Más de una década ha pasado desde que el Decreto 2364 sobre firma electrónica (2012) revolucionó el mundo corporativo de Colombia. Esta normativa nació con un objetivo claro: facilitar el comercio electrónico y la desmaterialización de documentación, estableciendo un estándar legal accesible para todas las empresas.
Aunque la Ley 527 de 1999 ya introdujo en la ecuaciones el concepto de validez de los mensajes de datos, fue el Decreto 2364 el que democratizó la tecnología. Así pues, permitió que la firma electrónica fuera un proceso ágil, seguro y legalmente vinculante, eliminando la necesidad de trámites físicos.
Hoy en día, entender este decreto es fundamental para cualquier organización que busque agilidad operativa sin sacrificar seguridad.
Contenido
¿Qué dice el Decreto 2364 sobre Firma Electrónica?
Durante mucho tiempo existió la idea de que la firma electrónica era, simplemente, la imagen de una firma insertada en un documento. Sin embargo, el avance de la tecnología y, más concretamente el Decreto 2364 de 2012, demuestran que esta premisa es errónea.
El decreto, en su cuerpo, define a la “Firma Electrónica” como los métodos electrónicos que permiten identificar a una persona y demuestran su voluntad en relación a un mensaje de datos, el cual puede ser un documento, un mensaje de texto o un correo electrónico.
Los métodos de identificación pueden ser:
- Códigos OTP (SMS o email)
- Contraseñas
- Datos biométricos
- Claves criptográficas privadas
El concepto de mensaje de datos como soporte de la firma
Para entender mejor la explicación legal, imagina el siguiente escenario: en el mundo físico, una firma reside en el papel. Pero en el mundo digital, la firma reside sobre un mensaje de datos: es decir, sobre la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos.
Criterios de Confiabilidad de una firma electrónica
El Decreto 2364 sobre firma electrónica se compone de 9 artículos y 11 consideraciones donde, entre otros apartados, se definen los criterios de contabilidad y apropiabilidad en el uso de los mecanismos de autenticación. En él se especifica que cualquier método es válido en la firma electrónica siempre y cuando cumpla con 3 pilares:
- Identificación: Debe permitir identificar al firmante de manera única. Por ejemplo: con el número de cédula o el correo electrónico.
- Intencionalidad: El acto de firma debe ser un acto consciente, en el que se demuestre que la firma no ha sido un error. Por ejemplo: Aceptar el botón de “Acepto los términos y condiciones”.
- Atribución y Control: Los datos usados para firmar deben estar bajo el control exclusivo del firmante. Por ejemplo: Si el usuario recibe el código en su celular, se entiende que solamente él pudo haberlo ingresado.
Firma Electrónica vs. Firma Digital: ¿En qué se diferencian?
Ya conoces en qué consiste la firma electrónica. Sin embargo, en la sociedad colombiana es habitual que se confunda el término con “Firma Digital”. Pero, ¿es lo mismo firma digital y firma electrónica? No exactamente. Mientras que la firma electrónica es un concepto más amplio y que puede aplicarse a cualquier método de autenticación, la firma digital es la firma que genera un certificado digital emitido por una Entidad de Certificación Digital acreditada como tal por ONAC.
Al ser conceptos técnicamente diferentes, no se aplican en las mismas circunstancias. La firma digital, por ejemplo, está diseñada para aplicarse en escenarios que requieren exigencia legal, como trámites del Estado o procesos judiciales de alto impacto. Sus características particulares la alzan como una opción popular, ya que permite al usuario firmar desde cualquier lugar con su móvil o computador, ahorrando costos y ganando agilidad operativa.
Ahora bien, para poder usar la firma electrónica, ¿la debe emitir obligatoriamente una Entidad de Certificación? No exactamente. En este caso, puede ser implementada por la propia empresa o por proveedores de software privado, siempre que el método cumpla con los 3 pilares de confiabilidad mencionados. La garantía provendría de las evidencias digitales que el sistema recolecta y que, en caso de procesos judiciales, deben estar recogidas en un Documento de Evidencias (Audit Trail).
Aplicación práctica: ¿Dónde y cómo usarla hoy?
Si hay algo que define a la firma electrónica es su capacidad para adaptarse a diferentes ámbitos y sectores. Aunque lo recomendable es recurrir a la firma digital si necesitamos cumplimentar documentos oficiales o con exigencia legal, la firma electrónica también puede aplicarse en muchas circunstancias.
Por eso el sector laboral vuelve a cobrar protagonismo cuando entra en juego este tipo de herramientas. La rapidez que ofrece la firma electrónica frente a la firma manuscrita se posiciona como una buena opción en el sector laboral y la firma de documentación interna o cartas de renuncia.
Pero no funciona solo en entornos estrictamente laborales. El sector comercial también encuentra en la firma electrónica una buena aliada. Cualquiera que emita órdenes de compra, pagarés o aceptación de términos y condiciones pueda beneficiarse de ella. Este caso puede aplicarse incluso en contratos de arrendamiento entre particulares.
Cuáles son las obligaciones de cada parte implicada
Para que la firma electrónica tenga valor debe estar vinculada a un mensaje de datos específicos. Es decir, depende de la tecnología empleada. Pero igual de importante es el comportamiento de quienes la usan:
Responsabilidades del firmante
En primer lugar, debe controlar en exclusiva los mecanismos que le permiten firman. En segundo lugar, si sospecha que su identidad ha sido comprometida, debe informar de inmediato a la otra parte o al proveedor. Y tercero, debe actuar con diligencia: si el firmante compartió sus claves con terceros no puede alegar desconocimiento.
Responsabilidades de la empresa o prestador
Independientemente de que la empresa utilice su propia plataforma o contrate a un tercero, el método de firma debe ser confiable. Esta obligación pasa por garantizar aspectos relevantes como la integridad del documento (no puede ser alterado sin que se detecte), la vinculación de forma única con el firmante y la generación del Certificado de Evidencias, que recoge pasado a paso cómo se realizó la firma.
Cómo elegir un proveedor de firma electrónica bajo este Decreto
Elegir un proveedor de firma electrónica no debe ser una decisión complicada, pero a la hora de elegir una opción sobre otra se deben tener en cuenta una serie de factores fundamentales:
- Factores de seguridad imprescindibles. En el aspecto técnico, el sistema debe generar un “hash” (huella digital única) del documento. Si alguien cambia algo del documento, por simple que parezca, dejará de ser válido. Además, debe ofrecer métodos de verificación adicionales y contar con un estampado cronológico que certifique exactamente cuándo se firmó.
- Evidencias digitales. Dentro de las evidencias digitales, debe recopilar la dirección IP, la geolocalización, la trazabilidad del proceso y los identificadores del dispositivo.
- Disponibilidad y consulta posterior. La información debe estar disponible para consultarse posteriormente. Esto pasa por descargar los documentos y sus evidencias, con su correspondiente informe técnico; y tener asegurado que el documento no se corrompa con el paso del tiempo.
Recuerda, si el proveedor que estamos considerando no cumple con alguno de estos requisitos, lo recomendable es contemplar otras opciones y asegurarnos de que nos la garanticen.
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