La sociedad colombiana se está haciendo más digital a pasos agigantados como consecuencia de la crisis sanitaria y la consecuente nueva normalidad. ¿Cuáles son los aspectos más destacados para las empresas en este nuevo panorama tecnológico?
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Puntos clave del proceso de transformación digital de las empresas
El proceso de transformación digital se hace trascendental para el éxito de negocios en esta nueva normalidad. Además, es una evolución que debe afectar a todos los aspectos de la empresa, y a sus miembros, los cuales deben interiorizar mediante su comprensión el conocimiento de sus beneficios.
¿Qué es la digitalización en las empresas?
Según lo declarado por Gartner, la digitalización se refiere al uso de tecnologías digitales, como lo indica su nombre, precisamente para cambiar un modelo de negocio y proporcionar nuevos ingresos y oportunidades de producción de valor.
La digitalización en los negocios ha llevado al éxito a muchas empresas y podemos decir que incluye todas las actividades y procesos que son posibles gracias a las herramientas digitales, desde la automatización de sus actividades de marketing hasta el procesamiento de sus pedidos, las empresas han aprovechado al máximo las tecnologías.
¿Qué ventajas tiene la digitalización empresarial?
La digitalización en las empresas ayuda a mejorar la eficiencia de sus operaciones, haciendo posible la automatización. Hay menos errores y se reducen los costos operativos, debido a la menor necesidad de recursos humanos.
Para comprender completamente la digitalización en los negocios, debemos comprender el papel que juega la tecnología en todo el proceso.
Las tecnologías digitales han reconfigurado todo el panorama empresarial, pasando de la tecnología analógica tradicional a la digital. Los datos ya no se almacenan en ningún dispositivo de almacenamiento, sino en la nube, lo que garantiza que no hay asilos de datos.
La computación en la nube ayudó a muchas empresas a obtener una ventaja competitiva entre sus competidores. Incluso usamos bases de datos en la nube a diario, ya que han demostrado tener un impacto enorme en la colaboración y el rendimiento del equipo.
Al utilizar el almacenamiento en la nube, se evita la pérdida de datos y se automatizan las copias de seguridad de los datos.
La digitalización en los negocios ha traído innumerables cambios y veremos algunos para que comprenda mejor todo el tema de la digitalización.
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¿Cuáles son las facetas en las que las empresas de Colombia deben concentrar sus esfuerzos para la transformación digital?
Los aspectos principales en los cuales las empresas deben enfocarse en implementar procesos de transformación digital son:
- Trabajo remoto o teletrabajo: esta modalidad se ha popularizado en Colombia durante el último año; tal ha sido su influencia que en mayo de 2021 se promulgó la Ley 2088 para regular el trabajo en casa y establecer las normas, derechos y deberes de las empresas y trabajadores que laboran bajo esta modalidad en Colombia.
- Procesos ágiles y efectivos: otro aspecto a considerar en esta nueva era digital, es la importancia de implantar modelos de trabajo ágiles que hagan de la empresa un entorno más efectivo y flexible. Así, poder enfrentarse a un ambiente competitivo cada vez más cambiante. Con ello se ganará en productividad, se reducirán los tiempos muertos y los resultados del negocio mejorarán en todos los departamentos de la empresa.
- Seguridad cibernética: otro aspecto a considerar para esta nueva normalidad es la ciberseguridad, y es que el número de amenazas por parte de los ciberdelincuentes se ha multiplicado con la pandemia. A nivel global, la Telco Security Alliance (TSA) ha emitido un informe en el que el número de indicadores de compromiso de ciberseguridad se disparó en un 2.000 % durante los meses de febrero y marzo a nivel global.
- Trámites y procesos a distancia: las empresas realizan a distancia operaciones con agentes externos, como clientes, proveedores, entidades bancarias y con la propia administración colombiana.
Además, Colombia tiene un amplio margen de mejora respecto a ciberseguridad, por lo que la implantación de medidas en este ámbito es prioritaria. De hecho, según Sophos, Colombia fue el séptimo país del mundo en ciberataques en 2019 y el 76 % de las empresas han tenido, como mínimo, un incidente de ciberseguridad. Unas cifras que, sin duda, habrán crecido con el aumento de los procedimientos remotos.
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¿Cómo se adapta la firma electrónica?
Dentro de todas las herramientas tecnológicas disponibles para facilitar esta adaptación, la firma digital cumple con las condiciones para contribuir a todos estos aspectos anteriormente reseñados.
Trabajadores y directivos podrán gestionar y tramitar documentos sin moverse de casa, documentos tanto internos como externos, de manera que los diferentes equipos de trabajo trabajarán más ágilmente, así como se acelerarán los procesos con socios, clientes, entidades financieras y públicas.
Entre las opciones de agilización que ofrece la firma digital de documentos nos encontramos con la posibilidad de realizarla independientemente del dispositivo que empleemos, aportando así movilidad al proceso, podemos emplear certificados digitales almacenados en la nube o usar tabletas especializadas para recoger rasgos biométricos. También podemos automatizar la firma recurrente de documentos gracias a la firma desatendida.
Otra posibilidad interesante para los altos ejecutivos es la de delegar la firma en personas de confianza, desatascando procesos que pueden hacerse demasiado extensos en el tiempo. Estos también pueden tener a mano todos los documentos a firmar en un portafirmas y firmar de un sólo golpe una gran cantidad de documentos (firma en lote).
En Viafirma, somos una empresa de firma electrónica en Colombia que ofrecemos soluciones de autenticación para que los negocios se adapten a esta nueva realidad en la que el concepto digital se ha incorporado a la realidad del país. ¡Contáctanos y lleva tu empresa a otro nivel!
