Con seguridad, para decidirte por usar la firma digital, tendrás que tener en consideración todos los aspectos legales referidos a esta. Para hacer más sencillo el hecho de asumir los conceptos básicos legales de la firma digital, hacemos un resumen de los mismos, así como de las opciones disponibles para cumplir con sus exigencias.

Muchas de las principales preguntas que se hace alguien que se está introduciendo en el mundo de la firma digital están referidas a su legalidad. Es normal sentirse algo confuso en esos momentos, pues los textos legales son diversos y están escritos en un lenguaje que para muchos no es fácilmente comprensible.

En este artículo, traemos los principales aspectos legales de la firma digital en Colombia, recogiendo los factores clave al respecto que aparecen en su marco legal, así como hacemos un resumen de lo que necesitas para que dicha firma digital sea completamente legal. 

La legislación colombiana de firma digital

Son 4 los textos legislativos que regulan en gran parte la firma electrónica en Colombia. Estos son:

  • La Ley 527 de 1999, que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación.
  • El Decreto 1747 de 2000, que reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales.
  • El Decreto 2364 de 2012, que reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999.
  • El Decreto 1413 de 2017, que establece lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales.

Haciendo una lectura de los mismos, podemos distinguir 2 tipos de firma digital:

  • Firma digital.
  • Firma electrónica.

La principal diferencia entre ellas, a grandes rasgos, es que la firma digital contiene las cualidades de:

  • Autenticación en origen: se asegura la identidad del autor de la firma.
  • Integridad: la firma digital no podrá ser alterada tras su realización. De ser así, se anulará automáticamente.
  • No repudio: la persona que ha realizado la firma digital no puede negar ser el autor de la misma.

Por su parte, la firma electrónica necesitará demostrar estas cualidades pericialmente en caso de que surja un conflicto legal.

Legalidad de la firma digital en Colombia

¿Cómo cumplir con los requisitos legales de la firma digital?

Alcanzar con las exigencias legales de la firma digital en Colombia requerirá de la aportación de evidencias. Entre ellas podemos destacar las siguientes séis:

1.- Certificado digital

Con los certificados digitales nos aseguramos de la identidad del firmante, contando con el apoyo de una Autoridad de Certificación, que la ratifica con todas las garantías.

Aquí también debemos hacer referencia al Decreto 1413 de 2017, que no autoriza el uso de certificados digitales que estén instalados en dispositivos, salvo en los de tipo token. Por tanto, los certificados digitales sólo pueden estar alojados en servidores en la nube o en este tipo de dispositivos.

2.- Estampado cronológico

Refleja el momento exacto de la realización de la firma digital. Con su empleo nos aseguramos de que un documento firmado no se ha alterado a posteriori, garantizando así su integridad y suponiendo un sólido apoyo legal.

3.- Geolocalización

Esta evidencia sirve para establecer el lugar preciso de ejecución de la firma electrónica. Se trata de un recurso muy práctico para trámites con alta movilidad, como es el caso de los propios de empresas de transporte y de reparto.

4.- Códigos OTP (One Time Password)

Se envían al teléfono celular por mensaje de texto (SMS) o al correo electrónico del responsable de realizar la firma digital, el cual deberá introducirlo a la hora de firmar. Estos códigos tienen una validez temporal.

5.- Biométricas

Las evidencias de corte biométrico que se pueden aportar a un documento para su firma digital son variadas. Imágenes, reconocimiento de gestos (sonrisa, parpadeo), vídeo o locución son algunas de ellas.

También se puede firmar digitalmente a través de una tableta y de un “lápiz” especializado, recopilando información como la velocidad, presión o inclinación del trazo.

6.- Check avanzado

Evidencia muy práctica para que el firmante muestre la aceptación sobre cláusulas concretas del documento, especialmente las más relevantes. En el caso de no aceptarse, no podrá cumplimentarse el proceso.

Como se puede comprobar, realizar una firma digital 100% legal es sencillo si aportamos estas evidencias al proceso. Para hacer esto más fácil , a la vez que se potencian los beneficios de la firma digital en cuanto a eficiencia y seguridad, en Viafirma ofrecemos un conjunto de soluciones pensadas para las empresas colombianas.