrador, que se encuentra en el margen izquierdo. A continuación, pincharemos en la opción Firmar, situada en la misma zona de la pantalla.

En la ventana que aparece introducimos la dirección de correo electrónico que tenemos registrada en el RUT, a ese mismo correo se nos enviará un código electrónico, el cual escribiremos en la misma ventana en la que hemos puesto nuestra dirección de email y pulsaremos en el botón Firmar.

Confirmamos la firma pulsando Presentar en otra nueva ventana; por último, se generará un PDF y se podrá proceder a la liquidación, si es que es necesario realizar un pago.

Esperamos que este artículo sea una  guía útil para poder diligenciar sin ningún tipo de problema la firma digital de los procedimientos en línea que ofrece el Gobierno colombiano a través de la DIAN.

Por nuestra parte, seguiremos trabajando para ofrecer soluciones de firma que se adapten a diferentes necesidades, así como información práctica y todas las novedades relacionadas con el sector.

Los trámites electrónicos son una realidad en Colombia y cada vez son más los documentos que se envían por internet. Por ello, utilizar la firma digital se ha convertido en una necesidad. Pero cuando te decides por usarla, surgen preguntas, muchas de ellas relacionadas con su legalidad. Por eso, es importante entender el marco legal vigente en Colombia en cuanto a la firma digital.

Para hacer más sencilla e informada la decisión de implementarla, a continuación traemos los principales aspectos legales y los requisitos de la firma digital en Colombia.

Tal vez te interese: ¿Cuáles son los factores de autenticación?

Marco legal de la firma digital en Colombia

Respecto al principal marco legal referente a la firma digital en Colombia, debemos destacar esencialmente:

Ley 527 de 1999

Esta norma define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y establece las entidades de certificación.

Dentro de esta ley en el marco legal, se define el concepto de firma digital como:

“Un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.”

La firma digital debe presentar las siguientes características:

• Identificar de forma única al responsable de la firma.

• Es verificable en cualquier momento.

• Su usuario debe tener su control exclusivo.

• Cualquier modificación posterior de la información que contiene supondrá su invalidación.

• Cumple con todas las exigencias legales del Gobierno colombiano.

Además, para que la firma digital sea equivalente a la manuscrita deben cumplirse estos requisitos que se encuentran en el artículo 7:

• Utilizar un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación.

• Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

Decreto 1747 de 2000

Modifica parcialmente el marco legal de la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales.

Dentro de este decreto se especifican términos como el certificado de firma digital, que es:

“Mensaje de datos firmado por la entidad de certificación que identifica, tanto a la entidad de certificación que lo expide, como al suscriptor y contiene la clave pública de éste.”

También recoge la definición del estampado cronológico:

“Mensaje de datos firmado por una entidad de certificación que sirve para verificar que otro mensaje de datos no ha cambiado en un período que comienza en la fecha y hora en que se presta el servicio y termina en la fecha en que la firma del mensaje de datos generado por el prestador del servicio de estampado, pierde validez.”

Es decir, el estampado cronológico es una opción en el marco legal de mayor validez para verificar que un documento no ha sido modificado tras su firma, lo cual refuerza la seguridad de su integridad. 

Decreto 2364 de 2012

Mediante este se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999 y añade otras disposiciones. En el Decreto 2364 de 2012 podemos encontrar la definición del otro tipo de firma digital que aparece en la legislación colombiana, la firma electrónica, que es:

Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.

Para que la firma electrónica sea confiables según el Decreto 2364, es obligatorio que:

• Los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados, correspondan exclusivamente al firmante.

• Es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos que se haga después del momento de la firma.

Decreto 1413 de 2017

Este Decreto prohíbe el uso de certificados digitales de software; solo se permite su uso en dispositivos token o empleando la firma centralizada o en la nube, en la que el certificado es custodiado en un servidor seguro (HSM).

Decreto 2121 de 2021

Esta ley tiene por objeto crear una nueva forma de trabajo en la ejecución del contrato del colaborador, lo que se denomina ahora como trabajo remoto, la cual se pacta de manera voluntaria por parte del empleador y la empresa. Esta labor es desarrollada mediante tecnologías existentes y nuevas, que permitan hacer la labor contratada. Con esto, métodos tales como la firma electrónica será quien identifique a la persona, en relación con un mensaje de datos, además de asegurar la exclusividad e integridad de cualquier documento firmado. 

Botón: Conoce más sobre la ley de firma electrónica en contratos de trabajo aquí 

¿Qué validez tiene la firma electrónica y digital?

Teniendo en cuenta el marco legal y normativa mencionada, podemos distinguir 2 tipos de firma digitalizada:

• Firma digital;

• Firma electrónica.

Las dos son válidas judicialmente, pero la principal diferencia entre ellas, a grandes rasgos, es que la firma digital contiene las cualidades de autenticación de orígen, integridad y no repudio, mientras que la firma electrónica necesitará demostrar estas cualidades pericialmente en caso de que surja un conflicto legal. 

Es decir, la firma electrónica es tan válida como la manuscrita y la digital, solo que debe cumplir con requisitos que sirvan como factores de autenticidad y brinden la seguridad necesaria en caso de requerir una revisión jurídica. 

De hecho, en la actualidad, el Decreto 526 de 2021 ratifica la firma electrónica como válida para el uso específico en los contratos de trabajo individual. Este tipo de documentos pueden ser firmados electrónicamente por ambas partes o por solo una, siempre y cuando se cumplan las condiciones establecidas en las ya mencionadas Ley 527 de 1999 y Decreto 1074 de 2015. 

¿Cómo cumplir con los requisitos legales de la firma electrónica?

Cumplir las exigencias legales de la firma electrónica en Colombia requiere de aportar evidencias, dentro de las que podemos destacar las siguientes seis:

1. Autenticidad

Permite garantizar la identidad del emisor de un mensaje y/o el origen del mismo, y tener la completa seguridad que quien remite el mensaje es quien dice ser.

2. Integridad

Refleja el momento exacto de la realización de la firma, lo cual permite  asegurar que un documento firmado no se ha alterado a posteriori, garantizando así su integridad y suponiendo un sólido apoyo legal.

3. Geolocalización

Esta evidencia sirve para establecer el lugar preciso de ejecución de la firma electrónica. Se trata de un recurso muy práctico para trámites con alta movilidad.

4. Códigos OTP (One Time Password)

Se envían al teléfono celular por mensaje de texto (SMS) o al correo electrónico del responsable de realizar la firma digital, el cual deberá introducirlo a la hora de firmar. Estos códigos tienen una validez temporal.

5. Biométricas

Las evidencias de corte biométrico que se pueden aportar a un documento para la firma electrónica son variadas. Imágenes, reconocimiento de gestos (sonrisa, parpadeo), vídeo o locución son algunas de ellas.

También se puede firmar a través de una tableta y de un “lápiz” especializado, recopilando información como la velocidad, presión o inclinación del trazo.

Sigue leyendo: ¿Qué es el consentimiento informado y cuáles son sus elementos?

6.- Check avanzado

Evidencia muy práctica para que el firmante muestre la aceptación sobre cláusulas concretas del documento, especialmente las más relevantes. En el caso de no aceptarse, no podrá cumplimentarse el proceso.

En Viafirma, contamos con un software que le permite a su empresa manejar de manera más óptima las gestiones pertinentes, que faciliten todos sus procesos al momento de necesitar una firma electrónica.. Somos la solución que usted necesita para que cualquier tipo de contrato sea enviado de forma segura y oportuna, cumpliendo el marco legal.

Resumen del marco legal de la firma digital en Colombia

Con lo descrito hasta aquí, realmente cómo firmar virtualmente no es una tarea difícil, al contrario es de forma 100 % legal y es un método sencillo si cuenta con las evidencias necesarias para el proceso. La Ley 527 de 1999, el Decreto 1747 de 2000, el Decreto 2364 de 2012, el Decreto 1413 de 2017 y el Decreto 2121 de 2021 respaldan legalmente la firma digital. Para hacer esto más simple y potenciar  los beneficios de la firma digital en cuanto a eficiencia y seguridad, en Viafirma ofrecemos un conjunto de soluciones pensadas para las empresas colombianas.

Nuestro portafolio de producto le ofrece opciones de firma electrónica a solo un clic, portafirmas y almacenamiento de firmas en la nube para que pueda firmar desde cualquier lugar y dispositivo.

El proceso de transformación digital en la administración pública colombiana pasa ineludiblemente por la implementación de métodos de identificación como la firma digital. Entre los múltiples usos que tiene esta, uno de los más destacados, y que tanto empresas como particulares agradecen, es su aplicación en las relaciones con la Administración pública.

A lo largo de este artículo hablaremos de:

• Cómo ha evolucionado su uso dentro del proceso más amplio que es la transformación digital en la administración pública;
• Tipos de firma digital recogidos en la legislación actual;
• Expondremos algunos de los casos de uso más habituales en los que se aplica.

La transformación digital en la administración pública colombiana

Colombia se encuentra en plena transición digital de los procesos de trabajo de sus ciudadanos y corporaciones, tanto de corte privado como público. Un cambio que lleva en funcionamiento años, pero que requiere de tiempo para afianzarse en la manera de proceder habitual de los agentes implicados.

Fruto de esta digitalización han surgido iniciativas de sumo interés para la nación. En lo que a la administración colombiana se refiere, podemos destacar algunas como son:

• Factura electrónica. Su implementación agiliza los cobros y cumple una importante función en la lucha contra el fraude fiscal y la economía informal. La DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) establece quiénes están obligados a facturar electrónicamente y da la opción a aquellos que quieran hacerlo voluntariamente.
• Ley de Modernización TIC. Aprobada en junio de 2019 y centrada en garantizar la conectividad en todo el territorio y la reducción de la brecha digital
• Creación de los Centros de Transformación Digital por parte del Ministerio Tecnologías de la Información y Comunicación. Se constituyen como una herramienta de apoyo a empresas para su transformación digital, ofreciendo servicios de asesoramiento, formación y evaluación respecto a esta temática.
• Digitalización de trámites. según el Gobierno colombiano, durante el pasado 2019 su portal gov.co contaba ya con 90 trámites y servicios caracterizados e integrados provenientes de 155 entidades nacionales.
• Aprobación del CONPES 3975 sobre Transformación Digital e Inteligencia Artificial, que promueve la competitividad y eficiencia de la tecnología en las entidades públicas.
• Publicación del CONPES de Confianza y Seguridad Digital, documento para fortalecer la ciberseguridad y maximizar las oportunidades en el entorno digital.
• La estrategia Urna de Cristal realizó 45 ejercicios de participación ciudadana y articuló la comunicación digital de las entidades del Gobierno.
• Puesta en marcha de  una nueva versión del Marco de Interoperabilidad de Gobierno Digital.
• Notables esfuerzos en lo que a datos abiertos para la transparencia se refiere, como la creación de un portal específico.

Sigue leyendo: Usos de la firma digital en el Departamento de Recursos Humanos

La firma digital en Colombia

La firma digital es uno de los actores principales en esta digitalización de la administración pública colombiana, y es que su implementación es esencial a la hora de diligenciar muchos de los trámites incluidos en las relaciones con el Gobierno y sus diferentes entidades asociadas.

Los procesos de identificación por firma digital aportan una serie de libertades a sus usuarios, agilizando trámites que anteriormente se debían hacer de manera presencial, con la consecuente inversión de tiempo que ello requería, y que ahora pueden ejecutar desde cualquier dispositivo con conexión a internet, independientemente del lugar y el momento que sea.

Debido a este protagonismo que ha adquirido la firma digital dentro del cambio tecnológico que experimenta el país, debemos fijar nuestra atención en las referencias que hace la legislación colombiana sobre este proceso. Algo que se hace aún más relevante si tenemos en cuenta que los marcos legales que apuntan a la firma digital y electrónica varían en cada país latinoamericano.

En Colombia la firma digital viene reglamentada por la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1747 de 2000, estableciendo dos clases:

• Firma digital
• Firma electrónica

Firma digital

La Ley 527 la define como:

“Un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje”.

La firma digital tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita. Para ser considerada como tal, la firma digital en Colombia debe cumplir con estas exigencias:

La firma digital debe presentar las siguientes características:

• Identificar exclusivamente a la persona que ha firmado el documento
• Es completamente verificable
• El firmante tiene control total sobre la misma con exclusividad
• Será invalidada si se detecta la mínima modificación sobre la misma
• Cumple con todas las disposiciones legales impuestas por el Gobierno colombiano

Firma electrónica

Es el mecanismo técnico cuyo objetivo es identificar a una persona ante un sistema de información, siempre y cuando dicho mecanismo sea confiable y apropiado.

Esta firma electrónica puede ser igual de segura que la digital, sin embargo tiene una menor carga probatoria. Como consecuencia, debe aportar otras cualidades para ser considerada completamente equivalente, que son:

• Integridad
• Autenticidad
• No repudio

En Colombia no está permitido el uso de certificados digitales software en cliente, permitiéndose exclusivamente en dispositivos token o empleando la firma centralizada o en la nube, en la que el certificado es custodiado en un servidor seguro (HSM).

Tal vez te interese: Uso de la firma electrónica en los contratos de trabajo en Colombia

Usos de la firma digital en las relaciones con la administración pública colombiana

Como se ha mencionado, la firma digital es fundamental para gestionar trámites de muchos tipos en las que participa el Gobierno colombiano. Esta variedad de trámites es tan amplia que no podemos abarcarla por completo en este artículo, pero sí podemos indicar algunas de las más relevantes.

Anteriormente ya hemos hablado de la factura electrónica y la obligatoriedad de su uso para un importante sector económico colombiano, pero esta no es, ni por asomo, la única aplicación de la firma digital en las relaciones con el Gobierno.

La firma digital ha adquirido un carácter relevante en lo que al teletrabajo respecta. Un trabajo remoto que ha pasado de ser una alternativa a una obligación como consecuencia del panorama sanitario actual. Para potenciarlo, la Administración ha habilitado una herramienta que facilita la contratación de teletrabajadores mediante la firma electrónica de los contratos.

La forma de pagar nuestros impuestos también ha evolucionado gracias a la firma digital, que ha acelerado en buena medida los métodos de tributación a la DIAN.

En el caso de las empresas que tengan relaciones comerciales con otros países, también se podrán declarar las exportaciones que se realicen a la DIAN.

La firma digital también es aplicable en el caso de empresas de ciertos sectores productivos. Podemos poner como ejemplo el caso de una industria alimentaria que, gracias a la firma digital puede rubricar de esta manera los registros sanitarios que se envían al INVIMA (Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos).

Las empresas también pueden validar la inscripción de sus trabajadores a COLPENSIONES, la Administradora Colombiana de Pensiones.

En la administración pública, con la firma digital también podemos solicitar y conseguir certificados legales mediante los cuales podamos justificar ciertas circunstancias. Por ejemplo, el certificado de carencias emitido por el SICOQ ( Sistema de información para el control de sustancias y productos químicos). Estos son necesarios para autorizar a personas naturales y jurídicas para el manejo de sustancias químicas controladas en el país.

Por último, dentro de esta breve muestra de los trámites con la Administración que la firma digital autoriza, hablaremos de los que ofrece a los funcionarios públicos, como pueden ser la emisión de reportes a organismos de control, la aprobación de documentos internos o la ordenación de gastos, entre muchos otros.

Como vemos, optar por la firma digital para los trámites con la Administración nos supondrá una serie de beneficios profesionales y personales, muchos de ellos directamente relacionados con la comodidad y la ganancia de tiempo.

Si hemos ayudado a convencerte de las bondades de la firma digital, es posible que te interesen las alternativas que disponemos para este fin, con las que podrás crear y administrar tus firmas digitales de una manera 100% confiable y legal, a lo que hay que añadirle algunas funcionalidades para un mayor ajuste a tus necesidades.