Cada vez son más los trámites corporativos que se trasladan de una oficina física al entorno digital: desde contratos comerciales hasta procedimientos con entidades públicas. Pero para que no sean en vano y sean seguros y, sobre todo, legalmente válidos, es indispensable que esté la firma digital acreditada por la ONAC. Ahora bien, para poder emitir una firma digital necesitas un certificado digital. De hecho, no podría existir sin este ya que la firma digital es el acto resultado de utilizar un certificado digital emitido por una Entidad de Certificación acreditada.
Por eso te explicamos cómo obtener firma digital acreditada por la ONAC. O lo que es lo mismo, cómo obtener certificado digital en Colombia.
Contenido
Qué es la acreditación ONAC
El Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC) es la entidad responsable de verificar que los organismos de certificación, inspección o ensayo en el país cumplen con estándares internacionales de calidad y seguridad, otorgándoles reconocimiento oficial en el país.
Su acreditación es sinónimo de garantizar confianza en los servicios y productos acreditados, de ahí que tenga un papel tan relevante en la sociedad. Con ello, impulsa la competitividad y la innovación tecnológica en Colombia, ofreciendo la certeza de que cada documento firmado digitalmente conserva su integridad y autenticidad.
Servicios de acreditación ONAC
Es importante tener en cuenta que en la acreditación ONAC no hay tipos de certificados como tal. La responsabilidad de ONAC radica en acreditar a organismos en función de la actividad o rol que desempeña cada uno, evaluando para ello diferentes competencias en base a normas internacionales de evaluación. Así, ofrece acreditación en terrenos como:
- Organismos de inspección
- Certificación de productos y sistemas de gestión
- Laboratorios de ensayo y calibración
- Productores de materiales de referencia
- Entre otros
Para conocer todos los servicios de acreditación de ONAC, recomendamos visitar su página oficial.
Entidades de Certificación Digital
Debido a la naturaleza de Viafirma como empresa y el artículo que nos ocupa, debemos hacer una mención especial al servicio que ofrecen como acreditador de Entidades de Certificación Digital (ECD).
En Colombia, en el campo de la firma digital, para que una empresa pueda actuar como ECD debe estar acreditada como tal por la ONAC. Para ello debe cumplir con los criterios expuestos en el documento CEA-3.0-07 (Antes CEA-4.1-10) V2. Entre otros, se establece que “La revisión de la solicitud debe asegurar la identificación inequívoca de la identidad del suscriptor (persona natural o jurídica)” (Numeral 10.11.2, ítem a). Es decir, para emitir un certificado de firma digital es indispensable que se valide la identidad a través de mecanismos fiables.
Si no se lleva a cabo o se simplifica, se estaría incumpliendo una etapa fundamental del ciclo de vida del certificado y, por ende, dejaría de garantizarse la autenticidad del proceso. De hecho, es precisamente garantizar la validación de la identidad la razón de ser de una ECD, siempre bajo el fin de llevar a cabo una interacción virtual segura y confiable.
Cómo obtener firma digital acreditada por la ONAC
Para obtener una firma digital acreditada por la ONAC, aunque parezca evidente, lo primero que tienes que hacer es obtener un certificado digital válido en Colombia. Para ello, se debe acudir a una Entidad de Certificación. Desde marzo de 2025 Viafirma está acreditada por la ONAC para emitir certificados digitales de Persona Jurídica, es decir, destinados a empresas. Además, también estamos facultados para ofrecer servicios de estampado cronológico en la generación, transmisión y recepción de mensajes de datos.
Documentación necesaria
Para obtener tu certificado tendrás que aportar dos documentos: por un lado, tu cédula como Representante Legal de la empresa; por otro lado, el Certificado de Existencia y Representación Legal corporativo, con vigencia no mayor a 60 días.
Pasos a seguir
Si tienes ambos documentos, obtener el Certificado de Persona Jurídica que emite Viafirma es muy sencillo. Únicamente tienes que seguir los siguientes pasos:
- Paso 1: Crea tu cuenta en nuestra herramienta de gestión de certificados
- Paso 2: Completa un formulario de solicitud de certificado con tus datos y presenta los documentos necesarios
- Paso 3: Comprobamos tus datos mediante un proceso seguro y confiable: el operador de registro de Viafirma
- Paso 4: Valida tu identidad como Representante Legal de tu empresa
- Paso 5: Comprobados tus datos, aprobaremos la emisión del certificado mediante nuestro Operador de Decisión y te entregaremos el contrato de emisión, que te llegará al correo electrónico y deberás firmar. Ahora sí, ya puedes utilizar tu nuevo Certificado de Persona Jurídica con total validez en Colombia.
En definitiva, contar con una firma digital acreditada por la ONAC ya no es solo un requisito legal, sino la única vía para garantizar la seguridad de las transacciones, la confianza de los usuarios y la agilidad en cada trámite electrónico. Si tu empresa quiere dar el paso hacia la digitalización, en Viafirma estamos listos para acompañarte. Puedes encontrar más información acerca de este servicio en el siguiente enlace.
