Gestionar documentación sin parar puede ser exhausto, especialmente cuando el tiempo es uno de los recursos más valiosos que existen. Es por ello que las organizaciones buscan continuamente cómo optimizar procesos, automatizar tareas repetitivas y enfocar los esfuerzos en tareas que realmente tienen un impacto positivo. La firma de documentos, aunque necesaria, es una carga lenta que retrasa los avances de la jornada laboral. La buena noticia es que existe una solución para aliviar esta carga sin perder control ni seguridad: la delegación de firmas.
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Gestión del tiempo en el trabajo
Hay tareas en el trabajo que, aunque nos hayamos organizado para tenerla bajo control en un lapso de tiempo corto, al final terminamos dedicando mucho tiempo, tanto a nivel individual como departamental. Si gestionamos el tiempo de manera inadecuada puede ser un gran obstáculo para la productividad de la empresa.
En empresas de cualquier tipología, una de las áreas que mayor carga de trabajo suelen tener es la de los ejecutivos responsables de áreas. Desde recursos humanos a finanzas, hasta la propia dirección, diariamente se enfrentan a un gran número de tareas, incluida la gestión de un sinfín de documentos. Sin embargo, si comparamos firmar documentos como actas de reuniones o contratos de proveedores con liderar el último gran proyecto de la empresa y al equipo involucrado, es evidente que el valor de las tareas no es el mismo.
Por esa razón, cualquier empresa que quiera optimizar su horario laboral debe integrar en su sistema y procesos herramientas que le ayuden a encaminarse hacia dicha meta, y extender su uso a todos los empleados. Ahí es donde entra la delegación de firmas.
Una funcionalidad de valor para olvidarte de las tareas que no lo son
La delegación de firmas es una funcionalidad que ofrece la suite de productos de Viafirma. Como su propio nombre indica, permite otorgarle a otra persona la facultad de firmar en nombre del interesado de manera completamente legal y segura, por lo que cualquier empresa puede beneficiarse de su uso.
De esta forma, la tarea de firmar documentos puede delegarse en una tercera persona de confianza, como la persona responsable de secretaría, para maximizar el tiempo y poder dedicarse a tareas de mayor complejidad, con todos los beneficios que conlleva a nivel organizacional.
Esta práctica, cada vez más extendida en el entorno corporativo, permite a ciertos procesos administrativos seguir su curso sin necesidad de interrumpir las agendas de los managers o altos cargos, aportando agilidad a la gestión.
Ventajas de la delegación de firmas
A continuación, exponemos algunas de las ventajas de delegar la responsabilidad de firmar un documento en el día a día empresarial:
- Agendas más liberadas. Al poder depositar los CEOs o responsable de área la facultad de firma de ciertos documentos en una persona de confianza, podrás dedicar más tiempo en tareas más complejas o de mayor valor, que requieren a alguien más cualificado.
- Adiós a los desplazamientos. Imagina que te vas de vacaciones y, de repente, llega un documento que debe tener tu firma. Al delegarla puede firmar sin problema la persona responsable, en la oficina, tu hogar o cualquier otro lugar, sin necesidad de renunciar a tus días de descanso.
- Mayor eficiencia. Al distribuir las tareas entre las diferentes personas del equipo se agilizan los procesos y reducen los cuellos de botella.
- Desarrollo de habilidades de liderazgo. Derivar tareas implica desarrollar habilidades de comunicación, liderazgo y gestión. Para los directivos, puede ser una buena herramienta para ayudar a otras personas del equipo a crecer profesionalmente y adquirir nuevas responsabilidades.
Una solución ideada para líderes
Como especialista en autenticación y firma digital, ponemos a tu disposición diferentes herramientas para ayudarte en tu día a día. Con nuestra suite de productos podrás delegar la firma de documentos de forma controlada, segura y conforme a la normativa. No tendrás nada de lo que preocuparte más allá de centrarte en las tareas realmente importantes.
Pero si te preocupa el uso que puede hacer alguien de ti como responsable, tenemos esa preocupación cubierta. Nuestro gestor de certificados digitales, Viafirma Fortress, te ofrece la posibilidad de controlar y restringir el uso de certificados digitales a terceras personas, gestionando para qué se usa cada certificado. qué puede firmar y dónde, y administrando el acceso a determinadas aplicaciones o páginas webs.
¿Quieres delegar la firma de documentos para enfocarte en lo realmente importante? Contáctanos hoy mismo.
