Si una sociedad desea avanzar en todos sus aspectos, esta debe mirar atentamente a sus empresas, puesto que son fuente de riqueza y empleo para todo un país. Esto hace imprescindible que estas evolucionen digitalmente, incorporando a sus métodos herramientas tecnológicas como la firma digital .

Situación actual de las empresas de Colombia

El tejido empresarial colombiano, a grandes rasgos, se encuentra en buen estado de salud. Muestra de ello son las cifras que nos presenta el Informe de Dinámica de Creación de Empresas elaborado por Confecámaras con base en la información del Registro Único Empresarial y Social (RUES).

Según éste, a lo largo del año 2019 se crearon 309.463 empresas en toda la nación. De ellas, 75.275 fueron nuevas sociedades, lo que representa un 24.3% del total. El resto (75.7%) fueron empresas conformadas por personas individuales. Estas estadísticas demuestran un crecimiento total del 2.1% respecto a 2018, siendo este crecimiento del 10.4% para las sociedades.

Si desglosamos este crecimiento por sectores, los que muestran un mayor incremento son:

  • Servicios: 3.4%
  • Industria: 2.0%
  • Comercio: 1.0%

Por tamaño de empresa, agrupamos este crecimiento en:

  • Microempresas: 99.6%
  • Pequeñas empresas: 0.37%
  • Medianas y grandes empresas: 0.03%

Pese a estos datos positivos, hoy en día también debemos considerar la situación sanitaria actual y su impacto en las empresas de Colombia. Para ello recurrimos a la encuesta desarrollada al respecto por Confecámaras. Según, el 94.2% de las empresas encuestadas reconocen una bajada de ventas. Una caída de más del 50% para el 74.5% de estas empresas. La digitalización de muchos procesos de venta en los que interviene la firma digital, puede aliviar sustancialmente esta situación.

La firma digital y las empresas de Colombia

La firma digital es un componente esencial para que Colombia afronte su proceso de transformación digital. Un proceso en el que se encuentran inmersas el 58.4% de las empresas de la nación que participaron en la encuesta de transformación digital de la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia (ANDI).

En cuanto a las áreas donde más se invertirá en transformación digital, las más beneficiadas serán:

  • Innovación en productos y servicios
  • Relaciones con los clientes
  • Procesos internos de negocio

Todas ellas susceptibles de incorporar la firma digital en su rutina habitual.

firma digital de una empresa

Aplicación de la firma digital en los departamentos empresariales

Acabamos de ver cómo la firma digital tiene un gran potencial para aumentar la eficiencia de los procesos internos de las empresas. Para hacernos una idea más aproximada de ello, prestaremos atención a algunos de los más comunes para cualquier tipo de negocio.

Comenzamos con el departamento de recursos humanos. Siendo éste uno de los que manejan grandes cantidades de documentación, como pueden ser nuevos contratos laborales, nóminas, gestión de bajas por diversos motivos, ceses de actividad, etc.

A la cantidad de documentos implicados, debemos añadir el hecho de que es habitual que estos deban pasar por varias manos para su gestión, sobre todo en empresas que tengan un tamaño considerado. Por ello se ve clara la necesidad de instrumentos que faciliten estos trámites, aportándoles agilidad en muchos sentidos, como es el caso de la firma digital.

Si ahora nos fijamos en el departamento de ventas, también observamos aquí un flujo documental abundante. Sin dejar atrás los eventos presenciales, como ferias comerciales, muchos de los nuevos negocios se realizan de manera digital. Esta nueva forma de tratar con los clientes requiere de soluciones que permitan la firma remota de contratos de ventas, pedidos, facturas, órdenes de compra, etc.

Para la gestión financiera nos encontramos con presupuestos, previsiones de diverso tipo, balances, facturas… la mayoría de ellos, documentos que requerirán de la firma de altos responsables que, por lo general, apenas tendrán tiempo para ello, emergiendo aquí la firma digital como una poderosa aliada.

Para terminar con este repaso departamental, haremos mención a los altos directivos y CEO de las empresas. Personas que deben focalizar sus esfuerzos en acciones que realmente aporten valor a la compañía, y no en tareas rutinarias como la firma recurrente de cientos de documentos. Por ello, el uso de soluciones que permitan delegar la firma será bienvenido por parte de los ejecutivos

La firma digital en algunos sectores empresariales colombianos

Si bien, como acabamos de leer, la firma digital es aplicable a todo tipo de negocios, a continuación prestaremos atención a algunos de ellos para hacernos una idea de su capacidad para optimizarlos.

Telecomunicaciones

La industria de las telecomunicaciones va más allá de ofrecer servicios a los ciudadanos relacionados con el suministro de internet o de líneas de telefonía. Aunque por otra parte, bien es cierto que esta sigue siendo una faceta muy a tener en cuenta. Gracias a la firma digital se gestionarán de manera más eficiente la relación con los clientes, altas, bajas, adquisición de nuevos servicios, reclamaciones y una gran variedad de procesos.

Por otro lado, la firma digital también puede participar en otros aspectos en los que intervienen las empresas de telecomunicaciones, como son las relaciones B2B con otras empresas a las que ofrecen sus servicios, o la colaboración con gobiernos para el desarrollo de ciudades inteligentes e iniciativas de Gobierno Abierto.

Inmobiliario

Las transacciones inmobiliarias son de las más habituales, siendo extraño que a lo largo de nuestra vida no nos enfrentemos a alguna de ellas. Adquirir una vivienda supondrá una importante inversión para muchos ciudadanos, por lo que estos exigirán soluciones que les aporten confiabilidad al proceso.

Dentro de estas acciones de firma nos encontraremos habitualmente con contratos de compraventa, de arrendamiento, tasaciones, seguros del hogar o hipotecas, por mencionar algunas.

Educativo

Los centros educativos de todos los niveles, así como la Administración responsable, manejan a diario grandes cantidades de documentos. Ya sean grandes universidades, centros de secundaria o escuelas primarias, su gestión documental se verá incrementada en eficiencia y seguridad con la firma digital.

Con ella se facilitarán enormemente los procesos de inscripción y matriculación de alumnos, se aportará una capa de seguridad añadida a los datos confidenciales de todos los miembros de la comunidad educativa y, además, se reducirán las falsificaciones de certificados y diplomas, así como las suplantaciones de identidad.

A lo largo de este artículo hemos podido apreciar como la firma digital debe convertirse en un imprescindible de las empresas que quieran contar con altos estándares de calidad y seguridad en sus servicios. Algo que repercutirá positivamente en sus clientes.

En Viafirma contamos con una amplia variedad de soluciones software que facilitarán este proceso, ajustándose a las necesidades de las empresas, pero siempre fijando nuestro objetivo en la eficiencia, la seguridad y la legalidad.