En la actualidad, la transformación digital es una prioridad estratégica para las organizaciones de todos los tamaños y sectores. Los departamentos de Recursos Humanos (RRHH), en particular, enfrentan el desafío de adaptarse a las rápidas evoluciones tecnológicas para mejorar sus procesos de gestión del talento.
Entre las diversas tecnologías emergentes, la firma digital apareció como una solución clave que está cambiando la forma en que las empresas abordan el reclutamiento y el onboarding de nuevos colaboradores. Adoptar la firma digital optimiza estos procesos críticos, también aporta beneficios significativos en términos de eficiencia, costos y experiencia de los trabajadores.
En Viafirma, contaremos los beneficios clave de la firma digital, destacando cómo simplifican y mejoran las operaciones de RRHH, facilitando una mejor experiencia para los candidatos y colaboradores, asimismo, cómo alinea la gestión de recursos humanos con las expectativas de un lugar de trabajo moderno y eficiente.
1. Agilidad en los procesos
La incorporación de la firma digital en los procesos de reclutamiento y onboarding marca una evolución significativa hacia una mayor agilidad operativa en los recursos humanos. Este avance tecnológico elimina varios pasos tradicionalmente lentos y propensos a errores, permitiendo a las organizaciones moverse con mayor rapidez y eficiencia.
- Rapidez en la firma de documentos: tradicionalmente, la firma de documentos como contratos de trabajo, acuerdos de confidencialidad y formularios de políticas implicaba un intercambio físico de papeles que tardaba días o incluso semanas.
Con la firma digital, estos documentos se envían y reciben instantáneamente a través de plataformas seguras, y ser firmados en minutos, independientemente de la ubicación geográfica del firmante. Esto es valioso en un mercado laboral globalizado donde los candidatos están en diferentes zonas horarias.
- Reducción de errores y mejoras en la gestión de documentos: La firma digital reduce la posibilidad de errores humanos, como la omisión de firmas en documentos necesarios o el llenado incorrecto de formularios. Las plataformas de firma digital suelen incluir verificaciones que aseguran que todos los campos requeridos sean completados antes de que el documento sea finalmente enviado.
La digitalización de estos documentos facilita su gestión, permitiendo a los departamentos de RRHH organizar y recuperar fácilmente los documentos sin necesidad de manejar archivos físicos voluminosos.
- Mejor colaboración y seguimiento: la implementación de firmas digitales también mejora la colaboración entre los equipos de RRHH y los candidatos. Las plataformas de firma digital brindan características como notificaciones en tiempo real, que alertan a los RRHH cuando un documento fue revisado o firmado, permitiendo un seguimiento inmediato y acciones subsiguientes sin demoras.
Esto es útil durante las fases intensivas de contratación cuando múltiples partes deben coordinar y completar diferentes etapas del proceso.
- Adaptabilidad y escalabilidad: A medida que las organizaciones crecen y evolucionan, sus procesos de reclutamiento y onboarding deben adaptarse a mayores volúmenes de contrataciones sin perder eficiencia. La firma digital escala eficazmente según las necesidades de la empresa, facilitando la expansión a nuevos mercados o la adaptación a picos de contratación sin comprometer la velocidad o la calidad del proceso.
2. Reducción de costos
La adopción de la firma digital trae consigo una considerable reducción de costos para los departamentos de RRHH, beneficiando a la empresa en su conjunto. Al reemplazar los procesos basados en papel por soluciones digitales, las organizaciones ven una disminución en los gastos operativos y administrativos asociados con el reclutamiento y el onboarding.
- Disminución de gastos de material y envío: uno de los ahorros más inmediatos al implementar la firma digital se refleja en la reducción del uso de papel, tinta, equipos de impresión y materiales de archivo. Al mismo tiempo, los costos relacionados con el envío de documentos, como los gastos postales y de mensajería, se eliminan casi por completo.
Esto baja los gastos directos y minimiza la necesidad de mantenimiento de equipos relacionados con la impresión y el manejo de documentos.
- Optimización del tiempo de los colaboradores: La gestión de documentos en formato papel es típicamente un proceso que consume mucho tiempo. Desde la preparación y el envío de documentos hasta la espera por la recepción y el retorno de los mismos firmados, cada paso lleva tiempo que se ahorra con la digitalización.
Los trabajadores de RRHH tienen la capacidad de dedicar menos tiempo a tareas administrativas y más a tareas de mayor valor agregado, como el desarrollo de estrategias de talento y mejora de las prácticas laborales, contribuyendo así a una mayor productividad general.
- Reducción de costos de almacenamiento: el almacenamiento de documentos físicos requiere espacio físico e implica costos de alquiler de instalaciones de almacenamiento externo, especialmente para grandes organizaciones. Con la firma digital, los documentos se almacenan electrónicamente, lo que reduce o elimina la necesidad de espacios físicos dedicados y disminuye los riesgos asociados con el daño o la pérdida de documentos importantes.
- Rectificación de errores: los errores en los documentos, como firmas faltantes o información incorrectamente completada, generan costos adicionales debido a la necesidad de reenviar documentos para correcciones. Las plataformas de firma digital a menudo incluyen funcionalidades que garantizan que todos los campos necesarios sean completados correctamente antes de que el documento se considere firmado.
Esto minimiza las posibilidades de error y la necesidad de gestiones adicionales para corregir documentos.
- Beneficios a largo plazo: más allá de los ahorros inmediatos, la firma da ventajas a largo plazo, como una mejor conservación de registros y un fácil acceso a los historiales de documentos, lo que es invaluable durante auditorías legales o inspecciones.
- La capacidad de acceder rápidamente a documentos anteriores y garantizar su integridad ahorra costos significativos en términos de gestión de riesgos y cumplimiento legal.
3. Mejora en la experiencia del candidato
La experiencia del candidato durante el proceso de reclutamiento y onboarding es fundamental para su percepción general de la empresa. La implementación de la firma digital tiene un impacto positivo notable, ofreciendo un proceso más rápido, cómodo y accesible, lo que refleja positivamente en la imagen como un empleador moderno y orientado a la tecnología.
- Facilidad: en la era digital, los candidatos valoran las interacciones rápidas y eficientes. Con la firma digital, los candidatos firman documentos electrónicamente desde cualquier lugar y en cualquier momento, usando simplemente un dispositivo conectado a internet.
Esta capacidad de completar trámites esenciales sin la necesidad de desplazarse físicamente a una oficina o esperar la llegada de documentos por correo ahorra tiempo y aporta una capa de conveniencia muy apreciada por los candidatos modernos.
- Comunicación transparente y continua: las plataformas de firma digital, por lo general, estar equipadas con características que mejoran la comunicación, como confirmaciones de recepción y notificaciones de estado del documento. Esto mantiene a los candidatos bien informados sobre el progreso de su proceso de incorporación, eliminando la ansiedad e incertidumbre que a menudo acompañan a los períodos de espera.
Una comunicación clara y continua ayuda a construir confianza y demuestra el compromiso de la empresa con una experiencia de candidato respetuosa y profesional.
- Proceso de onboarding simplificado: una vez que un candidato acepta una oferta, el onboarding es el próximo paso crucial en su viaje. La firma digital agiliza este proceso al permitir que los nuevos colaboradores completen de manera proactiva los requisitos necesarios antes de su primer día.
Esto incluye la firma de políticas de la empresa, formularios de información personal y documentos de beneficios, entre otros. Al reducir la carga administrativa durante los primeros días, los trabajadores se centran más en la integración y el aprendizaje relacionado con su nuevo rol.
- Refuerzo de la imagen del empleador: al adoptar tecnologías avanzadas como la firma digital, hay un incremento de la eficiencia interna, de igual manera, fortalecen su marca empleadora. Una organización que utiliza tecnología de vanguardia para facilitar los procesos de RRHH es percibida como innovadora y adaptada a las necesidades del trabajador moderno.
Esto es un factor decisivo para los candidatos que están evaluando múltiples ofertas y buscan un ambiente de trabajo que valore la eficiencia y la innovación.
- Reducción del estrés del candidato: los procesos de reclutamiento y onboarding tradicionales son estresantes, con múltiples rondas de documentos y plazos estrictos. La firma digital elimina muchos de estos puntos de fricción, ofreciendo un proceso más fluido y menos estresante.
Mejorar la experiencia del candidato a través de la firma digital hace que los procesos de reclutamiento y onboarding sean más eficientes, también ayuda a posicionar a la compañía como un empleador preferente en el competitivo mercado laboral. Estas mejoras en la experiencia del candidato generan tasas más altas de aceptación de ofertas y a un mayor compromiso de los colaboradores desde el inicio de su carrera en la empresa.
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