El proceso de transformación digital en la sociedad colombiana pasa ineludiblemente por la implementación de métodos de identificación como la firma digital. Entre los múltiples usos que tiene esta, uno de los más destacados, y que tanto empresas como particulares agradecen, es su aplicación en las relaciones con la Administración pública.

A lo largo de este artículo hablaremos de cómo ha evolucionado su uso dentro del proceso más amplio que es la transformación digital, de los tipos de firma digital recogidos en la legislación actual y expondremos algunos de los casos de uso más habituales en los que se aplica.

La transformación digital en la administración colombiana

Colombia se encuentra en plena transición digital de los procesos de trabajo de sus ciudadanos y corporaciones, tanto de corte privado como público. Un cambio que lleva en funcionamiento años, pero que requiere de tiempo para afianzarse en la manera de proceder habitual de los agentes implicados.

Fruto de esta digitalización han surgido iniciativas de sumo interés para la nación. En lo que a la administración colombiana se refiere, podemos destacar algunas como son:

  • Factura electrónica: su implementación agiliza los cobros y cumple una importante función en la lucha contra el fraude fiscal y la economía informal. La DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) establece quiénes están obligados a facturar electrónicamente y da la opción a aquellos que quieran hacerlo voluntariamente.
  • Ley de Modernización TIC: aprobada en junio de 2019 y centrada en garantizar la conectividad en todo el territorio y la reducción de la brecha digital
  • Creación de los Centros de Transformación Digital por parte del Ministerio Tecnologías de la Información y Comunicación. Se constituyen como una herramienta de apoyo a empresas para su transformación digital, ofreciendo servicios de asesoramiento, formación y evaluación respecto a esta temática.
  • Digitalización de trámites: según el Gobierno colombiano, durante el pasado 2019 su portal gov.co contaba ya con 90 trámites y servicios caracterizados e integrados provenientes de 155 entidades nacionales.
  • Aprobación del CONPES 3975 sobre Transformación Digital e Inteligencia Artificial, que promueve la competitividad y eficiencia de la tecnología en las entidades públicas.
  • Publicación del CONPES de Confianza y Seguridad Digital, documento para fortalecer la ciberseguridad y maximizar las oportunidades en el entorno digital.
  • La estrategia Urna de Cristal realizó 45 ejercicios de participación ciudadana y articuló la comunicación digital de las entidades del Gobierno.
  • Puesta en marcha de  una nueva versión del Marco de Interoperabilidad de Gobierno Digital.
  • Notables esfuerzos en lo que a datos abiertos para la transparencia se refiere, como la creación de un portal específico.
administracion publica en colombia

La firma digital en Colombia

La firma digital es uno de los actores principales en esta digitalización estatal colombiana, y es que su implementación es esencial a la hora de diligenciar muchos de los trámites incluidos en las relaciones con el Gobierno y sus diferentes entidades asociadas.

Los procesos de identificación por firma digital aportan una serie de libertades a sus usuarios, agilizando trámites que anteriormente se debían hacer de manera presencial, con la consecuente inversión de tiempo que ello requería, y que ahora pueden ejecutar desde cualquier dispositivo con conexión a internet, independientemente del lugar y el momento que sea.

Debido a este protagonismo que ha adquirido la firma digital dentro del cambio tecnológico que experimenta el país, debemos fijar nuestra atención en las referencias que hace la legislación colombiana sobre este proceso. Algo que se hace aún más relevante si tenemos en cuenta que los marcos legales que apuntan a la firma digital y electrónica varían en cada país latinoamericano.

En Colombia la firma digital viene reglamentada por la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1747 de 2000, estableciendo dos clases:

  • Firma digital
  • Firma electrónica

Firma digital

La Ley 527 la define como:

“Un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje”.

La firma digital tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita.Para ser considerada como tal, la firma digital en Colombia debe cumplir con estas exigencias:

La firma digital debe presentar las siguientes características:

  • Identificar exclusivamente a la persona que ha firmado el documento
  • Es completamente verificable
  • El firmante tiene control total sobre la misma con exclusividad
  • Será invalidada si se detecta la mínima modificación sobre la misma
  • Cumple con todas las disposiciones legales impuestas por el Gobierno colombiano

Firma electrónica

Es el mecanismo técnico cuyo objetivo es identificar a una persona ante un sistema de información, siempre y cuando dicho mecanismo sea confiable y apropiado.

Esta firma electrónica puede ser igual de segura que la digital, sin embargo tiene una menor carga probatoria. Como consecuencia, debe aportar otras cualidades para ser considerada completamente equivalente, que son:

  • Integridad
  • Autenticidad
  • No repudio

En Colombia no está permitido el uso de certificados digitales software en cliente, permitiéndose exclusivamente en dispositivos token o empleando la firma centralizada o en la nube, en la que el certificado es custodiado en un servidor seguro (HSM)

Usos de la firma digital en las relaciones con la administración colombiana

Como se ha mencionado, la firma digital es fundamental para gestionar trámites de muchos tipos en las que participa el Gobierno colombiano. Esta variedad de trámites es tan amplia que no podemos abarcarla por completo en este artículo, pero sí podemos indicar algunas de las más relevantes.

Anteriormente ya hemos hablado de la factura electrónica y la obligatoriedad de su uso para un importante sector económico colombiano, pero esta no es, ni por asomo, la única aplicación de la firma digital en las relaciones con el Gobierno.

La firma digital ha adquirido un carácter relevante en lo que al teletrabajo respecta. Un trabajo remoto que ha pasado de ser una alternativa a una obligación como consecuencia del panorama sanitario actual. Para potenciarlo, la Administración ha habilitado una herramienta que facilita la contratación de teletrabajadores mediante la firma electrónica de los contratos.

La forma de pagar nuestros impuestos también ha evolucionado gracias a la firma digital, que ha acelerado en buena medida los métodos de tributación a la DIAN.

En el caso de las empresas que tengan relaciones comerciales con otros países, también se podrán declarar las exportaciones que se realicen a la DIAN.

La firma digital también es aplicable en el caso de empresas de ciertos sectores productivos. Podemos poner como ejemplo el caso de una industria alimentaria que, gracias a la firma digital puede rubricar de esta manera los registros sanitarios que se envían al INVIMA (Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos).

Las empresas también pueden validar la inscripción de sus trabajadores a COLPENSIONES, la Administradora Colombiana de Pensiones.

Con la firma digital también podemos solicitar y conseguir certificados legales mediante los cuales podamos justificar ciertas circunstancias. Por ejemplo, el certificado de carencias emitido por el SICOQ ( Sistema de información para el control de sustancias y productos químicos). Estos son necesarios para autorizar a personas naturales y jurídicas para el manejo de sustancias químicas controladas en el país.

Por último, dentro de esta breve muestra de los trámites con la Administración que la firma digital autoriza, hablaremos de los que ofrece a los funcionarios públicos, como pueden ser la emisión de reportes a organismos de control, la aprobación de documentos internos o la ordenación de gastos, entre muchos otros.

Como vemos, optar por la firma digital para los trámites con la Administración nos supondrá una serie de beneficios profesionales y personales, muchos de ellos directamente relacionados con la comodidad y la ganancia de tiempo.

Si hemos ayudado a convencerte de las bondades de la firma digital, es posible que te interesen las alternativas que disponemos para este fin, con las que podrás crear y administrar tus firmas digitales de una manera 100% confiable y legal, a lo que hay que añadirle algunas funcionalidades para un mayor ajuste a tus necesidades.