Certificado Función Pública

¿Qué es?

El Certificado de Función Pública vincula su identidad personal con el cargo que desempeña dentro de una entidad pública. Permite firmar documentos electrónicos en el ejercicio de sus funciones, garantizando la autenticidad del firmante, la integridad del documento y la trazabilidad del proceso.

Seguridad probatoria institucional: A diferencia de una firma escaneada o una aprobación informal por correo, este certificado permite acreditar quién firmó, en qué contexto institucional lo hizo y si el documento fue alterado después de la firma. En Colombia, los documentos públicos suscritos por medios electrónicos tienen validez y fuerza probatoria plena.

¿Para quién es este certificado?

• Funcionarios públicos: Que firman documentos, comunicaciones o actuaciones administrativas en nombre de una entidad.
• Cargos directivos y administrativos: Secretarios generales, directores, jefes de oficina, coordinadores y responsables de área con capacidad formal para suscribir documentación institucional.
• Entidades públicas: Que necesitan digitalizar trámites internos, expedientes, comunicaciones oficiales y flujos documentales sin perder validez jurídica.
• Procesos auditables: Funcionarios que intervienen en procesos administrativos donde la trazabilidad, la integridad y la autoría del documento son esenciales.

¿Para qué sirve?

• Actos administrativos y resoluciones: Firma de actos administrativos electrónicos, resoluciones, respuestas oficiales y documentos emitidos por la entidad.
• Comunicaciones oficiales: Oficios, notificaciones, certificaciones, respuestas a ciudadanos, comunicaciones interinstitucionales y documentos enviados a otras entidades.
• Gestión documental pública: Digitalización de expedientes, flujos internos de aprobación y conservación de documentos electrónicos con garantías de integridad.
• Contratación y trámites administrativos: Documentos relacionados con procesos contractuales, informes, actas, certificaciones y soportes administrativos.
• Reducción de papel y desplazamientos: Permite avanzar hacia procesos más ágiles, trazables y 100% digitales, sin depender de firmas manuscritas o documentos físicos.

El problema que resuelve

En muchas entidades públicas, la firma de documentos sigue dependiendo del papel, del escaneo o de circuitos manuales de aprobación. Esto genera retrasos, duplicidad de archivos, pérdida de trazabilidad y dudas sobre la versión válida del documento.

Firma oficial garantizada: El Certificado de Función Pública resuelve este problema permitiendo firmar documentos oficiales de forma digital, con control sobre la identidad del funcionario, evidencia de integridad y validez jurídica en el entorno electrónico.

¿Por qué Viafirma?

• Acreditación ONAC vigente: Certificados emitidos por una Entidad de Certificación Digital acreditada en Colombia.
• Certificado en la nube (Fortress): Aloja el certificado en nuestro gestor seguro en la nube, eliminando la dependencia de tokens físicos.
• Doble factor de autenticación: Acceso protegido mediante usuario, PIN y segundo factor.
• Verificación de identidad: El proceso incluye acreditación de identidad con MetaMap/Mati para todos los certificados.
• Trazabilidad documental: Registro detallado para reforzar la autoría, la integridad y el control auditables.

Ficha técnica del perfil