Digitalizar documentos va mucho más allá de escanearlos y guardar un pdf en un ordenador o en la nube. Son muchas las opciones que acompañan a este proceso y que le proporcionan unos beneficios muy llamativos, para corporaciones privadas y empresas públicas. ¿En qué consisten?

Para muchas empresas y organismos gubernamentales, acumular montones de papel en sus oficinas supone inconvenientes de todo tipo, desde falta de espacio, hasta pérdidas y confusiones de diversas características, pasando por altos costes. Esto puede ralentizar mucho el trabajo diario, además de no ofrecer garantías de seguridad y legales.

Para mitigar estos efectos negativos, surge la opción de trabajar con documentos 100% digitales. Una digitalización que conllevará numerosos beneficios, ya que puede ir acompañada del uso de herramientas que incrementarán su potencial.

En este artículo prestaremos atención a las necesidades que cubre este cambio digital, así como ofreceremos algunos ámbitos de aplicación y herramientas para llevarlo a cabo. ¡Comenzamos!

¿Por qué las empresas necesitan la digitalización de sus documentos?

Lo primero que nos puede venir a la mente en estas situaciones, es que la digitalización documental conlleva un ahorro en todo lo relacionado con el uso del papel. Esta desmaterialización hará que, no sólo reduzcamos costes de adquisición de papel o de tintas para impresión, sino que también reduciremos los costos asociados a su archivo y mantenimiento.

Por otra parte, la eliminación física del papel, supondrá la optimización de la gestión administrativa de los documentos. Estos permanecerán debidamente ordenados, siempre se dispondrá de la última versión y, por tanto, se agilizará en gran medida la búsqueda de información a través de los mismos. Aquí es interesante destacar la posibilidad de incorporar metadatos, lo que agiliza dicha búsqueda ofreciendo la posibilidad de basarse en diversos criterios.

Es notable la contribución de este proceso a la seguridad de los documentos, de manera que estos se encuentran cubiertos frente a posibles sustracciones, modificaciones malintencionadas o pérdidas por accidentes de cualquier tipo. Una protección que se basa en medidas como la autenticación segura para su lectura o gestión, y en la definición de diferentes roles de usuario con niveles de acceso establecidos para cada uno.

Una opción muy interesante relacionada con la digitalización documental es la posibilidad que plantea de incluir los procedimientos de firma digital, lo que refuerza aún más las anteriormente mencionadas cualidades de agilidad y seguridad.

De cara al exterior, este cambio digital supondrá ofrecer a clientes y a la sociedad en general una imagen de corporación comprometida con el medio ambiente y que, además, se encuentra a la última en cuanto al aprovechamiento de las nuevas soluciones que plantean las tecnologías más avanzadas.

Aplicaciones de la digitalización de documentos

Esta digitalización de documentos es prácticamente aplicable a cualquier ámbito de negocio u organismo público. Sin embargo, siempre es recomendable realizar un estudio previo mediante el que conozcamos en profundidad todos los procesos documentales existentes, haciendo así más fácil determinar en cuáles su implementación será más beneficiosa. 

Una vez que hayamos decidido dónde actuar, su implementación supondrá un aporte de alto valor para los departamentos internos de la empresa. Esto se hace aún más evidente en aquellos entornos que presenten una alta carga documental, por razones obvias, como pueden ser los de recursos humanos, administración o comercial, por mencionar algunos.

Digitalización de documentos

Para aquellas empresas o instituciones que tengan una frecuente relación con países extranjeros o que dispongan de varias sedes distribuidas geográfica e internacionalmente, el empleo de documentos digitales supone un avance considerable, al permitir la gestión de estos de manera inmediata, sin necesidad de largos desplazamientos. 

Como ya hemos mencionado, también es importante recalcar todo lo que ofrece el manejo digital de documentos a la hora de cumplimentar trámites con los gobiernos, desde el pago de impuestos, hasta la solicitud de ayudas y subvenciones, pasando por multitud de procedimientos.

Se trata de un aspecto que ha cobrado especial importancia durante estos días en los que la movilidad personal se ha visto seriamente reducida por razones de salud pública y, durante los cuales, muchas oficinas públicas han cerrado sus puertas. 

Dentro de este vistazo a las aplicación de la digitalización de documentos, no debemos pasar por alto los entornos en los que la privacidad es clave. Aquí estamos haciendo referencia a negocios relacionados con ámbitos como la salud, banca, inversiones, etc. Estos pueden sentirse ampliamente protegidos gracias al aporte de seguridad característico de esta digitalización.

Soluciones para la digitalización documental

Firma digital

Como ya hemos mencionado, el tándem documento digital-firma electrónica multiplica por muchos enteros las prestaciones de su gestión. Y es que la firma digital proporciona no solamente una mayor agilidad a la hora de esta gestión, sino que también viene acompañada de una mayor protección y de sólidas garantías legales.

De hecho, las soluciones de firma electrónica deben ajustarse por completo a los requisitos del marco legal colombiano y a los tipos de firma que contempla.

Gestores documentales

Disponer de una serie de documentos digitalizados y almacenados en la nube o en dispositivos físicos sería no aprovechar todo lo que este formato digital nos ofrece. Por ello, lo ideal es hacer uno de una herramienta software que permita añadirle funciones de diverso tipo, como son los gestores documentales.

Además, estos gestores documentales suelen permitir la integración con otro tipo de soluciones, como son las de firma digital.

Tecnología OCR

Digitalizar un documentos no tiene por qué ser una tarea tediosa, repetitiva y que lleve largos períodos de tiempo para completarse. Para que esto sea así, es interesante emplear la tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres u OCR (Optical Character Recognition).

Con ella, mediante una cámara y un software especializado, estos documentos se digitalizan automáticamente, incluyendo, además, opciones tan interesantes como la creación de los metadatos asociados a los mismos.

Como podréis ver, se trata de herramientas que realmente pueden contribuir en gran parte al crecimiento de un negocio. De hecho, lo ideal sería poder disponer de todas ellas y que estuvieran integradas entre sí.

Siendo conscientes de esta necesidad, ofrecemos soluciones de firma y autenticación que disponen tanto de la tecnología OCR, como de la integración con uno de los gestores documentales más completos, como es el de Athento. Gracias a ello, la digitalización documental será un cambio mucho más sencillo y rápido, pudiendo verse cuanto antes sus efectos en el funcionamiento de empresas y gobiernos.